Sie müssen über die entsprechenden Zugriffsrechte für die Ordnerverwaltung (Hinzufügen, Bearbeiten und/oder Löschen von zusätzlichen Felddefinitionen) für einen Ordner verfügen, um die zusätzlichen Felder für diesen Ordner verwalten zu können.
Um globale zusätzliche Felder zu verwalten, müssen Sie sich beim InterAction Administrator anmelden können.
In diesem Abschnitt wird die Verwaltung zusätzlicher Felder im Windows Client und im InterAction Administrator behandelt. Beachten Sie, dass Endbenutzer zusätzliche Felder für Arbeitslisten im Web Client verwalten können.
Bestandteile einer zusätzlichen Felddefinition
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Der Name des zusätzlichen Feldes. Dieser wird sowohl im Web Client als auch im Windows Client angezeigt, obwohl Sie eine Profilseite so konfigurieren können, dass ein anderer Anzeigename verwendet wird. |
| Beschreibung | Eine Beschreibung des zusätzlichen Feldes. Diese wird im Windows Client angezeigt, wenn ein Benutzer einen Wert für ein zusätzliches Feld eingibt. |
| Kategorie | Wird im Windows Client verwendet, um zusätzliche Felder gemeinsam zu sortieren. |
| Person/Firma |
Legt fest, auf welche Kontakte das Feld angewendet werden kann – Personen, Firmen oder beides. Wenn Sie diese Option für ein ordnerspezifisches zusätzliches Feld auswählen, müssen Sie eine Option wählen, die den Einschränkungen für den im Ordner erlaubten Kontakttyp entspricht. Sie können zum Beispiel kein Feld nur für Personen in einem Ordner erstellen, der nur Firmen zulässt. Nachdem Sie festgelegt haben, auf welche Kontakte ein zusätzliches Feld angewendet wird und diese Felddefinition gespeichert haben, kann diese Einstellung nicht mehr geändert werden. |
| Status | Gibt an, ob das Feld im Windows Client und im Web Client verfügbar ist. Dieses Attribut gilt nur für globale zusätzliche Felder. |
| Feldtyp |
Legt fest, welche Art von Daten im Feld enthalten sind. Eine vollständige Liste der möglichen Feldtypen finden Sie unter Arten von zusätzlichen Feldern. |
| Feldtypspezifische Felder |
Einige Arten von zusätzlichen Feldern haben weitere Felder, um Details zum Feldtyp anzugeben. Weitere Informationen finden Sie unter Arten von zusätzlichen Feldern. |
| Sekundäres Feld einbeziehen |
Sie können ein sekundäres Feld angeben, das ein Feld ergänzt. Für Felder mit Einzelwerten ist dies eine praktische Möglichkeit, Informationen in zwei Teilen zu speichern. Sie könnten zum Beispiel ein Feld erstellen, das im Hauptfeld einen Code und im sekundären Feld eine Beschreibung für den Code speichert. Bei Feldern mit mehreren Werten dient es oft dazu, zu jedem Feldwert weitere Informationen bereitzustellen. Wenn Sie das sekundäre Feld einbeziehen, müssen Sie eine Bezeichnung angeben. |
| Mehrere Werte | Legt fest, ob das zusätzliche Feld mehrere Werte enthalten kann oder nicht. Weitere Informationen zu Feldern mit mehreren Werten finden Sie unter Mehrere Werte in zusätzlichen Feldern speichern. |
Eine zusätzliche Felddefinition erstellen
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Um ein globales zusätzliches Feld zu erstellen, öffnen Sie den InterAction Administrator und doppelklicken Sie auf Globale zusätzliche Felder in der Entitätenliste.
Die vorhandenen globalen zusätzlichen Felder werden im Dialogfeld „Globale zusätzliche Felder verwalten“ angezeigt.
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Um ein ordnerspezifisches zusätzliches Feld zu erstellen, öffnen Sie den InterAction Windows Client, öffnen Sie den Ordner, der das zusätzliche Feld enthalten soll, wählen Sie Ordner > Ordner bearbeiten und dann Zusätzliche Felder.
Die vorhandenen zusätzlichen Felder für den Ordner werden im Dialogfeld „Ordner bearbeiten“ angezeigt.
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Wählen Sie Neu, um das Dialogfeld „Neues zusätzliches Feld“ anzuzeigen.
- Geben Sie Name und Beschreibung ein. Die Beschreibung wird dem Benutzer angezeigt, wenn er einen Wert für das Feld eingibt.
- Geben Sie bei Bedarf einen Wert für die Kategorie des Feldes ein. Windows Client-Benutzer können nach diesem Wert sortieren.
- Wählen Sie in der Liste Person/Firma aus, ob das zusätzliche Feld für Personen, Firmen oder beide gilt.
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Wenn Sie ein globales zusätzliches Feld erstellen, müssen Sie den Status auswählen. Der Status bestimmt, ob das zusätzliche Feld aktiv oder inaktiv ist. Ein inaktives zusätzliches Feld ist bei der Suche nicht verfügbar.
