Erstellen und Bearbeiten von Kontaktarten

Sie verwenden InterAction, um Kontaktarten zu erstellen und zu bearbeiten. Sie müssen sich im Windows Client als Benutzer mit der Berechtigung Kontaktarten verwalten anmelden, um Kontaktarten zu erstellen oder zu bearbeiten. Anweisungen zum Erteilen dieser Berechtigung finden Sie unter Benutzern die Berechtigung zum Verwalten von Kontaktarten erteilen.

Beachten Sie, dass es zwei Möglichkeiten gibt, Kontaktarten hinzuzufügen und zu bearbeiten:

1. Bearbeiten Sie die Art direkt aus der Ordnerliste, wie Sie es auch mit anderen Ordnerklassen tun.
2. Wählen Sie Ordner > Kontaktarten und verwenden Sie das Dialogfeld „Kontaktarten verwalten“. Dieses Dialogfeld ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Kontaktarten gleichzeitig ändern möchten.

Wenn Sie eine Kontaktart erstellen, müssen Sie Informationen für die Felder in der folgenden Tabelle angeben.

Feld	Beschreibung
Allgemein-Tab
Name	Dies ist der Name der Kontaktart.
Name Plural	Dies ist der Name der Kontaktart im Plural. Dieser Name wird auch in der Ordnerliste im Windows Client angezeigt.
Beschreibung	Die Beschreibung einer Kontaktart erscheint im Web Client, wenn Benutzer Kontaktarten auswählen, die auf einen Kontakt angewendet werden sollen. Sie erscheint auch auf der Kontaktarten-Seite beim Auswählen einer Liste.
Kontaktart-Gruppe	Die Gruppe kategorisiert die Kontaktart. Kontaktarten werden in der Ordnerliste im Windows Client nach Gruppen organisiert. Sie werden auch in einigen Bereichen des Web Client gruppiert angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Kontaktart-Gruppen.
Berechtigt, Hinzufügungen/Entfernungen anzufordern	Hiermit wird festgelegt, welche Benutzer beantragen können, die Kontaktart einem Kontakt hinzuzufügen oder von einem Kontakt zu entfernen. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern erlauben, die Art für Kontakte hinzuzufügen/zu entfernen.
Anzeigereihenfolge der Kontaktart	Dies gibt die Reihenfolge an, in der die Kontaktarten im Web Client angezeigt werden, wenn die Kontaktarten eines Kontakts dargestellt werden. Sie werden aufsteigend sortiert, wobei der niedrigste Wert zuerst angezeigt wird. Beachten Sie auch, dass dies beeinflusst, welche Kontaktarten für einen Kontakt angezeigt werden, wenn Sie die Anzahl der im Kontaktkopf angezeigten Kontaktarten begrenzen. Wenn beispielsweise ein Kontakt acht Kontaktarten hat, Sie aber den Web Client so konfiguriert haben, dass nur vier angezeigt werden, werden die ersten vier in der Sortierreihenfolge angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Steuern, wie Kontaktarten im Seitenkopf angezeigt werden.
Häufig verwendet von	Ermöglicht es, die Kontaktart zu den häufig verwendeten Listen eines Benutzers oder einer Gruppe hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Ordner zu den häufig verwendeten Listen von Benutzern hinzufügen.
Tab Datenänderungsmanagement
Datenänderungsmanagement verwenden	Diese Option ist für Kontaktarten immer ausgewählt.
Aktion bei Hinzufügungsanfrage	Dies gibt an, was das Datenänderungsmanagement tut, wenn ein Benutzer diese Kontaktart einem Kontakt hinzufügt. Sie können eine der folgenden drei Optionen wählen: Akzeptieren – fügt die Kontaktart automatisch dem Kontakt hinzu, ohne ein Ticket im Datenänderungsmanagement zu erstellen. Überprüfen – fügt die Kontaktart automatisch dem Kontakt hinzu, jedoch wird ein Ticket an den Datenverwalter gesendet, das anzeigt, dass die Kontaktart hinzugefügt wurde. Einreichen – fügt die Kontaktart nicht dem Kontakt hinzu. Stattdessen wird ein Ticket an den Datenverwalter für die Kontaktart gesendet. Der Datenverwalter kann dann das Hinzufügen der Kontaktart zum Kontakt genehmigen oder ablehnen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingbenutzer.
Aktion bei Entfernungsanfrage	Dies gibt an, wie das Datenänderungsmanagement das Entfernen dieser Kontaktart von einem Kontakt behandelt. Sie können eine der folgenden drei Optionen wählen: Akzeptieren – entfernt die Kontaktart automatisch vom Kontakt, ohne ein Ticket im Datenänderungsmanagement zu erstellen. Überprüfen – entfernt die Kontaktart automatisch vom Kontakt, jedoch wird ein Ticket an den Datenverwalter gesendet, das anzeigt, dass die Kontaktart entfernt wurde. Einreichen – entfernt die Kontaktart nicht vom Kontakt. Stattdessen wird ein Ticket an den Datenverwalter für die Kontaktart gesendet. Der Datenverwalter kann dann das Entfernen der Kontaktart vom Kontakt genehmigen oder ablehnen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingbenutzer.
Eigentümer	Hier wird der Benutzer oder die Gruppe für das Datenänderungsmanagement festgelegt, der/die als Datenverwalter für diese Kontaktart fungiert. Wenn Sie Einstellungen für die Kontaktart gewählt haben, die Tickets an den Datenverwalter senden, werden die Tickets an den angegebenen Benutzer oder die Gruppe gesendet. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingbenutzer.
Regelsammlung	Hier wird die Regelsammlung festgelegt, die bestimmt, welche Aktionen bei der Bearbeitung von Kontakten mit dieser Kontaktart durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingbenutzer.
Priorität	Hier wird die Priorität der Kontaktart für die Verarbeitung der zugehörigen Datenänderungsmanagement-Regeln festgelegt. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingbenutzer.

