Les listes de travail sont des dossiers que les utilisateurs finaux peuvent créer et gérer dans le Web Client. Elles sont généralement utilisées comme des collections temporaires de contacts associés à une tâche particulière. Les listes de travail sont normalement accessibles uniquement à un nombre limité d'utilisateurs – elles ne sont presque jamais disponibles pour tous les utilisateurs.
Exemples de listes de travail :
- Une liste de rappel de personnes qu'un utilisateur ou un groupe de travail particulier de votre organisation doit contacter au cours d'une semaine donnée.
- Une liste de candidats employés qu'un département particulier interviewe pour un poste.
- Un projet personnel pour un professionnel nécessitant plus de fonctionnalités que celles disponibles avec sa liste Mes Contacts et ses catégories.
- Des listes pour d'autres projets départementaux, comme une liste d'employés impliqués dans la planification d'événements de bureau.
- Des listes pour certains événements qui n'ont pas nécessairement besoin d'être des événements marketing – comme des événements organisés par un département particulier plutôt que par le département marketing.
Les principales caractéristiques distinctives des listes de travail sont les suivantes :
- Elles sont généralement de nature temporaire – la plupart des listes de travail ne sont nécessaires que pour une courte période. Si la liste doit être conservée dans le système indéfiniment (comme la liste pour un événement annuel), elle devrait probablement être une liste marketing ou un type de contact.
- Elles sont spécifiques à un individu ou à un petit groupe d'utilisateurs. Si la liste doit être disponible dans toute l'organisation et représente un moyen clé de catégoriser les contacts, elle devrait probablement être un type de contact.
- Elles apparaissent toujours dans le Web Client pour tout utilisateur ayant au moins un accès en lecture à la liste. Vous ne pouvez pas les bloquer dans le Web Client. Si vous avez besoin d'un dossier qui ne devrait être disponible que dans le Windows Client (peut-être pour stocker des informations en coulisses), vous devriez créer un dossier administratif à la place.
- Elles ne peuvent pas utiliser la gestion des modifications de données. Elles utilisent plutôt des droits d'accès pour déterminer qui peut ajouter et modifier les contacts sur la liste. Notez que les droits d'accès fonctionnent différemment pour les listes de travail que pour les autres classes de dossiers. Pour plus de détails, voir Sécurité du Web Client pour les listes de travail.
- Elles sont la seule classe de dossier que les utilisateurs peuvent créer dans le Web Client. Les types de contact et les listes marketing ne peuvent être créés qu'en utilisant le Windows Client.
Les utilisateurs peuvent utiliser la page des Listes de Travail pour voir une liste des listes de travail auxquelles ils ont accès en lecture. Pour plus de détails, voir Gestion des listes de travail dans le Web Client.
Vous pouvez changer le terme utilisé pour les listes de travail dans tout InterAction. Pour plus de détails, voir Changer les termes utilisés pour les types de contact, les listes de travail, les listes marketing.
Vous pouvez utiliser le Windows Client pour pousser une liste de travail vers les Listes de Travail Fréquemment Utilisées pour les utilisateurs finaux. Pour plus de détails, voir Ajouter des dossiers aux listes fréquemment utilisées des utilisateurs.
Les utilisateurs dans le Web Client et le Windows Client peuvent ajouter des informations spécifiques à la liste telles que des téléphones, des adresses et des activités à une liste de travail. Pour plus de détails, voir “Informations spécifiques à la liste dans les listes de travail,” plus loin.
Une liste de travail peut inclure des contacts qui ne peuvent être vus que par les utilisateurs ayant accès à la liste. Pour plus de détails, voir Contacts uniquement pour la liste de travail (Sourcing des contacts dans les listes de travail).
Les sections suivantes décrivent la gestion des listes de travail dans le Windows Client et le Web Client :
- Gestion des listes de travail dans le Windows Client
- Gestion des listes de travail dans le Web Client
- Sécurité du Web Client pour les listes de travail
Informations spécifiques à la liste dans les listes de travail
Les utilisateurs dans le Web Client et le Windows Client peuvent créer et éditer des informations spécifiques au dossier pour les listes de travail. Étant donné que les listes de travail sont présentées comme des listes plutôt que des dossiers dans le Web Client, ces informations sont appelées informations spécifiques à la liste.
Les types d'informations suivants peuvent être spécifiques à la liste :
- Champs supplémentaires
- Téléphones
- Adresses / Adresses électroniques (y compris la désignation d'une adresse postale)
- Notes
- Activités (Pour les activités, spécifique à la liste est appelé concernant une liste de travail. Pour plus de détails, voir À propos des activités spécifiques au dossier et globales.)
Pour la plupart de ces éléments, rendre l'information spécifique à la liste de travail restreint l'information uniquement aux utilisateurs ayant un accès en lecture à la liste de travail. Par exemple, si vous ajoutez des notes spécifiques à la liste Liste d'appels d'Ed, seuls les utilisateurs ayant un accès en lecture à la Liste d'appels d'Ed peuvent lire ces notes.
La seule exception à cette règle concerne les activités. Lors de la création d'une activité concernant une liste de travail, l'utilisateur peut déterminer qui est autorisé à voir l'activité. Pour plus de détails, voir Accès pour voir les activités.
Contacts uniquement pour la liste de travail (Sourcing des contacts dans les listes de travail)
Les utilisateurs peuvent source des contacts dans les listes de travail. Cela signifie que les contacts ne sont disponibles que dans la liste de travail – ils ne font pas partie de la liste complète des contacts de l'entreprise. Cela est utile dans les situations suivantes :
- Vous avez des contacts que vous devez suivre pendant une courte période, mais il n'est pas logique de les inclure dans la liste des entreprises.
- Vous avez des contacts qui doivent être partagés parmi le groupe utilisant la liste, mais qui ne devraient pas être disponibles pour tout le monde dans l'organisation pour des raisons de sécurité.
Les contacts de la liste de travail apparaissent dans le Web Client avec une icône différente à côté du nom, comme illustré dans la page de présentation de la personne. Il y a plusieurs limitations pour les contacts spécifiques à la liste de travail :
- Vous ne pouvez pas les inclure dans d'autres listes dans InterAction lorsque vous utilisez le Web Client. Par exemple, vous ne pouvez pas ajouter un contact uniquement pour la liste de travail à une liste marketing.
- Vous ne pouvez pas les ajouter à votre propre liste d'utilisateur (Mes Contacts).
- Vous ne pouvez pas utiliser le Web Client pour les promouvoir à la liste des entreprises. Notez cependant qu'un utilisateur du Windows Client peut promouvoir un contact uniquement pour la liste de travail à la liste des entreprises. Les utilisateurs du Web Client peuvent envoyer des demandes de modification à un gestionnaire de données pour effectuer ce changement.
Contact uniquement pour la liste de travail dans le Web Client