Das Prüfprotokoll hält fest, welche Änderungen an den Kontaktinformationen in einem Ordner vorgenommen wurden. Sie können das Prüfprotokoll auf Ordnerebene ein- und ausschalten. Es gilt nur für die Kontakte im geprüften Ordner. Um zu sehen, ob ein Ordner geprüft wird, wählen Sie den Ordner aus der Ordnerliste aus und wählen Sie Ordner > Eigenschaften.
Das Prüfprotokoll erfasst Änderungen sowohl im Windows Client als auch im Web Client. Die Einträge des Prüfprotokolls können jedoch nur im Windows Client angezeigt werden. Nutzer des Web Clients und von InterAction für Microsoft® Outlook® können ähnliche Informationen zu Änderungen an Kontakten als Benachrichtigungen einsehen.
In diesem Abschnitt werden folgende Themen behandelt:
- Informationen, die vom Prüfprotokoll erfasst werden
- Prüfprotokoll im Vergleich zu Benachrichtigungen
- Anzeigen des Prüfprotokolls für einen Kontakt
- Anzeigen des Prüfprotokolls für einen Ordner
- Richtlinien zur Verwendung des Prüfprotokolls
- Löschen eines einzelnen Prüfprotokolleintrags
- Bereinigen des Prüfprotokolls
Informationen, die vom Prüfprotokoll erfasst werden
Das Prüfprotokoll von InterAction erfasst folgende Informationen:
- Änderungen am Namen des Kontakts
- Änderungen am zugeordneten Unternehmen bei Personenkontakten
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Adressen
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von Telefonnummern
- Hinzufügen, Ändern und Löschen von elektronischen Adressen
- Änderungen (Setzen und Löschen) von Zusatzfeldwerten
Das Prüfprotokoll verfolgt Änderungen an globalen Daten für die Kontakte, die in einem geprüften Ordner stammen. Es verfolgt auch Änderungen an den ordnerspezifischen Daten für Kontakte, die in einen geprüften Ordner verknüpft sind. Sie können diese Informationen im Windows Client in der Prüfprotokoll-Ansicht für den Kontakt einsehen (siehe Anzeigen des Prüfprotokolls für einen Kontakt).
Auf Ordnerebene zeichnet InterAction außerdem Verschiebungen, Löschungen und das Löschen von Verknüpfungen im geprüften Ordner auf. Siehe Anzeigen des Prüfprotokolls für einen Ordner.
Sowohl bei Kontaktbearbeitungen als auch beim Hinzufügen/Löschen in Ordnern arbeitet das Prüfprotokoll mit den in Ihrer Umgebung definierten Data Change Management-Regeln zusammen. Zulässige Änderungen werden sofort im Prüfprotokoll erfasst. Änderungen, die zur Genehmigung eingereicht werden, erscheinen erst im Prüfprotokoll, wenn die Änderung genehmigt wurde. In allen Fällen wird im Prüfprotokoll der Name des Benutzers aufgezeichnet, der die Änderung vorgenommen hat, nicht der Datenverwalter, der sie genehmigt hat.
Beachten Sie zum Beispiel folgende Szenarien:
Diese Szenarien sollen nicht alle Details des Data Change Managements erklären. Für einen kurzen Überblick siehe Über die Datenänderungsverwaltung.
- Ein Benutzer ändert die Telefonnummer eines Kontakts. Die für diesen Kontakt geltenden Data Change Management-Regeln erlauben die Änderung ohne weitere Überprüfung. In diesem Fall wird die Änderung sofort übernommen und im Prüfprotokoll erfasst.
-
Ein Benutzer ändert die Telefonnummer eines Kontakts. Die Regeln für diesen Kontakt schreiben vor, dass solche Änderungen überprüft werden müssen. In diesem Fall wird die Änderung sofort übernommen und im Prüfprotokoll erfasst, und ein Change Management-Ticket wird an den Datenverwalter gesendet.
Lehnt der Datenverwalter die Änderung ab, wird die Telefonnummer auf den ursprünglichen Wert zurückgesetzt. In diesem Fall wird ein zweiter Eintrag im Prüfprotokoll hinzugefügt, der vermerkt, dass der Datenverwalter den Wert zurückgesetzt hat.
-
Ein Benutzer ändert die Telefonnummer eines Kontakts. Die Regeln für diesen Kontakt schreiben vor, dass alle Änderungen dem Datenverwalter zur Genehmigung vorgelegt werden müssen. In diesem Fall wird die Änderung nicht sofort übernommen, daher wird nichts im Prüfprotokoll erfasst.
Genehmigt der Datenverwalter die Änderung, wird sie übernommen und im Prüfprotokoll erfasst. Im Prüfprotokoll erscheint der ursprüngliche Benutzer als derjenige, der die Änderung vorgenommen hat, nicht der Datenverwalter.
Beachten Sie, dass Änderungen, die von Stellvertretern im Namen eines anderen Benutzers vorgenommen werden, im Prüfprotokoll mit dem Namen des Stellvertreters erscheinen.
