Wenn ein Benutzer einen Kontakt zur Kanzleiliste beiträgt, werden auch die Informationen dieses Kontakts zur Kanzleiliste hinzugefügt. Welche Informationen beigetragen werden und wie diese Informationen verglichen werden, hängt von den hinzuzufügenden Daten und den Einstellungen für das Hinzufügen neuer Kontakte ab. Folgende Punkte beeinflussen, wie die Kontaktinformationen beigetragen und abgeglichen werden:
- Geben die Regeln für neue Kontakte vor, dass versucht werden soll, neue Kontakte mit bestehenden abzugleichen? Falls nicht, werden die Kontaktinformationen des Benutzers einfach dem neuen Kontakt in der Kanzleiliste hinzugefügt.
- Falls die Regeln für neue Kontakte vorsehen, nach passenden Kontakten zu suchen: Wird ein passender Kontakt gefunden? Falls nicht, werden die Kontaktinformationen des Benutzers einfach dem neuen Kontakt in der Kanzleiliste hinzugefügt.
- Wenn ein passender Kontakt gefunden wird: Wird der Kontakt des Benutzers als Verdachtskontakt markiert? Wenn der Kontakt eines Benutzers als Verdachtskontakt markiert ist, werden die Kontaktinformationen beim Vergleich mit den Kanzleikontaktinformationen besonders behandelt.
Weitere Informationen zum Festlegen von Kontaktdaten als Verdachtsdaten finden Sie unter Laden und Beitragen von Benutzer-Kontaktinformationen.
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Welche Kontaktinformationen werden verbunden?
- Wie geben Benutzer an, welche Informationen vertraulich bleiben?
- Wie werden Kontaktinformationen verbunden?
Welche Kontaktinformationen werden verbunden?
Wenn ein Benutzer einen Kontakt zur Kanzleiliste beiträgt, werden auch Informationen dieses Kontakts zur Kanzleiliste beigetragen. Der Benutzer muss Informationen aus den folgenden Feldern beitragen:
-
Name (erforderlich)
Der Name einer Person umfasst Titel, Vorname, zweiter Vorname, Nachname und Namenszusatz.
- Firma (erforderlich)
- Berufsbezeichnung (erforderlich)
Zusätzlich sind alle als Mindestanforderung festgelegten Felder [von der Kanzlei in Data Minder festgelegt] erforderlich. Der Nachname des neuen Kontakts ist verpflichtend, aber auch eine E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer kann erforderlich sein. Wenn diese von der Kanzlei verlangt werden, wird jeder Kontakt mit einem als Vertraulich markierten Pflichtfeld nicht in der Kanzleiliste gespeichert.
Für jeden Kontakt in seiner Kontaktliste kann der Benutzer entscheiden, ob er die folgenden Informationen vertraulich hält oder sie zur Kanzleiliste beiträgt:
- Rufname
- Abteilung
- Telefonnummer des Assistenten
- Name des Assistenten
- Geschäftsadresse
- Geschäftstelefon
- Geschäftstelefon 2
- Geschäftsfax
- Geschäftliche E-Mail
- Geschäftliche Webseite
- Mobiltelefon
- Pager
- Privatadresse (nur Personenkontakte)
- Privattelefon (nur Personenkontakte)
- Privatfax (nur Personenkontakte)
- Private E-Mail (nur Personenkontakte)
Wie geben Benutzer an, welche Informationen vertraulich bleiben?
Jeder Benutzer kann seine eigenen Einstellungen dazu verwalten, welche Informationsfelder beim Hinzufügen eines neuen Kontakts zu InterAction vertraulich bleiben.
Benutzer können ihre Einstellungen auf der Seite Mein InterAction im InterAction Web Client verwalten.
Für einzelne Kontakte können Benutzer unterschiedliche Felder als vertraulich festlegen. Zum Beispiel kann Ed Roberts in seinen Einstellungen für die Benutzerkontaktliste festlegen, dass alle Namens- und Geschäftsinformationen von Kontakten zur Kanzleiliste beigetragen werden dürfen. Für Jane Tarnoff kann er jedoch festlegen, dass ihre geschäftliche Telefonnummer vertraulich bleibt.
