Während neue Kontaktregel-Sets dazu verwendet werden, festzulegen, welche Benutzer verwaltet werden und auf welchen Prozess die Regeln angewendet werden, definieren neue Kontaktregel-Sammlungen genau, was mit dem Kontakt passiert, wenn er zur Kanzleiliste hinzugefügt wird. Regel-Sammlungen legen Folgendes fest:
- Ob InterAction nach übereinstimmenden Kontakten in der Kanzleiliste sucht
- Konfigurationsoptionen im Zusammenhang mit übereinstimmenden Kontakten, einschließlich der Handhabung potenzieller Duplikate und widersprüchlicher Kontaktinformationen
- Wie neue Kontakte zur Kanzleiliste hinzugefügt werden, einschließlich des Quellordners für den Kontakt
- Ob Unternehmenskontakte automatisch erstellt werden, wenn kein passender Unternehmenskontakt zu dem im Personenkontakt angegebenen Unternehmen gefunden werden kann
- Wie Datenverwalter über neue Kontaktinformationen benachrichtigt werden, zum Beispiel kann die Regel-Sammlung so konfiguriert werden, dass Data Change Management-Tickets erstellt werden, wenn potenzielle doppelte Kontakte gefunden werden
Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Bereitgestellte Regel-Sammlungen
- Verwendung der Kontaktabgleichung in neuen Kontaktregeln
- Erstellen von zugehörigen Unternehmen
- Bearbeiten einer Regel-Sammlung
Bereitgestellte Regel-Sammlungen
Da Regel-Sammlungen viele Einstellungen bieten, die Ihre Kontaktinformationen erheblich beeinflussen können, stellt InterAction mehrere Regel-Sammlungen standardmäßig zur Verfügung. Sie können diese Regel-Sammlungen an die Anforderungen Ihrer Organisation anpassen, jedoch können keine neuen Regel-Sammlungen erstellt werden.
Neue Kontaktregel-Sammlungen
| Sammlung | Beschreibung |
|---|---|
| Laufende Datenpflege – Standard | Diese Regel-Sammlung sollte für Ihr Standardregel-Set „Benutzer-zu-Kanzleiliste-Kontaktsynchronisierung“ verwendet werden. Sie ist dafür konzipiert, die laufende Hinzufügung von Kontakten zu InterAction zu steuern, wenn Kontakte zur Kontaktliste eines Benutzers in seinem PIM oder PDA hinzugefügt und später zur Kanzleiliste beigetragen werden. |
| Laufende Datenpflege – Neuer Benutzer |
Diese neue Kontaktregel-Sammlung enthält die erforderlichen Einstellungen, um die Kontakte eines Benutzers beim erstmaligen Rollout von InterAction an einen neuen Benutzer angemessen zur Kanzlei beizutragen. Wenn neue Benutzer zu InterAction hinzugefügt werden, sollten Sie in der Regel die ersten 30 Tage der Nutzung überwachen, um sicherzustellen, dass der Benutzer gute Kontaktinformationen eingibt. Diese Regel-Sammlung ist so konfiguriert, dass sie neue Kontakte, die Benutzer zur Kanzleiliste beitragen, verwaltet und dabei die meisten Benachrichtigungen für Datenverwalter bereitstellt. Dieses Regel-Set verwaltet in der Regel die Kontakte, die nach dem ersten Laden der Kontaktinformationen des Benutzers sowie alle Kontakte, die ein Benutzer seiner Kontaktliste in einem PIM oder PDA hinzufügt, zur Kanzleiliste beigetragen werden. |
| Data Quality Services | Diese Regel-Sammlung wird während des initialen Datenimports und der Datenbereinigung verwendet, wenn Sie die Data Quality Services von LexisNexis InterAction oder die Datenbereinigungsdienste eines LexisNexis InterAction-Partners nutzen. |
| Web Client Neuer Kontakt-Assistent – Standard | Diese Regel-Sammlung sollte für Ihr Standardregel-Set des neuen Kontakt-Assistenten im Web Client verwendet werden. Sie ist dafür konzipiert, die laufende Hinzufügung von Kontakten zu InterAction über den neuen Kontakt-Assistenten zu steuern. |
| Web Client Neuer Kontakt-Assistent – Neuer Benutzer | Wenn neue Benutzer zu InterAction hinzugefügt werden, sollten Sie in der Regel die ersten 30 Tage der Nutzung überwachen, um sicherzustellen, dass der Benutzer gute Kontaktinformationen eingibt. Diese Regel-Sammlung ist so konfiguriert, dass sie neue Kontakte, die Benutzer im neuen Kontakt-Assistenten des Web Client eingeben, verwaltet und dabei die meisten Benachrichtigungen für Datenverwalter bereitstellt. |
