Kontakte können auf folgende Weise zu den Kontaktlisten von Benutzern hinzugefügt werden:
- Erstellen eines neuen Kontakts mit dem InterAction-Assistenten für neue Kontakte im Web Client, in Microsoft® Outlook® oder in den InterAction-Desktop-Integrationskomponenten – hierfür ist keine Konfiguration erforderlich.
- Durchsuchen der Kanzleiliste im Web Client und Auswahl von „Zu meinen Kontakten hinzufügen“ – hierfür ist keine Konfiguration erforderlich.
- Synchronisierung mit einer anderen Anwendung wie Outlook – der Administrator muss die Synchronisierung einrichten.
- Importieren von Kontakten, die in einer Tabelle oder einem anderen Dokument gespeichert sind – ein Administrator kann die Kontakte in die Benutzerkontaktliste importieren. Anleitungen dazu finden Sie unter Importieren von Benutzerkontakten in Benutzerkontaktlisten.
Nachdem die Kontakte eines Benutzers in seine Kontaktliste geladen wurden, kann der Benutzer die Kontakte überprüfen und entscheiden, welche Kontakte er zur Kanzleiliste beitragen möchte.
Die Mindestfelder für neue Kontakte werden von der Kanzlei in Data Minder festgelegt. Damit ein Kontakt zur Kanzlei beigetragen werden kann, muss entweder ein Nachname (bei einer Person) oder ein Firmenname (bei einem Unternehmen) angegeben sein. Wenn keines dieser Felder ausgefüllt ist, wird der Kontakt nicht zur Kanzlei beigetragen (auch wenn der Benutzer ausgewählt hat, den Kontakt zur Kanzleiliste hinzuzufügen). Die Anforderungen der Kanzlei für einen neuen Kontakt können höher sein (z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).
Die folgenden Abschnitte erläutern, wie ein Kontakt in der Kontaktliste eines Benutzers mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verglichen wird, wie Übereinstimmungen festgestellt werden und wie die Informationen verknüpft werden. Weitere Informationen finden Sie hier:
- Wie Kontaktdaten beim erstmaligen Laden von Benutzerkontakten verarbeitet werden
- Wie werden Benutzerkontakte mit Kanzleikontakten abgeglichen?
- Wie werden Kontaktinformationen beim Beitragen von Kontakten abgeglichen?
Wie Kontaktdaten beim erstmaligen Laden von Benutzerkontakten verarbeitet werden
Wenn Sie InterAction in Ihrer Organisation einführen oder wenn ein neuer Benutzer Ihrer Organisation beitritt und seine Kontaktliste mitbringt, führen Sie ein erstmaliges Laden der Benutzerkontakte in InterAction durch. In beiden Fällen ist es für InterAction unmöglich zu erkennen, welche Informationen kürzlich aktualisiert wurden und welche veraltet sind. Zum Beispiel hat Ed Roberts vielleicht 200 Kontakte in seinen Outlook-Kontakten. Während er einige dieser Kontakte in den letzten Monaten aktualisiert hat, wurden viele seit mehreren Monaten nicht mehr geändert.
Da Sie die Informationen in der Kanzleiliste bereits bereinigt haben, möchten Sie nicht, dass veraltete Informationen aus den Benutzerkontaktlisten die Kanzleidaten überschreiben. Gleichzeitig möchten Sie aber keine wertvollen Informationen der Benutzer verpassen. Um diese Situation zu handhaben, kennzeichnet InterAction Kontakte, die beim erstmaligen Laden in eine Benutzerkontaktliste hinzugefügt werden, als verdächtig.
Der Status eines Kontakts als verdächtig wirkt sich nur darauf aus, wie die Informationen behandelt werden, wenn der Kontakt zur Kanzleiliste beigetragen und mit einem bereits vorhandenen Kontakt in der Kanzleiliste verknüpft wird. Die Benutzer wissen nicht, dass ihre Kontaktinformationen als verdächtig gelten.
Wie wird ein Kontakt als verdächtig markiert und wie wird dieser Status entfernt?
Immer wenn eine der folgenden Aktionen ausgeführt wird, markiert InterAction die hinzugefügten Kontakte in einer Benutzerkontaktliste automatisch als verdächtig:
- Das erste Mal, wenn Kontakte aus dem PIM eines Benutzers in seine Kontaktliste hinzugefügt werden
- Wenn Kontakte über die Importfunktion für Benutzerkontakte im InterAction Administrator in eine Benutzerkontaktliste importiert werden
InterAction betrachtet jedes Feld eines verdächtigen Kontakts einzeln. Zum Beispiel:
Alle Kontakte von Ed Roberts werden in seine Benutzerkontaktliste geladen und gelten als verdächtig, aber er hat seine Kontakte noch nicht zur Kanzleiliste beigetragen. Ed erhält eine neue Telefonnummer von Jane Tarnoff und trägt sie in Outlook für ihren Kontakt ein. Da Ed gerade Janes Telefonnummer aktualisiert hat, gilt diese nicht mehr als verdächtig, aber die restlichen Informationen zu ihrem Kontakt werden weiterhin als verdächtig behandelt.
