Wenn Sie einen neuen Aktivitätstyp erstellen, können Sie festlegen, ob Endbenutzer diesen Typ verwenden dürfen oder nicht. Sie können außerdem angeben, in welchen Bereichen des Systems der Typ verwendet werden kann.
Der Hauptzweck dieser Einstellungen ist es, Endbenutzern die Auswahl der richtigen Typen bei der Arbeit im Web Client und Windows Client zu erleichtern. Zum Beispiel sorgt das Ausfiltern von Aktivitätstypen, die nur für automatisch generierte Aktivitäten relevant sind, aus dem Dialogfeld „Aktivität hinzufügen“ dafür, dass die Liste der gültigen Typen kurz bleibt und Benutzer nicht versehentlich den falschen Typ beim Erstellen einer Aktivität auswählen.
Siehe die folgenden Themen:
- Für Endbenutzer verfügbare Typen
- Versteckte Typen
- Anzeigen eines Aktivitätstyps für Endbenutzer ändern
- Einen Aktivitätstyp vor Endbenutzern verbergen
- Verwendung von Aktivitätstypen für Kalendereinträge
Für Endbenutzer verfügbare Typen
Für Aktivitätstypen, die für Endbenutzer verfügbar sein sollen, können Sie aus drei Optionen wählen, die steuern, wo der Typ verfügbar ist. Die folgende Tabelle fasst die Optionen zusammen und beschreibt die Bereiche, in denen Benutzer die Typen im Web Client, ihrem PIM (Outlook) und Windows Client sehen.
| Option | Web Client/PIMs | Windows Client |
|---|---|---|
| In der Liste der verfügbaren Typen beim Erstellen oder Bearbeiten anzeigen | Der Aktivitätstyp ist im Dialogfeld „Hinzufügen/Bearbeiten“ verfügbar. Benutzer können den Typ beim Erstellen und Bearbeiten von Aktivitäten auswählen. | Der Aktivitätstyp ist im Dialogfeld „Hinzufügen/Bearbeiten“ verfügbar. Benutzer können den Typ beim Erstellen und Bearbeiten von Aktivitäten auswählen. |
| In der Liste der verfügbaren Typen beim Suchen/Filtern anzeigen |
Der Aktivitätstyp ist auf der Seite „Allgemeine Aktivitätensuche“ verfügbar. Benutzer können den Typ als Kriterium bei einer Aktivitätensuche verwenden. Der Typ ist außerdem in der Liste enthalten, wenn auf den Seiten „Unternehmens-/Personenübersicht“ und „Aktivitäten“ nach Typ gefiltert wird. |
Der Aktivitätstyp ist verfügbar, wenn Aktivitäten nach Typ in der Kontaktansicht gefiltert werden. Beachten Sie, dass im Windows Client alle Aktivitätstypen immer als Suchkriterium verfügbar sind. |
| Auf der Seite „Beobachtungsliste/Benachrichtigungen anpassen“ und im Filter „Berichtsaktivitätsoptionen“ anzeigen |
Der Aktivitätstyp ist auf den Seiten „Benachrichtigungen konfigurieren“ verfügbar. Benutzer können wählen, ihre Benachrichtigungen nach diesem Typ zu filtern. Beachten Sie, dass Aktivitäten mit Typen ohne diese Option trotzdem auf der Seite „Meine Benachrichtigungen“ angezeigt werden können, wenn der Benutzer nicht nach Typ filtert, z. B. wenn „Alle Elemente“ angezeigt werden. |
Der Aktivitätstyp ist in den Dialogfeldern zum Erstellen eines benutzerdefinierten Berichts verfügbar. Benutzer können wählen, die im Bericht enthaltenen Aktivitäten nach Typ zu filtern. |
Beachten Sie, dass das Ändern der obigen Einstellungen für einen Aktivitätstyp keine der Aktivitäten ändert oder ausblendet, die diesen Typ derzeit verwenden. Wenn Sie zum Beispiel die Option In der Liste der verfügbaren Typen beim Erstellen oder Bearbeiten anzeigen deaktivieren, sind bestehende Aktivitäten mit diesem Typ weiterhin sichtbar, wenn Sie die Aktivitätenliste für einen Kontakt anzeigen.
