Die folgenden Abschnitte bieten einen Überblick darüber, wie Dokumente für Endbenutzer funktionieren.
Siehe die folgenden Abschnitte:
- Anforderungen an den Rechner des Benutzers
- Dokumente an InterAction-Elemente anhängen
- Dokumente anzeigen und speichern
- Dokumente bearbeiten und ersetzen
Anforderungen an den Rechner des Benutzers
Für das Anhängen und Anzeigen von Dokumenten ist auf dem Arbeitsplatz des Benutzers für bestimmte Aufgaben eine spezielle Komponente erforderlich:
- Ein Dokument an ein InterAction-Element anhängen.
- Das Dokument öffnen oder speichern.
Die Komponente ist nicht erforderlich, um Dokumenteigenschaften oder die Liste der Dokumente an einem InterAction-Element anzuzeigen.
Diese Komponente für Dokumente ist Teil der Desktop Integration-Komponente von InterAction. Desktop Integration wird auch für andere Funktionen (wie Serienbriefe) benötigt und ist in der Regel auf allen Endbenutzer-Rechnern installiert.
Falls die benötigte Komponente für Dokumente noch nicht installiert ist, wird der Benutzer beim ersten Versuch, eine entsprechende Aktion auszuführen (z. B. ein Dokument anhängen oder anzeigen), aufgefordert, sie zu installieren. Da jedoch die Sicherheitseinstellungen des Rechners das Herunterladen von Software über den Browser blockieren können, wird dringend empfohlen, die Desktop Integration-Komponenten im Rahmen der Einführung auf allen Endbenutzer-Rechnern zu installieren.
Installation der Desktop Integration-Komponenten
[A] Die Desktop Integration-Komponente. Diese übergeordnete Komponente ist die einzige, die für die Arbeit mit Dokumenten, das Versenden von E-Mails und das Ausführen von Serienbriefen aus dem Web Client benötigt wird.
Automatisches Herunterladen der für die Arbeit mit Dokumenten benötigten Komponenten
[A] Die erste Aufforderung, die den Benutzer darauf hinweist, dass die Komponenten nicht installiert sind.
[B] Sicherheitswarnung. Wählen Sie Installieren, um die benötigten Komponenten zu installieren, und dann beim ersten Hinweis OK.
Beachten Sie, dass die Internet-Sicherheitseinstellungen des Rechners das Installationsfenster blockieren können. In diesem Fall ändern Sie entweder die Sicherheitseinstellungen oder installieren die Desktop Integration-Komponenten direkt (empfohlen).
Dokumente an InterAction-Elemente anhängen
Benutzer können den Web Client oder den Windows Client verwenden, um Dokumente anzuhängen. Eine Liste der Elemente, an die Dokumente angehängt werden können, finden Sie unter „Wo in InterAction können Benutzer Dokumente anhängen?“ in Overview of InterAction Documents.
Beim Anhängen eines Dokuments kann der Benutzer das Dokument auf seinem Rechner oder im Netzwerk auswählen.
Sobald das Dokument zu InterAction hinzugefügt wurde, besteht keine Verbindung mehr zwischen der Version auf dem Rechner oder im Netzwerk des Benutzers und der in InterAction gespeicherten Version.
Dokumente anzeigen und speichern
Alle Dokumente zu einem bestimmten Kontakt werden auf der Kontaktübersichtsseite (Web Client), in der Ansicht Dokumente (Windows Client) oder im Tab Dokumente (Desktop Integration) angezeigt. Die Liste der Dokumente enthält alle Dokumente, die für den Kontakt relevant sind, einschließlich derjenigen, die an Aktivitäten angehängt sind, an denen der Kontakt beteiligt ist.
Beispielsweise können Sie eine neue Aktivität für die Kontakte Jane Tarnoff, Telenorth Financial Services und Edward Roberts hinzufügen und das Dokument Telenorth Contract v.2.doc an die Aktivität anhängen. Dieses Dokument erscheint dann in der Dokumentenansicht, zusammen mit Dokumenten, die direkt am Kontakt angehängt wurden.
Beachten Sie, dass das Raster im Web Client nicht zwischen Dokumenten unterscheidet, die an eine Aktivität angehängt sind, und solchen, die direkt am Kontakt hängen. Benutzer können ein Dokument auswählen und für solche, die an einer Aktivität hängen, Ansicht > Zugehörige Aktivität wählen.
Die Liste der Dokumente für einen Kontakt im Web Client anzeigen
[A] Diese Dokumente sind an Aktivitäten angehängt, an denen dieser Kontakt beteiligt ist.
