Il y a plusieurs tâches et activités à suivre pour configurer correctement un nouvel utilisateur sur InterAction.
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Examinez le dossier Notre Personnel pour vous assurer qu'un contact existe pour chaque personne pour laquelle vous allez créer un compte utilisateur.
Si un contact n'existe pas pour un compte utilisateur que vous créez, créez un contact dans InterAction pour l'utilisateur. Liez le contact au dossier Notre Personnel pour ajouter ce type de contact à l'utilisateur.
Tous les comptes utilisateurs doivent avoir des enregistrements de contact définis. Si un enregistrement de contact n'est pas défini pour le compte de l'utilisateur, celui-ci ne peut pas se connecter à InterAction !
- Définissez les paramètres par défaut pour les nouvelles listes de contacts utilisateurs, y compris les paramètres de confidentialité, de mise à jour et de relation. Pour plus de détails sur la définition des paramètres par défaut des nouvelles listes de contacts utilisateurs, voir Configuration des listes de contacts utilisateur.
- Créez des comptes utilisateurs et des listes de contacts pour chaque utilisateur en important les informations du compte dans InterAction Administrator. Pour plus de détails, voir Aperçu des utilisateurs.
- Définissez l'enregistrement de contact pour chaque compte utilisateur. Les utilisateurs ne peuvent pas se connecter à InterAction Web Client tant qu'un enregistrement de contact n'a pas été défini pour leurs comptes utilisateurs. Pour plus d'informations, voir Associer un utilisateur à un contact InterAction.
- Définissez les mandataires pour les utilisateurs. Pour les instructions, voir Gestion des mandataires utilisateurs.
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Ajoutez l'utilisateur aux groupes, si nécessaire. Pour les instructions, voir Modifier un groupe.
Vous pouvez automatiser le processus d'ajout d'utilisateurs aux groupes via Application Collaboration. Pour plus d'informations, voir Aperçu de l'ensemble de données des membres du groupe.
- Définissez les droits d'accès de l'utilisateur aux dossiers dans InterAction. Pour plus d'informations, consultez le guide Configuring InterAction.
- Configurez les nouvelles règles de contact à utiliser lorsque les utilisateurs contribuent leurs contacts à la liste des entreprises. Pour plus d'informations sur la configuration des nouvelles règles de contact, voir Aperçu de la gestion des modifications de données : nouvelles règles de contact.
- Si votre organisation choisit d'utiliser la fonctionnalité Smart Connect, configurez les règles Smart Connect à utiliser pour les contacts de votre organisation. Pour plus de détails, voir Configuration des règles Smart Connect.
- Dans Outlook de votre organisation, demandez à chaque utilisateur d'identifier ses contacts privés qui ne doivent pas être vus par son mandataire. L'utilisateur peut définir ces contacts comme Privés dans Outlook, empêchant ainsi le mandataire de voir les contacts dans InterAction.
- Dans InterAction Administrator, activez la synchronisation avec le PIM de votre organisation pour les utilisateurs auxquels vous déployez InterAction.
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Assurez-vous que la première synchronisation entre le PIM et InterAction se produit pour toutes les listes de contacts utilisateurs que vous déployez.
Pour plus d'informations sur la façon dont InterAction gère les informations de contact lorsqu'elles sont ajoutées à InterAction lors d'un chargement initial de données pour un utilisateur, voir Chargement et Contribution d'Informations de Contact Utilisateur.
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Activez la synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise pour les listes de contacts utilisateurs.
Lorsque vous créez un compte utilisateur, la liste de contacts est automatiquement créée pour l'utilisateur.
Si vous utilisez Smart Connect, la synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise doit être effectuée avant qu'un utilisateur ne contribue ses contacts. La synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise est le processus qui détermine quels contacts dans la liste de contacts de l'utilisateur doivent être recommandés ou automatiquement contribué en fonction des règles Smart Connect définies pour votre organisation.
Pour les instructions sur la planification de la synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise, voir Processus de synchronisation des contacts utilisateur-entreprise.
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Envoyez un e-mail aux utilisateurs du groupe de déploiement, incluant un lien vers la page Contribuer des contacts dans le Web Client. Lorsque les utilisateurs cliquent sur ce lien, ils sont dirigés directement vers la page Contribuer des contacts où ils sont guidés à travers le processus de contribution des contacts à la liste des entreprises.
Les utilisateurs peuvent choisir de revoir les contacts à contribuer en ligne ou ils peuvent imprimer un rapport à partir duquel ils peuvent revoir les contacts. Pour plus de détails, voir Contribuer des contacts.
