Die zentrale Datenbank von InterAction ermöglicht es allen, Informationen beizutragen. Dieser Ansatz ist optimal, um Informationen aktuell zu halten und eine hohe Qualität zu gewährleisten. Allerdings sind die von den Nutzern bereitgestellten Kontaktinformationen nicht immer die aktuellsten oder qualitativ hochwertigsten. Zum Beispiel werden beim erstmaligen Rollout von InterAction an Nutzer deren gesammelte Kontakte in InterAction geladen. Viele dieser hinzugefügten Kontakte wurden möglicherweise lange nicht aktualisiert, sodass die Kontaktinformationen wahrscheinlich veraltet sind. Wenn diese Kontakte zur Kanzleiliste hinzugefügt werden, möchten Sie steuern, wie sie hinzugefügt werden und wie bereits in der Kanzleiliste vorhandene Kontaktinformationen aktualisiert werden.
Es können neue Kontaktregeln definiert werden, um festzulegen, was passiert, wenn ein Nutzer einen neuen Kontakt zu InterAction hinzufügt. Typischerweise lassen sich die für eine Organisation benötigten Regeln in drei Kategorien einteilen:
- Wenn die Kontaktsammlung eines neuen Nutzers zu seiner Kontaktliste hinzugefügt und anschließend zur Kanzleiliste beigetragen wird
- Während der laufenden Nutzung des Systems, wenn Nutzer neue Kontakte zu ihren Kontaktlisten hinzufügen und Kontakte durch InterAction IQ erfasst werden
- Wenn Ihre Organisation in festgelegten Zeitabständen eine gezielte Datenbereinigung für die gesamte Kontaktsammlung in Ihrer Kanzleiliste durchführt
Behalten Sie diese Anforderungen im Hinterkopf, wenn Sie Ihren Bedarf an neuen Kontaktregeln ermitteln und diese für Ihre Umgebung definieren.
Was definieren neue Kontaktregeln?
Neue Kontaktregeln legen genau fest, was passiert, wenn ein Nutzer einen neuen Kontakt zu InterAction hinzufügt. Dazu gehören alle folgenden Einstellungen:
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Woher der neue Kontakt stammt. In den meisten Fällen möchten Sie den Kontakt direkt zur Kanzleiliste hinzufügen. Wenn Sie jedoch Bedenken hinsichtlich der Qualität der hinzugefügten Kontaktinformationen haben, können Sie die Kontakte in einen Ordner „Neue Kontakte überprüfen“ hinzufügen, in dem die Kontakte auf Richtigkeit geprüft werden können, bevor sie zur Kanzleiliste hinzugefügt werden. Wenn der Kontakt im Ordner „Neue Kontakte überprüfen“ abgelegt wird, ist er nicht für alle Nutzer sichtbar, aber weiterhin für den hinzufügenden Nutzer und alle Datenverwalter verfügbar.
Alle Nutzer müssen Lesezugriff auf den Ordner „Neue Kontakte überprüfen“ haben. Dies ist die Standardeinstellung.
- Wie Kontakte abgeglichen werden. In den meisten Fällen sollten neue Kontakte anhand des Namens mit bestehenden Kontakten abgeglichen werden. Sie können InterAction jedoch auch so konfigurieren, dass andere Abgleichmethoden oder gar kein Abgleich verwendet wird. Andere Abgleichmethoden sollten nur für Datenimporte und Bereinigungsinitiativen genutzt werden.
- Wie mit verdächtigen Kontaktinformationen umgegangen wird. Wenn ein neuer Kontakt mit einem bestehenden Kontakt abgeglichen wird und einige Werte nicht übereinstimmen, legen die neuen Kontaktregeln fest, wie die Informationen aktualisiert werden.
- Wie Datenverwalter über neue Kontakte benachrichtigt werden. Mit neuen Kontaktregeln können Sie InterAction so konfigurieren, dass Datenverwalter proaktiv über mögliche Datenqualitätsprobleme informiert werden, die durch neue Kontakte in InterAction entstehen können.
- Wie Personenkontakte ohne zugehöriges Unternehmen behandelt werden.
Für wen gelten neue Kontaktregeln?