Prüfprotokoll im Vergleich zu Benachrichtigungen
Das Prüfprotokoll ist nicht dasselbe wie Benachrichtigungen, auch wenn beide ähnliche Informationen erfassen. Benachrichtigungen sind als Werkzeug gedacht, mit dem Fachkräfte die Aktivitäten ihrer Kontakte überwachen können. Das Prüfprotokoll wird hauptsächlich als administratives Werkzeug zur Sicherung der Datenqualität verwendet.
Benutzer können im Web Client oder in InterAction für Outlook die letzten Aktivitäten für die Kontakte anzeigen, die sie überwachen möchten. Neben Aktivitäten, die Benutzer selbst hinzufügen, werden viele der als Benachrichtigungen angezeigten Aktivitäten automatisch von InterAction generiert, wenn sich Informationen im System ändern. Wenn sich zum Beispiel die Telefonnummer oder Adresse eines Kontakts ändert, wird eine Aktivität erstellt, um dieses Ereignis zu protokollieren.
Meine Benachrichtigungen-Seite
[A] Diese Aktivität wurde automatisch generiert, als ein Benutzer die Kontakte bearbeitet hat
InterAction zeichnet die Aktivitäten für alle Kontakte im System auf, unabhängig davon, in welchen Ordnern sie sich befinden; das Prüfprotokoll verfolgt nur Änderungen für Kontakte in geprüften Ordnern. Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen Benachrichtigungen und dem Prüfprotokoll.
Unterschiede zwischen Benachrichtigungen und Prüfprotokoll
| Benachrichtigungen | Prüfprotokoll |
|---|---|
| Verfolgt Änderungen an Kontaktnamen. | Verfolgt Änderungen an Kontaktnamen. |
| Verfolgt Änderungen an der Unternehmenszuordnung. | Verfolgt Änderungen an der Unternehmenszuordnung. |
| Verfolgt Änderungen an Telefonnummern (Telefon, Fax usw.). | Verfolgt Änderungen an Telefonnummern (Telefon, Fax usw.). |
| Verfolgt Adressänderungen. | Verfolgt Adressänderungen. |
| Verfolgt Änderungen an elektronischen Adressen. | Verfolgt Änderungen an elektronischen Adressen. |
| Keine Verfolgung von Änderungen an Zusatzfeldwerten. | Verfolgt Änderungen an Zusatzfeldwerten. |
| Verfolgt keine Hinzufügungen oder Löschungen von Telefonnummern, Adressen oder elektronischen Adressen – nur Änderungen. | Verfolgt Hinzufügungen und Löschungen von Telefonnummern, Adressen und elektronischen Adressen. |
| Verfolgt das Entfernen von Kontakten aus Ordnern nicht. | Verfolgt das Entfernen von Kontakten aus Ordnern. |
|
Generierte Änderungen werden in Aktivitäten gespeichert. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisch generierte Aktivitäten. |
Änderungen werden in Prüfprotokolleinträgen gespeichert. |
| Zeigt Aktivitäten an, die von Benutzern manuell eingegeben wurden. | Verfolgt nur die oben aufgeführten Änderungen. |
|
Ereignisse können durch das Löschen abgelaufener Aktivitäten entfernt werden. Dies kann regelmäßig geplant werden. Details finden Sie unter Automatisches Entfernen von Aktivitäten. Beachten Sie, dass automatisch generierte Aktivitäten standardmäßig relativ schnell entfernt werden. |
Muss manuell mit dem InterAction Administrator bereinigt werden. Details finden Sie unter Bereinigen des Prüfprotokolls. |
| Wird auf einer Seite im Web Client und in InterAction für Microsoft Outlook angezeigt. | Wird in der Prüfprotokoll-Ansicht im Windows Client angezeigt. |
Anzeigen des Prüfprotokolls für einen Kontakt
Um das gesamte Prüfprotokoll für einen Kontakt anzuzeigen, öffnen Sie die Kontaktdetails und wählen Sie die Ansicht Prüfprotokoll.
Sie können die Prüfprotokoll-Ansicht nach jeder Spalte sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um die Sortierreihenfolge von aufsteigend auf absteigend (oder umgekehrt) zu ändern.
Um Details zu einem Eintrag im Prüfprotokoll anzuzeigen, doppelklicken Sie darauf oder wählen Sie den Eintrag aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Details anzeigen, um das Dialogfeld Prüfprotokolldetails zu öffnen.
Symbolleiste „Details anzeigen“:
Sie können die Änderungshistorie der Kontakte seit der letzten Bereinigung des Prüfprotokolls einsehen. Diese Historie enthält den ursprünglichen Wert, den geänderten Wert, den aktuellen Wert, das Datum/Uhrzeit der Änderung und die Person, die die Änderung vorgenommen hat. Beachten Sie, dass der aktuelle Wert möglicherweise nicht die tatsächliche Änderung widerspiegelt, wenn der Eintrag mehrfach geändert wurde – der aktuelle Wert ist immer der neueste Wert.
