Las listas de trabajo son carpetas que los usuarios finales pueden crear y gestionar en el Web Client. Normalmente se utilizan como colecciones temporales de contactos asociadas a una tarea en particular. Por lo general, las listas de trabajo solo están disponibles para un número limitado de usuarios; casi nunca están disponibles para todos los usuarios.
Algunos ejemplos de listas de trabajo incluyen lo siguiente:
- Una lista de llamadas de personas que un usuario o grupo de trabajo específico de tu organización necesita contactar en una semana determinada.
- Una lista de candidatos a empleados que un departamento está entrevistando para un puesto.
- Un proyecto personal para un profesional que requiere más funcionalidades de las que ofrece su lista Mis Contactos y las categorías.
- Listas para otros proyectos departamentales, como una lista de empleados involucrados en la organización de eventos de oficina.
- Listas para algunos eventos que no necesariamente tienen que ser eventos de marketing, como eventos organizados por un departamento específico en lugar del departamento de marketing.
Las principales características que distinguen a las listas de trabajo son las siguientes:
- Por lo general, son de carácter temporal: la mayoría de las listas de trabajo solo se necesitan por un corto periodo de tiempo. Si la lista debe mantenerse en el sistema de forma indefinida (como la lista para un evento anual), probablemente debería ser una lista de marketing o un tipo de contacto.
- Son específicas para un individuo o un pequeño grupo de usuarios. Si la lista debe estar disponible para toda la organización y representa una forma clave de categorizar contactos, probablemente debería ser un tipo de contacto.
- Siempre aparecen en el Web Client para cualquier usuario que tenga al menos acceso de lectura a la lista. No se pueden bloquear en el Web Client. Si necesitas una carpeta que solo esté disponible en el Windows Client (quizás para almacenar información de uso interno), deberías crear una carpeta administrativa en su lugar.
- No pueden usar la Gestión de Cambios de Datos. En su lugar, utilizan derechos de acceso para determinar quién puede agregar y modificar los contactos en la lista. Ten en cuenta que los derechos de acceso funcionan de manera diferente para las listas de trabajo que para otras clases de carpetas. Para más detalles, consulta Seguridad del Web Client para listas de trabajo.
- Son la única clase de carpeta que los usuarios pueden crear en el Web Client. Los tipos de contacto y las listas de marketing solo se pueden crear usando el Windows Client.
Los usuarios pueden usar la página de Listas de trabajo para ver una lista de las listas de trabajo a las que tienen acceso de lectura. Para más detalles, consulta Gestión de listas de trabajo en el Web Client.
Puedes cambiar el término utilizado para listas de trabajo en todo InterAction. Para más detalles, consulta Cambiar términos usados para tipos de contacto, listas de trabajo y listas de marketing.
Puedes usar el Windows Client para enviar una lista de trabajo a las Listas de trabajo usadas frecuentemente de los usuarios finales. Para más detalles, consulta Agregar carpetas a las listas de uso frecuente de los usuarios.
Los usuarios tanto en el Web Client como en el Windows Client pueden agregar información específica de la lista, como teléfonos, direcciones y actividades, a una lista de trabajo. Para más detalles, consulta “Información específica de la lista en listas de trabajo” más adelante.
Una lista de trabajo puede incluir contactos que solo pueden ser vistos por usuarios con acceso a la lista. Para más detalles, consulta Contactos exclusivos de listas de trabajo (Contactos de origen en listas de trabajo).
Las siguientes secciones describen cómo gestionar listas de trabajo en el Windows Client y el Web Client:
- Gestión de listas de trabajo en el Windows Client
- Gestión de listas de trabajo en el Web Client
- Seguridad del Web Client para listas de trabajo
Información específica de la lista en listas de trabajo
Los usuarios tanto en el Web Client como en el Windows Client pueden crear y editar información específica de la carpeta para listas de trabajo. Como las listas de trabajo se presentan como listas y no como carpetas en el Web Client, esta información se denomina información específica de la lista.
Los siguientes tipos de información pueden ser específicos de la lista:
- Campos adicionales
- Teléfonos
- Direcciones / Direcciones electrónicas (incluyendo la designación de una dirección de envío)
- Notas
- Actividades (Para actividades, específico de la lista se denomina relacionado con una lista de trabajo. Para más detalles, consulta Acerca de actividades específicas de carpeta y globales.)
Para la mayoría de estos elementos, hacer que la información sea específica de la lista de trabajo restringe la información solo a los usuarios con acceso de lectura a la lista de trabajo. Por ejemplo, si agregas notas específicas de la lista a la lista Lista de llamadas de Ed, solo los usuarios con acceso de lectura a la Lista de llamadas de Ed podrán leer esas notas.
La única excepción a esta regla son las actividades. Al crear una actividad relacionada con una lista de trabajo, el usuario puede decidir quién puede ver la actividad. Para más detalles, consulta Acceso para ver actividades.
Contactos exclusivos de listas de trabajo (Contactos de origen en listas de trabajo)
Los usuarios pueden agregar contactos en listas de trabajo. Esto significa que los contactos solo están disponibles dentro de la lista de trabajo; no forman parte de la lista completa de contactos de la empresa. Esto es útil en las siguientes situaciones:
- Tienes contactos que necesitas rastrear por un corto periodo de tiempo, pero no tiene sentido incluirlos en la lista general de la empresa.
- Tienes contactos que deben compartirse entre el grupo que usa la lista, pero que no deberían estar disponibles para todos en la organización por motivos de seguridad.
Los contactos exclusivos de listas de trabajo aparecen en el Web Client con un icono diferente junto al nombre, como se muestra en la página de resumen de la persona. Existen varias limitaciones para los contactos que son exclusivos de listas de trabajo:
- No puedes incluirlos en ninguna otra lista de InterAction cuando usas el Web Client. Por ejemplo, no puedes agregar un contacto exclusivo de lista de trabajo a una lista de marketing.
- No puedes agregarlos a tu propia lista de usuario (Mis Contactos).
- No puedes usar el Web Client para promocionarlos a la lista general de la empresa. Sin embargo, un usuario del Windows Client sí puede promocionar un contacto exclusivo de lista de trabajo a la lista general de la empresa. Los usuarios del Web Client pueden enviar solicitudes de cambio a un responsable de datos para realizar este cambio.
Contacto exclusivo de lista de trabajo en el Web Client