Es gibt mehrere Aufgaben und Aktivitäten, die befolgt werden müssen, um einen neuen Benutzer in InterAction richtig einzurichten.
-
Überprüfen Sie den Ordner Unser Personal, um sicherzustellen, dass für jede Person, für die Sie ein Benutzerkonto anlegen möchten, ein Kontakt vorhanden ist.
Falls für ein Benutzerkonto, das Sie erstellen, kein Kontakt existiert, legen Sie in InterAction einen Kontakt für den Benutzer an. Verknüpfen Sie den Kontakt mit dem Ordner Unser Personal, um diesen Kontakttyp dem Benutzer hinzuzufügen.
Für alle Benutzerkonten müssen Kontakt-Datensätze hinterlegt sein. Ist für das Benutzerkonto kein Kontakt-Datensatz hinterlegt, kann sich der Benutzer nicht bei InterAction anmelden!
- Legen Sie Standardwerte für neue Benutzerkontaktlisten fest, einschließlich Einstellungen für Vertraulichkeit, Aktualisierung und Beziehungen. Weitere Informationen zum Festlegen von Standardwerten für neue Benutzerkontaktlisten finden Sie unter Konfigurieren von Benutzerkontaktlisten.
- Erstellen Sie Benutzerkonten und Kontaktlisten für jeden Benutzer, indem Sie die Kontoinformationen in InterAction Administrator importieren. Weitere Informationen finden Sie unter Überblick über Benutzer.
- Legen Sie den Kontakt-Datensatz für jedes Benutzerkonto fest. Benutzer können sich erst im InterAction Web Client anmelden, wenn für ihr Benutzerkonto ein Kontakt-Datensatz hinterlegt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Benutzer mit einem InterAction-Kontakt verbinden.
- Legen Sie Stellvertreter (Proxies) für Benutzer fest. Anleitungen dazu finden Sie unter Verwalten von Benutzer-Stellvertretern.
-
Fügen Sie den Benutzer gegebenenfalls zu Gruppen hinzu. Anleitungen dazu finden Sie unter Gruppe bearbeiten.
Sie können das Hinzufügen von Benutzern zu Gruppen über Application Collaboration automatisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Überblick über den Gruppenteilnehmer-Datensatz.
- Legen Sie die Zugriffsrechte des Benutzers auf Ordner in InterAction fest. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden Konfigurieren von InterAction.
- Konfigurieren Sie die neuen Kontaktregeln, die verwendet werden, wenn Benutzer ihre Kontakte zur Kanzleiliste beitragen. Weitere Informationen zur Konfiguration neuer Kontaktregeln finden Sie unter Überblick über das Datenänderungsmanagement – Neue Kontaktregeln.
- Wenn Ihre Organisation die Smart Connect-Funktion nutzt, konfigurieren Sie die Smart Connect-Regeln für die Kanzleikontakte Ihrer Organisation. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Smart Connect-Regeln.
- Lassen Sie in Outlook jeden Benutzer seine privaten Kontakte identifizieren, die nicht von seinem Stellvertreter eingesehen werden sollen. Der Benutzer kann diese Kontakte in Outlook als privat kennzeichnen, sodass der Stellvertreter diese Kontakte in InterAction nicht sieht.
- Aktivieren Sie in InterAction Administrator die Synchronisierung mit dem PIM Ihrer Organisation für die Benutzer, für die Sie InterAction einführen.
-
Stellen Sie sicher, dass die erste Synchronisierung zwischen dem PIM und InterAction für alle Benutzerkontaktlisten, die Sie einführen, durchgeführt wird.
Weitere Informationen darüber, wie InterAction Kontaktinformationen verarbeitet, die bei einer ersten Datenübernahme für einen Benutzer hinzugefügt werden, finden Sie unter Laden und Beitragen von Benutzerkontaktinformationen.
-
Aktivieren Sie die Synchronisierung „Benutzer-zu-Kanzleikontakt“ für die Benutzerkontaktlisten.
Wenn Sie ein Benutzerkonto erstellen, wird die Kontaktliste automatisch für den Benutzer angelegt.
Wenn Sie Smart Connect verwenden, muss die Synchronisierung „Benutzer-zu-Kanzleikontakt“ durchgeführt werden, bevor ein Benutzer seine Kontakte beiträgt. Die Synchronisierung „Benutzer-zu-Kanzleikontakt“ ist der Prozess, der bestimmt, welche Kontakte in der Kontaktliste des Benutzers empfohlen oder automatisch beigetragen werden, basierend auf den für Ihre Organisation definierten Smart Connect-Regeln.
Anleitungen zur Planung der Synchronisierung „Benutzer-zu-Kanzleikontakt“ finden Sie unter Prozess der Benutzer-zu-Kanzleikontakt-Synchronisierung.
-
Senden Sie eine E-Mail an die Benutzer in der Rollout-Gruppe und fügen Sie einen Link zur Seite „Kontakte beitragen“ im Web Client ein. Wenn Benutzer auf diesen Link klicken, gelangen sie direkt zur Seite, auf der sie durch den Prozess des Beitragens von Kontakten zur Kanzleiliste geführt werden.
Benutzer können wählen, ob sie die beizutragenden Kontakte online überprüfen oder einen Bericht ausdrucken möchten, anhand dessen sie die Kontakte prüfen können. Weitere Informationen finden Sie unter Kontakte beitragen.