Neue Kontaktregeln lassen sich in zwei Kategorien unterteilen:
- Standard
- Benutzerspezifisch
Standardregeln werden fortlaufend verwendet, um Kontakte zu verwalten, die von nahezu allen Nutzern hinzugefügt werden. In bestimmten Situationen, zum Beispiel wenn ein neuer Nutzer der Organisation beitritt, möchten Sie, dass Datenverwalter mehr Zeit darauf verwenden, die von diesem Nutzer hinzugefügten Kontakte und deren Auswirkungen auf die Kanzleiliste Ihrer Organisation zu verwalten. Für solche Fälle definieren Sie einen Regelsatz, der nur für diesen Nutzer gilt.
Bestandteile von neuen Kontaktregeln
Neue Kontakt-Regelsätze
Neue Kontakt-Regelsätze bestimmen alle folgenden Punkte:
- Wann die definierten Regeln angewendet werden
- Welcher Nutzer durch die definierten Regeln verwaltet wird
- Welchem Nutzer oder welcher Gruppe eventuell erstellte Data Change Management-Tickets zugewiesen werden
- Welche Regelsammlung verwendet wird, um das Vorgehen mit den Kontakten des Nutzers zu steuern
- Wie lange die Regeln für neue Kontakte eines Nutzers gelten
Weitere Informationen zu Regelsätzen finden Sie unter Verwalten von neuen Kontakt-Regelsätzen.
Neue Kontakt-Regelsammlungen
Neue Kontakt-Regelsammlungen legen fest, was mit einem Kontakt passiert, wenn ein Nutzer einen Kontakt zur Kanzleiliste beiträgt. Neue Kontakt-Regelsammlungen definieren alle folgenden Punkte:
- Ob InterAction versucht, den Kontakt mit einem bereits in der Kanzleiliste vorhandenen Kontakt abzugleichen
- Wie InterAction mit Situationen umgeht, in denen widersprüchliche Kontaktinformationen vorliegen
- Wie InterAction mit potenziellen doppelten Kontakten umgeht
- Ob der Kontakt im Ordner „Neue Kontakte überprüfen“ abgelegt oder verlinkt werden soll
- Ob InterAction Firmenkontakte für Personenkontakte erstellen soll, die keinem Unternehmen in der InterAction-Datenbank zugeordnet sind
Weitere Informationen zu Regelsammlungen finden Sie unter Verwalten von neuen Kontakt-Regelsammlungen.
Data Change Management
Wenn neue Kontakt-Regelsammlungen definiert werden, können Sie festlegen, dass InterAction Data Change Management-Tickets erstellt, wenn eine der folgenden Situationen eintritt:
- Ein neuer Kontakt wird zur Kanzleiliste hinzugefügt
- Beim Versuch, Kontakte abzugleichen, werden ein oder mehrere mögliche doppelte Kontakte in der Kanzleiliste gefunden
- Ein Nutzerkontakt wurde mit einem Kanzleikontakt verbunden, die Kontakte enthalten jedoch widersprüchliche Informationen
Details zur Konfiguration dieser Optionen finden Sie unter Verwalten von neuen Kontakt-Regelsammlungen.
Details zur Verwaltung von durch neue Kontaktregeln erstellten Data Change Management-Tickets finden Sie unter Datenqualitätsprozesse und neue Kontaktregeln.
Synchronisierung Nutzer- zu Kanzleikontakt
Neue Kontaktregeln verarbeiten Kontakte, die über die Synchronisierung Nutzer- zu Kanzleikontakt zur Kanzleiliste hinzugefügt werden. Diese Kontakte umfassen in der Regel Kontakte, die im PIM des Nutzers hinzugefügt und mit seiner Kontaktliste synchronisiert wurden. Die Synchronisierung Nutzer- zu Kanzleikontakt steuert auch den Prozess, Kontakte zur Kanzleiliste hinzuzufügen, nachdem ein Nutzer eine Liste von Kontakten zur Übernahme in die Kanzleiliste überprüft hat.
Web Client/InterAction Objects/Application Server
Neue Kontaktregeln verarbeiten Kontakte, die über den Assistenten für neue Kontakte im Web Client oder über die InterAction Desktop-Integrationstools zur Kanzleiliste hinzugefügt werden.
InterAction IQ
Wenn Ihre Organisation für InterAction IQ lizenziert ist, verarbeiten neue Kontaktregeln Kontakte, die durch das Contact Mining von InterAction IQ zur Kanzleiliste hinzugefügt werden.