Sie verwenden den InterAction Administrator, um Aktivitätstypen zu erstellen und zu bearbeiten.
Dialogfeld Neuer/Bearbeiten Aktivitätstyp
Wenn Sie einen Aktivitätstyp erstellen, müssen Sie Informationen für die folgenden Felder angeben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Der Name des Aktivitätstyps. Dieser wird sowohl im Web Client als auch im Windows Client angezeigt, wenn Benutzer Aktivitäten erstellen, bearbeiten oder anzeigen. Daher sollte der Name eines Aktivitätstyps kurz, aber aussagekräftig sein. |
| Gruppe | Alle Aktivitätstypen müssen Teil einer Aktivitätstyp-Gruppe sein. Sie müssen die Aktivitätsgruppen zuerst erstellen. |
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Status Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter Festlegen, wo Aktivitätstypen angezeigt werden. |
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| Diesen Typ für Benutzer anzeigen (aktiv) |
Gibt an, dass dieser Aktivitätstyp für Endbenutzer verfügbar ist. Wenn ausgewählt, können Sie festlegen, wie der Typ verwendet werden darf:
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| Diesen Typ vor Benutzern verbergen (inaktiv) |
Gibt an, dass der Aktivitätstyp für Endbenutzer nicht verfügbar ist. Dies ist nützlich, um einen Typ zu entfernen, ohne ihn vollständig aus dem System zu löschen. Alle Aktivitäten, die derzeit diesen Typ verwenden, bleiben unverändert. Beachten Sie, dass Sie einen Aktivitätstyp vollständig löschen können, wenn keine Aktivitäten ihn verwenden. Siehe Aktivitätstypen entfernen. |
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Ablauf Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter Aktivitäten automatisch entfernen. |
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| Aktivitäten dieses Typs automatisch aus InterAction löschen | Gibt an, dass Aktivitäten dieses Typs nach einer festgelegten Zeitspanne aus der Datenbank entfernt werden. Beachten Sie, dass das Löschen abgelaufener Aktivitäten Teil eines Standard-Datenbankwartungsskripts ist, das mit InterAction bereitgestellt wird. Das automatische Löschen erfolgt nur, wenn Sie dieses Skript wie in „Skript zum Löschen abgelaufener Aktivitäten einrichten“ in Aktivitäten automatisch entfernen als automatisierten Prozess einplanen. |
| Aktivitäten dieses Typs löschen nach |
Gibt die Zeitspanne an, nach der Aktivitäten dieses Typs ablaufen und automatisch durch das Datenbankwartungsskript gelöscht werden. Sie können eine Zeitspanne aus der Dropdown-Liste auswählen (2 Wochen, 30 Tage, 1 Jahr usw.). Das tatsächliche Ablaufdatum wird basierend auf dem späteren Datum berechnet – entweder dem tatsächlichen Aktivitätsdatum oder dem Datum, an dem der Benutzer die Aktivität erstellt hat. |
| Benutzern erlauben, die Standard-Ablauftage zu überschreiben | Gibt an, dass Benutzer das Ablaufdatum beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aktivität ändern können. |
| Diesen Aktivitätstyp für Kalendereinträge verfügbar machen | Dies ist enthalten, wenn Sie die Kalendersynchronisierung verwenden. Typen mit dieser Option sind verfügbar, wenn Termine zu InterAction hinzugefügt werden. |
Siehe die folgenden Themen:
- Einen Aktivitätstyp erstellen
- Einen Aktivitätstyp bearbeiten
- Aktivitätstypen entfernen
- Aktivitätstyp-Gruppen erstellen und bearbeiten
Einen Aktivitätstyp erstellen
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Aktivitäten, Termine und Dokumentverweise in der Entitätenliste.
- Wählen Sie die Schaltfläche Typen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu öffnen.
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Wählen Sie die Schaltfläche Neu, um das Dialogfeld „Neuer Aktivitäts-/Termin-Typ“ zu öffnen.
- Geben Sie den Namen ein.
- Wählen Sie die Gruppe aus, zu der dieser Aktivitätstyp hinzugefügt werden soll. Wenn Sie den Aktivitätstyp zu einer benutzerdefinierten Gruppe hinzufügen möchten, müssen Sie die Gruppe zuerst erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivitätstyp-Gruppen erstellen und bearbeiten.
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Geben Sie unter Status an, ob der Aktivitätstyp für Endbenutzer verfügbar sein soll oder nicht.
