Einige der von Aktivitäten erfassten Informationen werden mit der Zeit veraltet oder sind nicht mehr relevant und müssen daher nicht länger im System verbleiben. Um dies zu steuern, können Sie InterAction so einrichten, dass ältere Aktivitäten automatisch gelöscht werden.
Ob eine Aktivität jemals gelöscht werden sollte und wie lange sie aufbewahrt werden soll, hängt stark von der Art der in der Aktivität gespeicherten Informationen ab. Zum Beispiel ist eine Änderung der Telefonnummer nur für einige Wochen nach der Änderung wichtig – sobald die Personen, die mit dem Kontakt kommunizieren, über die Änderung informiert sind, ist die Aktivität nicht mehr von Wert.
Andererseits liefert eine Aktivität, die Notizen zu einem Telefonat oder Meeting mit einem Kunden enthält, dauerhaft wertvolle Informationen über die Interaktionen Ihrer Organisation mit dem Kunden.
Um dies zu verwalten, können Sie für jeden Aktivitätstyp Standard-Einstellungen für das Ablaufdatum festlegen. Diese Einstellungen bestimmen Folgendes:
- Sollen Aktivitäten, die mit diesem Typ erstellt wurden, standardmäßig ablaufen?
- Für diejenigen, die ablaufen: Nach welchem Zeitraum sollen sie ablaufen (zum Beispiel nach zwei Wochen, 60 Tagen, zwei Jahren usw.).
- Sollen Endbenutzer die Möglichkeit haben, die Ablauf-Einstellungen zu überschreiben?
Benutzer können das Ablaufdatum auf der Registerkarte Sonstiges sehen, wenn sie eine Aktivität anzeigen oder bearbeiten. Dies wird unten im Web Client gezeigt; die Optionen im Windows Client sind ähnlich.
Wenn eine Aktivität abläuft, wird sie beim nächsten Ausführen des Datenbank-Wartungsskripts automatisch aus InterAction entfernt. Sie planen das Datenbank-Wartungsskript so, dass es regelmäßig mit dem Process Manager ausgeführt wird.
Viele der vordefinierten Aktivitätstypen sind mit Ablaufdaten versehen. Eine Liste der vordefinierten Typen und deren Einstellungen finden Sie unter Aktivitätstypen, die in InterAction enthalten sind.
Anzeigen und Ändern des Ablaufdatums einer Aktivität
[A] Beim Anzeigen einer Aktivität kann der Benutzer das Ablaufdatum der Aktivität sehen.
[B] Beim Bearbeiten der Aktivität kann der Benutzer das Ablaufdatum ändern, indem er einen neuen Zeitraum auswählt.
Das genaue Datum wird basierend auf dem Datum der Aktivität berechnet. Normalerweise ist dies das Erstellungsdatum der Aktivität, aber der Benutzer kann das Datum beim Erstellen oder Bearbeiten der Aktivität ändern.
Beachten Sie, dass Benutzer das Ablaufdatum nur ändern können, wenn der Aktivitätstyp (in diesem Beispiel Marketing Mailing) mit dem Kontrollkästchen Benutzern erlauben, die Standard-Ablaufzeit zu überschreiben konfiguriert ist.
In diesem Abschnitt werden folgende Themen behandelt:
- Ablaufoptionen für einen Aktivitätstyp festlegen
- Was passiert mit bestehenden Aktivitäten, wenn ich das Ablaufdatum für einen Aktivitätstyp ändere?
- Skript zum Löschen abgelaufener Aktivitäten einrichten
Ablaufoptionen für einen Aktivitätstyp festlegen
Wenn Sie einen Aktivitätstyp erstellen, können Sie auswählen, ob er ablaufen soll, und den Zeitraum festlegen. Sie können auch festlegen, ob Endbenutzer den Ablaufzeitraum für eine einzelne Aktivität ändern dürfen.
- Bearbeiten Sie den Typ wie unter „Einen Aktivitätstyp bearbeiten“ in Erstellen und Bearbeiten von Aktivitätstypen und -gruppen beschrieben.
- Unter Ablauf aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktivitäten dieses Typs automatisch aus InterAction löschen.
-
Wenn Sie das automatische Löschen der Aktivitäten ausgewählt haben, müssen Sie einen Zeitraum aus der Dropdown-Liste Aktivitäten dieses Typs löschen nach auswählen.
Sie können einen der folgenden Zeiträume auswählen:
- 2 Wochen
- 30 Tage
- 60 Tage
- 90 Tage
- 180 Tage
- 1 Jahr
-
2 Jahre
Wenn ein Benutzer eine Aktivität mit diesem Typ erstellt, berechnet InterAction das Ablaufdatum entweder basierend auf dem Erstellungsdatum der Aktivität oder dem für die Aktivität eingegebenen Datum – je nachdem, welches später liegt.
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Wenn Benutzer das Ablaufdatum ändern dürfen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzern erlauben, die Standard-Ablaufzeit zu überschreiben.
Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, können Benutzer für eine einzelne Aktivität einen neuen Zeitraum auswählen.
- Wählen Sie OK, um Ihre Änderungen zu speichern.
- Wählen Sie die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu schließen.
Was passiert mit bestehenden Aktivitäten, wenn ich das Ablaufdatum für einen Aktivitätstyp ändere?
