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InterAction® Administrator-Hilfecenter

Übersicht über InterAction-Dokumente

  • Aktualisiert

In einer Organisation für professionelle Dienstleistungen sind zwei der wichtigsten Vermögenswerte die folgenden:

  • Die Kunden und Kontakte der Organisation
  • Die Materialien (Dokumente), die zur Unterstützung dieser Kunden erstellt werden

Dokumentenverweise in InterAction ermöglichen es Ihnen, diese Materialien (Verträge, Angebote, Mandatsvereinbarungen usw.) mit den Kunden, Kontakten, Vorgängen, Chancen und Mandaten in InterAction zu verknüpfen. Fachkräfte und Mitarbeitende können so ganz einfach einen vollständigen Überblick über alle relevanten Informationen im Zusammenhang mit der Betreuung ihrer Kunden behalten.

Obwohl die Dokumentenfunktionen von InterAction nützlich sind, bieten sie nicht den vollständigen Funktionsumfang eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Außerdem gibt es keine Integration zwischen Dokumenten in InterAction und einem DMS. Wenn Ihre Organisation bereits ein DMS verwendet, sollten Sie die Dokumentenverweis-Funktionen in InterAction nicht implementieren.

Siehe die folgenden Themen:

Wo können Nutzer in InterAction Dokumente anhängen?

Sobald Sie die Dokumentenfunktion aktiviert haben, können Nutzer Dokumente an die folgenden InterAction-Elemente anhängen:

Beachten Sie, dass Dateien mit einer Größe von zwei GB oder mehr nicht zu InterAction hinzugefügt werden können.

  • Aktivitäten. Das häufigste Beispiel hierfür ist ein E-Mail-Anhang.
  • Kontakte. Dokumente können direkt an einen Kontakt angehängt werden. Beispielsweise könnte ein Nutzer eine Kopie des Jahresberichts eines Unternehmens direkt zum Unternehmenskontakt hinzufügen. Ein Lebenslauf oder ein ausführlicher biografischer Steckbrief könnte bei einer Person sinnvoll sein.
  • Vorgänge, Chancen oder Mandate. Wenn Ihre Organisation eines dieser Module lizenziert hat, können Nutzer Dokumente direkt zu diesen Elementen hinzufügen. Das ist nützlich, um verschiedene mit dieser Arbeit verbundene Dokumente anderen in InterAction zur Verfügung zu stellen. Zum Beispiel könnten Nutzer RFPs, Angebote oder Kontakte zu einem Vorgang, einer Chance oder einem Mandat hinzufügen.

Dokumentenverweise sind im Web Client, im Windows Client und in den Desktop-Integrationskomponenten von InterAction verfügbar. Von all diesen Stellen aus können Nutzer Dokumente anzeigen und anhängen.

Dokumente im Web Client anzeigen und anhängen

[A] Hier werden bereits an die Aktivität angehängte Dokumente angezeigt.

[B] Wählen Sie Anfügen, um ein weiteres Dokument hinzuzufügen

[C] Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um das anzuhängende Dokument zu finden. Füllen Sie die weiteren Informationen zum Dokument aus.

[A] Hier werden bereits an die Aktivität angehängte Dokumente angezeigt.

[B] Wählen Sie Anfügen, um ein weiteres Dokument hinzuzufügen.

[C] Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um das anzuhängende Dokument zu finden. Füllen Sie die weiteren Informationen zum Dokument aus.

Weitere Informationen dazu, wie Endnutzer mit Dokumenten in InterAction arbeiten, finden Sie unter Wie Endnutzer mit Dokumenten arbeiten.

Wo speichert InterAction die Dokumente?

Wenn ein Nutzer ein Dokument zu InterAction hinzufügt, legt InterAction eine Kopie des Dokuments an einem speziellen Ort, dem sogenannten Dokumenten-Repository, ab und speichert dann einen Verweis (Link) auf das Dokument in der Datenbank. Ab diesem Zeitpunkt sind das Dokument in InterAction und die Originalversion auf dem Rechner des Nutzers nicht mehr miteinander verbunden. Änderungen am Originaldokument werden nicht in der InterAction-Version übernommen und umgekehrt.