| IAIQ Contact Mining – Standard |
Diese Regel-Sammlung sollte für Ihr Standardregel-Set „IQ Contact Mining“ verwendet werden. Sie ist dafür konzipiert, die laufende Hinzufügung von Kontakten zu InterAction durch InterAction IQ Contact Mining zu steuern. Weitere Informationen zur Verwendung von Data Change Management zur Steuerung von Kontakten, die durch InterAction IQ Contact Mining zu InterAction hinzugefügt werden, finden Sie im InterAction IQ-Leitfaden. |
| IAIQ Contact Mining – Neuer Benutzer |
Diese Regel-Sammlung enthält die erforderlichen Einstellungen, um die Kontakte eines neuen Benutzers, die durch InterAction IQ Contact Mining zu InterAction hinzugefügt werden, angemessen beizutragen. Wenn neue Benutzer zu InterAction hinzugefügt werden, sollten Sie in der Regel die ersten 30 Tage der Nutzung überwachen, um sicherzustellen, dass der Benutzer gute Kontaktinformationen eingibt. Diese Regel-Sammlung ist so konfiguriert, dass sie neue Kontakte, die durch InterAction IQ Contact Mining hinzugefügt werden, verwaltet und dabei die meisten Benachrichtigungen für Datenverwalter bereitstellt. Weitere Informationen zur Verwendung von Data Change Management zur Steuerung von Kontakten, die durch InterAction IQ Contact Mining zu InterAction hinzugefügt werden, finden Sie im InterAction IQ-Leitfaden. |
Verwendung der Kontaktabgleichung in neuen Kontaktregeln
Wenn Sie neue Kontakte über die Benutzer-zu-Kanzleiliste-Kontaktsynchronisierung zu InterAction hinzufügen, können Sie den Synchronisationsprozess so konfigurieren, dass nach Kontakten in der Kanzleiliste gesucht wird, die mit dem hinzuzufügenden Kontakt übereinstimmen. In den meisten Fällen sollten Sie die Kontaktabgleichung verwenden, jedoch möchten Sie beim initialen Datenimport und der Bereinigung möglicherweise darauf verzichten, Kontakte abzugleichen, wenn Sie mit einem Drittanbieter zur Bereinigung Ihrer Kontaktdaten zusammenarbeiten.
Sie können neue Kontaktregel-Sammlungen, die für die Benutzer-zu-Kanzleiliste-Kontaktsynchronisierung festgelegt sind, so konfigurieren, dass der neue Kontakt anhand verschiedener Kriterien mit bereits in der Kanzleiliste vorhandenen Kontakten abgeglichen wird. In den meisten Fällen sollten Sie InterAction so einstellen, dass Kontakte anhand des Kontaktnamens abgeglichen werden. Wenn diese Option ausgewählt ist, versucht InterAction, Kontakte mithilfe der im Artikel Wie werden Benutzerkontakte mit Kanzleikontakten abgeglichen? beschriebenen Logik abzugleichen.
Beim initialen Datenimport und der Bereinigung möchten Sie möglicherweise eine andere Abgleichlogik verwenden, einschließlich des Abgleichs anhand einer eindeutigen Kontaktkennung. In der Regel wird dieser Abgleich nur in bestimmten Situationen verwendet, in denen Ihre Organisation die Exportfunktion für Benutzerkontakte genutzt hat, um UCI-Werte für Kontakte festzulegen.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Kontakte beim Hinzufügen zu InterAction abzugleichen, müssen Sie auch neue Kontaktabgleichregeln festlegen, darunter folgende:
- Wie mit Datenkonflikten umgegangen wird, wenn der neue Kontakt als Verdachtsfall markiert ist
- Wie der Kontakt zu InterAction hinzugefügt wird, wenn kein übereinstimmender Kontakt gefunden wird
- Was passiert, wenn potenziell übereinstimmende Kontakte gefunden werden oder mehr als ein übereinstimmender Kontakt gefunden wird
Die verfügbaren Optionen ermöglichen es Ihnen, das gewünschte Maß an Kontrolle über die Kontaktinformationen festzulegen. Beispielsweise können Sie Optionen wählen, die Datenverwalter bei Ihren Standardregel-Sets nicht proaktiv über neue Kontakte benachrichtigen, und Konfigurationsoptionen auswählen, die Tickets an Datenverwalter für Regel-Sets für neue Benutzer senden.