Wenn ein Benutzer seine Standardwerte für neue Kontakte bezüglich vertraulicher Informationen ändert, kann er alle Kontakte in seiner Kontaktliste so aktualisieren, dass sie diese Einstellungen ebenfalls übernehmen. Zum Beispiel: Hatte ein Benutzer ursprünglich das Feld „Pager“ als vertraulich markiert, kann er seine Einstellungen so ändern, dass dieses Feld nicht mehr vertraulich ist, und alle bestehenden Kontakte entsprechend aktualisieren.
Verwalten der Benutzereinstellungen für vertrauliche Kontaktinformationen
Mit InterAction Administrator können Sie die Einstellungen eines Benutzers verwalten, welche Kontaktinformationen vertraulich bleiben. Dies betrifft nur die Standardeinstellungen für neue Kontakte in der Kontaktliste des Benutzers. Sie können die Einstellungen für einzelne Kontakte nicht verwalten.
Anleitungen zum Ändern der standardmäßig vertraulich gehaltenen Informationen für Benutzerkontakte finden Sie unter Vertrauliche Datenschutzeinstellungen konfigurieren.
Kann ich verlangen, dass Benutzer Kontaktinformationen zur Kanzleiliste beitragen?
Ihre Organisation kann verlangen, dass Benutzer Aktualisierungen für Kontaktdaten senden. Beispielsweise können Sie festlegen, dass Benutzer immer geschäftliche Telefonnummern und Adressen beitragen müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern erlauben, ihre Standardwerte für vertrauliche Einstellungen zu ändern.
Wie werden Kontaktinformationen verbunden?
Wenn ein Benutzerkontakt zur Kanzleiliste beigetragen wird und kein passender Kontakt in der Kanzleiliste gefunden wird, wird der Benutzerkontakt zur Kanzleiliste hinzugefügt und alle beigetragenen Kontaktinformationen werden ebenfalls übernommen.
Wird ein passender Kontakt in der Kanzleiliste für einen beigetragenen Kontakt gefunden, vergleicht InterAction die Kontaktinformationen des Benutzers mit den Kanzleidaten. InterAction verbindet übereinstimmende Kontaktinformationen und ergänzt zusätzliche Informationen, wo verfügbar.
Wie die Kontaktinformationen des Benutzers mit InterAction verglichen werden, hängt davon ab, ob der Kontakt als Verdachtskontakt gilt oder nicht. Kontakte, die während der ersten Synchronisierung oder beim Import zur Kontaktliste eines Benutzers hinzugefügt werden, sind in der Regel als Verdachtskontakte markiert. In diesem Fall behandelt InterAction diese Kontakte anders als andere neue Kontakte, da nicht bekannt ist, ob die Kontaktinformationen aktuell sind. Weitere Informationen zu Verdachtskontakten finden Sie unter Wie Kontaktdaten beim erstmaligen Laden von Benutzerkontakten behandelt werden.
Ist der Kontakt nicht als Verdachtskontakt markiert, werden die Kontaktinformationen mit den Kanzleidaten im Rahmen der normalen Datenverarbeitung verglichen.
Vergleich von Namens- und Beschäftigungsinformationen
Wenn ein Kontakt in der Kontaktliste eines Benutzers mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verbunden ist, vergleicht InterAction Name, Firma und andere beschäftigungsbezogene Felder. Folgendes passiert:
- Wenn die Felder übereinstimmen, werden keine Änderungen vorgenommen.
- Wenn bei einem Kontakt ein Feld leer ist und beim anderen ein Wert vorhanden ist, wird das leere Feld ausgefüllt. Beispiel: Ist der Benutzerkontakt „Tom J. Williams“ und der Kanzleikontakt „Tom Williams“, wird der Kanzleikontakt zu „Tom J. Williams“ aktualisiert.
