InterAction ermöglicht es Ihnen, Interaktionen mit einem Kontakt zu verfolgen, wie zum Beispiel Telefonate, Briefe, E-Mails und Meetings. Diese sind nützlich, um die Historie einer Organisation mit einem Kontakt nachzuvollziehen. InterAction verfolgt außerdem automatisch bestimmte Änderungen an Kontaktdaten, indem Aktivitäten generiert werden, wie zum Beispiel eine „Namensänderung“-Aktivität, wenn ein Benutzer den Namen eines Kontakts bearbeitet.
Wenn Sie Microsoft® Outlook® verwenden, können Sie zudem die Kalendersynchronisierung einrichten. Damit können Benutzer Kalendereinträge als Termine in InterAction hinzufügen. Weitere Informationen zur Einrichtung und Nutzung der Terminsynchronisierung finden Sie im Leitfaden InterAction für Personal Information Manager (PIMs).
Im Web Client können Benutzer Benachrichtigungen anzeigen, um aktuelle Aktivitäten und Termine für eine bestimmte Kontaktgruppe zu sehen.
Beachten Sie, dass der Begriff „Benachrichtigungen“ konfigurierbar ist. In früheren Versionen von InterAction wurden Benachrichtigungen als „Beobachtungsliste“ bezeichnet.
Die folgenden Abschnitte bieten einen Überblick über Aktivitäten.
Allgemeine Aktivitätseinstellungen
Sie können verschiedene Optionen konfigurieren, die steuern, wie Aktivitäten funktionieren. Zum Beispiel können Sie festlegen, ob E-Mail-Aktivitäten automatisch den Text aus dem E-Mail-Textkörper enthalten sollen. Weitere Informationen zu den verfügbaren Standardeinstellungen und deren Konfiguration finden Sie unter Allgemeine Einstellungen für Aktivitäten & Termine konfigurieren.
Aktivitätstypen und Aktivitätstyp-Gruppen
Benutzer können Aktivitäten sowohl im Web Client als auch im Windows Client erstellen, bearbeiten und löschen. Jede Aktivität hat einen Aktivitätstyp. Aktivitätstypen beschreiben die Art der erfassten Aktivität, wie E-Mail, Brief oder Marketing-Mailing. Typen sind hilfreich, um Aktivitäten zu standardisieren. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter gezielt nach allen Kontakten suchen, denen ein Marketing-Mailing gesendet wurde, indem er nach Kontakten mit einer „Marketing-Mailing“-Aktivität sucht.
InterAction stellt eine Reihe von Aktivitätstypen standardmäßig bereit. Einige dieser Aktivitätstypen können an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Sie können auch neue Typen nach Bedarf erstellen. Bei der Konfiguration von Aktivitätstypen können Sie festlegen, wie diese verwendet werden dürfen. Zum Beispiel können Sie bestimmen, ob ein Typ auf der Seite „Meine Benachrichtigungen“ zur Auswahl steht.
Um die Sortierung von Aktivitäten weiter zu erleichtern, gehört jeder Aktivitätstyp zu einer Aktivitätsgruppe. Aktivitätsgruppen werden im Web Client verwendet, um Aktivitäten in den Aktivitätsansichten und auf der Seite „Meine Benachrichtigungen“ zu sortieren und zu filtern. Im folgenden Beispiel sind die Gruppen Kommunikation und Marketing ausgewählt. Dadurch werden in der Aktivitätenansicht nur Aktivitäten angezeigt, die Typen aus diesen Gruppen zugeordnet sind.
Aktivitäten nach Gruppe filtern
[A] Alle Typen innerhalb der Gruppen Kommunikation und Marketing sind enthalten.
[B] Nur der Typ Evaluation aus der Gruppe Sonstiges ist enthalten.
Informationen zum Erstellen und Bearbeiten von Aktivitätstypen und -gruppen finden Sie hier:
- Aktivitätstypen und -gruppen erstellen und bearbeiten
- Festlegen, wo Aktivitätstypen angezeigt werden
Aktivitätsrelevanz und Sicherheit
Eine Aktivität kann sich auf Kontakte oder einen Ordner beziehen, wie zum Beispiel eine Marketingliste. Dies gibt den Aktivitäten einen Kontext. Wenn Sie beispielsweise ein Mailing versenden, können Sie diese Aktion mit einer Aktivität bezüglich der Marketingliste dokumentieren.
