Konfigurieren von Dokumenttypen

Dokumenttypen werden verwendet, um den Zweck oder Inhalt eines Dokuments zu kennzeichnen. Sie sind hilfreich, wenn Sie eine Liste von Dokumenten anzeigen oder nach Dokumenten suchen und filtern möchten. Zum Beispiel könnten Sie einen Dokumenttyp namens „Angebot“ haben. Nutzer können diesen Typ als Kriterium verwenden, um alle Angebotsdokumente für einen bestimmten Kontakt zu finden.

Ihre Organisation kann eine Reihe von Dokumenttypen festlegen, die für Ihre Umgebung geeignet sind. Nutzer können aus dieser Liste auswählen, wenn sie Dokumente anhängen oder Dokumenteigenschaften bearbeiten.

Beachten Sie, dass ein Typ (Anhang) standardmäßig bereitgestellt wird. Dieser Typ wird als Standard verwendet, wenn E-Mail-Anhänge automatisch in Aktivitäten aufgenommen werden, die aus E-Mail-Nachrichten erstellt wurden.

Siehe folgende Themen:

• Ihre Dokumenttypen identifizieren
• Einstellungen für Dokumenttypen
• Einen Dokumenttyp erstellen
• Einen Dokumenttyp bearbeiten
• Festlegen, wo Dokumenttypen angezeigt werden
• Dokumenttypen entfernen
• Einen Dokumenttyp als Standard für neue Dokumente festlegen

Ihre Dokumenttypen identifizieren

Wenn Sie eine Liste von Dokumenttypen erstellen, vermeiden Sie es, eine große Anzahl extrem detaillierter Typen zu definieren. Das erschwert es den Nutzern, den richtigen Typ beim Hinzufügen von Dokumenten auszuwählen, und hält sie davon ab, das System zu nutzen.

Verwenden Sie zum Beispiel nur einen Typ „Vertrag“ für alle Verträge. Versuchen Sie nicht, für jede Vertragsart in Ihrer Organisation einen eigenen Typ zu erstellen.

Da Dokumenttypen hauptsächlich zum Suchen und Filtern von Dokumenten für ein InterAction-Element verwendet werden, überlegen Sie, wie Nutzer Informationen suchen, wenn Sie Ihre Typen festlegen.

Halten Sie die Dokumenttypen möglichst funktional – sie sollten den Zweck oder Inhalt des Dokuments beschreiben und nicht, wie das Dokument erstellt wurde. Zum Beispiel sind „Vertrag“ und „Geheimhaltungsvereinbarung“ nützlichere Dokumenttypen als „Word-Dokument“.

Einstellungen für Dokumenttypen

Sie verwenden den InterAction Administrator, um Dokumenttypen zu erstellen und zu bearbeiten. Wenn Sie einen Dokumenttyp erstellen, müssen Sie Informationen für die folgenden Felder angeben.

Felder für Dokumenttypen

Feld	Beschreibung
Name	Der Name des Dokumenttyps. Dieser wird im Web Client, Windows Client und bei der Desktop-Integration angezeigt, wenn Nutzer Dokumente erstellen, bearbeiten oder anzeigen.
Status Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter Festlegen, wo Dokumenttypen angezeigt werden.
Diesen Typ für Nutzer anzeigen (aktiv)	Gibt an, dass dieser Dokumenttyp für Endnutzer verfügbar ist. Wenn ausgewählt, können Sie festlegen, wie der Typ verwendet werden darf: Anzeigen in der Liste der verfügbaren Typen beim Erstellen oder Bearbeiten Anzeigen in der Liste der verfügbaren Typen beim Suchen/Filtern
Diesen Typ vor Nutzern verbergen (inaktiv)	Gibt an, dass der Dokumenttyp für Endnutzer nicht verfügbar ist. Dies ist nützlich, um einen Typ zu entfernen, ohne ihn vollständig aus dem System zu löschen. Alle Dokumente, die derzeit diesen Typ verwenden, bleiben unverändert. Beachten Sie, dass Sie einen Dokumenttyp vollständig löschen können, wenn keine Dokumente ihn aktuell verwenden. Siehe Dokumenttypen entfernen.