In der Regel können Sie den Feldtyp nach dem Speichern des Feldes nicht mehr ändern, Sie können jedoch eine Felderweiterung desselben Typs verwenden.
- Wählen Sie den Feldtyp aus.
- Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Kriterien für den ausgewählten Feldtyp an, z. B. die maximale Anzahl zulässiger Zeichen.
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Wenn das Feld zwei zusammengehörige Werte speichern soll (z. B. einen Code und eine Beschreibung für den Code), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sekundäres Feld einbeziehen und geben Sie einen Feldnamen an.
Dadurch können Benutzer einen zweiten Wert zum Feldwert eingeben. Dies wird typischerweise für Felder mit mehreren Werten verwendet, kann aber auch bei Feldern mit Einzelwerten eingesetzt werden.
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Wenn das Feld mehrere Werte zulassen soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mehrere Werte.
Weitere Informationen zu Feldern mit mehreren Werten finden Sie unter Mehrere Werte in zusätzlichen Feldern speichern.
- Wählen Sie OK.
- Wenn das zusätzliche Feld ein Listenfeld ist, fügen Sie die Listeneinträge wie unter Listeneinträge für ein Listenfeld hinzufügen oder importieren beschrieben hinzu.
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Nachdem Sie die zusätzlichen Felder erstellt haben, wählen Sie Schließen im Dialogfeld, das die Liste der konfigurierten zusätzlichen Felder anzeigt.
Weitere Informationen dazu, wie das neue zusätzliche Feld im Windows Client und im Web Client angezeigt wird, finden Sie hier:
Eine zusätzliche Felddefinition bearbeiten
- Um ein globales zusätzliches Feld zu bearbeiten, öffnen Sie den InterAction Administrator und doppelklicken Sie auf Globale zusätzliche Felder in der Entitätenliste.
- Um ein ordnerspezifisches zusätzliches Feld zu bearbeiten, öffnen Sie den InterAction Windows Client, öffnen Sie den Ordner, der das zusätzliche Feld enthalten soll, wählen Sie Ordner > Ordner bearbeiten und dann Zusätzliche Felder.
- Wählen Sie das zusätzliche Feld aus, das Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten, um das Dialogfeld „Zusätzliches Feld bearbeiten“ anzuzeigen.
- Bearbeiten Sie die Felder nach Wunsch und wählen Sie OK, wenn Sie fertig sind. Eine Liste der Felder finden Sie unter Bestandteile einer zusätzlichen Felddefinition.
- Wählen Sie Schließen, um das Dialogfeld „Ordner bearbeiten“ zu schließen.
Listeneinträge für ein Listenfeld hinzufügen oder importieren
Sie können die Listeneinträge für ein Listenfeld manuell eingeben. Alternativ können Sie Listeneinträge aus einer einfachen Textdatei importieren.
Sie können Listeneinträge auch in eine Textdatei exportieren. Das ist eine praktische Möglichkeit, eine Liste von Einträgen von einem zusätzlichen Feld in ein anderes zu kopieren.
Listeneinträge für ein Listenfeld importieren
Um Listeneinträge zu importieren, benötigen Sie eine einfache Textdatei, in der jeder Eintrag in einer eigenen Zeile steht. Beachten Sie, dass das Importieren von Listeneinträgen keine bereits für das Feld definierten Einträge ändert. Wenn die Importdatei Duplikate von bereits vorhandenen Einträgen enthält, werden diese übersprungen.
- Um Listeneinträge für ein globales zusätzliches Feld zu importieren, öffnen Sie den InterAction Administrator und doppelklicken Sie auf Globale zusätzliche Felder in der Entitätenliste.
- Um Listeneinträge für ein ordnerspezifisches zusätzliches Feld zu importieren, öffnen Sie den InterAction Windows Client, öffnen Sie den Ordner, der das zusätzliche Feld enthalten soll, wählen Sie Ordner > Ordner bearbeiten und dann Zusätzliche Felder.
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Wählen Sie das zusätzliche Feld aus, für das Sie Listeneinträge hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Listeneinträge.
Sie müssen ein Listenfeld auswählen.
- Wählen Sie Importieren.
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Geben Sie den Pfad und Dateinamen der Textdatei mit Ihren Listeneinträgen an.
Sie können die Durchsuchen-Schaltfläche (
) verwenden, um nach der Datei zu suchen.
- Wählen Sie OK.
Listeneinträge für ein Listenfeld manuell hinzufügen
- Um Listeneinträge für ein globales zusätzliches Feld hinzuzufügen, öffnen Sie den InterAction Administrator und doppelklicken Sie auf Globale zusätzliche Felder in der Entitätenliste.
