La base de données centralisée d'InterAction permet à chacun de contribuer des informations. Cette approche est optimale pour garder les informations à jour et maintenir une haute qualité. Cependant, les informations de contact des utilisateurs peuvent ne pas toujours être les plus récentes ou de la meilleure qualité. Par exemple, lors du déploiement initial d'InterAction auprès des utilisateurs, les collections de contacts de ces utilisateurs sont chargées dans InterAction. Beaucoup des contacts ajoutés peuvent ne pas avoir été mis à jour depuis longtemps, donc les informations de contact sont probablement obsolètes. Lorsque ces contacts sont ajoutés à la liste des entreprises, vous souhaitez contrôler comment ils sont ajoutés et comment les informations de contact déjà présentes dans la liste des entreprises sont mises à jour.
De nouvelles règles de contact peuvent être définies pour déterminer ce qui se passe lorsqu'un utilisateur ajoute un nouveau contact à InterAction. En général, les règles nécessaires pour une organisation se répartissent en trois catégories :
- Lorsqu'une nouvelle collection de contacts d'un utilisateur est ajoutée à sa liste de contacts et ensuite contribuée à la liste des entreprises
- Lors de l'utilisation continue du système, à mesure que les utilisateurs ajoutent de nouveaux contacts à leurs listes de contacts et que les contacts sont extraits par InterAction IQ
- Lorsque, à des périodes spécifiées, votre organisation décide de s'engager dans un effort concerté de nettoyage des données sur l'ensemble de la collection de contacts dans votre liste des entreprises
Lorsque vous déterminez vos besoins pour de nouvelles règles de contact et que vous les définissez pour votre environnement, gardez ces besoins à l'esprit.
Que Définissent les Nouvelles Règles de Contact ?
Les nouvelles règles de contact définissent exactement ce qui se passe lorsqu'un utilisateur ajoute un nouveau contact à InterAction. Cela inclut tous les paramètres suivants :
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Où le nouveau contact est sourcé. Dans la plupart des situations, vous souhaitez ajouter le contact directement à la liste des entreprises. Cependant, si vous êtes préoccupé par la qualité des informations de contact ajoutées, vous pouvez choisir d'ajouter les contacts à un dossier de Révision des Nouveaux Contacts où les contacts peuvent être vérifiés pour leur exactitude avant d'être ajoutés à la liste des entreprises. Lorsque le contact est sourcé dans le dossier de Révision des Nouveaux Contacts, il n'est pas disponible pour tous les utilisateurs, mais reste disponible pour l'utilisateur qui a ajouté le contact et tous les gestionnaires de données.
Il est requis que tous les utilisateurs aient un accès Lecture au dossier de Révision des Nouveaux Contacts. C'est le paramètre par défaut.
- Comment les contacts sont appariés. Dans la plupart des situations, vous devriez tenter d'apparier les nouveaux contacts avec les contacts existants en utilisant les informations de nom du contact. Cependant, vous pouvez configurer InterAction pour utiliser d'autres méthodes d'appariement ou aucun appariement du tout. D'autres méthodes d'appariement ne devraient être utilisées que pour les initiatives de chargement et de nettoyage des données.
- Comment les informations de contact suspectes sont traitées. Si un nouveau contact est apparié avec un contact existant et que certaines des valeurs pour les contacts ne correspondent pas, les nouvelles règles de contact définissent comment les informations sont mises à jour.
- Comment les gestionnaires de données sont notifiés des nouveaux contacts. En utilisant de nouvelles règles de contact, vous pouvez configurer InterAction pour notifier de manière proactive les gestionnaires de données de tout problème de qualité des données qui pourrait survenir en raison de nouveaux contacts ajoutés à InterAction.
- Comment les contacts personnels qui n'ont pas d'entreprise associée sont traités.
À Qui S'Appliquent les Nouvelles Règles de Contact ?