Dialogfeld „Neuer/Bearbeiten Dokumenttyp“

Einen Dokumenttyp erstellen

1. Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators in der Entitätenliste auf Aktivitäten, Termine und Dokumentverweise.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumenttypen, um das Dialogfeld „Dokumenttypen verwalten“ zu öffnen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um das Dialogfeld „Neuer Dokumenttyp“ zu öffnen.

   Hinweis: Eine vollständige Liste der Felder für Dokumenttypen finden Sie unter Einstellungen für Dokumenttypen.

4. Geben Sie den Namen ein.

5. Wählen Sie unter Status aus, ob der Dokumenttyp für Endnutzer verfügbar sein soll oder nicht.

   Um	So gehen Sie vor
   Den Typ verfügbar machen	Wählen Sie Diesen Typ für Nutzer anzeigen (aktiv) und dann die Kontrollkästchen für die Bereiche, in denen der Typ verfügbar sein soll. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen, wo Dokumenttypen angezeigt werden.
   Den Typ vor Endnutzern verbergen. Dies wird normalerweise nur für veraltete Typen gemacht, die Sie nicht löschen möchten, aber nicht mehr verwendet werden sollen.	Wählen Sie Diesen Typ vor Nutzern verbergen (inaktiv). Weitere Informationen finden Sie unter Dokumenttypen entfernen.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld „Dokumenttypen verwalten“ zu schließen, und dann erneut auf Schließen.

   Der neue Dokumenttyp ist sofort im Web Client und im Windows Client verfügbar. Die Bereiche, in denen er verfügbar ist, hängen von den unter Status gewählten Einstellungen ab. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen, wo Dokumenttypen angezeigt werden.

Einen Dokumenttyp bearbeiten

1. Doppelklicken Sie im Hauptfenster des InterAction Administrators in der Entitätenliste auf Aktivitäten, Termine und Dokumentverweise.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumenttypen, um das Dialogfeld „Dokumenttypen verwalten“ zu öffnen.
3. Wählen Sie den Dokumenttyp aus, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Feldern vor. Weitere Informationen zu den Feldern finden Sie unter Einstellungen für Dokumenttypen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld „Dokumenttyp verwalten“ zu schließen.

   Die Änderungen sind sofort im Web Client und im Windows Client verfügbar. Die Bereiche, in denen der bearbeitete Dokumenttyp verfügbar ist, hängen von den unter Status gewählten Einstellungen ab. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen, wo Dokumenttypen angezeigt werden.

Festlegen, wo Dokumenttypen angezeigt werden

Wenn Sie einen neuen Dokumenttyp erstellen, können Sie festlegen, ob Endnutzer diesen Typ verwenden dürfen oder nicht. Sie können auch die spezifischen Bereiche des Systems angeben, in denen der Typ verwendet werden kann.

Der Hauptzweck dieser Einstellungen ist es, Endnutzern die Auswahl der richtigen Typen im Web Client oder im Windows Client zu erleichtern.

Für Endnutzer verfügbare Dokumenttypen

Für Dokumenttypen, die für Endnutzer verfügbar sein sollen, können Sie aus zwei Optionen wählen, die steuern, wo der Typ verfügbar ist. Die folgende Tabelle fasst die Optionen zusammen und beschreibt die Bereiche, in denen Nutzer die Typen sehen.

Einen Dokumenttyp für Endnutzer verfügbar machen

Option	Web Client	Windows Client
Anzeigen in der Liste der verfügbaren Typen beim Erstellen oder Bearbeiten	Der Typ ist im Dialogfeld „Dokument anhängen“ verfügbar. Nutzer können den Typ beim Anhängen von Dokumenten und beim Bearbeiten von Dokumenteigenschaften auswählen.	Der Typ ist im Dialogfeld „Dokument anhängen“ verfügbar. Nutzer können den Typ beim Anhängen von Dokumenten und beim Bearbeiten von Dokumenteigenschaften auswählen.
Anzeigen in der Liste der verfügbaren Typen beim Suchen/Filtern	Der Typ ist auf der Seite „Dokumentensuche“ verfügbar. Nutzer können den Typ als Kriterium bei der Suche nach Dokumenten verwenden. Der Typ ist auch in der Liste enthalten, wenn nach Typ auf den Übersichts- und Aktivitätsseiten von Unternehmen/Personen gefiltert wird.	Der Typ ist verfügbar, wenn die Liste der Dokumente für einen Kontakt nach Typ in der Kontakt-Detailansicht gefiltert wird.

