Vertrauliche Datenschutzeinstellungen werden verwendet, um festzulegen, welche Informationen standardmäßig vertraulich bleiben, wenn ein Benutzer einen Kontakt zur Kanzleiliste hinzufügt. Für einen einzelnen Kontakt können Benutzer ändern, welche Informationen vertraulich bleiben. Bei der Verwaltung von Benutzerkontaktlisten können Sie Folgendes tun:
- Legen Sie die Standardwerte für vertrauliche Daten fest, die für neue Kontaktlisten verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Standardwerte für vertrauliche Daten für neue Benutzerkontaktlisten konfigurieren.
- Aktualisieren Sie die Standardwerte für vertrauliche Daten, die für die Kontaktliste eines einzelnen Benutzers verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vertrauliche Datenschutzeinstellungen für eine einzelne Benutzerkontaktliste konfigurieren.
- Aktualisieren Sie die Standardwerte für vertrauliche Daten, die für alle Benutzerkontaktlisten verwendet werden.
- Verhindern Sie, dass Benutzer ändern können, welche Informationen standardmäßig vertraulich bleiben.
Sie können die vertraulichen Datenschutzeinstellungen eines Benutzers für einen bestimmten Kontakt in einer Benutzerkontaktliste nicht verwalten. Außerdem können Sie nicht steuern, ob der Benutzer seine vertraulichen Einstellungen für einen Kontakt beim Bearbeiten eines bestimmten Kontakts ändern kann.
Standardwerte für vertrauliche Daten für neue Benutzerkontaktlisten konfigurieren
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
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Doppelklicken Sie in der Hauptentitätenliste auf Benutzerkontaktlisten-Konfiguration.
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Klicken Sie im Dialogfeld „Benutzerkontaktlisten-Konfiguration“ auf die Schaltfläche Vertrauliche Datenschutzeinstellungen.
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Wählen Sie im Dialogfeld „Vertrauliche Datenschutzeinstellungen“ die Felder aus, die standardmäßig vertraulich bleiben sollen.
Um zu verhindern, dass Benutzer die Felder ändern, die standardmäßig vertraulich sind, deaktivieren Sie die Option Benutzern erlauben, auszuwählen, welche Kontaktdaten standardmäßig vertraulich bleiben. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern erlauben, ihre Standardwerte für vertrauliche Daten zu ändern.
Die globale Einstellung Benutzern erlauben, auszuwählen, welche Kontaktdaten standardmäßig vertraulich bleiben gilt immer für alle bereits erstellten sowie für zukünftige Benutzerkontaktlisten.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.
Vertrauliche Datenschutzeinstellungen für eine einzelne Benutzerkontaktliste konfigurieren
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Hauptentitätenliste auf Benutzerkontaktliste.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Benutzerkontaktliste verwalten“ die Benutzerkontaktliste aus, deren Einstellungen Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.
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Klicken Sie im Dialogfeld „Benutzerkontaktliste bearbeiten“ auf die Registerkarte Vertrauliche Daten.
- Wählen Sie die Felder aus, die für neue Kontakte, die zur Benutzerkontaktliste hinzugefügt werden, standardmäßig vertraulich bleiben sollen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.
Vertrauliche Datenschutzeinstellungen für alle Benutzerkontaktlisten aktualisieren
Nachdem Sie mehrere Benutzerkonten erstellt haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie bestimmte Felder nicht mehr standardmäßig vertraulich halten möchten. Zum Beispiel haben Sie vielleicht anfangs das Feld „Geschäftstelefon“ als standardmäßig vertraulich festgelegt, möchten aber nun, dass dieses Feld für neue Kontakte in allen Benutzerkontaktlisten nicht mehr vertraulich ist.
Nur die von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden auf die Benutzerkontaktlisten angewendet. Angenommen, das Feld „Rufname“ ist so eingestellt, dass es nicht vertraulich bleibt, aber ein Benutzer hat seine Einstellungen geändert, sodass das Feld standardmäßig vertraulich ist. Wenn Sie die Standardeinstellung für das Feld „Geschäftsfax“ aktualisieren und die Änderung auf alle Benutzerkontaktlisten anwenden, ändert InterAction die Benutzereinstellung für das Feld „Rufname“ nicht.
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
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Doppelklicken Sie in der Hauptentitätenliste auf Benutzerkontaktlisten-Konfiguration.
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Klicken Sie im Dialogfeld „Benutzerkontaktlisten-Konfiguration“ auf die Schaltfläche Vertrauliche Datenschutzeinstellungen.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Vertrauliche Datenschutzeinstellungen“ die Felder aus, die standardmäßig vertraulich bleiben sollen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.
- Bestätigen Sie im Bestätigungsdialog mit Ja, um die Änderungen als Standard für alle bestehenden Benutzerkontaktlisten zu übernehmen.
Benutzern erlauben, ihre Standardwerte für vertrauliche Daten zu ändern
Ihre Organisation kann festlegen, dass alle Benutzer bestimmte Kontaktinformationen wie Geschäftsadressen und Telefonnummern immer zur Verfügung stellen müssen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Bestimmen Sie vor der Einführung von InterAction, welche Kontaktinformationen vertraulich bleiben dürfen und welche Informationen in die Kanzleiliste aufgenommen werden müssen.
- Deaktivieren Sie beim Festlegen der Standardwerte für vertrauliche Daten für neue Kontaktlisten die Kontrollkästchen für alle Informationen, die die Benutzer verpflichtend zur Kanzleiliste beitragen sollen.
- Deaktivieren Sie die globale Einstellung, die es Benutzern erlaubt, auszuwählen, welche Kontaktdaten standardmäßig vertraulich bleiben.
Wenn Sie verhindern, dass Benutzer ihre Standardwerte für vertrauliche Daten ändern können, haben sie auf der Seite „Mein InterAction“ im Web Client nicht die Möglichkeit, ihre Standardwerte für vertrauliche Daten zu ändern. Diese Option ist eine standortweite Einstellung und kann nicht für einzelne Benutzerkontaktlisten festgelegt werden. Benutzer können jedoch weiterhin für jeden Kontakt einzeln festlegen, welche Felder vertraulich bleiben.
Anleitungen zum Ändern dieser Einstellung finden Sie unter Standardwerte für vertrauliche Daten für neue Benutzerkontaktlisten konfigurieren.