Les nouvelles règles de contact peuvent être divisées en deux catégories :
- Par défaut
- Spécifiques à l'utilisateur
Les règles par défaut sont utilisées de manière continue pour gérer les contacts ajoutés par presque tous vos utilisateurs. Dans certaines situations, comme lorsqu'un nouvel utilisateur rejoint l'organisation, vous souhaitez que les gestionnaires de données passent plus de temps à gérer les contacts ajoutés par cet utilisateur et l'effet que les informations de cet utilisateur ont sur la liste des entreprises de votre organisation. Pour ces situations, vous définiriez un ensemble de règles qui s'applique uniquement à cet utilisateur.
Composants des Nouvelles Règles de Contact
Ensembles de Règles de Nouveau Contact
Les ensembles de règles de nouveau contact sont utilisés pour déterminer tout ce qui suit :
- Quand les règles définies sont utilisées
- Quel utilisateur est géré par les règles définies
- Quel utilisateur ou groupe est assigné à tout ticket de Gestion des Changements de Données créé
- Quelle collection de règles est utilisée pour gérer ce qui arrive aux contacts de l'utilisateur
- La durée pendant laquelle les règles s'appliquent aux nouveaux contacts d'un utilisateur
Pour plus d'informations sur les ensembles de règles, voir Gestion des ensembles de règles pour les nouveaux contacts.
Collections de Règles de Nouveau Contact
Les collections de règles de nouveau contact définissent ce qui arrive à un contact lorsqu'un utilisateur contribue un contact à la liste des entreprises. Les collections de règles de nouveau contact définissent tout ce qui suit :
- Si InterAction tente d'apparier le contact avec un contact déjà dans la liste des entreprises
- Comment InterAction doit gérer les situations où il y a des informations de contact conflictuelles
- Comment InterAction doit gérer les situations où des contacts potentiellement dupliqués sont identifiés
- Si le contact doit être sourcé ou lié dans le dossier de Révision des Nouveaux Contacts
- Si InterAction doit créer des contacts d'entreprise pour les contacts personnels qui ne sont pas associés à une entreprise dans la base de données InterAction
Pour plus d'informations sur les collections de règles, voir Gestion des nouvelles collections de règles de contact.
Gestion des Changements de Données
Lorsque des collections de règles de nouveau contact sont définies, vous pouvez spécifier qu'InterAction crée des tickets de Gestion des Changements de Données si l'une des situations suivantes se produit :
- Un nouveau contact est ajouté à la liste des entreprises
- Un ou plusieurs contacts potentiellement dupliqués sont trouvés dans la liste des entreprises lors de la tentative d'appariement des contacts
- Un contact utilisateur a été connecté à un contact d'entreprise, cependant les contacts ont des informations conflictuelles
Pour plus de détails sur la configuration de ces options, voir Gestion des nouvelles collections de règles de contact.
Pour plus de détails sur la gestion des tickets de Gestion des Changements de Données créés par les Nouvelles Règles de Contact, voir Processus de Qualité des Données et Règles pour les Nouveaux Contacts.
Synchronisation des Contacts Utilisateur à Entreprise
Les nouvelles règles de contact traitent les contacts ajoutés à la liste des entreprises via la Synchronisation des Contacts Utilisateur à Entreprise. Ces contacts incluent généralement les contacts ajoutés dans le PIM de l'utilisateur et synchronisés avec sa liste de contacts. La Synchronisation des Contacts Utilisateur à Entreprise gère également le processus d'ajout de contacts à la liste des entreprises après qu'un utilisateur a passé en revue une liste de contacts à contribuer à la liste des entreprises.
Web Client/Objets InterAction/Serveur d'Application
Les nouvelles règles de contact traitent les contacts ajoutés à la liste des entreprises via l'assistant de nouveau contact disponible dans le Web Client ou à partir des outils d'intégration de bureau InterAction.
InterAction IQ
Si votre organisation est licenciée pour InterAction IQ, les nouvelles règles de contact traitent les contacts ajoutés à la liste des entreprises via l'extraction de contacts d'InterAction IQ.