- Wenn diese Felder nicht übereinstimmen, führt InterAction Folgendes aus:
| Regulärer Kontakt | Verdachtskontakt |
|---|---|
| Die Informationen des Kanzleikontakts werden aktualisiert. (Es gelten die Regeln für Datenänderungsmanagement. Daher kann die Änderung zur Genehmigung eingereicht werden, anstatt den Kontakt automatisch zu aktualisieren.) | Die Regeln für neue Kontakte bestimmen das weitere Vorgehen. In der Regel wird eine Datenkonflikt-Meldung an den Datenverwalter gesendet. |
Vergleich von Adressen und Telefonnummern
Wenn ein Kontakt in der Kontaktliste eines Benutzers mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verbunden ist, versucht InterAction, die Telefonnummern, Adressen und elektronischen Adressen des Benutzerkontakts mit denen des Kanzleikontakts zu verbinden (sofern der Benutzer diese Informationen zur Kanzleiliste beiträgt). Folgendes passiert:
- Wird eine übereinstimmende Telefonnummer, Adresse oder elektronische Adresse beim Kanzleikontakt gefunden, werden die beiden Einträge verbunden. Bei verbundenen Kontaktinformationen werden Aktualisierungen zwischen den beiden Kontakten ausgetauscht.
- Hat die Kanzlei einen Wert, den der Benutzer nicht hat, wird das leere Feld beim Benutzerkontakt ausgefüllt. Beispiel: Hat die Kanzlei eine Faxnummer für den Kontakt, der Benutzer aber nicht, wird die Faxnummer dem Benutzerkontakt hinzugefügt.
- Hat der Benutzer einen Wert und die Kanzlei nicht, wird der Wert vom Benutzerkontakt dem Kanzleikontakt hinzugefügt.
- Haben beide Kontakte Informationen, die aber nicht übereinstimmen, passiert Folgendes:
| Reguläre Kontakte | Verdachtskontakte |
|---|---|
| InterAction prüft die zugeordnete Firma des Kontakts auf eine passende Adresse oder Telefonnummer. Wird eine gefunden, wird dieser Wert der Person hinzugefügt und von der zugeordneten Firma übernommen. | InterAction prüft die zugeordnete Firma des Kontakts auf eine passende Adresse oder Telefonnummer. Wird eine gefunden, wird dieser Wert der Person hinzugefügt und von der zugeordneten Firma übernommen. |
| Handelt es sich um eine Firma oder wird der Wert bei der zugeordneten Firma der Person nicht gefunden, wird der Wert des Benutzers als neue Telefonnummer, Adresse oder elektronische Adresse zum Kanzleikontakt hinzugefügt. Die Informationen des Benutzerkontakts werden mit diesem neuen Eintrag beim Kanzleikontakt verbunden. |
Die Regeln für neue Kontakte bestimmen das weitere Vorgehen. In der Regel wird eine Datenkonflikt-Meldung an den Datenverwalter gesendet. Sie können InterAction jedoch auch so konfigurieren, dass stattdessen Folgendes geschieht:
|
Abgleich von Telefon- und Adresstypen
Geschäftliche und private Informationen werden miteinander abgeglichen. Beispielsweise wird eine Privatnummer beim Benutzerkontakt mit den Privat- und Geschäftstelefonnummern beim Kanzleikontakt verglichen, um eine Übereinstimmung zu finden. Das hilft in Fällen, in denen Benutzer versehentlich eine geschäftliche Telefonnummer im Privatfeld (oder umgekehrt) in einem PIM (Outlook) eintragen.
Telefonnummern verschiedener „Gerätetypen“ werden jedoch nicht miteinander verglichen. Zum Beispiel wird eine Faxnummer beim Benutzerkontakt nur mit Faxnummern beim Kanzleikontakt verglichen. Ebenso wird eine „Mobilnummer“ beim Benutzerkontakt nicht mit „normalen“ Telefonnummern verglichen.