Ebenso bedeutet das Deaktivieren der Option In der Liste der verfügbaren Typen beim Suchen/Filtern anzeigen für einen bestimmten Typ lediglich, dass Benutzer diesen Typ nicht als Suchkriterium verwenden können. Aktivitäten mit diesem Typ können weiterhin gefunden werden, wenn nach anderen Kriterien gesucht wird.
Einen Aktivitätstyp für das Erstellen und Bearbeiten verfügbar machen
In diesem Beispiel ist der Typ Präsentation ein benutzerdefinierter Aktivitätstyp, der zu InterAction hinzugefügt wurde. Die Option In der Liste der verfügbaren Typen beim Erstellen oder Bearbeiten anzeigen ist für diesen neuen Typ ausgewählt.
[A] Dialogfeld „Aktivität hinzufügen/bearbeiten“ im Web Client. Der neu hinzugefügte Aktivitätstyp wird in der Auswahlliste angezeigt.
[B] Dialogfeld „Aktivität hinzufügen/bearbeiten“ im Windows Client. Der neu hinzugefügte Aktivitätstyp wird in der Auswahlliste angezeigt.
Einen Aktivitätstyp für Suche und Filter verfügbar machen
In diesem Beispiel ist der Typ Präsentation ein benutzerdefinierter Aktivitätstyp, der zu InterAction hinzugefügt wurde. Die Option In der Liste der verfügbaren Typen beim Suchen/Filtern anzeigen ist für diesen neuen Typ ausgewählt.
[A] Das Formular „Allgemeine Aktivitätensuche“. Der neu hinzugefügte Typ ist als Suchkriterium verfügbar.
[B] Das Dialogfeld zum Filtern einer Aktivitätenliste. Der neu hinzugefügte Typ ist hier verfügbar.
Einen Aktivitätstyp für Benachrichtigungen verfügbar machen
In diesem Beispiel ist der Typ Präsentation ein benutzerdefinierter Aktivitätstyp, der zu InterAction hinzugefügt wurde. Die Option Auf der Seite „Beobachtungsliste anpassen“ und im Filter „Berichtsaktivitätsoptionen“ anzeigen ist für diesen neuen Typ ausgewählt.
[A] Der Typ ist auf der Seite „Benachrichtigungen konfigurieren“ verfügbar. Der Benutzer kann wählen, ob Aktivitäten mit diesem Typ in der Ansicht ein- oder ausgeblendet werden sollen.
Einen Aktivitätstyp in benutzerdefinierten Windows Client-Berichten verfügbar machen
In diesem Beispiel ist der Typ Präsentation ein benutzerdefinierter Aktivitätstyp, der zu InterAction hinzugefügt wurde. Die Option Auf der Seite „Beobachtungsliste/Benachrichtigungen anpassen“ und im Filter „Berichtsaktivitätsoptionen“ anzeigen ist ausgewählt
[A] Beim Festlegen der Optionen für die Anzeige von Aktivitäten in einem Bericht können Sie bestimmte Typen einbeziehen.
[B] Der neue Aktivitätstyp ist in der Liste verfügbar.
Versteckte Typen
Neben der Steuerung, wo ein Aktivitätstyp angezeigt wird, können Sie einen Typ auch vollständig ausblenden. In diesem Fall sehen Endbenutzer den Typ weder beim Erstellen oder Bearbeiten von Aktivitäten, noch beim Filtern oder Suchen oder in ihren Benachrichtigungen.
Typischerweise blenden Sie Aktivitätstypen in folgenden Situationen aus:
-
Sie möchten den Typ aus dem System entfernen, aber es gibt bereits Aktivitäten, die diesen Typ verwenden und die nicht gelöscht oder geändert werden sollen.
