Es ist sehr schwierig, das Löschen eines Ordners aus InterAction „rückgängig“ zu machen. Es ist nicht möglich, einfach einen einzelnen Ordner aus einem Backup einer Datenbank wiederherzustellen. Um einen gelöschten Ordner zu retten, müssen Sie die gesamte InterAction-Datenbank an einem temporären Ort wiederherstellen, die Kontakte aus dem Ordner exportieren, den Ordner in Ihrer Produktionsdatenbank neu anlegen und die Kontakte importieren. Einige nicht exportierbare Daten sowie alle Verknüpfungen aus dem Ordner gehen bei diesem Vorgang verloren.
Um zeitaufwändige Fehler zu vermeiden, sollten nur diejenigen Benutzer in Ihrer Organisation Ordner löschen dürfen, die als Data Stewards oder Marketing-Benutzer geschult wurden und die Auswirkungen des Löschens von Ordnern kennen. Sie können dies steuern, indem Sie die Ordner-Löschberechtigung setzen.
Ein Web Client-Benutzer, der die Administratorrolle für eine Arbeitsliste hat, kann die Arbeitsliste im Web Client „löschen“. Der Ordner wird dabei nicht physisch gelöscht, aber alle Zugriffsrechte auf den Ordner werden entfernt, sodass nur noch der Systemadministrator darauf zugreifen kann.
Idealerweise sollten Sie unerwünschte Ordner vorübergehend archivieren, anstatt sie zu löschen. Das gibt Ihnen ein „Sicherheitsnetz“ – falls der Benutzer den Ordner wiederhergestellt haben möchte, können Sie dies problemlos tun. Wenn innerhalb einer angemessenen Zeitspanne niemand die Wiederherstellung des Ordners anfordert, können Sie den Ordner aus der Datenbank löschen. So können Sie Ordner auch außerhalb der Geschäftszeiten physisch aus der Datenbank entfernen, wenn die Auswirkungen auf die Systemleistung minimal sind.
Um einen nicht mehr benötigten Ordner vorübergehend zu archivieren, ändern Sie einfach den Besitzer auf den Systemadministrator und löschen Sie alle anderen Zugriffsrechte für den Ordner. Damit wird der Ordner effektiv aus der Nutzung entfernt. InterAction bietet außerdem einen Ordner-Typ „Archiv“, den Sie archivierten Ordnern zuweisen können, um sie später leichter überprüfen und löschen zu können.
Dieser Abschnitt enthält folgende Vorgehensweisen:
- Einen nicht mehr benötigten Ordner archivieren
- Einen archivierten Ordner wiederherstellen
- Alte Ordner aus der Datenbank löschen
- Benutzern die Berechtigung zum Löschen von Ordnern geben
Einen nicht mehr benötigten Ordner archivieren
Beachten Sie, dass Sie diese Schritte nicht für eine Arbeitsliste durchführen müssen, die über den Web Client gelöscht wurde. Wenn ein Benutzer eine Arbeitsliste „löscht“, entfernt der Web Client automatisch alle Zugriffsrechte und weist dem Ordner den Typ „Archiv“ zu.
- Melden Sie sich im InterAction Windows Client als Systemadministrator an.
- Suchen und öffnen Sie den zu archivierenden Ordner.
- Wählen Sie Ordner > Ordner bearbeiten.
- Wählen Sie in der Liste Ansicht links das Symbol Sicherheit aus.
- Wählen Sie die Schaltfläche Ordnerbesitzer.
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Geben Sie im Feld Neuer Besitzer den Kontonamen des Systemadministrators ein und wählen Sie OK.
Standardmäßig lautet das Benutzerkonto des Systemadministrators IAADMIN.
- Bestätigen Sie die Änderung mit Ja und wählen Sie dann OK.
- Wählen Sie in der Liste Zugriffsrechte die Zeile mit den Zugriffsrechten des vorherigen Besitzers aus und klicken Sie auf Löschen.
- Löschen Sie alle weiteren Zugriffsrechte, außer denen des Besitzers.
- Wählen Sie in der Liste Ansicht links das Symbol Allgemein aus.
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Bearbeiten Sie den Namen, sodass das aktuelle Datum enthalten ist. Das ist hilfreich, um später zu entscheiden, wann ein Ordner endgültig gelöscht werden soll. Außerdem ist es notwendig, da Ordnernamen eindeutig sein müssen – durch die Umbenennung des archivierten Ordners wird der Name für einen neuen Ordner wieder verfügbar.
Beispiel: Wenn Sie den Ordner „Y2K Seminar“ archivieren, könnten Sie den Namen in „Archiviert Jan. 2000 – Y2K Seminar“ ändern.
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Aktivieren Sie neben Typ oder Kontakt-Typ-Gruppe das Kontrollkästchen Alle anzeigen. Dadurch werden in der Auswahlliste die Typen aller Ordnerklassen angezeigt.
Normalerweise enthält die Liste Typ oder Kontakt-Typ-Gruppe nur Einträge für die Klasse des Ordners.