Das Dokumenten-Repository definiert einen physischen Speicherort auf einem Dateiserver, an dem die Dokumente abgelegt werden. InterAction verwendet eine Komponente namens Document Repository Server, um diesen Speicherort zu verwalten. Der Server ist eine Webanwendung, die bei Bedarf auf den Dateiserver zugreift, um Dokumente hinzuzufügen oder abzurufen. Sie können in Ihrer Umgebung mehrere Document Repository Server einrichten.

Anfragen nach Dokumenten werden von den verschiedenen Client-Anwendungen (Web Client, Windows Client, Desktop Integration) direkt über den Document Repository Server geleitet. Beachten Sie, dass die Client-Anwendungen direkt mit dem Document Repository Server kommunizieren; diese Kommunikation läuft nicht über den Application Server.

Diese Konfiguration bietet mehrere Vorteile:

  • Alle InterAction-Nutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten können die angehängten Dokumente über InterAction öffnen und anzeigen. Der Zugriff auf die Dokumente ist nicht von einer bestimmten Laufwerkszuordnung abhängig.
  • Endnutzer benötigen keinen Zugriff auf den physischen Speicherort der Dateien. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, dass Nutzer keinen Zugriff auf diesen Ort haben. So wird sichergestellt, dass das Sicherheitsmodell von InterAction den gesamten Endnutzerzugriff auf die Dokumente steuert.

  • Sie können mehrere Dokumenten-Repositories festlegen. So können Sie Repositories einrichten, die sich physisch in der Nähe großer Nutzergruppen befinden, was die Systemleistung verbessert.

    Beispielsweise könnten Sie ein Repository in Chicago und ein weiteres in London haben. Wenn ein Nutzer in London ein neues Dokument hinzufügt, wird die Datei in das lokale Repository kopiert, anstatt über das WAN nach Chicago gesendet zu werden.

  • Die Komponenten Windows Client, Web Client und Desktop Integration von InterAction können alle direkt mit dem Document Repository Server kommunizieren. Wenn sich Ihr Application Server also in Chicago befindet, Sie aber Repositories in Chicago und London haben, müssen die Londoner Nutzer ihre Dokumente nicht über den Application Server senden, um sie dem Londoner Repository hinzuzufügen.

Was ist vor der Bereitstellung von Dokumenten zu beachten?

Standardmäßig sind Dokumentenverweise in InterAction deaktiviert. So können Sie InterAction bereitstellen oder aktualisieren, bevor Sie die Dokumentenverweise vollständig konfigurieren und testen.

Bevor Sie mit der Konfiguration von Dokumenten beginnen, sollte Ihre InterAction-Umgebung vollständig eingerichtet und betriebsbereit sein. Bei einer neuen Bereitstellung können Sie InterAction zunächst ohne diese Funktion für die Endnutzer freigeben und sie später aktivieren. Alternativ können Sie die Dokumentenfunktion einrichten und direkt in die Erstbereitstellung integrieren. In beiden Fällen sollten Sie sicherstellen, dass der Rest Ihrer Umgebung bereit ist, bevor Sie starten.

Beachten Sie außerdem, dass Sie Ihre InterAction-Kontonummer im InterAction Administrator eingeben müssen, bevor Sie die Dokumentenfunktion einrichten können. 

Schritte zur Implementierung von Dokumenten in InterAction

Sobald Sie sich entschieden haben, die Dokumentenverweise in InterAction bereitzustellen, sind mehrere Schritte erforderlich. Alle dokumentenbezogenen Funktionen sind in InterAction zunächst deaktiviert; Sie müssen die Funktion aktivieren, bevor sie genutzt werden kann.

Sie können die Funktion vollständig konfigurieren, bevor Sie sie für Endnutzer freigeben. Dies wird empfohlen, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist, bevor Nutzer beginnen, Dokumente in InterAction anzuhängen.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Schritte zur Implementierung von Dokumenten in InterAction. Details zu jedem Schritt finden Sie in den späteren Abschnitten dieses Kapitels.

