Die Ordnerklassen in InterAction weisen alle einige grundlegende Gemeinsamkeiten auf. Zum Beispiel müssen Sie beim Erstellen eines neuen Ordners oder einer Liste immer den Namen und die Beschreibung angeben. Mehrere der Optionen (im Windows Client festgelegt), die das Verhalten der Liste bestimmen, sind ebenfalls für alle fünf Klassen gleich.
Die folgenden Tabellen listen die Ordneroptionen auf, die für alle Ordnerklassen gelten:
- Ordnereigenschaften – Registerkarte „Allgemein“
- Ordnereigenschaften – Registerkarte „Datenänderungsmanagement“ (Beachten Sie, dass diese Optionen nur für Kontaktarten, Marketinglisten und administrative Ordner gelten. Arbeitslisten können das Datenänderungsmanagement nicht nutzen.)
- Ordnereigenschaften – Registerkarte „Optionen“
Diese werden in der Reihenfolge aufgeführt, wie sie in den Dialogfeldern zum Erstellen eines neuen Ordners erscheinen.
| Komponente | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Der Name dient zur Identifizierung des Ordners. |
| Beschreibung | Eine Beschreibung für den Ordner. Diese wird im Web Client für einige der Ordnerklassen angezeigt. |
| Typ |
Der Ordnertyp kategorisiert den Ordner und legt verschiedene Attribute für den Ordner fest. Jeder Ordnertyp hat eine Berechtigungseinstellung, die festlegt, wer einen Ordner dieses Typs erstellen darf. Jede Ordnerklasse hat ihre eigenen Ordnertypen. Beachten Sie, dass diese bei Kontaktarten als Kontaktartengruppen bezeichnet werden. Ordnertypen und Kontaktartengruppen werden auch verwendet, um die Listen im Web Client anzuordnen, wenn Kontaktarten, Marketinglisten und Arbeitslisten angezeigt werden. Weitere Informationen darüber, wie Ordnertypen Ordner steuern, finden Sie unter Überblick über Ordnertypen und Kontaktartengruppen. |
| Häufig verwendet von |
Ermöglicht es Ihnen, den Ordner zu den „häufig verwendeten Listen“ eines Benutzers oder einer Gruppe hinzuzufügen. Dies gilt nur für Ordner, die im Web Client verfügbar sind – also Kontaktarten, Marketinglisten und Arbeitslisten. Für administrative Ordner gilt dies nicht, da sie im Web Client nicht als Listen angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Ordnern zu den häufig verwendeten Listen von Benutzern. |
Ordnereigenschaften – Registerkarte „Datenänderungsmanagement“
| Komponente | Beschreibung |
|---|---|
| Beachten Sie, dass diese Optionen nur für Kontaktarten, Marketinglisten und administrative Ordner gelten. | |
| Datenänderungsmanagement verwenden |
Gibt an, ob für den Ordner Regeln des Datenänderungsmanagements zur Steuerung des Hinzufügens und Bearbeitens von Daten im Web Client verwendet werden sollen. Ist diese Option nicht ausgewählt, werden die Zugriffsrechte des Ordners verwendet. Eine Übersicht zum Datenänderungsmanagement finden Sie unter Zugriffsrechte und Datenänderungsmanagement. Diese Option ist für Kontaktarten erforderlich. |
| Anfragen zum Hinzufügen/Entfernen | |
| Aktion bei Hinzufügeanfrage | Gibt an, was das Datenänderungsmanagement tut, wenn ein Benutzer einen Kontakt zu diesem Ordner hinzufügt. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingnutzer. |
| Aktion bei Entfernungsanfrage | Gibt an, wie das Datenänderungsmanagement das Entfernen von Kontakten aus dem Ordner behandelt. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingnutzer. |
| Eigentümer | Legt einen Benutzer oder eine Gruppe des Datenänderungsmanagements als Datenverwalter für diesen Ordner fest. Wenn Sie Einstellungen gewählt haben, die Tickets an den Datenverwalter senden, werden die für diesen Ordner generierten Tickets an den angegebenen Benutzer oder die Gruppe gesendet. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingnutzer. |
| Regelsatz für das Änderungsmanagement | |
| Regelsammlung | Legt die Regelsammlung fest, die verwendet wird, um zu bestimmen, welche Aktionen bei der Bearbeitung von Kontakten in diesem Ordner durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingnutzer. |
| Priorität | Legt die Reihenfolge der Kontaktart für die Verarbeitung der Regeln des Datenänderungsmanagements im Zusammenhang mit dem Ordner fest. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingnutzer. |
| Datenwert zertifiziert |
