Les contacts peuvent être ajoutés aux listes de contacts des utilisateurs par l'une des actions suivantes :
- Entrer un nouveau contact en utilisant l'assistant de nouveau contact d'InterAction dans le Web Client, Microsoft® Outlook® ou les composants d'intégration de bureau d'InterAction - cela ne nécessite aucune configuration.
- Parcourir la liste des entreprises de contacts dans le Web Client et choisir Ajouter à Mes Contacts - cela ne nécessite aucune configuration.
- Synchroniser avec une autre application telle qu'Outlook - l'administrateur doit configurer la synchronisation pour qu'elle s'exécute.
- Importer des contacts stockés dans une feuille de calcul ou un autre document - un administrateur peut importer les contacts dans la liste de contacts de l'utilisateur. Pour des instructions sur la façon de procéder, voir Importation de contacts utilisateurs dans les listes de contacts utilisateurs.
Une fois que les contacts d'un utilisateur ont été chargés dans sa liste de contacts, l'utilisateur peut examiner les contacts et déterminer lesquels contribuer à la liste des entreprises.
Les champs minimums pour les nouveaux contacts sont définis par l'entreprise dans Data Minder. Pour qu'un contact soit contribué à l'entreprise, il doit avoir un nom de famille défini (s'il s'agit d'une personne) ou un nom d'entreprise défini (s'il s'agit d'une entreprise). Si aucun de ces champs ne contient d'informations, le contact n'est pas contribué à l'entreprise (même si l'utilisateur a choisi d'ajouter le contact à la liste des entreprises). Les exigences de l'entreprise pour un nouveau contact peuvent être plus importantes (comme une adresse e-mail ou un numéro de téléphone).
Les sections suivantes fournissent des détails sur la façon dont un contact dans la liste de contacts d'un utilisateur est comparé à un contact dans la liste des entreprises, comment ces contacts sont déterminés comme étant des correspondances, et comment les informations sont connectées. Pour plus d'informations, voir les éléments suivants :
- Comment les données de contact sont gérées lors d'un chargement initial des contacts utilisateurs
- Comment les contacts utilisateurs sont-ils appariés avec les contacts de l'entreprise ?
- Comment les informations de contact sont-elles appariées lors de la contribution de contacts ?
Comment les données de contact sont gérées lors d'un chargement initial des contacts utilisateurs
Lorsque vous déployez initialement InterAction dans votre organisation ou lorsqu'un nouvel utilisateur rejoint votre organisation et a apporté sa liste de contacts, vous effectuez un chargement initial des contacts d'un utilisateur dans InterAction. Dans ces deux situations, il est impossible pour InterAction de déterminer quelles informations ont été récemment mises à jour et quelles informations sont obsolètes. Par exemple, Ed Roberts peut avoir 200 contacts dans ses contacts Outlook. Bien qu'il ait mis à jour les informations pour quelques-uns de ces contacts au cours des derniers mois, beaucoup n'ont pas été mis à jour depuis plusieurs mois.
Parce que vous avez déjà nettoyé les informations que vous avez dans la liste des entreprises, vous ne voulez pas que les informations obsolètes des listes de contacts des utilisateurs écrasent les informations de l'entreprise. Cependant, vous ne voulez pas manquer de bonnes informations que les utilisateurs peuvent offrir. Pour gérer cette situation, InterAction identifie les contacts ajoutés à la liste de contacts d'un utilisateur lors d'un chargement initial de données comme suspects.
Le statut des informations d'un contact étant suspect n'affecte la façon dont les informations sont gérées que si le contact est contribué à la liste des entreprises et est connecté à un contact déjà dans la liste des entreprises. Les utilisateurs ne savent même pas que leurs informations de contact sont considérées comme suspectes.
Comment un contact est-il défini comme suspect et comment est-il retiré de ce statut ?