Wichtige Schritte zur Bereitstellung von Dokumenten in InterAction

Schritt Kommentar  
Dokumenteinstellungen und Optionen konfigurieren
1. Erstellen Sie eine Liste von Dokumenttypen. Jedes Dokument, das zu InterAction hinzugefügt wird, erhält einen Typ, um den Zweck oder Inhalt des Dokuments zu kennzeichnen. Sie können eine Liste passender Typen für Ihre Umgebung festlegen. Siehe Dokumenttypen konfigurieren.
2. Erstellen Sie eine Liste von ausgeschlossenen Dateitypen. Dies sind Dateien, die Benutzer nicht zu InterAction hinzufügen dürfen. Das ist wichtig, um zu verhindern, dass versehentlich Junk-Dateien aus E-Mails oder ausführbare Dateien angehängt werden. Siehe Verhindern, dass Benutzer bestimmte Dateitypen anhängen.
3. Wählen Sie die Standardwerte aus, die verwendet werden, wenn Benutzer neue Dokumente zu InterAction hinzufügen. Siehe Allgemeine Dokumenteinstellungen.
Einrichten der Speicherorte für Dokumente (Repositorys)
4. Entscheiden Sie, wo die von Benutzern zu InterAction hinzugefügten Dokumente gespeichert werden sollen. Legen Sie fest, wie viele Speicherorte (Repositorys) Sie benötigen.  
5. Stellen Sie sicher, dass der Rechner, den Sie für den Document Repository Server verwenden möchten, die Anforderungen an Betriebssystem und Software erfüllt.  
6. Richten Sie Ihren Dateiserver ein. Dazu gehört das Anlegen eines Verzeichnisses zur Speicherung der Dateien, das Konfigurieren der Sicherheit für dieses Verzeichnis sowie das Einrichten Ihrer Backup- und Antiviren-Strategie.  
7.

Installieren Sie den Document Repository Server.

Jedes Dokumenten-Repository muss von einem Document Repository Server verwaltet werden. In einer typischen Umgebung installieren Sie für jedes Repository eine Instanz des Servers.

 
8. Konfigurieren Sie die IIS-Einstellungen für den Document Repository Server.

 
9. Verwenden Sie InterAction Administrator, um ein Dokumenten-Repository zu konfigurieren. Damit wird der Document Repository Server mit dem von Ihnen definierten Speicherort auf dem Dateiserver verbunden.

 
10. Wenn Sie mehrere Dokumenten-Repositorys einrichten, wiederholen Sie die Schritte 6-9 für jedes weitere benötigte Repository.  
Testen Sie Ihre Konfiguration und stellen Sie sie den Endbenutzern bereit
11. Aktivieren Sie die Dokumentenfunktion zunächst nur für den Systemadministrator.

 
12. Melden Sie sich als Systemadministrator bei InterAction an und überprüfen Sie Ihre Konfiguration, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist.  
13. Aktivieren Sie die Funktion für den Rest Ihrer Organisation.  
Laufende Wartung
14. Stellen Sie sicher, dass alle in jedem Repository gespeicherten Dateien regelmäßig gesichert werden.  
15. Führen Sie weitere Wartungsarbeiten nach Bedarf durch.  

Über das Konfigurieren von Dokumenteinstellungen

Die meisten dokumentbezogenen Einstellungen nehmen Sie im InterAction Administrator vor. Die meisten relevanten Optionen finden Sie im Dialogfeld Aktivitäten, Termine und Dokumentverweise.

Beachten Sie außerdem, dass Sie Folgendes erledigen müssen, bevor Sie Dokumenteinstellungen konfigurieren können:

  • Richten Sie den InterAction Application Server ein und starten Sie ihn.

  • Konfigurieren Sie den InterAction Administrator so, dass er mit dem Application Server kommuniziert. Um zu prüfen, ob dies eingestellt ist, wählen Sie im InterAction Administrator in der Hauptentitätenliste Konfiguration und dann den Reiter Allgemein.

    Sie können den Zugriff auf den Application Server bestätigen, indem Sie auf die Schaltfläche Einstellungen testen klicken.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."