Gibt an, dass dieser Ordner vom Datenverwalter als zertifiziert gilt und nur gute Daten enthält. Sie können diese Option nur auswählen, wenn Sie einen bestehenden Ordner bearbeiten; beim Erstellen eines neuen Ordners ist dies nicht möglich. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden InterAction für Datenverwalter und Marketingnutzer. |
Ordnereigenschaften – Registerkarte „Optionen“
| Komponente | Beschreibung |
|---|---|
| Neue Kontakte, die im Ordner erstellt oder verknüpft werden, können | Legt fest, ob der Ordner Personen, Unternehmen oder beides enthalten kann. |
| Dieser Ordner enthält normalerweise eine große Anzahl von Kontakten |
Wenn diese Option ausgewählt ist, zeigt InterAction beim Öffnen dieses Ordners im Windows Client nur einen Teil des gesamten Ordners an und Sie können mit der Buchstabenleiste steuern, welche Kontakte angezeigt werden. Diese Option hat keine Auswirkung auf den Web Client. |
| Öffentlichen Zugriff auf Profildaten erlauben |
Wenn Sie diese Option aktivieren, können Benutzer ohne Leserechte für den Ordner die Profilfelder des Ordners im Dialogfeld „Ordnereigenschaften“ sehen. Dies bezieht sich auf Profilfelder des Ordners, die Informationen über den Ordner speichern, nicht auf zusätzliche Felder, die Informationen über Kontakte speichern. Ordnerprofilfelder sind aus Gründen der Abwärtskompatibilität mit früheren Versionen von InterAction vorhanden und werden in neuen 5.1-Installationen nicht mehr verwendet. Diese Option betrifft nur Benutzer des Windows Client. |
| Dieser Ordner unterstützt Markierungen |
Wenn Sie diese Option aktivieren, können Kontakte im Ordner mit verschiedenfarbigen Markierungen versehen werden. Sie können für jede Farbe eine eigene Beschreibung festlegen. Außerdem können Sie auswählen, dass alle neuen Kontakte, die dem Ordner hinzugefügt werden, automatisch mit einer bestimmten Farbe markiert werden. Beachten Sie, dass das Deaktivieren von Markierungen für einen Ordner keine bestehenden Markierungen von den Kontakten entfernt; sie werden lediglich ausgeblendet. Wenn Sie die Markierungsfunktion wieder aktivieren, werden die zuvor markierten Kontakte erneut angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Markierungseinstellungen. |
| Kontakte, die in diesem Ordner gespeichert sind, werden protokolliert |
Wenn Sie diese Option auswählen, verfolgt InterAction Änderungen an globalen Daten für Kontakte, die in diesem Ordner gespeichert sind, als Teil des Prüfpfads. Weitere Informationen zum Prüfpfad finden Sie unter Änderungen mit dem Ordner-Prüfpfad nachverfolgen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie als Systemadministrator angemeldet sind. |
Wenn für einen Ordnertyp eine Ordner-Vorlage existiert, öffnet Ordner > Neu zunächst die Liste der für diesen Typ verfügbaren Vorlagen. Wurden keine Ordner-Vorlagen erstellt, öffnet sich der Dialog „Neuer Ordner“.
Registerkarte „Allgemein“ für Ordnerdialoge
Die Registerkarte „Optionen“ ist für alle Ordnerklassen gleich
Um das Erstellen von Ordnern zu vereinfachen, können Sie in InterAction Ordner-Vorlagen anlegen. Ordner-Vorlagen sind nützlich, wenn Sie viele Ordner mit denselben Eigenschaften erstellen müssen, wie z. B. zusätzliche Felddefinitionen, Klassifizierungsdefinitionen, Zugriffsrechte und andere Eigenschaften.
Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen, haben Sie die Möglichkeit, eine Vorlage auszuwählen. Das heißt, wenn Vorlagen vorhanden sind, öffnet die Aktion Ordner > Neu eine Liste der vorhandenen Vorlagen. Der neue Ordner übernimmt die Eigenschaften der Vorlage. Dies ist eine einmalige Kopie; Änderungen an der Vorlage wirken sich nicht auf bereits erstellte Ordner aus, die auf dieser Vorlage basieren. Weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten von Ordner-Vorlagen finden Sie unter Verwalten von Ordner-Vorlagen.
Informationen zu Markierungseinstellungen
Die Markierungsoptionen auf der Registerkarte „Optionen“ ermöglichen es Ihnen, den Ordner für die Verwendung von Markierungen zu konfigurieren.
Wenn ein Ordner für die Verwendung von Markierungen konfiguriert ist, kann ein Kontakt im Ordner mit einer der verfügbaren Farben markiert werden. Die Bedeutung jeder Farbe kann für den Ordner individuell festgelegt werden.
Beispielsweise könnten Sie in einem Ordner für eine Marketingveranstaltung eine Markierungsfarbe als „Einladung noch nicht versendet“ und eine andere als „nimmt nicht teil“ definieren. In einem anderen Ordner können dieselben Farben völlig andere Bedeutungen haben.
Wenn Sie einen Ordner anzeigen, der Markierungen verwendet, können Benutzer nach der Markierungsspalte sortieren. In diesem Fall werden die Markierungen in der Reihenfolge sortiert, wie sie im Optionsdialog angezeigt werden. Zum Beispiel werden Kontakte mit der roten Markierung vor denen mit der orangen Markierung angezeigt. Diese Reihenfolge kann nicht geändert werden.
Automatisches Markieren neuer Kontakte
Sie können einen Ordner so konfigurieren, dass alle neu hinzugefügten Kontakte automatisch mit einer bestimmten Farbe markiert werden. Dies ist eine praktische Möglichkeit, neue Kontakte in der Liste hervorzuheben.
Sie können zum Beispiel die rote Markierung für diesen Zweck festlegen. Immer wenn ein Benutzer einen neuen Kontakt zum Ordner hinzufügt, wird dieser Kontakt automatisch mit der roten Markierung versehen.
Sie können die für neue Kontakte verwendete Farbe jederzeit ändern. Beachten Sie jedoch, dass sich eine Änderung dieser Einstellung nicht auf bereits markierte Kontakte auswirkt.
Angenommen, Sie haben den Ordner so konfiguriert, dass alle neuen Kontakte automatisch mit der roten Markierung versehen werden. Nachdem Sie mehrere neue Kontakte hinzugefügt haben, entscheiden Sie sich, neue Kontakte stattdessen automatisch mit der blauen Markierung zu versehen. Die bereits rot markierten Kontakte im Ordner werden dadurch nicht blau markiert.
Markierungen für einen Ordner deaktivieren
Das Deaktivieren von Markierungen für einen Ordner entfernt keine bestehenden Markierungen von den Kontakten in der Liste; sie werden lediglich ausgeblendet. Wenn Sie die Markierungsfunktion wieder aktivieren, werden die Kontakte erneut markiert angezeigt.
Auch wenn Sie die Beschreibungen der Markierungsfarben für den Ordner angepasst haben, bleiben diese Beschreibungen erhalten.
Festlegen von Markierungsoptionen
Sie legen die Markierungsoptionen für einen Ordner auf der Registerkarte „Optionen“ fest. Dies können Sie beim Erstellen eines neuen Ordners oder beim Bearbeiten eines bestehenden Ordners tun.
- Erstellen Sie einen neuen Ordner oder bearbeiten Sie einen bestehenden Ordner.
- Wählen Sie bei einem neuen Ordner die Registerkarte „Optionen“. Beim Bearbeiten eines bestehenden Ordners wählen Sie den Bereich „Optionen“.
-
Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieser Ordner unterstützt Markierungen.
Um So gehen Sie vor Den Ordner für die Verwendung von Markierungen konfigurieren Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und konfigurieren Sie dann die Markierungseinstellungen wie in den Schritten 4-5 beschrieben. Den Ordner so konfigurieren, dass keine Markierungen verwendet werden Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie anschließend Speichern. - Wenn Sie Markierungen verwenden, kann jede Farbe eine beliebige Bedeutung haben. Um die Bedeutung einer Farbe zu ändern, wählen Sie sie in der Liste aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Geben Sie die Beschreibung für die Markierung im Feld „Name“ ein und wählen Sie OK.
-
Wenn Sie möchten, dass alle neuen Kontakte, die dem Ordner hinzugefügt werden, mit einer bestimmten Farbe markiert werden, wählen Sie die Farbe in der Liste aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Neue Kontakte markieren“ und wählen Sie OK.
Es kann nur eine Farbe für die Markierung neuer Kontakte festgelegt werden. Wenn bereits eine andere Farbe ausgewählt ist, wird durch das Aktivieren dieses Kontrollkästchens für eine neue Farbe die Markierung für neue Kontakte geändert. Bereits bestehenden Kontakten zugewiesene Markierungen werden dadurch jedoch nicht geändert.
Markierungsoptionen für einen Ordner festlegen
[A] Wählen Sie eine Markierung in der Liste aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
[B] Geben Sie einen neuen Namen für die Markierung im Feld Name ein.
[C] Wenn Sie neue Kontakte mit dieser Farbe markieren möchten, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Es kann nur eine Farbe für die Markierung neuer Kontakte verwendet werden.
Beachten Sie außerdem, dass beim Sortieren der Kontakte in einem Ordner nach der Markierungsspalte die Markierungen in der hier gezeigten Reihenfolge sortiert werden. Zum Beispiel werden Kontakte mit der roten Markierung vor denen mit der orangenen Markierung angezeigt. Diese Reihenfolge kann nicht geändert werden.