Für die meisten Kontaktdaten in InterAction haben Sie die Wahl, die Daten entweder global oder ordnerspezifisch zu machen:
- Globale Daten sind für jeden Benutzer verfügbar, der den Kontakt sehen kann. Zum Beispiel kann ein globales Zusatzfeld von jedem Benutzer eingesehen werden, der Zugriff auf den Kontakt hat. Informationen wie der Kontaktname sind immer global.
- Ordnerspezifische Daten sind nur für Benutzer sichtbar, die Zugriffsrechte auf den jeweiligen Ordner haben. Zum Beispiel kann ein Zusatzfeld ordnerspezifisch für den Ordner Kundenfinanzinformationen sein. Nur Benutzer mit Leserechten für diesen Ordner können die Daten sehen.
Die folgenden Informationen können entweder global oder ordnerspezifisch eingegeben werden:
- Zusatzfelder
- Telefonnummern
- Adressen und elektronische Adressen
- Notizen
- Aktivitäten (bei Aktivitäten bedeutet global „bezüglich Kontakten“ und ordnerspezifisch „bezüglich eines Ordners“. Weitere Informationen finden Sie unter Über ordnerspezifische und globale Aktivitäten.)
Jeder dieser Punkte verwendet ordnerspezifische und globale Daten etwas unterschiedlich, aber das Grundprinzip bleibt dasselbe.
Ordnerspezifische Daten werden in der Regel verwendet, um sicherzustellen, dass Felder nur dann angezeigt werden, wenn sie relevant sind. Zum Beispiel ist das Feld Eintrittsdatum Kanzlei für einen Kontakt, der nie Mitarbeiter oder Berater Ihrer Organisation war, nicht relevant. Daher ist es ordnerspezifisch für den Ordner Personalinformationen.
Ordnerspezifische Daten werden auch genutzt, um Daten auf bestimmte Benutzergruppen zu beschränken. Zum Beispiel können die Finanzinformationen, die im Ordner Kundenfinanzinformationen gespeichert sind, sensibel sein und daher nicht für alle in der Organisation einsehbar sein. Sie können den Zugriff auf diese Daten über die Ordnerzugriffsrechte steuern.
Über ordnerspezifische und globale Aktivitäten
Ordnerspezifische und globale Aktivitäten funktionieren in InterAction anders als andere Datentypen. Bei Aktivitäten sehen die Benutzer für dieses Konzept den Begriff bezüglich:
Eine Aktivität bezüglich nur Kontakte (siehe A unten) ist im Grunde eine globale Aktivität.
Eine Aktivität bezüglich eines bestimmten Ordners (siehe B unten) ist eine ordnerspezifische Aktivität. Im untenstehenden Beispiel B bezieht sich die Aktivität auf den Ordner Labor Day BBQ.
Anders als bei anderen ordnerspezifischen Informationen dient die Option „bezüglich“ bei Aktivitäten in erster Linie dem Kontext und nicht der Sicherheit. Eine Aktivität kann sich auf eine bestimmte Arbeitsliste beziehen und ist dennoch für alle InterAction-Benutzer sichtbar, unabhängig davon, ob sie die Arbeitsliste lesen dürfen. Weitere Informationen zur Sicherheit bei Aktivitäten finden Sie unter Sicherheit für Aktivitäten.
Aktivitäten, die sich auf einen Ordner beziehen, beinhalten weiterhin Kontakte, aber diese Kontakte müssen nicht im Ordner vorhanden oder mit ihm verknüpft sein. Die Kontakte können beliebige Kontakte im Ordner oder in der Kanzleiliste sein. Zum Beispiel könnte ein Benutzer eine Aktivität bezüglich der Arbeitsliste Labor Day BBQ hinzufügen und dabei Kontakte einbeziehen, die nicht im Ordner Labor Day BBQ sind. Das unterscheidet sich ebenfalls von anderen ordnerspezifischen Daten, die nur für Kontakte innerhalb des Ordners hinzugefügt werden können.
Weitere Informationen zu Aktivitäten im Allgemeinen finden Sie unter Aktivitäten und Termine.