- Ändern Sie den Typ auf Administrativer Ordner – Archiv. Beachten Sie, dass der Ordner dadurch zu einem administrativen Ordner wird, der nie im Web Client angezeigt wird.
- Wählen Sie OK. Der Systemadministrator ist nun der einzige Benutzer mit Zugriff auf den Ordner. Der Ordner steht anderen Benutzern nicht mehr zur Verfügung.
Einen archivierten Ordner wiederherstellen
Hinweis: Dieses Verfahren stellt nur Ordner wieder her, die mit der Methode „Einen nicht mehr benötigten Ordner archivieren“ archiviert wurden. Ordner, die physisch aus der Datenbank gelöscht wurden, können nicht ohne Weiteres wiederhergestellt werden.
- Melden Sie sich im InterAction Windows Client als Systemadministrator an.
- Suchen Sie den wiederherzustellenden Ordner in der Ordnerliste. Der Ordner sollte den Typ „Archiv“ haben, sodass Sie ihn in der Liste durchsuchen oder Ordner > Ordner suchen wählen können.
- Wählen Sie den Ordner aus und klicken Sie auf Ordner > Ordner bearbeiten.
- Wählen Sie in der Liste Ansicht links das Symbol Allgemein aus.
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Aktivieren Sie neben Typ oder Kontakt-Typ-Gruppe das Kontrollkästchen Alle anzeigen. Dadurch werden in der Auswahlliste die Typen aller Ordnerklassen angezeigt.
Normalerweise enthält die Liste Typ oder Kontakt-Typ-Gruppe nur Einträge für die Klasse des Ordners.
- Wählen Sie den Typ für den Ordner aus. Die Typen sind in der Auswahlliste nach Ordnerklasse sortiert. Wenn Sie beispielsweise eine Arbeitsliste wiederherstellen, wählen Sie Arbeitsliste – <Arbeitslistentyp>.
- Aktualisieren Sie den Namen des Ordners.
- Wählen Sie in der Liste Ansicht links das Symbol Sicherheit aus.
- Wählen Sie die Schaltfläche Ordnerbesitzer.
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Geben Sie im Feld Neuer Besitzer den Kontonamen der Person ein, die den Ordner besitzen soll, und wählen Sie OK. Bestätigen Sie die Änderung mit Ja und wählen Sie dann OK.
Der Ordner steht nun dem neuen Besitzer zur Verfügung. Entweder Sie oder der Ordnerbesitzer müssen die zuvor gelöschten Zugriffsrechte für den Ordner neu vergeben.
- Wählen Sie OK, um das Dialogfeld zu schließen.
Alte Ordner aus der Datenbank löschen
Da das Löschen von Ordnern Datenbankressourcen beansprucht, sollten Sie Ordner zu Zeiten löschen, in denen die meisten Benutzer nicht im System sind, zum Beispiel nachts oder am Wochenende.
- Melden Sie sich im InterAction Windows Client als Systemadministrator an.
- Navigieren Sie entweder in der Ordnerliste zum Ordner-Typ „Archiv“ oder wählen Sie Ordner > Ordner suchen, um die zu löschenden Ordner zu finden.
- Löschen Sie den Ordner, indem Sie Ordner > Ordner löschen wählen.
- Bestätigen Sie die Löschung, indem Sie „Ja“ eingeben und OK wählen.
Benutzern die Berechtigung zum Löschen von Ordnern geben
Auch wenn Benutzer die Berechtigung zum Löschen von Ordnern erhalten, dürfen sie dennoch nicht jeden Ordner in der Datenbank löschen. Sie dürfen nur Ordner löschen, für die sie Ordneradministrator sind. Außerdem müssen Benutzer den Windows Client verwenden, um einen Ordner physisch zu löschen; wenn ein Web Client-Benutzer eine Arbeitsliste „löscht“, bleibt die Liste in der Datenbank, aber alle Zugriffsrechte werden entfernt.
- Melden Sie sich bei InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster auf Benutzer- und Gruppenkonfiguration.
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Wählen Sie die Schaltfläche Berechtigungen, um das Dialogfeld „Berechtigungseinstellungen“ anzuzeigen.
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Wählen Sie unter Konfigurationsberechtigungen den Benutzer oder die Gruppe aus, die einen Ordner löschen dürfen.
Listeneintrag Auswirkung Jeder Jeder mit Administratorrechten für einen Ordner kann diesen löschen. Es wird nicht empfohlen, diese Berechtigung für alle zu vergeben. Nur Systemadministrator Nur der Systemadministrator kann beliebige Ordner löschen. Spezifische Gruppe Nur Mitglieder der Gruppe, die Administratorrechte für einen Ordner haben, können diesen löschen. Wenn Sie diese Option wählen, wählen Sie eine Gruppe aus Data Stewards oder Marketing-Benutzern, die mit den Auswirkungen des Löschens von Ordnern vertraut sind. - Wählen Sie OK.