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InterAction® Administrator-Hilfecenter

Konfigurieren von Smart-Connect-Regeln

  • Aktualisiert

Wenn InterAction erstmals für Benutzer bereitgestellt wird, muss jeder Benutzer alle Kontakte in seiner Liste überprüfen, um zu entscheiden, welche Kontakte zur Kanzleiliste beigetragen werden sollen und welche Kontakte nur in seiner eigenen Kontaktliste verbleiben. Hat ein Benutzer viele Kontakte, kann dieser Prozess zeitaufwendig sein. Um den Aufwand für die Benutzer zu verringern, können Sie Regeln festlegen, die bestimmen, welche Kontakte zur Kanzlei beigetragen werden sollen. Mit der Funktion „Smart Connect“ können Sie Folgendes tun:

  • Empfohlene Kontakte vorschlagen, die zur Kanzleiliste hinzugefügt werden sollten. Zum Beispiel können Sie empfehlen, dass Benutzer alle ihre Kontakte beisteuern, die bereits in der Kanzleiliste vorhanden sind.
  • Einen Benutzerkontakt automatisch mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verbinden. Zum Beispiel können wichtige Kontakte wie das Personal von Top-Kunden oder das Personal Ihrer Organisation automatisch mit Kontakten in der Kanzleiliste verbunden werden.

Smart Connect-Regeln verarbeiten nur Kontakte, bei denen der Benutzer noch nicht angegeben hat, dass sie in seiner Kontaktliste verbleiben sollen. Hat ein Benutzer bereits festgelegt, dass ein Kontakt privat bleiben soll, versucht InterAction nicht, diesen Kontakt mit einem Kontakt in InterAction abzugleichen. Beachten Sie jedoch, dass Benutzer zum Zeitpunkt der Einführung in der Regel noch keinen Zugriff auf InterAction hatten und daher noch keine Kontakte als privat markiert haben. Deshalb verarbeitet InterAction alle Kontakte eines Benutzers, um zu bestimmen, welche empfohlen oder automatisch zur Kanzleiliste hinzugefügt werden sollen.

InterAction vergleicht jeden Kontakt in der Kontaktliste des Benutzers mit Kontakten in der Kanzleiliste, wenn die Synchronisierung „Benutzer-zu-Kanzlei-Kontakt“ ausgeführt wird. Daher müssen Sie die Synchronisierung mindestens einmal durchführen, nachdem die Kontakte des Benutzers in seine Kontaktliste geladen wurden, bevor die Benutzer beginnen, ihre Kontakte beizutragen.

Verwenden Sie die Funktion „Kein Kontaktabgleich“, um Kontakte automatisch zur Kanzleiliste zu befördern, die keine der anderen Smart Connect-Regeln erfüllen. Wenn ein Kontakt nicht zugeordnet werden kann, weil der Kontakt oder das zugehörige Unternehmen keinem Kanzleikontakt entspricht, können Sie diese Funktion nutzen, um den Kontakt zu befördern. Dies gilt nur für Kontakte in Sammlungen, für die die Smart Connect-Verarbeitung aktiviert ist.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:

Verwalten von Smart Connect-Regeln

Jede Smart Connect-Regel verfügt über mehrere Konfigurationseinstellungen, die in der folgenden Tabelle aufgeführt sind.

Einstellung Beschreibung
Verbindungstyp

Diese Einstellung legt fest, wie der Kontakt mit einem Kontakt in der Kanzleiliste abgeglichen wird. Der Abgleich kann wie folgt erfolgen:

  • Kontaktabgleich – Die Person oder das Unternehmen stimmt exakt mit einem Kontakt im angegebenen Ordner oder Kontakt-Typ überein.
  • Abgleich des zugehörigen Unternehmens des Kontakts – Die Person hat ein Unternehmen angegeben, das exakt mit einem Unternehmen im angegebenen Ordner oder Kontakt-Typ übereinstimmt.
Ordner

Diese Einstellung legt fest, wo InterAction nach passenden Kontakten sucht. Sie können Folgendes angeben:

  • Kontakt-Typ – Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie den Kontakt-Typ auswählen, für den Sie eine Smart Connect-Regel definieren möchten. Alle in Ihrer Datenbank definierten Kontakt-Typen stehen in der Auswahlliste zur Verfügung.
  • Kanzleiliste – Wenn diese Option ausgewählt ist, vergleicht die Smart Connect-Regel Benutzerkontakte mit Kontakten in der Kanzleiliste.
  • Anderer Ordner – Wenn diese Option ausgewählt ist, können Sie den Ordner auswählen, für den Sie eine Smart Connect-Regel definieren möchten. Jeder Ordner in Ihrer InterAction-Datenbank kann in einer Smart Connect-Regel verwendet werden.