Denken Sie daran: Wenn der Kontakt gelöscht oder aus einem geprüften Ordner verschoben wurde, müssen Sie das Prüfprotokoll für den Ordner anzeigen, um die Löschung oder Verschiebung zu sehen.
Anzeigen des Prüfprotokolls für einen Ordner.
Um Kontakte anzuzeigen, die aus einem Ordner verschoben oder gelöscht wurden (Quelle oder Verknüpfungen), müssen Sie das Prüfprotokoll für den Ordner anzeigen. Um das Prüfprotokoll für einen Ordner anzuzeigen, wählen Sie den Ordner in der Hauptansicht aus und wählen Sie Ordner > Prüfprotokoll. Für jeden einzelnen Prüfprotokolleintrag, der im Dialogfeld angezeigt wird, können Sie weitere Details anzeigen lassen.
Richtlinien zur Verwendung des Prüfprotokolls
Beachten Sie die folgenden Richtlinien, wenn Sie entscheiden, welche Ordner geprüft werden sollen:
- Alle Ordner, die standardmäßig mit InterAction geliefert werden, sind standardmäßig zur Prüfung aktiviert.
- Stark eingeschränkte Ordner, wie z. B. ein Marketing-Ordner, der nur vom Marketing-Team zugänglich ist, müssen in der Regel nicht geprüft werden.
- Andere Ordner, die von kleinen Benutzergruppen genutzt werden, wie Arbeitslisten, müssen normalerweise nicht geprüft werden.
- Aktivieren Sie das Prüfprotokoll niemals für den Duplikate-Ordner. Sobald sich ein Kontakt im Duplikate-Ordner befindet, ist er eingefroren und sollte nicht mehr geändert werden.
- Bereinigen Sie das Prüfprotokoll regelmäßig. Details finden Sie unter Bereinigen des Prüfprotokolls.
Prüfprotokoll für einen Ordner aktivieren
Der Systemadministrator kann festlegen, welche Ordner geprüft werden sollen.
- Melden Sie sich als Systemadministrator bei InterAction an.
- Wählen Sie in der Ordnerliste den gewünschten Ordner aus und wählen Sie dann Ordner > Ordner bearbeiten.
- Wählen Sie in der Liste Ansicht auf der linken Seite des Dialogfelds Optionen aus.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakte, die in diesem Ordner stammen, werden geprüft und wählen Sie dann OK.
Löschen eines einzelnen Prüfprotokolleintrags
In seltenen Fällen kann es notwendig sein, einen Prüfprotokolleintrag zu löschen, um sensible Daten zu schützen. Dies kann erforderlich sein, wenn durch eine Änderung sensible Informationen im Prüfprotokoll hinterlegt wurden.
Sie können nur den einzelnen Prüfprotokolleintrag mit den sensiblen Daten löschen. Dabei werden alle Informationen aus dem Eintrag entfernt und durch den Text „Details vom InterAction Administrator gelöscht.“ ersetzt. Der Eintrag selbst bleibt im System erhalten, und alle anderen Prüfprotokolleinträge bleiben unberührt.
Sie müssen sich als Systemadministrator bei InterAction anmelden, um einen Prüfprotokolleintrag zu löschen.
- Melden Sie sich als Systemadministrator bei InterAction an.
- Suchen Sie den Kontakt mit dem Audit-Trail-Eintrag und öffnen Sie die Audit-Trail-Ansicht.
- Wählen Sie den zu löschenden Audit-Trail-Eintrag aus und wählen Sie Audit-Trail > Details löschen.
-
Geben Sie bei Aufforderung Yes ein, um das Löschen zu bestätigen, und wählen Sie OK.
Die Details des Audit-Trail-Eintrags werden gelöscht und das Feld Kommentare wird auf „Details gelöscht durch InterAction Administrator.“ geändert.
Audit-Trail bereinigen
Sie können regelmäßig alle Einträge im Audit-Trail löschen. Wenn Sie mehrere überwachte Ordner haben, wird der Audit-Trail wahrscheinlich ziemlich groß. Daher ist es wichtig, ihn regelmäßig zu bereinigen.
Je nach Bedarf Ihrer Organisation sollten Sie den Audit-Trail mindestens alle sechs bis zwölf Monate bereinigen. Häufigeres Bereinigen (zum Beispiel monatlich oder vierteljährlich) ist empfehlenswert; viele Organisationen möchten die Audit-Historie jedoch länger aufbewahren. Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen dem Bedarf, die Historie zu behalten, und einer kleineren, schnelleren Datenbank.
Sie können alle Audit-Einträge löschen, die älter als ein bestimmtes Datum sind. Zum Bereinigen des Audit-Trails verwenden Sie InterAction Administrator.
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Wählen Sie im InterAction Administrator Verwalten > Audit-Trail bereinigen.
Vorsicht: Nach dem Bereinigen des Audit-Trails können die Audit-Informationen nicht wiederhergestellt werden!
- Wählen Sie das Datum bei Alle Audits vor bereinigen.
- Wählen Sie OK.