Die Informationsordner sind spezielle Ordner, die zur Klasse der Administrativen Ordner gehören. Sie speichern Informationen über Kontakte, die häufig in Web Client-Profilen verwendet werden. Dazu gehören in der Regel alle ordnerspezifischen Informationen wie zusätzliche Felder und Notizen.
Professionelle Nutzer sehen diese Informationen typischerweise über die Profilseiten im Web Client. Das folgende Beispiel zeigt das Mandantenprofil für den Mandanten Guru, Ltd. Auf dieser Seite werden zusätzliche Felder angezeigt, die für die Arbeit mit dem Mandanten nützlich sind. In diesem Beispiel stammen die auf der Seite angezeigten Informationen aus zwei verschiedenen Informationsordnern:
- Die Daten in den Abschnitten Mandantenprofil und Alle Mandantennummern stammen aus dem Ordner Mandanteninformationen.
- Die Daten im Abschnitt Finanzinformationen des Mandanten stammen aus dem Ordner Mandantenfinanzinformationen.
Mandantenprofil zeigt Daten aus einem Informationsordner an
[A] Dies ist die Ansicht Zusätzliche Informationen im Windows Client. Sie zeigt alle ordnerspezifischen Zusatzfelder für alle Ordner an, in denen der Kontakt enthalten ist.
[B] Dies ist das Mandantenprofil im Web Client. Beachten Sie, dass die Daten aus verschiedenen Ordnern stammen.
Informationsordner eignen sich auch gut zur Speicherung sensibler Informationen. Sie können Zugriffsrechte für Ordner verwenden, um zu steuern, wer die Informationen sowohl im Web Client als auch im Windows Client sehen darf.
Sie können zum Beispiel festlegen, welche Nutzer die verfügbaren Finanzinformationen sehen dürfen. Sie könnten die Zugriffsrechte so einstellen, dass der Ordner Mandantenfinanzinformationen nur für Partner sichtbar ist. Ein Nutzer ohne Leserechte für diesen Ordner würde die Daten weder auf der Mandantenprofilseite im Web Client noch in der Ansicht Zusätzliche Informationen im Windows Client sehen.
Eine neue Installation von InterAction enthält die folgenden Informationsordner:
- Personalinformationen
- Mandantenfinanzinformationen
- Unternehmens-/Personeninformationen
- Mandanteninformationen
Weitere Informationen zu den Standard-Informationsordnern finden Sie unter Informationsordner.
Da die Informationsordner als administrative Ordner gelten, werden sie Web Client-Nutzern nie als Listen angezeigt. Das heißt, ein Web Client-Nutzer kann keine Liste „Mandantenfinanzinformationen“ öffnen und alle Kontakte im Ordner sehen. Stattdessen kann der Nutzer die Kontakte mit dem Kontakttyp Mandant sehen und das Mandantenprofil für diese Kontakte aufrufen. Dieses Profil zeigt die Informationen aus dem Ordner Mandantenfinanzinformationen an. Die Nutzer müssen nicht wissen, wie die Daten im Hintergrund strukturiert sind.
Wozu dienen die Informationsordner?
Auf den ersten Blick ist vielleicht nicht klar, warum Sie die Informationsordner benötigen. Es gibt zum Beispiel bereits einen Ordner Unser Personal. Da Sie Informationen über das Personal Ihrer Organisation in diesem Ordner nachverfolgen können, warum brauchen Sie dann noch den Ordner Personalinformationen? Und warum benötigen Sie einen Ordner Mandantenfinanzinformationen, wenn es bereits einen Ordner Mandanten gibt?
Informationsordner gibt es aus zwei Gründen:
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Um ein gemeinsames Profil zu unterstützen – Zum Beispiel erfasst der Ordner Personalinformationen Informationen, die für Kontakte mit dem Kontakttyp Unser Personal oder Alumni relevant sind. Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, entfernen Sie den Kontakt aus dem Ordner Unser Personal und fügen ihn dem Ordner Alumni hinzu. Es gibt jedoch bestimmte Informationen, die sowohl für aktuelle als auch für ehemalige Mitarbeiter gelten. Zum Beispiel würden Sie für einen aktuellen Mitarbeiter die Position festhalten. Für einen ehemaligen Mitarbeiter würden Sie diese Information weiterhin speichern, da sie angibt, welche Position die Person beim Verlassen des Unternehmens hatte.
Wenn all diese Informationen im Ordner Unser Personal gespeichert würden, gingen die Werte verloren, sobald Sie den Kontakt beim Ausscheiden aus dem Unternehmen aus dem Ordner entfernen.
- Um sensible Informationen zu schützen – Zum Beispiel enthält der Ordner Mandantenfinanzinformationen Felder, auf die nicht alle Nutzer Zugriff haben sollen, wie etwa den Umsatz im laufenden Jahr. Da Zugriffsrechte auf Ordnerebene vergeben werden, können Sie für diesen Ordner andere Sicherheitsstufen festlegen als für weniger sensible Mandanteninformationen wie die Mandantennummer.