Um So geht's Den Aktivitätstyp verfügbar machen Wählen Sie Diesen Typ für Benutzer anzeigen (aktiv) und dann die Kontrollkästchen für die Bereiche, in denen der Typ verfügbar sein soll. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen, wo Aktivitätstypen angezeigt werden. Den Typ vor Endbenutzern verbergen. Dies wird normalerweise nur für Typen verwendet, die für spezielle Verarbeitungen genutzt werden, z. B. der Typ, der zum Speichern von Informationen bei einer Dubletten-Zusammenführung verwendet wird. Wählen Sie Diesen Typ vor Benutzern verbergen (inaktiv). - Wenn Sie möchten, dass Aktivitäten dieses Typs nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch gelöscht werden, wählen Sie Aktivitäten dieses Typs automatisch aus InterAction löschen und dann die Zeitspanne aus der Dropdown-Liste.
- Wenn Sie möchten, dass Benutzer das Ablaufdatum beim Erstellen und Bearbeiten von Aktivitäten ändern können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzern erlauben, die Standard-Ablauftage zu überschreiben.
- Wenn Sie die Kalendersynchronisierung verwenden und möchten, dass der Typ für Termine verfügbar ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Aktivitätstyp für Kalendereinträge verfügbar machen.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK.
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Wählen Sie die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu schließen, und dann erneut Schließen.
Der neue Aktivitätstyp ist sofort im Web Client und im Windows Client verfügbar. Die Verfügbarkeit hängt von den unter Status gewählten Einstellungen ab. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen, wo Aktivitätstypen angezeigt werden.
Einen Aktivitätstyp bearbeiten
Einige Aktivitätstypen werden für spezielle Verarbeitungen verwendet und können nicht geändert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisch generierte Aktivitäten.
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators auf Aktivitäten, Termine und Dokumentverweise in der Entitätenliste.
- Wählen Sie die Schaltfläche Typen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu öffnen.
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Wählen Sie den zu ändernden Aktivitätstyp aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
Sie können die Liste der Aktivitätstypen im Dialogfeld bei Bedarf filtern. Das ist hilfreich, wenn Sie viele Typen haben. Wählen Sie die Schaltfläche Filter und legen Sie die Optionen für die anzuzeigenden Typen fest.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Feldern vor.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK.
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Wählen Sie die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu schließen.
Die Änderungen sind sofort im Web Client und im Windows Client verfügbar. Die Verfügbarkeit des bearbeiteten Aktivitätstyps hängt von den unter Status gewählten Einstellungen ab. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen, wo Aktivitätstypen angezeigt werden.
Aktivitätstypen entfernen
Es gibt zwei Möglichkeiten, Aktivitätstypen aus InterAction zu entfernen:
- Den Typ vollständig löschen. Dies ist nur möglich, wenn keine Aktivitäten diesen Typ verwenden.
- Den Typ vor Endbenutzern verbergen. In diesem Fall können Benutzer den Typ weder für Suchen noch für neue Aktivitäten verwenden, aber bestehende Aktivitäten, die diesen Typ nutzen, bleiben unverändert.
Das Verbergen eines Typs ist sicherer als das Löschen, da Sie den Typ jederzeit wiederherstellen können, falls Sie Ihre Meinung ändern.
- Wenn Sie beispielsweise den Status des Aktivitätstyps „Brief“ auf Inaktiv ändern, werden alle bestehenden Aktivitäten, denen der Typ „Brief“ zugewiesen wurde, weiterhin diesem Typ zugeordnet. Der Typ „Brief“ steht jedoch für neue Aktivitäten nicht mehr zur Verfügung.
- Sie können auch Optionen wählen, die zwischen „vollständig verfügbar“ und „vollständig verborgen“ liegen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen, wo Aktivitätstypen angezeigt werden.
Einen Aktivitätstyp entfernen
Sie können die vordefinierten Aktivitätstypen, die für generierte Aktivitäten verwendet werden, weder löschen noch inaktiv setzen. Weitere Informationen zu diesen Typen finden Sie unter Automatisch generierte Aktivitäten.
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster von InterAction Administrator in der Entitätenliste auf Aktivitäten, Termine und Dokumentenverweise.
- Wählen Sie die Schaltfläche Typen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu öffnen.
- Wählen Sie den Aktivitätstyp aus, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Entfernen.
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Wählen Sie im Bestätigungsdialogfeld die Methode aus, mit der Sie den Aktivitätstyp entfernen möchten.
Um So geht’s Den Typ für Endnutzer ausblenden, aber die Informationen in der Datenbank behalten. Wählen Sie die Option Diesen Typ in der Liste der Typen ausblenden.... Den Typ vollständig löschen.