Neue Kontaktabgleichregeln
| Regel | Optionen |
|---|---|
| Datenkonflikt |
Diese Regel gilt nur, wenn der hinzuzufügende Kontakt als Verdachtsfall markiert ist. Weitere Informationen zu Verdachtskontakten finden Sie unter Wie mit Kontaktdaten beim initialen Laden von Benutzerkontakten umgegangen wird. Bei Kontakten, die nicht als Verdachtsfall gelten, überschreiben die Informationen des Benutzers die Informationen der Organisation oder werden zum Kanzleikontakt hinzugefügt. In nahezu allen Implementierungen sollten alle neuen Kontaktregel-Sammlungen auf Ein „Datenkonflikt“-Ticket an den Data Change Management-Posteingang senden eingestellt sein. Die anderen Optionen, Benutzer überschreibt Kanzlei und Kanzlei überschreibt Benutzer, sollten nur in Situationen verwendet werden, in denen Sie in einer der beiden Datenquellen eine gezielte Datenbereinigung durchgeführt haben und garantieren können, dass alle Kontakte in dieser Datenquelle bessere, genauere Kontaktinformationen enthalten. Wenn beispielsweise die Kontakte eines Benutzers in Outlook bereinigt wurden, bevor sie mit InterAction synchronisiert werden, können Sie die Option Den Kontakt in der Kanzleiliste mit Informationen aus dem Kontakt in der Benutzerkontaktliste aktualisieren verwenden. |
| Kein Kontaktabgleich |
Wenn ein Kontakt nicht mit einem Kontakt in InterAction abgeglichen werden kann, bestimmen die für keinen Kontaktabgleich definierten Regeln, wie der Kontakt dem System hinzugefügt wird. In der Regel wählen Sie die Option Den Kontakt in den Ordner „Neue Kontaktüberprüfung“ verknüpfen zusätzlich zur Option Den Kontakt zum Ordner „Kanzleiliste“ hinzufügen. Wenn Sie eine Regel-Sammlung für einen neuen Benutzer einrichten, können Sie die Kontakte des Benutzers im Ordner „Neue Kontaktüberprüfung“ speichern. Es ist erforderlich, dass alle Benutzer Lesezugriff auf den Ordner „Neue Kontaktüberprüfung“ haben. Dies ist die Standardeinstellung. Außerdem sollte Ihre neue Kontaktregel-Sammlung für neue Benutzer auch festlegen, Ein „Neuer Kontakt“-Ticket an den Data Change Management-Posteingang senden. Wenn der Kontakt durch InterAction IQ Contact Mining zu InterAction hinzugefügt wird und Sie neue Kontakte in einen Ordner verknüpfen, wählen Sie außerdem Den Kontakt in den InterAction IQ Zielordner verknüpfen. Beachten Sie, dass Sie den Zielordner auch in der InterAction IQ Konfiguration im InterAction Administrator angeben müssen (weitere Informationen finden Sie im InterAction IQ-Leitfaden). |
| Möglicher Kontaktabgleich |
Optionen für mögliche Kontaktabgleiche gelten nur, wenn mehr als ein exakt übereinstimmender Kontakt gefunden wird oder wenn ein oder mehrere Kontakte als möglich, aber nicht exakt übereinstimmend gelten. In der Regel sollten Sie die Option Ein „Mögliches Duplikat“-Ticket an den Data Change Management-Posteingang senden zusätzlich zur Option Den Kontakt zum Ordner „Kanzleiliste“ hinzufügen wählen. In manchen Situationen mit neuen Benutzern können Sie Den Kontakt in den Ordner „Neue Kontaktüberprüfung“ verknüpfen wählen. Wenn der Kontakt durch InterAction IQ Contact Mining zu InterAction hinzugefügt wird und Sie neue Kontakte in einen Ordner verknüpfen, wählen Sie außerdem Den Kontakt in den InterAction IQ Zielordner verknüpfen. Beachten Sie, dass Sie den Zielordner auch in der InterAction IQ Konfiguration im InterAction Administrator angeben müssen (weitere Informationen finden Sie im InterAction IQ-Leitfaden). |
Erstellen von zugehörigen Unternehmen
Wenn ein Personenkontakt zur Kanzleiliste hinzugefügt wird, versucht InterAction automatisch, den Unternehmenswert im Personenkontakt mit einem Unternehmenskontakt in InterAction abzugleichen. Wenn beispielsweise ein Benutzer den Kontakt Jane Warner bei Stanford Industries hinzufügt und Stanford Industries in InterAction nicht gefunden wird, kann InterAction automatisch einen neuen Unternehmenskontakt erstellen. Diese Funktion steht für Kontakte zur Verfügung, die über die Benutzer-zu-Kanzleiliste-Kontaktsynchronisierung oder den neuen Kontakt-Assistenten hinzugefügt werden. Zugehörige Unternehmen können nicht für Kontakte erstellt werden, die durch InterAction IQ Contact Mining hinzugefügt werden.