Für jeden Ordner oder Kontakt-Typ können Sie eine Kontaktabgleich-Regel und eine Regel für den Abgleich des zugehörigen Unternehmens festlegen.
Regel

Diese Einstellung legt Folgendes fest:

  • Empfehlen – Wenn diese Option ausgewählt ist, wird dem Benutzer beim Überprüfen des Kontakts zur Kanzlei empfohlen, den Kontakt hinzuzufügen. Diese Option sollte typischerweise für Smart Connect-Regeln verwendet werden, die für Kontakte definiert sind, bei denen der Benutzer möglicherweise sensibel auf das Teilen von Kontaktinformationen reagiert. Zum Beispiel sollten Empfehlungsregeln für Ihre Kontakt-Typen „Kunde“ und „Top-Kunde“ definiert werden.
  • Automatisch verbinden – Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Kontakt des Benutzers automatisch zur Kanzleiliste hinzugefügt, ohne dass der Benutzer ihn vorher überprüft. Diese Option sollte typischerweise für Smart Connect-Regeln verwendet werden, die für qualitätsgesicherte Kontaktsammlungen wie Ihre Kontakt-Typen „Top-Kunde“ oder „Unser Personal“ definiert sind.
Ablauf

Wenn Sie eine Smart Connect-Regel mit der Empfehlungsregel definieren, können Sie InterAction so konfigurieren, dass der Kontakt des Benutzers automatisch mit dem Kanzleikontakt verbunden wird, wenn der Benutzer den Kontakt nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bearbeitet. Zum Beispiel: Hat Ed Roberts einen empfohlenen Kontakt in seiner Kontaktliste, geht aber innerhalb von 60 Tagen nach Hinzufügen des Kontakts nicht den Beitragungsprozess durch, kann InterAction diesen Kontakt automatisch zur Kontaktliste hinzufügen.

Sie können die Anzahl der Tage festlegen, nach denen der Kontakt automatisch verbunden wird.

Wenn mehrere Smart Connect-Regeln auf einen Kontakt zutreffen

In manchen Fällen können auf einen Kontakt mehrere Smart Connect-Regeln zutreffen. Zum Beispiel kann eine Person sowohl Mitglied des Alumni-Netzwerks Ihrer Organisation sein als auch für einen Ihrer Kunden arbeiten. Dadurch gelten zwei Smart Connect-Regeln für diesen Kontakt. In diesem Fall wird die stärkste Regel angewendet. Wenn also eine Regel empfiehlt, den Kontakt hinzuzufügen, und die andere Regel den Kontakt automatisch zur Kanzleiliste hinzufügt, wird der Kontakt automatisch zur Kanzleiliste hinzugefügt.

Smart Connect-Regeln erstellen

  1. Melden Sie sich bei InterAction Administrator an.

  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Benutzerkontaktlisten-Konfiguration und wählen Sie dann Smart Connect-Regeln aus.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld „Smart Connect-Regeln“ auf Neu.

  4. Geben Sie im Dialogfeld „Neue Smart Connect-Regel“ die gewünschten Einstellungen für die Regel ein.

    Weitere Informationen zu den verfügbaren Einstellungen finden Sie unter Verwalten von Smart Connect-Regeln.

  5. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK.

Smart Connect-Regeln bearbeiten

  1. Melden Sie sich bei InterAction Administrator an.

  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Benutzerkontaktlisten-Konfiguration und wählen Sie dann Smart Connect-Regeln aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Smart Connect-Regeln“ die zu ändernde Regel aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

  4. Geben Sie im Dialogfeld „Smart Connect-Regel bearbeiten“ die gewünschten Einstellungen für die Regel ein.

    Sie können nur die verwendete Regel und das Ablaufdatum bearbeiten. Sie können den Verbindungstyp oder den Ordner, für den die Verbindung definiert ist, nicht ändern.

    Weitere Informationen zu den verfügbaren Einstellungen finden Sie unter Verwalten von Smart Connect-Regeln.

  5. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK.

Smart Connect-Regeln löschen

  1. Melden Sie sich bei InterAction Administrator an.

  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Benutzerkontaktlisten-Konfiguration und wählen Sie dann Smart Connect-Regeln aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Smart Connect-Regeln“ die zu entfernende Regel aus und klicken Sie auf Löschen.
  4. Bestätigen Sie im Bestätigungsdialog mit Ja.

Smart Connect für neue Benutzerkontaktlisten aktivieren

Das Aktivieren von Smart Connect mit diesem Verfahren wirkt sich nur auf neue Kontaktlisten aus, die Sie nach der Änderung der Einstellung erstellen. Bestehende Kontaktlisten in InterAction werden dadurch nicht beeinflusst.

  1. Melden Sie sich bei InterAction Administrator an.
  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Benutzerkontaktlisten-Konfiguration.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Benutzerkontaktlisten-Konfiguration“ Beziehungseinstellungen aus.
  4. Wählen Sie im Dialogfeld „Beziehungseinstellungen“ Globales Smart Connect zur Unterstützung des Überprüfungsprozesses des Benutzers verwenden aus.
  5. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK.