Chaque fois que l'une des situations suivantes se produit, InterAction définit automatiquement les contacts ajoutés à une liste de contacts utilisateur comme suspects :
- La première fois que des contacts sont ajoutés à la liste de contacts d'un utilisateur depuis son PIM
- Lorsque des contacts sont importés dans la liste de contacts d'un utilisateur via la fonction d'importation de contacts utilisateurs dans InterAction Administrator
InterAction considère chaque champ pour un contact suspect séparément. Par exemple, considérez ce qui suit :
Tous les contacts d'Ed Roberts sont chargés dans sa liste de contacts utilisateur et sont considérés comme suspects, mais il n'a pas encore contribué ses contacts à la liste des entreprises. Ed obtient un nouveau numéro de téléphone pour Jane Tarnoff et l'entre dans Outlook pour son contact. Parce qu'Ed vient de mettre à jour le numéro de téléphone de Jane, il n'est plus considéré comme suspect, cependant le reste des informations qu'il a pour son contact est toujours traité comme suspect.
Après qu'un contact d'un utilisateur a été contribué à la liste des entreprises et soit apparié avec un contact existant ou ajouté comme un nouveau contact dans la liste des entreprises, le contact n'est plus considéré comme suspect. Lorsqu'un contact est contribué à la liste des entreprises, les nouvelles règles de contact que vous avez définies pour votre organisation déterminent comment les informations d'un contact suspect sont gérées.
Décider de ne pas contribuer un contact à la liste des entreprises ne change pas le statut suspect d'un contact. Par exemple, Ed Roberts peut décider de garder un contact dans sa liste de contacts uniquement lorsqu'il passe initialement par le processus de contribution de contacts. Deux mois plus tard, Ed se rend compte qu'il veut connecter son contact avec la version de l'entreprise du contact. Lorsque son contact est contribué, les informations sont toujours traitées comme des informations suspectes, à moins qu'Ed n'ait modifié les informations de son contact entre-temps.
Comment les nouvelles règles de contact traitent les informations suspectes
La façon dont les informations de contact utilisateur suspectes sont contribué à l'entreprise dépend des nouvelles règles de contact que votre organisation a définies. Lorsqu'un contact utilisateur a des informations suspectes et que ces informations ne correspondent pas aux informations sur le contact de l'entreprise auquel le contact de l'utilisateur est connecté, InterAction peut être configuré pour faire l'une des choses suivantes :
-
Créer un ticket de conflit de données - Un ticket est envoyé à la boîte de réception de gestion des modifications de données indiquant que les informations de l'utilisateur diffèrent de celles de l'entreprise et qu'InterAction ne peut pas déterminer quel contact possède les informations correctes. Le gestionnaire de données peut alors résoudre le conflit ou décider de conserver les contacts dans un état où ils ne correspondent pas. Si le gestionnaire de données décide de ne pas résoudre les contacts, ils restent en état de conflit jusqu'à ce que la valeur de l'un des deux contacts soit mise à jour. Pour plus d'informations sur la gestion des tickets de conflit de données, voir Tickets de gestion des modifications de données créés.
Utilisez l'option pour créer un ticket de conflit de données car généralement, ni l'organisation ni l'utilisateur n'ont des informations précises pour tous les contacts.
- Les informations de l'utilisateur remplacent celles de l'entreprise - Les informations de l'utilisateur sont utilisées pour mettre à jour le contact de l'entreprise lorsque celle-ci a des informations différentes de celles de l'utilisateur. Pour les informations où l'entreprise maintient plusieurs valeurs, les informations de l'utilisateur sont ajoutées au contact de l'entreprise. Par exemple, les adresses, les numéros de téléphone et les adresses électroniques sont ajoutés au contact de l'entreprise au lieu de remplacer la valeur que le contact de l'entreprise a actuellement. Cette option ne doit être utilisée que pour des utilisateurs spécifiques lorsque vous êtes certain que l'utilisateur a de meilleures informations de contact que celles de la liste des entreprises.
- Les informations de l'entreprise remplacent celles de l'utilisateur - Les informations de l'entreprise sont utilisées pour mettre à jour le contact de l'utilisateur si celui-ci applique automatiquement les mises à jour à son contact. Cette option ne doit être utilisée que si vous êtes certain que les informations dans la liste des entreprises sont meilleures que celles que les utilisateurs possèdent.
Si l'utilisateur n'applique pas automatiquement les mises à jour à son contact, il peut examiner la valeur de l'entreprise et décider de l'accepter ou non lors de la révision des mises à jour.
Pour plus d'informations sur la configuration des nouvelles règles de contact, voir Aperçu de la gestion des modifications de données et des nouvelles règles de contact.