Eine Liste der Felder auf dem Tab „Optionen“ finden Sie in der Tabelle „Ordnerattribute – Tab Optionen“ unter Optionen für alle Ordnerklassen.

Dialogfeld „Kontaktarten verwalten“

Neue Kontaktart – Allgemein-Tab

Neue Kontaktart – Tab Datenänderungsmanagement

Empfohlene Einstellungen für Kontaktarten

Kontaktarten sollten die folgenden Eigenschaften haben:

• Die Art muss so konfiguriert sein, dass sie für die Art von Kontakten gilt, auf die sie angewendet werden soll – Personen, Unternehmen oder beides. Wenn Sie dies korrekt einstellen, wird die Liste der möglichen Arten für einen Kontakt relevanter. Zum Beispiel erlaubt die Art „Hochschule/Universität“ nur Unternehmen, sodass sie nicht als Option für einen Personenkontakt erscheint.

  Einige Kontaktarten sollten sowohl für Personen als auch für Unternehmen gelten. Zum Beispiel kann ein Mandant entweder ein Unternehmen oder eine Person sein, daher erlaubt die Kontaktart „Mandant“ beides.

• Eine Kontaktart kann ordnerspezifische Informationen für Web Client-Profile speichern. Es kann jedoch sinnvoll sein, diese Informationen stattdessen in einem separaten Informationsordner zu speichern, insbesondere wenn die gleichen Felder für mehr als eine Kontaktart gelten.

  Ein Beispiel dafür finden Sie unter Was ist der Zweck der Informationsordner?

Benutzern die Berechtigung zum Verwalten von Kontaktarten erteilen

Die Berechtigung Kontaktarten verwalten steuert, ob ein Benutzer Kontaktarten erstellen, bearbeiten und löschen kann.

Diese Berechtigung legt auch fest, wer Web Client-Profile und -Suchen verwalten kann. Siehe Web Client-Profile erstellen und verwalten oder Web Client-Suchen erstellen und verwalten.

1. Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
2. Doppelklicken Sie im Hauptfenster auf Benutzer- und Gruppenkonfiguration.
3. Wählen Sie die Schaltfläche Berechtigungen, um das Dialogfeld „Berechtigungseinstellungen“ anzuzeigen.

4. Wählen Sie unter Konfigurationsberechtigungen den Benutzer oder die Gruppe aus, die Kontaktarten verwalten dürfen.

   Einstellung	Ergebnis
   Jeder	Jeder mit Zugriff auf den Windows Client kann Kontaktarten, Web Client-Profile und Web Client-Suchen erstellen und bearbeiten.
   Nur Systemadministrator	Nur der Systemadministrator kann Kontaktarten, Web Client-Profile und Web Client-Suchen erstellen und bearbeiten.
   Bestimmte Gruppe	Nur Mitglieder der Gruppe können Kontaktarten, Web Client-Profile und Web Client-Suchen erstellen und bearbeiten.

