Ordner-Vorlagen vereinfachen den Prozess, Ordner mit ähnlichen Eigenschaften zu erstellen. Wenn Sie einen Ordner mithilfe einer Ordner-Vorlage erstellen, übernimmt der neue Ordner Folgendes von der Vorlage:
- Die Ordnerklasse und den Ordnertyp. Beachten Sie, dass Vorlagen von der Ordnerklasse abhängen – zum Beispiel kann eine Vorlage für Marketinglisten nicht mit administrativen Ordnern verwendet werden.
- Die Attribute aus dem Tab „Optionen“ des Dialogfelds „Neuer Ordner“:
- Ob neue Kontakte, die dem Ordner hinzugefügt werden, Personen, Unternehmen oder beides sein können.
- Ob der Ordner normalerweise eine große Anzahl von Kontakten enthält.
- Die Option „Öffentlichen Zugriff auf Profildaten erlauben“.
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Die Optionen zur Markierung des Ordners.
Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie unter Optionen, die für alle Ordnerklassen verfügbar sind.
- Zugriffsrechte
- Zusätzliche Felder
- Klassifizierungen
Ordner-Vorlagen dienen nur dazu, die anfänglichen oder Standardwerte für einen Ordner festzulegen. Sie können alle Werte des Ordners ändern, nachdem der Ordner mithilfe der Vorlage erstellt wurde. Änderungen an einer Vorlage (einschließlich des Löschens der Vorlage) haben keine Auswirkungen auf bestehende Ordner, die mit dieser Vorlage erstellt wurden.
Vorlagen werden nur im Windows Client verwendet. Benutzer, die Arbeitslisten im Web Client erstellen, haben keinen Zugriff auf Ordner-Vorlagen.
Wenn Ihre Organisation eines der zugehörigen Module (InterAction Matters, Opportunities oder Engagements) lizenziert hat, können Sie Ordner-Vorlagen auch verwenden, um zusätzliche Felder für eine Akten-, Chancen- oder Engagement-Kontaktliste einzurichten. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Ihrem Modul.
Nur Benutzer, denen vom Systemadministrator die entsprechende Berechtigung erteilt wurde, können Ordner-Vorlagen verwalten.
Ordner-Vorlagen sind besonders nützlich für Marketingordner, da für neue Mailings und Veranstaltungen in der Regel neue Ordner benötigt werden und die meisten davon die gleichen Grundeigenschaften teilen. Bei einer Neuinstallation von InterAction werden zwei Vorlagen für Marketingveranstaltungen bereitgestellt.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Berechtigungen für Benutzer zum Erstellen von Ordner-Vorlagen festlegen
- Eine Ordner-Vorlage erstellen
- Eine Ordner-Vorlage bearbeiten
- Eine Ordner-Vorlage löschen
Berechtigungen für Benutzer zum Erstellen von Ordner-Vorlagen festlegen
- Melden Sie sich bei InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie im Hauptfenster auf Benutzer- und Gruppenkonfiguration.
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Wählen Sie die Schaltfläche Berechtigungen, um das Dialogfeld „Berechtigungseinstellungen“ anzuzeigen.
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Wählen Sie unter Konfigurationsberechtigungen den Benutzer oder die Gruppe aus, die eine Ordner-Vorlage verwalten dürfen.
Einstellung Ergebnis Jeder Jeder kann Ordner-Vorlagen für jeden Ordner-Typ erstellen und bearbeiten, für den er die Berechtigung hat. Nur Systemadministrator Nur der Benutzer „Systemadministrator“ kann Vorlagen erstellen. Bestimmte Gruppe Nur Mitglieder der Gruppe können Ordner-Vorlagen für die Ordner-Typen erstellen und bearbeiten, für die sie die Berechtigung haben. - Wählen Sie OK.
Eine Ordner-Vorlage erstellen
- Melden Sie sich im InterAction Windows Client an.
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Wählen Sie Ordner > Vorlagen, um das Dialogfeld „Ordner-Vorlagen verwalten“ zu öffnen.
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Wählen Sie Neu, um das Dialogfeld „Neue Ordner-Vorlage“ zu öffnen.
- Geben Sie den Namen und die Beschreibung der Ordner-Vorlage ein.
- Wählen Sie die Ordnerklasse aus. Eine Ordner-Vorlage kann nur für Ordner einer Ordnerklasse verwendet werden.
- Wählen Sie den Typ des Ordners. Beachten Sie, dass die verfügbaren Typen von der gewählten Ordnerklasse abhängen.
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Wählen Sie den Tab Optionen.