Smart Connect für mehrere Benutzerkontaktlisten aktivieren

Sie können Smart Connect auch für jede Benutzerkontaktliste einzeln im Dialogfeld „Benutzerkontaktliste bearbeiten“ aktivieren oder deaktivieren.

  1. Melden Sie sich bei InterAction Administrator an.

  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Benutzerkontaktlisten-Konfiguration und wählen Sie dann Benutzerkontaktlisten aus.

  3. Markieren Sie im Dialogfeld „Benutzerkontaktliste verwalten“ die Benutzerkontaktliste(n), für die Sie Smart Connect verwenden möchten.

  4. Wählen Sie unter „Einstellung auf markierte Listen anwenden“ Smart Connect verwenden und klicken Sie auf Anwenden.

    Nur für markierte Benutzerkontaktlisten wird die ausgewählte Einstellung übernommen. Ist die aktuell ausgewählte Kontaktliste nicht markiert, wird sie nicht berücksichtigt.

  5. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Schließen.

Smart Connect für mehrere Benutzerkontaktlisten deaktivieren

Sie können Smart Connect auch für jede Benutzerkontaktliste einzeln im Dialogfeld „Benutzerkontaktliste bearbeiten“ aktivieren oder deaktivieren.

  1. Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.

  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf User Contact List Configuration und wählen Sie dann User Contact Lists aus.

  3. Markieren Sie im Dialogfeld „Manage User Contact List“ die Benutzerkontaktliste(n), für die Sie Smart Connect nicht verwenden möchten.

  4. Wählen Sie unter „Apply Setting to Marked Lists“ die Option Do not use Smart Connect und klicken Sie auf Apply.

    Nur für die markierten Benutzerkontaktlisten wird die ausgewählte Einstellung übernommen. Wenn die aktuell ausgewählte Kontaktliste nicht markiert ist, wird sie nicht in die Einstellung einbezogen.

  5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Close.

Smart Connect-Empfehlungen löschen

Wenn Sie Smart Connect-Regeln verwenden, die Kontakte zur Aufnahme in die Kanzleiliste vorschlagen, können Sie alle bestehenden Empfehlungen löschen, die von den Nutzern noch nicht bearbeitet wurden.

Sie sollten bestehende Empfehlungen nach einer Neukonfiguration der Smart Connect-Regeln löschen, da diese Regeln nicht erneut auf bestehende Kontakte angewendet werden, für die bereits Empfehlungen vorliegen.

  1. Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf User Contact List Configuration und wählen Sie dann User Contact Lists aus.
  3. Markieren Sie im Dialogfeld „Manage User Contact List“ die Benutzerkontaktliste(n), für die Sie Empfehlungen löschen möchten.

  4. Wählen Sie unter „Apply Setting to Marked Lists“ die Option Clear Smart Connect recommendations und klicken Sie auf Apply.

    Nur für die markierten Benutzerkontaktlisten wird die ausgewählte Einstellung übernommen. Wenn die aktuell ausgewählte Kontaktliste nicht markiert ist, wird sie nicht in die Einstellung einbezogen.

  5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Close.

Regel „Kein Kontaktabgleich“ konfigurieren

  1. Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
  2. Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf User Contact List Configuration und wählen Sie dann Smart Connect Rules aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Smart Connect Rules“ im Abschnitt „No Contact Match“ die Option Edit aus.

  4. Wählen Sie die passende Option aus:

    Option Beschreibung
    Den Nutzer entscheiden lassen, ob der Kontakt zur Kanzleiliste hinzugefügt werden soll

    Der Nutzer muss über den Web Client auswählen, welche nicht zugeordneten Kontakte in die Kanzleiliste aufgenommen werden sollen. Dabei werden die Smart Connect-Regeln genutzt, um Empfehlungen zu geben, welche Kontakte zur Kanzleiliste hinzugefügt werden sollten.

    Kontakte bleiben so lange nicht zugeordnet, bis der Nutzer eine Entscheidung trifft.
    Kontakt automatisch zur Kanzleiliste hinzufügen Nicht zugeordnete Kontakte werden automatisch zur Kanzleiliste hinzugefügt, sobald die im Feld Days until the contact is added angegebene Anzahl an Tagen verstrichen ist. Vor Ablauf dieser Frist kann der Nutzer nicht zugeordnete Kontakte über den Web Client zur Kanzleiliste hinzufügen.
    Tage bis der Kontakt hinzugefügt wird Die Anzahl der Tage, die vergehen müssen, bevor nicht zugeordnete Kontakte zur Kanzleiliste hinzugefügt werden.
  5. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.
"Dieser Hilfeartikel wurde mithilfe von KI übersetzt und kann Ungenauigkeiten enthalten. Wenn Sie sich bei bestimmten Informationen unsicher sind, ziehen Sie bitte die Originalversion auf Englisch zurate."