[B] Dieses Dokument ist direkt am Kontakt angehängt.
InterAction verwendet einen Standard-Webbrowser zum Öffnen von Dokumenten. Der Benutzer kann wählen, ob er das Dokument direkt öffnen oder eine Kopie auf seinem Rechner speichern möchte.
Standard-Dialogfeld des Browsers zum Herunterladen einer Datei
Dokumente bearbeiten und ersetzen
InterAction bietet keine typischen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems wie Versionsverwaltung, Ein- und Auschecken oder Protokollierung. Es wird immer nur eine Version eines Dokuments im Repository gespeichert.
Benutzer können jedoch Kopien von Dokumenten auf ihren Rechnern speichern, Änderungen vornehmen und die geänderten Dokumente wieder zu InterAction hinzufügen. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, ein bearbeitetes Dokument wieder zu InterAction hinzuzufügen.
- Das Dokument als komplett neues Dokument hinzufügen. Das ursprüngliche Dokument bleibt weiterhin verfügbar.
- Die Dokumenteigenschaften bearbeiten und die vorhandene Version durch eine neue Version ersetzen.
Das überarbeitete Dokument als neues Dokument hinzufügen
Dies ist die einfachste Methode. Benutzer, die Dokumente an Aktivitäten anhängen, nutzen meist diese Methode, da die Überarbeitungen oft mit einer Aktion verbunden sind, die in einer Aktivität festgehalten werden soll.
Beispiel: Ed Roberts sendet seiner Kundin Jane Tarnoff eine E-Mail und fügt einen Entwurf des Kundenvertrags bei. Für diese Aktion erstellt er eine Aktivität und hängt den Vertrag an die Aktivität an.
Später muss er den Vertrag mit einigen Änderungen aktualisieren. Er öffnet den Kontakt von Jane in InterAction und speichert eine Kopie des ursprünglichen Vertrags auf seinem Rechner. Nach der Bearbeitung sendet er Jane eine neue E-Mail mit der überarbeiteten Version.
Da auch diese zweite E-Mail in InterAction erfasst werden soll, ist dies der schnellste und einfachste Weg, das überarbeitete Dokument wieder zu InterAction hinzuzufügen. Andere Benutzer, die sich über die Historie Ihrer Organisation mit Jane informieren möchten, können so beide Kommunikationen und die verschiedenen Versionen des Vertrags sehen.
Bei dieser Methode sollten Benutzer „Versions“-Informationen in die Dokumenttitel aufnehmen. Zum Beispiel:
- Telenorth Vertrag v.1
- Telenorth Vertrag v.2
Ein vorhandenes Dokument durch eine neue Version ersetzen
Diese Methode erfordert mehr Schritte, ist aber sinnvoll, wenn Sie sicherstellen möchten, dass das Dokument in InterAction immer die aktuellste Version widerspiegelt. Diese Methode wird häufiger für Dokumente verwendet, die direkt an Kontakte, Vorgänge, Chancen oder Engagements angehängt sind.
Das Ersetzen eines vorhandenen Dokuments ähnelt dem Anhängen eines neuen Dokuments an ein InterAction-Element; Sie wählen die Datei aus, die hinzugefügt werden soll.
Um ein vorhandenes Dokument zu ersetzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie in einer beliebigen Dokumentenliste das Dokument aus und klicken Sie auf Bearbeiten > Dokumenteigenschaften.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.
- Wählen Sie die neue Version des Dokuments aus und klicken Sie auf Öffnen.
- Passen Sie die weiteren Informationen in den Dokumenteigenschaften nach Bedarf an. Im Feld Beschreibung können Sie zum Beispiel Informationen zur neuen Version und den Grund für die Änderung angeben.
- Klicken Sie auf OK. Die überarbeitete Version des Dokuments wird in InterAction übernommen und die alte Version entfernt.
Im Beispiel haben Sie bereits eine Kopie des Telenorth Marketing-Dossiers gespeichert und mit Änderungen versehen. Nun müssen Sie es erneut am Kontakt Telenorth anhängen.
[A] Wählen Sie das Dokument aus der Liste aus.
[B] Klicken Sie auf Bearbeiten > Dokumenteigenschaften. Das Dialogfeld Dokumenteigenschaften zeigt die vorhandenen Informationen zum Dokument an.
[C] Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die überarbeitete Version des Dokuments aus, die hinzugefügt werden soll.
Dadurch wird das vorhandene Dokument effektiv ersetzt. Sobald die überarbeitete Version zu InterAction hinzugefügt wurde, wird die alte Version entfernt. InterAction speichert keine alten Versionen von Dokumenten.