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Wählen Sie nach Bedarf Optionen im Tab Optionen aus. Diese werden als Standardeinstellungen für Ordner verwendet, die mit der Vorlage erstellt werden.
- Wählen Sie aus, ob der Ordner Personen, Unternehmen oder beides enthalten kann.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieser Ordner normalerweise eine große Anzahl von Kontakten enthält. Wenn diese Option ausgewählt ist, zeigt InterAction beim Öffnen dieses Ordners nur einen Teil des gesamten Ordners an und Sie können mit der Buchstabenleiste steuern, welche Kontakte angezeigt werden.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieser Ordner Markierungen unterstützt. Wenn Sie die Bedeutung einer Farbe ändern möchten, wählen Sie die Markierung in der Liste, klicken Sie auf Bearbeiten und geben Sie eine neue Beschreibung ein.
- Wenn Sie möchten, dass alle neuen Kontakte im Ordner automatisch markiert werden, wählen Sie die gewünschte Farbe für alle neuen Kontakte, klicken Sie auf Bearbeiten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Neue Kontakte markieren.
Beim Erstellen einer Vorlage werden diese Optionen zu den Standardeinstellungen für alle Ordner, die mit der Vorlage erstellt werden. Nachdem Sie einen Ordner auf Basis einer Vorlage erstellt haben, können Sie diese Einstellungen für diesen Ordner individuell anpassen.
- Wählen Sie OK, um die Ordner-Vorlage zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.
Sie müssen die Ordner-Vorlage bearbeiten, um die Zugriffsrechte, zusätzlichen Felder und Klassifizierungen der Vorlage zu erstellen.
Wenn für einen Ordner-Typ eine Ordner-Vorlage existiert und Sie einen neuen Ordner erstellen [Ordner > Neu], können Sie wählen, ob Sie mit einer Vorlage starten oder <Keine> auswählen und mit dem Dialogfeld „Neuer Ordner“ beginnen.
Eine Ordner-Vorlage bearbeiten
- Melden Sie sich im InterAction Windows Client an.
- Wählen Sie Ordner > Vorlagen, um das Dialogfeld „Ordner-Vorlagen verwalten“ zu öffnen.
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Wählen Sie die Ordner-Vorlage aus und klicken Sie auf Bearbeiten, um das Dialogfeld „Ordner-Vorlage bearbeiten“ zu öffnen.
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Um jeden Bereich der Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie die entsprechende „Ansicht“ auf der linken Seite des Dialogfelds und bearbeiten Sie die Informationen.
Um So geht’s Informationen wie Name, Beschreibung sowie Ordnerklasse oder -typ bearbeiten. Wählen Sie die Ansicht Allgemein und bearbeiten Sie die Felder. Die Standard-Zugriffsrechte bearbeiten, die für mit der Vorlage erstellte Ordner verwendet werden. Wählen Sie die Ansicht Sicherheit.
Weitere Informationen zum Bearbeiten von Zugriffsrechten finden Sie unter Zugriffsrechte für einen Ordner zuweisen.
Die ordnerspezifischen zusätzlichen Felder bearbeiten, die neuen Ordnern zugewiesen werden, die mit der Vorlage erstellt werden. Wählen Sie die Ansicht Zusätzliche Felder.
Siehe Zusätzliche Felddefinitionen erstellen und bearbeiten.
Die ordnerspezifischen Klassifizierungen bearbeiten, die neuen Ordnern zugewiesen werden, die mit der Vorlage erstellt werden. Wählen Sie die Ansicht Klassifizierungen.
Siehe Klassifizierungsdefinitionen erstellen und bearbeiten.
Weitere Optionen für mit der Vorlage erstellte Ordner bearbeiten. Wählen Sie die Ansicht Optionen.
Weitere Informationen zu den verfügbaren Optionen finden Sie unter Optionen, die für alle Ordnerklassen verfügbar sind.
- Wenn Sie die Bearbeitung der Vorlage abgeschlossen haben, wählen Sie entweder OK oder Schließen (je nach verwendeter Ansicht), um das Dialogfeld „Ordner-Vorlagen verwalten“ zu schließen.
Eine Ordner-Vorlage löschen
- Melden Sie sich im InterAction Windows Client an.
- Wählen Sie Ordner > Vorlagen, um das Dialogfeld „Ordner-Vorlagen verwalten“ zu öffnen.
- Wählen Sie die Ordner-Vorlage aus und klicken Sie auf Löschen.
- Wählen Sie Ja, um zu bestätigen, dass Sie die Vorlage löschen möchten.
- Wählen Sie Schließen, um das Dialogfeld „Ordner-Vorlagen verwalten“ zu schließen.