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Après que les contacts d'un utilisateur ont été contribué à la liste des entreprises, les gestionnaires de données peuvent commencer le processus de nettoyage et de profilage des contacts qui sont nouveaux dans la liste des entreprises. Ce processus inclut la révision des tickets soumis à la gestion des changements de données pour toutes les situations suivantes :
- Lorsque la synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise a rencontré une situation avec un contact potentiellement dupliqué
- Lorsque la synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise a créé un contact d'entreprise lors de l'ajout de contacts de personnes à la liste des entreprises
- Lorsqu'une personne a été ajoutée à la liste des entreprises sans un contact d'entreprise associé
- Lorsque les informations de contact de l'utilisateur sont en conflit avec les informations de contact de l'entreprise
Vous pouvez configurer les nouvelles règles de contact utilisées lors du traitement des contacts de chaque utilisateur. Vous pouvez choisir de ne pas faire créer des tickets de gestion des changements de données par InterAction pour toutes ces situations.
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Les gestionnaires de données doivent poursuivre le processus continu de gestion de la qualité des données en faisant ce qui suit :
- Revoir les contacts ajoutés à la liste des entreprises pour définir les types de contacts et profiler les contacts lorsque cela est possible.
- Si les gestionnaires de données ne peuvent pas identifier le type pour un contact ou fournir des informations de profil, travaillez avec les utilisateurs qui ont contribué le contact à la liste des entreprises pour que l'utilisateur ajoute ces informations.
Pour aider les gestionnaires de données à identifier quels utilisateurs n'ont pas suivi le processus de contribution de leurs contacts à la liste des entreprises, vous pouvez exécuter le rapport d'analyse des listes de contacts utilisateurs disponible avec les rapports de qualité des données dans le Windows Client.
Comment effectuer un déploiement initial avec des ressources limitées pour le nettoyage des données ?
Utilisez cette approche simplifiée pour déployer vos contacts si vous avez des ressources limitées. Cette approche permet aux assistants administratifs de nettoyer les données et de déterminer quels contacts contribuer à InterAction sans avoir à distribuer de logiciel InterAction.
- Les assistants administratifs nettoient manuellement les données de leurs professionnels dans leurs PIM.
- Ajoutez une catégorie appelée Ajouter à l'entreprise ou similaire à votre collection PIM.
- Catégorisez quels contacts doivent être ajoutés à la Liste des entreprises InterAction en utilisant cette catégorie (Ajouter à l'entreprise). Tous les autres contacts restent non résolus ou personnels selon vos paramètres par défaut.
- Configurez toutes les informations de procuration dans InterAction Administrator pour chaque assistant administratif.
- Exécutez votre synchronisation PIM vers InterAction pour la première fois. Ne lancez pas le processus de synchronisation des contacts utilisateur vers entreprise à ce moment.
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Envoyez le lien suivant vers la page Mes Contacts à tous les assistants administratifs qui effectuent le nettoyage des données pour leurs professionnels :
http://Application Server host name/InterAction/myContacts
- L'assistant administratif se connecte à la page Mes Contacts via le lien.
- Pour chaque professionnel, l'assistant administratif sélectionne le professionnel concerné dans la liste déroulante Toutes les actions pour le compte de.
- L'assistant administratif filtre tous les contacts avec la catégorie Ajouter à l'entreprise.
- L'assistant administratif marque tous les contacts avec la catégorie Ajouter à l'entreprise.
- Dans le menu Action, l'assistant administratif sélectionne Ajouter à la Liste des entreprises.
- Répétez le processus pour tout autre professionnel en choisissant un nouveau professionnel dans la liste déroulante Toutes les actions pour le compte de.
J'ai des contacts à la fois dans mon PIM et dans InterAction. Que dois-je faire ?
Si vous savez que les données de votre PIM sont plus précises que celles d'InterAction, supprimez les contacts de la collection utilisateur et laissez le PIM reconstituer InterAction via la synchronisation PIM. Cependant, vous perdrez toute information spécifique à InterAction avec ce choix : informations de liste de diffusion, relations, champs supplémentaires.
Si vous savez que la collection utilisateur d'InterAction est plus précise, supprimez les données du PIM et laissez InterAction reconstituer le PIM via la synchronisation PIM. Cependant, vous perdrez toute information spécifique au PIM provenant des champs qu'InterAction ne suit pas : nom du conjoint, anniversaire, adresse de messagerie instantanée.