InterAction erstellt automatisch Aktivitäten, wenn Benutzer bestimmte Aktionen ausführen. InterAction verwendet für diese automatisch erstellten Aktivitäten spezielle Aktivitätstypen.
Siehe die folgenden Themen:
Automatisch erstellte Aktivitäten beim Bearbeiten von Daten
InterAction erstellt automatisch Aktivitäten, wenn Benutzer Änderungen an Kontaktinformationen vornehmen. Wenn sich zum Beispiel die Telefonnummer eines Kontakts ändert, wird eine Aktivität erstellt, um dieses Ereignis zu protokollieren. Diese Aktivitäten sind besonders auf der Seite „Meine Benachrichtigungen“ nützlich, da sie andere InterAction-Nutzer darauf aufmerksam machen, wenn sich Kontakte, die für sie wichtig sind, ändern.
Wenn Ihre Organisation Erinnerungen verwendet, werden ebenfalls automatisch Aktivitäten erstellt, wenn InterAction den Benutzern ihre Erinnerung sendet.
Als Benachrichtigungen angezeigte Aktivitäten
[A] Diese Aktivitäten wurden automatisch erstellt, als Benutzer die Kontakte bearbeitet haben.
[B] Diese Aktivitäten wurden von Benutzern manuell eingetragen.
Verwendete Typen für automatisch erstellte Aktivitäten
Beim Erstellen von Aktivitäten als Reaktion auf diese Datenänderungen verwendet InterAction spezielle, vordefinierte Aktivitätstypen. Diese Typen sind nur für diese automatisch erstellten Ereignisse vorgesehen. Im folgenden Beispiel hat zum Beispiel die Änderung der Telefonnummer eine Aktivität mit dem speziellen Typ Phone Extension Change erzeugt. Der Typ Phone Extension Change sollte nicht für andere Arten von Aktivitäten verwendet werden.
Diese vordefinierten Typen sind mit folgenden Einstellungen konfiguriert:
- Sie werden immer den Endbenutzern angezeigt. Die Option Auf der Seite „Beobachtungsliste / Benachrichtigungen anpassen“ und im Filter „Aktivitätsoptionen für Berichte“ anzeigen ist standardmäßig ausgewählt.
- Da Benutzer keine Aktivitäten mit diesen Typen manuell erstellen sollen, können Sie sie nicht für das Erstellen oder Bearbeiten von Aktivitäten verfügbar machen.
- Sie können diese Typen weder löschen noch ausblenden (inaktivieren).
-
Diese Typen sind so eingestellt, dass sie nach zwei Wochen automatisch ablaufen. Das bedeutet, dass alle mit diesen Typen erstellten Aktivitäten zwei Wochen nach ihrer Erstellung aus InterAction entfernt werden.
Bei Bedarf können Sie das Ablaufdatum ändern. Weitere Informationen finden Sie unter „Ablaufoptionen für einen Aktivitätstyp festlegen“ in Automatisches Entfernen von Aktivitäten.
Ändern Sie niemals die Bedeutung dieser Aktivitätstypen. Aktivitäten werden automatisch mit diesen Typen erstellt, wenn Kontaktdaten geändert werden. Eine Änderung der Bedeutung dieser Typen kann zu Verwirrung bei den Benutzern führen.
Beachten Sie, dass Benutzer die automatisch erstellten Aktivitäten mit diesen Typen nicht bearbeiten können. Die Aktivitäten können nur vom Systemadministrator oder einem Benutzer in der Gruppe „Datenadministratoren“ gelöscht werden.
Vordefinierter Typ für automatisch erstellte Aktivitäten
Die folgende Tabelle fasst die vordefinierten Aktivitätstypen zusammen, die für automatisch erstellte Aktivitäten verwendet werden.
Verwendete Aktivitätstypen für automatisch erstellte Aktivitäten
| ID | Standardname | Standard-Aktivitätsgruppe |
|---|---|---|
| 1001 | Person Name Change | Name / Title Change |
| 1002 | Person Goes By Name Change | Name / Title Change |
| 1003 | Person Title Change | Name / Title Change |
| 1004 | Person Title Clear | Name / Title Change |
| 1005 | Company Name Change | Name / Title Change |
| 1006 | Company AKA Name Change | Name / Title Change |
| 2001 | Employment Added | Employment Change |
| 2002 | Employee Added | Employment Change |
| 2003 | Employment Update | Employment Change |
| 2004 | Employee Update | Employment Change |
| 2005 | Employment Change | Employment Change |
| 2009 | Person Company Name Change | Employment Change |
| 3001 | Phone Number Change | Phone / Address Change |
| 3002 | Fax Number Change | Phone / Address Change |
| 3003 | Pager Number Change | Phone / Address Change |
| 3004 | Computer Number Change | Phone / Address Change |
| 3005 | Other Number Change | Phone / Address Change |
| 3006 | Mobile Number Change | Phone / Address Change |
| 3007 | Assistant Number Change | Phone / Address Change |
| 3008 | Phone Extension Change | Phone / Address Change |
| 3051 | Street Address Change | Phone / Address Change |
| 3054 | City Change | Phone / Address Change |
| 3055 | State Change | Phone / Address Change |
| 3056 | Postal Code Change | Phone / Address Change |
| 3057 | Country Change | Phone / Address Change |
| 3058 | Entire Address Change | Phone / Address Change |
| 3081 | Email Address Change | Phone / Address Change |
| 3082 | Web Site Address Change | Phone / Address Change |
| 3083 | FTP Site Address Change | Phone / Address Change |
| 3084 | Other Electronic Address Change | Phone / Address Change |
| 4001 | Reminded About | Reminder Delivery Notification |
Aktivitätstypen im Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ filtern
Beim Verwalten Ihrer Liste von Aktivitätstypen können die vordefinierten Typen für automatisch erstellte Aktivitäten „stören“. Da Sie deren Einstellungen selten bearbeiten müssen, ist es hilfreich, sie aus der Ansicht herauszufiltern.
Gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie im Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ die Option Filter.
-
Wählen Sie unter Status Alle Typen, die beim Hinzufügen/Bearbeiten verfügbar sind und klicken Sie auf OK.
Beachten Sie, dass im Dialogfeld weitere Status-Filteroptionen verfügbar sind.
Systemaktivitäten
Aktivitäten werden automatisch erstellt, wenn bestimmte Maßnahmen zur Datenqualität durchgeführt werden. Dazu gehören das Zusammenführen von Duplikaten, das Bereinigen von Verknüpfungen und andere Werkzeuge zur Datenqualität.
Wenn eines dieser Werkzeuge Informationen aus einem Kontakt entfernt, werden die Daten in einer Aktivität gespeichert. Wenn Sie zum Beispiel zwei Kontakte zusammenführen und es gibt widersprüchliche Informationen in einem Zusatzfeld, wird der Feldwert in einer Aktivität gespeichert.
Standardmäßig erstellen diese Werkzeuge Aktivitäten mit dem vordefinierten Typ System. Dieser Typ ist so eingestellt, dass er für Endbenutzer vollständig ausgeblendet ist, da sie ihn normalerweise nicht benötigen.
Sie können zusätzliche Typen für Datenqualitätsfunktionen erstellen und diese über den InterAction Administrator festlegen.