Beachten Sie, dass Sie den Typ nur löschen können, wenn keine Aktivitäten diesen aktuell verwenden.
Wählen Sie die Option Diesen Typ dauerhaft aus dem System entfernen. -
Klicken Sie auf OK. Wenn Sie einen Typ vollständig löschen möchten, dieser aber noch von Aktivitäten oder Terminen in InterAction verwendet wird, erscheint eine Fehlermeldung. Sie müssen entweder die betreffenden Einträge löschen oder sie auf einen anderen Typ umstellen.
- Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu schließen.
Erstellen und Bearbeiten von Aktivitätstyp-Gruppen
Aktivitätstyp-Gruppen werden verwendet, um Aktivitäten im InterAction Web Client zu filtern. Wenn Sie eine neue Aktivitätstyp-Gruppe mit einem neuen Aktivitätstyp verwenden möchten, müssen Sie die Gruppe zuerst erstellen.
Aktivitätstyp-Gruppen werden auch verwendet, um zu bestimmen, welche Aktivitäten in bestimmten Bereichen von InterAction für Microsoft Outlook angezeigt werden.
Sie verwenden den InterAction Administrator, um Aktivitätstyp-Gruppen zu erstellen. Beim Erstellen einer Gruppe vergeben Sie lediglich einen Namen für die Gruppe.
Mit InterAction werden bereits mehrere Aktivitätstyp-Gruppen ausgeliefert. Einige dieser Gruppen können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, andere werden für spezielle Prozesse verwendet und sollten nicht verändert werden. Diese sind:
| ID | Standardname |
|---|---|
| 10 | Namens-/Titeländerung |
| 20 | Beschäftigungsänderung |
| 30 | Telefon-/Adressänderung |
Aktivitäts- und Terminartengruppen verwalten
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster von InterAction Administrator in der Entitätenliste auf Aktivitäten, Termine und Dokumentenverweise.
- Wählen Sie die Schaltfläche Typen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu öffnen.
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Klicken Sie auf Gruppen. Hier können Sie Aktivitätstyp-Gruppen hinzufügen, bearbeiten und entfernen.
Um So geht’s Eine neue Gruppe hinzufügen Klicken Sie auf Neu. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein und klicken Sie auf OK. Den Namen einer Gruppe ändern. Wählen Sie die Gruppe aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Ändern Sie den Namen der Gruppe und klicken Sie auf OK. Eine Gruppe entfernen. Wählen Sie die Gruppe aus und klicken Sie auf Entfernen. Bestätigen Sie die Löschung, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Vorsicht: Löschen Sie keine Systemgruppen, die mit InterAction bereitgestellt werden. Beachten Sie außerdem, dass Sie keine Gruppe löschen können, die von einem Aktivitätstyp verwendet wird. Ändern Sie vor dem Löschen einer Gruppe alle Aktivitätstypen, die diese Gruppe verwenden, auf eine andere Gruppe.
- Wenn Sie die Änderungen an den Aktivitätstyp-Gruppen abgeschlossen haben, klicken Sie auf Schließen. Klicken Sie erneut auf Schließen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu schließen.
Wie erscheint eine neue Aktivitätstyp-Gruppe im Web Client und Windows Client?
Aktivitätsgruppen werden nur angezeigt, wenn sie Aktivitätstypen enthalten. Sie müssen also einer neuen Gruppe mindestens einen Typ zuweisen.
Eine neue Aktivitätstyp-Gruppe ist im Web Client und Windows Client sofort verfügbar. Die Gruppe steht überall dort zur Verfügung, wo Aktivitätstypen innerhalb von Gruppen angezeigt werden.
Beachten Sie, dass die Regeln, die bestimmen, wo Aktivitätstypen verwendet werden, auch indirekt für Aktivitätstyp-Gruppen gelten. Zum Beispiel zeigt die Seite „Benachrichtigungen konfigurieren“ Aktivitätstypen nach Gruppen an. Wenn alle Typen innerhalb einer neuen Gruppe so eingestellt sind, dass sie auf dieser Seite nicht angezeigt werden (d. h. das Kontrollkästchen Auf der Seite „Beobachtungsliste/Benachrichtigungen anpassen“ anzeigen ist nicht ausgewählt), wird die neue Gruppe auf dieser Seite nicht angezeigt.
Weitere Informationen zu den Optionen, die steuern, wo ein Aktivitätstyp angezeigt wird, finden Sie unter Festlegen, wo Aktivitätstypen angezeigt werden.