Das Dialogfeld zum Hinzufügen/Bearbeiten von Dokumenten im Web Client und im Windows Client ist ähnlich.

Einen Dokumenttyp für Suche und Filterung verfügbar machen – Web Client

[A] Nutzung der Dokumentensuche im Web Client. Dokumenttypen, die beim Suchen/Filtern verfügbar sind, können als Suchkriterium verwendet werden.

[B] Filtern der Dokumente für einen bestimmten Mandanten. Auch hier können Dokumenttypen als Filterkriterium verwendet werden.

Einen Dokumenttyp für die Filterung verfügbar machen – Windows Client

Filtern der Dokumentenansicht für einen Kontakt im Windows Client.

[A] Dokumenttypen, die beim Suchen/Filtern verfügbar sind, werden im Dialogfeld „Dokumente filtern“ angezeigt.

Verborgene Typen

Neben der Steuerung, wo ein Dokumenttyp angezeigt wird, können Sie einen Typ auch vollständig verbergen. In diesem Fall sehen Endnutzer den Typ nicht, wenn sie Dokumente anhängen, Dokumenteigenschaften bearbeiten, filtern oder suchen.

Typischerweise verbergen Sie Dokumenttypen, wenn Sie den Typ aus dem System entfernen möchten, aber es bereits existierende Dokumente gibt, die diesen Typ verwenden und nicht gelöscht oder geändert werden sollen.

In diesem Fall können Sie den Typ verbergen, um seine zukünftige Verwendung zu verhindern. Bestehende Dokumente, die den Typ verwenden, bleiben unverändert. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumenttypen entfernen.

Beachten Sie, dass das Verbergen eines Typs keine Dokumente ändert oder verbirgt, die diesen Typ verwenden. Auch wenn Nutzer einen verborgenen Typ nicht mehr verwenden können, sehen sie weiterhin die Dokumente, die mit diesem Typ angehängt wurden, wenn sie die Dokumentenliste anzeigen.

Anzeigen eines Dokumenttyps für Endnutzer ändern

1. Bearbeiten Sie den Typ wie unter „Einen Dokumenttyp bearbeiten“ beschrieben.

2. Stellen Sie unter Status sicher, dass die Option Diesen Typ für Nutzer anzeigen (aktiv) ausgewählt ist, und wählen Sie dann die gewünschten Kontrollkästchen aus.

   Sie können aus folgenden Optionen wählen:

   • Anzeigen in der Liste der verfügbaren Typen beim Erstellen oder Bearbeiten

   • Anzeigen in der Liste der verfügbaren Typen beim Suchen/Filtern

     Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unter Für Endnutzer verfügbare Dokumenttypen.

     Sie müssen mindestens ein Kontrollkästchen auswählen! Wenn keine der Optionen zutrifft, ändern Sie den Status auf Diesen Typ vor Nutzern verbergen (inaktiv).

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld „Dokumenttyp verwalten“ zu schließen.

   Die Änderungen sind sofort im Web Client und im Windows Client verfügbar.

Dokumenttypen entfernen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Dokumenttypen aus InterAction zu entfernen:

• Den Typ vollständig löschen. Dies ist nur möglich, wenn keine Dokumente diesen Typ verwenden.

• Den Typ vor Endnutzern verbergen. In diesem Fall können Nutzer den Typ nicht mehr in Suchen oder beim Anhängen neuer Dokumente verwenden, aber bestehende Dokumente, die den Typ verwenden, bleiben unverändert.

  Das Verbergen eines Typs ist sicherer als das Löschen, da Sie den Typ jederzeit wiederherstellen können, falls Sie Ihre Meinung ändern.

  • Wenn Sie zum Beispiel den Status des Dokumenttyps Angebot auf Inaktiv setzen, bleiben alle bestehenden Dokumente, die dem Typ Angebot zugewiesen wurden, weiterhin diesem Typ zugeordnet. Der Typ Angebot steht jedoch für neue Dokumente nicht mehr zur Verfügung.
  • Sie können auch andere Optionen wählen, als den Typ komplett verfügbar oder komplett verborgen zu machen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen, wo Dokumenttypen angezeigt werden.