Die Aktion hängt davon ab, ob der Benutzer das Standard-Ablaufdatum für die bestehende Aktivität überschrieben hat oder nicht.
Wenn der Benutzer das Standard-Ablaufdatum nicht (oder nicht konnte) überschrieben hat
In diesem Fall wird das Ablaufdatum der Aktivität automatisch aktualisiert, um die neue Anzahl an Tagen bis zum Ablauf widerzuspiegeln. Angenommen, Sie haben einen neuen Typ namens Präsentation erstellt und das Ablaufdatum auf 60 Tage gesetzt. Ein Benutzer erstellt dann eine Aktivität mit diesem Typ. Die Aktivität wurde am 1. November erstellt und läuft daher standardmäßig am 31. Dezember ab.
Sie bearbeiten dann den Typ Präsentation im InterAction Administrator und ändern den Ablaufzeitraum auf 90 Tage. Die bestehende Aktivität läuft nun am 30. Januar ab.
Wenn Sie den Zeitraum auf eine kürzere Anzahl von Tagen ändern und die Aktivität diese Anzahl an Tagen bereits überschritten hat, wird die Aktivität beim nächsten geplanten Lauf des Datenwartungsskripts gelöscht. Im gleichen Szenario: Sie ändern den Zeitraum für den Typ Präsentation von 60 Tagen auf 2 Wochen. Wenn seit der Erstellung der Aktivität bereits zwei Wochen vergangen sind, wird die Aktivität beim nächsten geplanten Lauf des Datenwartungsskripts gelöscht.
Wenn der Benutzer das Standard-Ablaufdatum überschrieben hat
Das Ablaufdatum der Aktivität wird nicht aktualisiert. Angenommen, Sie haben den Typ Präsentation von 60 Tagen auf 120 Tage geändert. Eine Aktivität verwendet bereits diesen Typ und der Benutzer hat das Ablaufdatum so überschrieben, dass die Aktivität nie abläuft. Nach der Änderung des Typs Erinnerung läuft die Aktivität weiterhin nicht ab. So wird verhindert, dass Benutzer Aktivitäten verlieren, die sie ausdrücklich in InterAction behalten wollten.
Skript zum Löschen abgelaufener Aktivitäten einrichten
Abgelaufene Aktivitäten werden automatisch aus dem System entfernt, indem das Datenwartungsskript regelmäßig mit dem Process Manager ausgeführt wird. Beachten Sie, dass Sie dies einrichten müssen; wenn Sie dieses Skript nie im Process Manager konfigurieren, werden die „abgelaufenen“ Aktivitäten in InterAction nie gelöscht.
Für beste Ergebnisse richten Sie den Process Manager so ein, dass dieses Skript mindestens einmal pro Woche nachts oder am Wochenende ausgeführt wird.
Beachten Sie, dass dieses Skript mehr tut, als nur abgelaufene Aktivitäten zu löschen. Es führt auch andere Bereinigungsmaßnahmen in Ihrer Datenbank durch, um deren Größe zu reduzieren und die Leistung zu verbessern.
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
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Doppelklicken Sie in der Hauptentitätenliste im InterAction Administrator auf Prozesse – Zeitplan und Ergebnisse.
Sie können Prozesse von jedem Arbeitsplatz aus planen, auf dem InterAction Administrator und der erforderliche automatisierte Serverprozess installiert sind.
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Wählen Sie im Dialogfeld „Prozesszeitplan verwalten“ Neu, um das Dialogfeld „Neuer geplanter Prozess“ zu öffnen.
- Um festzulegen, welcher Arbeitsplatz für die Ausführung des Prozesses verwendet wird, wählen Sie Auswählen, geben Sie den Namen des Computers ein oder wählen Sie Durchsuchen, um im Netzwerk nach dem Computer zu suchen. Nach Auswahl eines Arbeitsplatzes oder Servers wählen Sie OK.
- Wählen Sie Datenbankskript ausführen in der Dropdown-Liste Prozesse.
- Ändern Sie den Prozessnamen, um anzuzeigen, dass dieser Prozess für das Ausführen des Datenwartungsskripts vorgesehen ist.
- Wenn Sie nicht möchten, dass der Prozess sofort ausgeführt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiviert. Wenn ein Prozess deaktiviert ist, wird er dem Zeitplan hinzugefügt, aber wenn der Process Manager versucht, ihn auszuführen, erkennt er, dass der Prozess deaktiviert ist, und führt ihn nicht aus.
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Unter Prozesseinstellungen wählen Sie Bearbeiten, um das Dialogfeld „Skript zum Ausführen auswählen“ zu öffnen.
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Im Dialogfeld „Skript zum Ausführen auswählen“ wählen Sie die Schaltfläche Durchsuchen, suchen Sie das Skript INTIA_DATA_MAINT.SQL und wählen Sie OK.
Standardmäßig befindet sich diese Datei in einem Unterverzeichnis Ihrer Datenbank unter:
\Program Files\LexisNexis\InterAction\ServerProcesses\
- Wählen Sie OK, um das Dialogfeld „Skript zum Ausführen auswählen“ zu schließen.
- Unter Zeitplan wählen Sie Bearbeiten.
- Wählen Sie die Häufigkeit aus, mit der Sie den Prozess ausführen möchten, und wählen Sie OK.
- Geben Sie die Informationen für Task-Benutzer und Nachricht senden ein. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction verwalten.
- Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK.