Wenn Endbenutzer die Menge der Kontaktarten, Marketinglisten, Marketinglisten (mit Sponsoring) und Arbeitslisten im Web Client anzeigen, haben sie die Möglichkeit, die angezeigten Listen auf diejenigen zu beschränken, die als häufig verwendet markiert sind. Diese funktionieren im Grunde wie Favoriten für die Benutzer. Da eine Organisation sehr viele dieser Ordner haben kann (zum Beispiel eine Kontaktart für jede Abteilung oder jedes Fachgebiet), würde die Anzeige aller verfügbaren Ordner den Bildschirm überladen und das Auffinden von Informationen erschweren.
Das erste Beispiel zeigt die Seite Kontaktarten, wenn die Option Meine häufig verwendeten Listen anzeigen ausgewählt ist. Das zweite Beispiel zeigt dieselbe Seite, aber mit der Option Alle Listen anzeigen.
Anzeigen der häufig verwendeten Kontaktarten im Web Client
[A] Die Option Meine häufig verwendeten Listen anzeigen ist ausgewählt, daher werden nur die wichtigsten Kontaktarten des Benutzers angezeigt.
Anzeigen aller Kontaktarten im Web Client
[A] Die Option Alle Listen anzeigen ist ausgewählt, daher werden alle Kontaktarten angezeigt.
Sie können einen Ordner über den Windows Client zur Liste der häufig verwendeten Listen der Benutzer „hinzufügen“. Dies geschieht in der Regel beim Erstellen eines neuen Ordners. Die drei Listen-Seiten im Web Client zeigen standardmäßig immer die Option Anzeigen für die häufig verwendeten Listen an, sodass ein Benutzer, der nie manuell alle Listen auswählt, eine neue Liste möglicherweise gar nicht bemerkt.
Wenn Sie zum Beispiel eine Kontaktart für eine bestimmte Abteilung erstellen, würden Sie den neuen Ordner wahrscheinlich für alle Benutzer dieser Abteilung zu den häufig verwendeten Listen hinzufügen. Im Gegensatz dazu könnten Sie eine neue unternehmensweite Marketingliste zu den Favoriten aller Benutzer hinzufügen.
Beim Hinzufügen eines Ordners zu den häufig verwendeten Listen können Sie zwischen „Alle“, einem bestimmten Benutzer oder einer bestimmten Gruppe wählen.
| Einstellung | Ergebnis |
|---|---|
| Alle | Der Ordner wird zu den häufig verwendeten Listen aller Benutzer hinzugefügt. |
| Bestimmter Benutzer | Der Ordner wird zu den häufig verwendeten Listen des ausgewählten Benutzers hinzugefügt. |
| Bestimmte Gruppe | Der Ordner wird zu den häufig verwendeten Listen jedes Benutzers in dieser Gruppe hinzugefügt. |
Beachten Sie, dass Endbenutzer letztlich die Kontrolle über ihre häufig verwendeten Listen haben. Sie können beliebige Ordner hinzufügen oder entfernen. Sie können Ordner nur zu den Listen hinzufügen.
Im Allgemeinen sollten Sie einen Ordner nur dann zu den häufig verwendeten Listen der Benutzer hinzufügen, wenn Sie einen neuen Benutzer oder eine neue Liste anlegen. Wenn ein Benutzer einen Ordner aus seiner Liste entfernt hat, kann es störend sein, wenn derselbe Ordner wieder erscheint.
Einen bestehenden Ordner zu den häufig verwendeten Listen der Benutzer hinzufügen
- Melden Sie sich im Windows Client als Benutzer mit Administratorzugriff auf den Ordner an, den Sie zu den Favoriten der Benutzer „hinzufügen“ möchten.
- Navigieren Sie in der Ordnerliste zu dem gewünschten Ordner.
-
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Zu den häufig verwendeten Listen anderer hinzufügen, um das Dialogfeld „Zu den Favoriten anderer Benutzer hinzufügen“ zu öffnen.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste Häufig verwendet von entweder Alle oder den Namen einer bestimmten Gruppe. Sie können auch nach einem bestimmten Benutzer suchen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen (
).
- Geben Sie den Nachnamen des Benutzers ein und klicken Sie auf Suchen.
- Wählen Sie den Benutzer aus der Ergebnisliste aus und klicken Sie auf OK. Der Name des Benutzers wird in der Liste Häufig verwendet von angezeigt.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen (
-
Klicken Sie auf OK, um die Listen der ausgewählten Benutzer zu aktualisieren.
Beachten Sie, dass das Dialogfeld „Zu den Favoriten anderer hinzufügen“ lediglich eine Möglichkeit ist, Ordner zu den häufig verwendeten Listen der Endbenutzer „hinzuzufügen“. Nur die Endbenutzer selbst können ihre eigenen Listen verwalten.