In diesem Fall können Sie den Typ ausblenden, um seine zukünftige Verwendung zu verhindern. Bestehende Aktivitäten mit diesem Typ bleiben unverändert. Weitere Informationen finden Sie unter „Aktivitätstypen entfernen“ in Aktivitätstypen und Gruppen erstellen und bearbeiten.
-
Der Typ wird für spezielle Prozesse verwendet, soll aber nicht von Endbenutzern genutzt werden.
Der Systemtyp, der standardmäßig vorhanden ist, ist ein Beispiel dafür. Dieser Typ wird für Aktivitäten verwendet, die während bestimmter Prozesse wie „Verknüpfungsbereinigung“ und „Dublettenzusammenführung“ generiert werden. Endbenutzer müssen diesen Typ nicht erstellen oder suchen, daher ist das vollständige Ausblenden eine gute Lösung.
Beachten Sie, dass das Ausblenden eines Typs keine Aktivitäten ändert oder ausblendet, die diesen Typ verwenden. Auch wenn Benutzer den System-Aktivitätstyp nicht verwenden können, sehen sie weiterhin Aktivitäten, die damit erstellt wurden, wenn sie die Aktivitätenliste eines Kontakts anzeigen.
Anzeigen eines Aktivitätstyps für Endbenutzer ändern
- Bearbeiten Sie den Typ wie unter „Einen Aktivitätstyp bearbeiten“ in Aktivitätstypen und Gruppen erstellen und bearbeiten beschrieben.
-
Unter Status stellen Sie sicher, dass die Option Diesen Typ für Benutzer anzeigen (aktiv) ausgewählt ist, und wählen Sie dann die gewünschten Kontrollkästchen aus.
Sie können aus folgenden Optionen wählen:
- In der Liste der verfügbaren Typen beim Erstellen oder Bearbeiten anzeigen
- In der Liste der verfügbaren Typen beim Suchen/Filtern anzeigen
- Auf der Seite „Beobachtungsliste/Benachrichtigungen anpassen“ und im Filter „Berichtsaktivitätsoptionen“ anzeigen
Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unter Für Endbenutzer verfügbare Typen.
Sie müssen mindestens ein Kontrollkästchen auswählen! Wenn keine der Optionen zutrifft, ändern Sie den Status auf Diesen Typ vor Benutzern verbergen (inaktiv).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Änderungen zu speichern.
-
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu schließen.
Die Änderungen sind sofort im Web Client und im Windows Client verfügbar.
Einen Aktivitätstyp vor Endbenutzern verbergen
Siehe auch „Aktivitätstypen entfernen“ in Aktivitätstypen und Gruppen erstellen und bearbeiten.
- Bearbeiten Sie den Typ wie unter Einen Aktivitätstyp bearbeiten beschrieben.
- Wählen Sie unter Status die Option Diesen Typ vor Benutzern verbergen (inaktiv) aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Änderungen zu speichern.
-
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu schließen.
Die Änderungen sind sofort im Web Client und im Windows Client verfügbar.
Verwendung von Aktivitätstypen für Kalendereinträge
Wenn Sie Microsoft Outlook als PIM Ihrer Organisation verwenden, können Sie die Synchronisierung zwischen Kalendereinträgen (Terminen) und InterAction aktivieren. Termine in InterAction ähneln Aktivitäten, können jedoch nur im PIM erstellt werden.
Termine können dieselben Aktivitätstypen verwenden wie reguläre Aktivitäten. Da jedoch nicht alle Aktivitätstypen für Termine sinnvoll sind, können Sie die gewünschten Typen gezielt auswählen.
- Bearbeiten Sie den Typ wie unter Einen Aktivitätstyp bearbeiten beschrieben.
-
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Aktivitätstyp für Kalendereinträge verfügbar machen.
Beim Hinzufügen von Besprechungen und Terminen zu InterAction aus Outlook stehen nur die Typen zur Auswahl, bei denen dieses Kontrollkästchen aktiviert ist.
- Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- & Terminarten verwalten“ zu schließen.
Beachten Sie, dass diese Option erst wirksam wird, wenn Sie die Kalendersynchronisierung aktivieren.