In früheren Versionen von InterAction wurden Aktivitäten, die sich auf Kontakte bezogen, als globale Aktivitäten bezeichnet, während solche, die sich auf einen Ordner bezogen, als ordnerspezifische Aktivitäten galten.
Weitere Informationen zu Aktivitäten, die sich auf einen Ordner beziehen, finden Sie unter „Über ordnerspezifische und globale Aktivitäten“ in Ordnerspezifische und globale Daten.
Wenn Ihre Organisation ein entsprechendes Modul lizenziert hat, kann eine Aktivität auch für ein Mandat, eine Gelegenheit oder ein Engagement relevant sein. Weitere Informationen zu Modul-Aktivitäten finden Sie in der Dokumentation zu Ihrem Modul.
Beim Erstellen einer Aktivität kann der Benutzer festlegen, welche anderen Benutzer die Aktivität sehen und bearbeiten dürfen. Eine Aktivität kann privat (nur für den Ersteller sichtbar), für alle oder nur für eine bestimmte Gruppe verfügbar sein. Die normalen Zugriffsrechte für Ordner können ebenfalls verwendet werden, um den Zugriff auf Aktivitäten zu steuern, die sich auf einen bestimmten Ordner beziehen.
Weitere Informationen zur Festlegung der Sicherheit für Aktivitäten finden Sie unter Sicherheit für Aktivitäten.
Automatisch generierte Aktivitäten
InterAction erstellt automatisch Aktivitäten, wenn Benutzer Informationen eingeben oder ändern. Wenn zum Beispiel die Telefonnummer eines Kontakts geändert wird, wird eine Aktivität „Telefonnummer geändert“ erzeugt. So werden andere Benutzer auf Änderungen aufmerksam gemacht, die sie betreffen könnten. Die Anzeige dieser Aktivitäten als Benachrichtigungen sorgt dafür, dass diese Änderungen anderen Benutzern aktiv mitgeteilt werden.
Weitere Informationen zu Benachrichtigungen und automatisch generierten Aktivitäten finden Sie unter Automatisch generierte Aktivitäten.
Aktivitäten aus einem Personal Information Manager (PIM) erstellen
InterAction enthält auch Komponenten, mit denen Aktivitäten direkt aus einem Personal Information Manager (PIM) erstellt werden können. Benutzer können Folgendes tun:
- InterAction-Aktivitäten aus E-Mails und anderen Elementen erstellen.
- Termine mit InterAction synchronisieren (nur Outlook).
Beachten Sie, dass es sich hierbei um eine Einweg-Synchronisierung von Outlook zu InterAction handelt.
Dokumente zu Aktivitäten hinzufügen
Wenn Sie InterAction so konfiguriert haben, dass Dokumente gespeichert werden, können Benutzer Dokumente zu den von ihnen erstellten Aktivitäten hinzufügen. Außerdem können Anhänge automatisch zu Aktivitäten hinzugefügt werden, die aus Outlook-Elementen erstellt werden, wenn Sie online arbeiten.
Weitere Informationen zur Einrichtung von Dokumenten finden Sie unter InterAction-Dokumente.
Alte Aktivitäten automatisch entfernen
Schließlich verlieren manche Aktivitäten nach einer gewissen Zeit an Wert und sollten aus dem System entfernt werden. Um diesen Prozess zu unterstützen, bietet InterAction Funktionen, mit denen Aktivitäten nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivitäten automatisch entfernen.
Konfiguration von Aktivitätstypen und zugehörigen Einstellungen
Alle Konfigurationen rund um Aktivitäten verwalten Sie im InterAction Administrator. Die relevanten Einstellungen finden Sie im Dialogfeld Aktivitäten, Termine und Dokumentenverweise.
Beachten Sie außerdem, dass Sie Folgendes erledigen müssen, bevor Sie Aktivitätseinstellungen konfigurieren können:
- Den InterAction Application Server einrichten und starten.
- Den InterAction Administrator so konfigurieren, dass er mit dem Application Server kommuniziert. Um zu prüfen, ob dies eingerichtet ist, wählen Sie im InterAction Administrator in der Hauptentitätenliste Konfiguration und dann die Registerkarte Allgemein.
Weitere Informationen zur Einrichtung Ihres Application Servers und zur Konfiguration des InterAction Administrators für die Kommunikation mit diesem finden Sie im Leitfaden InterAction verwalten.