Beachten Sie, dass Sie einen Dokumenttyp, der als Standardtyp für neue Dokumente verwendet wird, nicht inaktivieren oder löschen können. Ändern Sie zuerst den Standardtyp auf einen anderen Typ. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Dokumenttyp als Standard für neue Dokumente festlegen.

Außerdem können Sie den vordefinierten Dokumenttyp Anhang nicht löschen. Dieser Typ wird immer als Standard verwendet, wenn E-Mail-Anhänge automatisch in Aktivitäten aufgenommen werden, die aus E-Mail-Nachrichten erstellt wurden. Sie können den Typ jedoch inaktivieren oder bei Hinzufügen/Bearbeiten nicht verfügbar machen, wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer diesen Typ beim manuellen Anhängen von Dokumenten auswählen können.

Einen Dokumenttyp entfernen

1. Doppelklicken Sie im Hauptfenster von InterAction Administrator in der Entitätenliste auf Aktivitäten, Termine und Dokumentverweise.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumenttypen, um das Dialogfeld „Aktivitäts- und Terminarten verwalten“ zu öffnen.

3. Wählen Sie den zu entfernenden Dokumenttyp aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen.

   Wenn der Typ derzeit als Standarddokumenttyp für neue Dokumente verwendet wird, erscheint eine Fehlermeldung. Sie müssen den Standardtyp ändern, bevor Sie den Typ löschen oder inaktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Dokumenttyp als Standard für neue Dokumente festlegen.

4. Wählen Sie im Dialogfeld „Löschen bestätigen“ die Methode aus, mit der Sie den Dokumenttyp entfernen möchten.

   Um	So gehen Sie vor
   Den Typ für Endbenutzer ausblenden, aber die Informationen in der Datenbank behalten	Wählen Sie die Option Diesen Typ in der Liste der Typen ausblenden... aus.
   Den Typ vollständig löschen. Beachten Sie, dass Sie den Typ nur löschen können, wenn keine Dokumente ihn derzeit verwenden.	Wählen Sie die Option Diesen Typ dauerhaft aus dem System entfernen aus.

5. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie einen Typ vollständig löschen möchten, dieser aber noch von Dokumenten in InterAction verwendet wird, erscheint eine Fehlermeldung.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld „Dokumenttypen verwalten“ zu schließen.

Einen Dokumenttyp als Standard für neue Dokumente festlegen

Wenn Benutzer Dokumente manuell an Aktivitäten, Kontakte, Vorgänge, Chancen oder Engagements in InterAction anhängen, können sie den Typ des Dokuments aus einer Dropdown-Liste auswählen. Sie können einen Standardtyp festlegen. Wenn ein Benutzer ein neues Dokument anhängt, wird die Option Typ automatisch auf den Standardtyp gesetzt.

Wenn Sie möchten, dass Benutzer den Typ jedes Mal selbst auswählen müssen, können Sie Kein Standard – Benutzer muss angeben auswählen.

Beachten Sie, dass der Standardtyp nicht für E-Mail-Anhänge verwendet wird, die in Aktivitäten aus E-Mail-Nachrichten aufgenommen werden. Diese Dokumente verwenden immer den vordefinierten Typ Anhang als Standard. Sie können diesen Standard zwar nicht auf einen völlig anderen Typ ändern, aber Sie können den Namen des vordefinierten Typs „Anhang“ bei Bedarf umbenennen. Zum Beispiel könnten Sie den Namen in „E-Mail-Anhang“ ändern.

1. Doppelklicken Sie im Hauptfenster von InterAction Administrator auf Aktivitäten, Termine und Dokumentverweise in der Entitätenliste.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumenteinstellungen.
3. Unter Standard-Dokumenttyp beim Hinzufügen eines Dokumentverweises wählen Sie den Typ aus, den Sie als Standard verwenden möchten.
   • Alle Dokumenttypen, die beim Erstellen oder Bearbeiten von Dokumenten verfügbar sind, werden in der Dropdown-Liste angezeigt.
   • Wenn Sie keinen Standard festlegen möchten, wählen Sie Kein Standard – Benutzer muss angeben. In diesem Fall müssen Benutzer immer einen Dokumenttyp auswählen, wenn sie ein neues Dokument anhängen.
4. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderung zu speichern.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."