-
Nachdem die Kontakte eines Benutzers zur Kanzleiliste beigetragen wurden, können Datenverwalter mit dem Bereinigen und Profilieren der neuen Kontakte in der Kanzleiliste beginnen. Dieser Prozess umfasst die Überprüfung von Tickets, die im Datenänderungsmanagement für folgende Situationen eingereicht wurden:
- Wenn bei der Synchronisierung „Benutzer-zu-Kanzleikontakt“ ein möglicher doppelter Kontakt festgestellt wurde
- Wenn bei der Synchronisierung „Benutzer-zu-Kanzleikontakt“ ein Unternehmenskontakt erstellt wurde, als Personenkontakte zur Kanzleiliste hinzugefügt wurden
- Wenn eine Person ohne zugehörigen Unternehmenskontakt zur Kanzleiliste hinzugefügt wurde
- Wenn die Kontaktinformationen des Benutzers mit den Kanzleikontaktinformationen in Konflikt stehen
Sie können die neuen Kontaktregeln konfigurieren, die bei der Verarbeitung der Kontakte jedes Benutzers verwendet werden. Sie können auch festlegen, dass InterAction nicht für alle diese Situationen Tickets im Datenänderungsmanagement erstellt.
-
Datenverwalter sollten den laufenden Prozess zur Sicherung der Datenqualität fortsetzen, indem sie Folgendes tun:
- Überprüfen Sie Kontakte, die zur Kanzleiliste hinzugefügt wurden, um Kontakttypen festzulegen und die Kontakte, wenn möglich, zu profilieren.
- Wenn Datenverwalter den Typ eines Kontakts oder Profildaten nicht bestimmen können, arbeiten Sie mit den Benutzern zusammen, die den Kontakt zur Kanzleiliste beigetragen haben, damit diese die Informationen ergänzen.
Um Datenverwaltern zu helfen, zu erkennen, welche Benutzer ihre Kontakte noch nicht zur Kanzleiliste beigetragen haben, können Sie den Bericht „Analyse der Benutzerkontaktlisten“ ausführen, der in den Datenqualitätsberichten im Windows Client verfügbar ist.
Wie führe ich einen ersten Rollout mit begrenzten Ressourcen zur Datenbereinigung durch?
Verwenden Sie diesen vereinfachten Ansatz für den Rollout Ihrer Kontakte, wenn Sie nur begrenzte Ressourcen haben. Mit diesem Ansatz können Assistenten die Daten bereinigen und entscheiden, welche Kontakte zu InterAction beigetragen werden, ohne dass InterAction-Software verteilt werden muss.
- Die Assistenten bereinigen die Daten ihrer Professionals manuell in deren PIMs.
- Fügen Sie Ihrer PIM-Sammlung eine Kategorie wie Zur Kanzlei hinzufügen oder ähnlich hinzu.
- Kategorisieren Sie, welche Kontakte mit dieser Kategorie (Zur Kanzlei hinzufügen) zur InterAction Kanzleiliste hinzugefügt werden sollen. Alle anderen Kontakte bleiben je nach Ihren Standardeinstellungen ungelöst oder privat.
- Richten Sie alle Proxy-Informationen in InterAction Administrator für jeden Assistenten ein.
- Führen Sie die PIM-zu-InterAction-Synchronisierung zum ersten Mal durch. Führen Sie den Prozess „Benutzer-zu-Kanzleikontakt-Synchronisierung“ zu diesem Zeitpunkt noch nicht aus.
-
Senden Sie den folgenden Link zur „Meine Kontakte“-Seite an alle Assistenten, die die Datenbereinigung für ihre Professionals durchführen:
http://Application Server host name/InterAction/myContacts
- Der Assistent meldet sich über den Link auf der „Meine Kontakte“-Seite an.
- Für jeden Professional wählt der Assistent den entsprechenden Professional aus der Dropdown-Liste Alle Aktionen im Auftrag von aus.
- Der Assistent filtert alle Kontakte mit der Kategorie Zur Kanzlei hinzufügen.
- Der Assistent markiert alle Kontakte mit der Kategorie Zur Kanzlei hinzufügen.
- Im Aktionsmenü wählt der Assistent Zur Kanzleiliste hinzufügen aus.
- Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Professionals, indem Sie einen neuen Professional aus der Dropdown-Liste Alle Aktionen im Auftrag von auswählen.
Ich habe Kontakte sowohl in meinem PIM als auch in InterAction. Was soll ich tun?
Wenn Sie wissen, dass Ihre PIM-Daten genauer sind als Ihre InterAction-Daten, löschen Sie die Kontakte aus der Benutzersammlung und lassen Sie das PIM InterAction über die PIM-Synchronisierung neu befüllen. Sie verlieren dabei jedoch alle InterAction-spezifischen Informationen: Mailinglisten, Beziehungen, zusätzliche Felder.
Wenn Sie wissen, dass die InterAction-Benutzersammlung genauer ist, löschen Sie die PIM-Daten und lassen Sie InterAction das PIM über die PIM-Synchronisierung neu befüllen. Sie verlieren dabei jedoch alle PIM-spezifischen Informationen aus Feldern, die InterAction nicht verwaltet: Name des Ehepartners, Geburtstag, Instant-Messaging-Adresse.