Nachdem ein Kontakt eines Benutzers zur Kanzleiliste beigetragen und entweder mit einem bestehenden Kontakt abgeglichen oder als neuer Kontakt in die Kanzleiliste aufgenommen wurde, gilt der Kontakt nicht mehr als verdächtig. Wenn ein Kontakt zur Kanzleiliste beigetragen wird, bestimmen die von Ihrer Organisation definierten Regeln für neue Kontakte, wie mit den verdächtigen Informationen umgegangen wird.
Wenn ein Kontakt nicht zur Kanzleiliste beigetragen wird, ändert das nichts am Verdächtig-Status des Kontakts. Zum Beispiel kann Ed Roberts beim ersten Durchgehen des Beitragens von Kontakten entscheiden, einen Kontakt nur in seiner Kontaktliste zu behalten. Zwei Monate später stellt Ed fest, dass er seinen Kontakt mit der Kanzleiversion verknüpfen möchte. Wenn sein Kontakt dann beigetragen wird, werden die Informationen weiterhin als verdächtig behandelt, es sei denn, Ed hat die Kontaktinformationen in der Zwischenzeit bearbeitet.
Wie neue Kontaktregeln mit verdächtigen Informationen umgehen
Wie verdächtige Benutzerkontaktinformationen zur Kanzlei beigetragen werden, hängt von den von Ihrer Organisation definierten neuen Kontaktregeln ab. Wenn ein Benutzerkontakt verdächtige Informationen enthält und diese Informationen nicht mit den Informationen des Kanzleikontakts übereinstimmen, mit dem der Benutzerkontakt verknüpft ist, kann InterAction so konfiguriert werden, dass eine der folgenden Aktionen ausgeführt wird:
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Erstellen eines Tickets für Datenkonflikte – Es wird ein Ticket an den Posteingang für Datenänderungsmanagement gesendet, das darauf hinweist, dass die Informationen des Benutzers von denen der Kanzlei abweichen und InterAction nicht entscheiden kann, welche Informationen korrekt sind. Der Datenverwalter kann dann den Konflikt lösen oder entscheiden, die Kontakte im Konfliktzustand zu belassen. Wenn der Datenverwalter sich entscheidet, die Kontakte nicht abzugleichen, bleiben sie im Konflikt, bis einer der beiden Kontakte aktualisiert wird. Weitere Informationen zum Umgang mit Tickets für Datenkonflikte finden Sie unter Erstellte Tickets für Datenänderungsmanagement.
Verwenden Sie die Option zum Erstellen eines Tickets für Datenkonflikte, da in der Regel weder die Organisation noch der Benutzer für alle Kontakte die korrekten Informationen hat.
- Die Informationen des Benutzers überschreiben die Kanzleidaten – Die Informationen des Benutzers werden verwendet, um den Kanzleikontakt zu aktualisieren, wenn die Kanzlei andere Informationen hat als der Benutzer. Bei Informationen, bei denen die Kanzlei mehrere Werte verwaltet, werden die Informationen des Benutzers zum Kanzleikontakt hinzugefügt. Zum Beispiel werden Adressen, Telefonnummern und elektronische Adressen zum Kanzleikontakt hinzugefügt, anstatt den bestehenden Wert zu ersetzen. Diese Option sollte nur für bestimmte Benutzer verwendet werden, wenn Sie sicher sind, dass der Benutzer bessere Kontaktinformationen hat als die Kanzleiliste.
- Die Kanzleidaten überschreiben die Informationen des Benutzers – Die Kanzleidaten werden verwendet, um den Kontakt des Benutzers zu aktualisieren, wenn der Benutzer Aktualisierungen für seinen Kontakt automatisch übernimmt. Diese Option sollte nur verwendet werden, wenn Sie sicher sind, dass die Informationen in der Kanzleiliste besser sind als die der Benutzer.
Wenn der Benutzer Aktualisierungen für seinen Kontakt nicht automatisch übernimmt, kann er den Wert der Kanzlei überprüfen und entscheiden, ob er ihn beim Überprüfen der Aktualisierungen übernehmen möchte.
Weitere Informationen zur Konfiguration neuer Kontaktregeln finden Sie unter Überblick über das Datenänderungsmanagement und neue Kontaktregeln.