- Um Listeneinträge für ein ordnerspezifisches zusätzliches Feld hinzuzufügen, öffnen Sie den InterAction Windows Client, öffnen Sie den Ordner, der das zusätzliche Feld enthalten soll, wählen Sie Ordner > Ordner bearbeiten und dann Zusätzliche Felder.
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Wählen Sie das zusätzliche Feld aus, für das Sie Listeneinträge hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Listeneinträge.
Sie müssen ein Listenfeld auswählen.
- Wählen Sie Neu.
- Geben Sie den Namen des Listeneintrags ein.
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Wenn Sie einen Listeneintrag für ein globales zusätzliches Feld hinzufügen, wählen Sie den Status.
Der Status bestimmt, ob der Listeneintrag aktiv oder inaktiv ist. Ein inaktiver Listeneintrag wird in InterAction nicht angezeigt. Beachten Sie, dass Sie einen Listeneintrag für ein globales zusätzliches Feld nicht löschen können; Sie können seinen Status nur auf inaktiv setzen.
- Wählen Sie OK.
- Wenn Sie das Hinzufügen der Listeneinträge abgeschlossen haben, wählen Sie Schließen, um das Dialogfeld „Listeneinträge“ zu schließen.
Listeneinträge für ein Listenfeld bearbeiten oder löschen
- Um Listeneinträge für ein globales Zusatzfeld zu bearbeiten, öffnen Sie InterAction Administrator und doppelklicken Sie auf Globale Zusatzfelder in der Entitätenliste.
- Um Listeneinträge für ein ordnerspezifisches Zusatzfeld zu bearbeiten, öffnen Sie den InterAction Windows Client, öffnen Sie den Ordner, der das Zusatzfeld enthalten soll, wählen Sie Ordner > Ordner bearbeiten und dann Zusatzfelder aus.
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Wählen Sie das Zusatzfeld aus, für das Sie Listeneinträge hinzufügen oder bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Listeneinträge.
Sie müssen ein Zusatzfeld vom Listentyp auswählen.
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Um einen Listeneintrag zu bearbeiten, wählen Sie ihn aus der Liste aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Um einen ordnerspezifischen Listeneintrag zu entfernen, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Löschen.
Sie können einen Listeneintrag für ein globales Zusatzfeld nicht löschen. Um einen Listeneintrag zu entfernen, bearbeiten Sie den Eintrag und wählen Sie den Status Inaktiv aus.
- Bearbeiten Sie den Namen des Listeneintrags.
- Klicken Sie auf OK.
- Wenn Sie das Bearbeiten der Listeneinträge abgeschlossen haben, klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld Listeneinträge zu schließen.
Wie erscheint ein neues Zusatzfeld im Windows Client?
Ein neues Zusatzfeld ist im InterAction Windows Client sofort verfügbar. Wenn Sie jedoch den Windows Client geöffnet haben, während Sie ein globales Feld erstellen, müssen Sie das Programm beenden und neu starten, um das Zusatzfeld zu sehen. Das neue Zusatzfeld erscheint in der Ansicht Zusätzliche Informationen. Es steht außerdem für den Druck, Export und Import zur Verfügung.
Wie erscheint ein neues Zusatzfeld im Web Client?
Der Web Client zeigt Zusatzfelder auf verschiedene Arten an:
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Ordnerspezifische Felder, die auf einer Marketingliste oder Arbeitsliste enthalten sind, erscheinen im Bereich Profile, Listen und Notizen auf der Übersichtsseite. Alle Zusatzfelder für den Ordner werden automatisch in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
Die gleichen Felder sind auch im Vorschaubereich sichtbar, wenn Sie eine Marketingliste oder Arbeitsliste ansehen.
- Der Web Client erstellt automatisch eine Suche für jede Arbeitsliste und Marketingliste. Diese Suche enthält alle ordnerspezifischen Zusatzfelder der Liste.
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Sie können benutzerdefinierte Profile definieren, die jede beliebige Kombination aus ordnerspezifischen oder globalen Zusatzfeldern anzeigen. Zum Beispiel zeigt das Alumni-Profil, das in einer neuen Installation von InterAction enthalten ist, mehrere Zusatzfelder an, die für Mitarbeiter und Alumni des Unternehmens erfasst wurden.
Sie verwenden den Windows Client, um Web Client-Profile zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Web Client-Profilen.
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Sie können benutzerdefinierte Suchen definieren, die jede beliebige Kombination aus ordnerspezifischen oder globalen Zusatzfeldern als Suchkriterien enthalten.
Sie verwenden den Windows Client, um Web Client-Suchen zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Web Client-Suchen.
Anzeigen von Arbeitslisten-Zusatzfeldern im Web Client
[A] Der Bereich Arbeitslisten ist aktuell ausgewählt, daher werden alle Arbeitslisten, die diesen Kontakt enthalten und auf die der Benutzer Zugriff hat, als Links angezeigt.
[B] Wählen Sie eine Liste aus, um die Zusatzfelder und Notizen für die Liste zu sehen.