   In der Regel wählen Sie eine Gruppe aus, die aus Datenverwaltern oder Marketingbenutzern besteht, wie z. B. die Gruppe Datenadministratoren.

5. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK.

Eine Kontaktart erstellen

Weitere Details zu allen in diesem Ablauf aufgeführten Einstellungen finden Sie unter Kontaktarten erstellen und bearbeiten.

1. Melden Sie sich im InterAction Windows Client als ein Benutzer an, der die Berechtigung zum Erstellen von Kontaktarten hat.
   • Die Berechtigung Kontaktarten verwalten ist erforderlich, um Kontaktarten zu erstellen oder zu bearbeiten.
   • Diese Berechtigung wird über den InterAction Administrator vergeben. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern die Berechtigung zum Verwalten von Kontaktarten geben
2. Wählen Sie Ordner > Neue Kontaktart.
3. Geben Sie den Namen und den Pluralnamen für die Kontaktart ein.
4. Geben Sie eine Beschreibung für die Kontaktart ein. Benutzer sehen diese Beschreibung im Web Client.
5. Wählen Sie die Kontaktartengruppe aus, die Sie verwenden möchten. Weitere Informationen zu Gruppen finden Sie unter Verwalten von Kontaktartengruppen.

6. Wählen Sie aus, welche Benutzer berechtigt sind, Hinzufügungen/Entfernungen anzufordern. Damit legen Sie fest, welche Benutzer die Kontaktart für einen Kontakt hinzufügen oder entfernen können.

   Einstellung	Ergebnis
   Jeder	Jeder kann die Kontaktart für einen Kontakt hinzufügen oder entfernen.
   Nur Systemadministrator	Nur der Benutzer Systemadministrator kann die Kontaktart für einen Kontakt hinzufügen oder entfernen.
   Bestimmte Gruppe	Nur Mitglieder der Gruppe können die Kontaktart für einen Kontakt hinzufügen oder entfernen.

   Beachten Sie, dass die Aktion, die ausgeführt wird, wenn ein Benutzer das Hinzufügen oder Entfernen einer Kontaktart anfordert, durch die Optionen für Hinzufügungs-/Entfernungsanfragen für diesen Typ gesteuert wird (siehe Schritt 10).

7. Geben Sie die Anzeigereihenfolge der Kontaktart ein.
8. Wenn Sie die neue Kontaktart in die Liste der häufig verwendeten Kontaktarten der Endbenutzer „pushen“ möchten, wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus der Liste Häufig verwendet von aus. Weitere Informationen finden Sie unter Ordner zu den häufig verwendeten Listen der Benutzer hinzufügen.
9. Wählen Sie die Registerkarte Datenänderungsmanagement.

10. Konfigurieren Sie die Aktionen für Hinzufügungs-/Entfernungsanfragen. Optional können Sie für jede Aktion einen Nachverfolgungstext einrichten.

    Wählen Sie Nachverfolgungstext, um eine Nachricht einzugeben, die den Datenverwalter daran erinnert, nach der Bearbeitung von Tickets, die durch die Hinzufügungs- oder Entfernungsanfrage erstellt wurden, eine weitere Aktion durchzuführen.

11. Konfigurieren Sie die Einstellungen für das Regelset für das Änderungsmanagement.
12. Wählen Sie die Registerkarte Optionen.
13. Wählen Sie bei Bedarf beliebige Optionen auf der Registerkarte Optionen aus.
    • Wählen Sie aus, ob der Ordner Personen, Unternehmen oder beides enthalten kann. Beim Anzeigen von Kontaktarten im Assistenten für neue Kontakte zeigt der Web Client nur die Typen an, die für die jeweilige Kontaktart (Person/Unternehmen) gültig sind.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieser Ordner normalerweise eine große Anzahl von Kontakten enthält. Wenn diese Option ausgewählt ist, zeigt InterAction beim Öffnen dieses Ordners im Windows Client nur einen Teil des gesamten Ordners an und Sie können mit der Buchstabenleiste steuern, welche Kontakte angezeigt werden.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieser Ordner das Markieren unterstützt. Wenn Sie die Bedeutung einer Farbe ändern möchten, wählen Sie die Markierung in der Liste, klicken Sie auf Bearbeiten und geben Sie eine neue Beschreibung ein.

    • Wenn Sie möchten, dass alle neuen Kontakte, die dem Ordner hinzugefügt werden, automatisch markiert werden, wählen Sie die gewünschte Farbe für alle neuen Kontakte, klicken Sie auf Bearbeiten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neue Kontakte markieren.

      Weitere Informationen zu den Markierungseinstellungen finden Sie unter „Über Markierungseinstellungen“ in Optionen, die für alle Ordnerklassen verfügbar sind.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Kontakte, die in diesem Ordner erfasst werden, geprüft werden. Wenn Sie diese Option auswählen, verfolgt InterAction Änderungen an globalen Daten für Kontakte in diesem Ordner als Teil der Prüfprotokolle. Das Prüfprotokoll kann nur im Windows Client eingesehen werden.
14. Wählen Sie OK. InterAction öffnet das Dialogfeld Kontaktart bearbeiten für die neue Kontaktart. Sie können dann Zugriffsrechte und weitere Einstellungen hinzufügen.
    • Wenn Sie die neue Kontaktart erstellen, werden Sie als Ordnerbesitzer eingetragen und erhalten Administratorrechte für den Ordner.
    • Weitere Informationen finden Sie unter „Kontaktart bearbeiten“ unten.

Kontaktart bearbeiten

1. Melden Sie sich im InterAction Windows Client als ein Benutzer an, der die Berechtigung zum Verwalten von Kontaktarten hat.
   • Die Berechtigung Kontaktarten verwalten ist erforderlich, um Kontaktarten zu bearbeiten.
   • Diese Berechtigung wird über den InterAction Administrator vergeben. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern die Berechtigung zum Verwalten von Kontaktarten geben.
2. Wählen Sie Ordner > Kontaktarten, um das Dialogfeld Kontaktarten verwalten zu öffnen.

3. Um mehrere Kontaktarten mit derselben Änderung zu aktualisieren, markieren Sie die Typen, indem Sie in die ganz linke Spalte klicken. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus und geben Sie den entsprechenden Wert ein, dann klicken Sie auf Anwenden.

   Wenn Sie beispielsweise mehrere Kontaktarten zu den häufig verwendeten Listen aller Benutzer hinzufügen möchten, wählen Sie für die Aktion Als häufig verwendeter Typ hinzufügen und für den Wert Jeder.

   

4. Um eine Kontaktart zu bearbeiten, wählen Sie sie in der Liste aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Wählen Sie in der Liste der Ansichten auf der linken Seite den Bereich mit den Informationen, die Sie bearbeiten möchten.

   Diesen Bereich verwenden	Um Folgendes zu bearbeiten ...
   Allgemein	Name, Beschreibung und weitere allgemeine Einstellungen.
   Sicherheit	Zugriffsrechte für den Ordner. Obwohl Kontaktarten die Sicherheit hauptsächlich über das Datenänderungsmanagement steuern, müssen Sie dennoch einige Zugriffsrechte festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Web Client Sicherheit für Kontaktarten.
   Datenänderungsmanagement	Regeln für die Nutzung des Datenänderungsmanagements bei der Kontaktart. Weitere Informationen finden Sie unter „Datenänderungsmanagement für Kontaktarten“ in Web Client Sicherheit für Kontaktarten.
   Profil	Werte für Ordnerprofilfelder. Dies erscheint nur in Systemen, die von InterAction 4.x aktualisiert wurden und diese Felder zuvor verwendet haben.
   Zusätzliche Felder	Zusätzliche Felder für die Kontaktart. Weitere Informationen finden Sie unter Zusätzliche Felddefinitionen erstellen und bearbeiten.
   Web-Profil und Suche	Das Web Client Profil und die Web Client Suche, die mit dieser Kontaktart verknüpft sind. Weitere Informationen finden Sie unter Web Client Profile und Suchen mit Kontaktarten verknüpfen.
   Klassifizierungen	Klassifizierungen für die Kontaktart. Diese erscheinen nicht im Web Client und sollten nicht verwendet werden.
   Optionen	Bearbeiten Sie die gleichen Optionen, die auch auf der Registerkarte Optionen im Dialogfeld Neuer Ordner verfügbar sind Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie unter Ordnerattribute – Registerkarte Optionen

5. Wenn Sie die Bearbeitung der Kontaktart abgeschlossen haben, wählen Sie entweder OK oder Schließen (je nachdem, welchen Bereich Sie gerade ansehen).
6. Wählen Sie Schließen, um das Dialogfeld Kontaktarten verwalten zu schließen.

Kontaktart löschen

Wenn Sie eine Kontaktart löschen, wird sie in einen administrativen Ordner mit dem Typ Archiv umgewandelt. Falls nötig, können Sie die Kontaktart wie unter Archivierten Ordner wiederherstellen beschrieben wiederherstellen. Wenn Sie sicher sind, dass der Ordner nicht mehr benötigt wird, löschen Sie ihn wie unter Alte Ordner aus der Datenbank löschen beschrieben.

Sie können eine „System“-Kontaktart nicht löschen. Diese Kontaktarten werden mit InterAction bereitgestellt.

1. Melden Sie sich im InterAction Windows Client als ein Benutzer an, der die Berechtigung zum Verwalten von Kontaktarten hat.
   • Die Berechtigung Kontaktarten verwalten ist erforderlich, um Kontaktarten zu löschen.
   • Diese Berechtigung wird über den InterAction Administrator vergeben. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern die Berechtigung zum Verwalten von Kontaktarten geben.

2. Wählen Sie Ordner > Kontaktarten.

   Sie können eine Kontaktart nicht direkt aus der Ordnerliste löschen. Sie müssen das Dialogfeld Kontaktarten verwalten öffnen.

3. Wählen Sie die Kontaktart aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen.
4. Bestätigen Sie im Bestätigungsdialog mit Ja.
5. Wählen Sie Schließen, um das Dialogfeld Kontaktarten verwalten zu schließen.

Warum kann ich eine System-Kontaktart nicht löschen?

Einige bereitgestellte Kontaktarten sind System-Kontaktarten. Diese Kontaktarten können nicht aus dem System gelöscht werden. Die folgenden Kontaktarten gelten als Systemtypen:

• Unser Personal
• Mandant
• Alumni
• Unser Berater
• Interessent
• Mandantenpersonal
• Interessentenpersonal
• Verstorben
• Nicht mehr im Geschäft
• Ehemaliger Mandant

Ordner für einen Kontakttyp ändern

Obwohl Kontakttypen in der Ordnerliste im Windows Client wie normale Ordner angezeigt werden, verhalten sie sich anders als reguläre Ordner. Ein Kontakttyp besteht tatsächlich aus zwei „Teilen“ – dem Kontakttyp selbst und einem Ordner, mit dem er „verknüpft“ ist und in dem die diesem Typ zugewiesenen Kontakte gespeichert werden.

In bestimmten Situationen ist es notwendig, den Ordner zu ändern, mit dem ein Kontakttyp verknüpft ist. Dies ist typischerweise bei Upgrades von früheren Versionen von InterAction der Fall. Zum Beispiel könnten Sie während des Upgrades Ihren „Personal“-Ordner in den Kontakttyp „Unser Personal“ umwandeln. Später stellen Sie fest, dass dieser Ordner zusätzliche Felder enthält, die mit einem anderen Typ (wie Alumni) geteilt werden müssen. In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor:

• Erstellen Sie einen neuen Ordner.
• Ändern Sie den Kontakttyp „Unser Personal“, sodass er auf diesen neuen Ordner verweist.
• Machen Sie den alten Personal-Ordner zu einem Informationsordner.

Sie können einen Kontakttyp im Dialogfeld „Kontakttypen verwalten“ neu zuordnen.

1. Melden Sie sich im InterAction Windows Client als Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Kontakttypen an.

   Die Berechtigung Kontakttypen verwalten ist erforderlich, um Kontakttypen zu löschen.

   Diese Berechtigung wird über InterAction Administrator vergeben. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern die Berechtigung zum Verwalten von Kontakttypen geben.

2. Wählen Sie Ordner > Kontakttypen, um das Dialogfeld „Kontakttypen verwalten“ zu öffnen.
3. Wählen Sie den Kontakttyp aus, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Ordner ändern.

4. Suchen Sie den Ordner, den Sie mit diesem Kontakttyp „verknüpfen“ möchten, wählen Sie ihn in der Liste aus und klicken Sie auf OK.

   Der Kontakttyp wird dem ausgewählten Ordner neu zugeordnet. Der Typ wird aktualisiert und verwendet den Ordnernamen als Pluralnamen. Sie können den Kontakttyp bearbeiten, um dies zu ändern.

5. Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld „Kontakttypen verwalten“ zu schließen.
   • Der dem Kontakttyp zugeordnete Ordner wird aus seiner alten Klasse und seinem alten Typ in die entsprechende Kontakttypgruppe „verschoben“.
   • Der Ordner, der zuvor dem Kontakttyp zugeordnet war, wird auf die Klasse Administrativ und den Ordnertyp Sonstige administrative geändert.

"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."