Das automatische Erstellen von Unternehmenskontakten ist nur beim Erstellen neuer Kontakte verfügbar. Es ist nicht verfügbar, wenn bestehende Kontakte bearbeitet werden.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, einen Unternehmenskontakt zu erstellen, wird der Unternehmenskontakt entweder zur Kanzleiliste oder zum Ordner „Neue Kontaktüberprüfung“ hinzugefügt, je nachdem, welchen Ordner Sie für neue Kontakte in der Regel-Sammlung ausgewählt haben. Wenn der Unternehmenskontakt erstellt wird, fügt InterAction die folgenden Informationen zum Unternehmen hinzu und gibt diese Felder an den Personenkontakt zurück:
- Unternehmensname
- Geschäftsadresse
Die Regeln für das Erstellen eines neuen Unternehmenskontakts variieren je nachdem, ob Sie die Kontaktabgleichung verwenden. Für Regel-Sammlungen, die die Verwendung der Kontaktabgleichung vorsehen, können Regeln definiert werden, was passiert, wenn ein potenziell übereinstimmendes Unternehmen in der Kanzleiliste gefunden wird, bzw. was passiert, wenn kein übereinstimmender Kontakt in der Kanzleiliste gefunden wird.
Regeln für Unternehmenszuordnungen
| Regel | Beschreibung |
|---|---|
| Kontaktabgleich | |
| Keine Kontaktübereinstimmungsregel |
Legt fest, ob ein Firmenkontakt erstellt wird, wenn für einen neu angelegten Personenkontakt kein passender Firmenkontakt gefunden werden kann. Für Regelkollektionen, die für User to Firm Contact Sync erstellt wurden, sollten Sie InterAction in der Regel so einstellen, dass kein Firmenkontakt erstellt wird und ein „Nicht zugeordnete Firma“-Ticket an den Data Change Management-Posteingang gesendet wird. Dies wird empfohlen, da in vielen Fällen keine passende Firma gefunden wird, weil der Benutzer den Firmennamen nicht korrekt eingegeben hat. Wenn ein Datenverwalter das Ticket prüft, kann er oder sie nach einer Firma suchen und die Person zuordnen oder eine neue Firma anlegen. Bei der erstmaligen Datenübernahme können Sie in solchen Fällen auch eine neue Firma anlegen, wenn Sie eine umfassende Bereinigung planen, bei der doppelte Kontakte zusammengeführt werden. |
| Mögliche Kontaktübereinstimmungsregel |
Legt fest, ob ein Firmenkontakt erstellt wird, wenn in der Kanzleiliste ein oder mehrere Kontakte gefunden werden, die mögliche, aber keine exakten Übereinstimmungen sind. In den meisten Fällen sollten Sie InterAction so einstellen, dass kein Firmenkontakt erstellt wird und ein „Nicht zugeordnete Firma“-Ticket an den Data Change Management-Posteingang gesendet wird. Dies wird empfohlen, da der Datenverwalter in der Regel am besten beurteilen kann, welcher Firmenkontakt die richtige Zuordnung ist. |
| Keine Kontaktübereinstimmung oder Regelkollektion für den Web Client Neuen Kontakt-Assistenten | |
| Firmenzuordnungsregel |
Diese Option legt fest, ob ein Firmenkontakt anhand der Informationen eines Personenkontakts erstellt wird. Wenn Sie Regelkollektionen für User to Firm Contact Sync definieren, die keinen Kontaktabgleich verwenden, sollten Sie festlegen, dass ein neuer Firmenkontakt erstellt und im Ordner „Neue Kontakte überprüfen“ verlinkt wird. Alle Benutzer müssen Lesezugriff auf den Ordner „Neue Kontakte überprüfen“ haben. Dies ist die Standardeinstellung. Wenn Sie Regelkollektionen für den Web Client Neuen Kontakt-Assistenten definieren, sollten Sie ebenfalls festlegen, dass ein Firmenkontakt erstellt wird. Außerdem sollten Sie angeben, dass der Kontakt im Ordner „Neue Kontakte überprüfen“ verlinkt wird. |
Ihre Regeln für neue Kontakte sollten die Erfahrung Ihrer Benutzer widerspiegeln
Alle Benutzer sind erfahren
Wenn alle Ihre Web Client-Benutzer gut geschult sind, können Sie sicherer sein, dass die Benutzer potenzielle Übereinstimmungen für die zugehörigen Kontakte identifiziert haben, sofern diese existieren. Daher können Sie die automatische Erstellung eines Firmenkontakts wählen, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird.
Richten Sie eine neue Kontaktregel ein, um automatisch einen Firmenkontakt zu erstellen und Benachrichtigungen für neue Kontakte als Data Change Management-Tickets zu generieren. Der Datenverwalter kann dann sicherstellen, dass die Datensätze korrekt und in den passenden Situationen erstellt werden. Stellt der Datenverwalter fest, dass Firmen fälschlicherweise zugeordnet werden, wählen Sie das nächste Szenario.
Benutzer mit unterschiedlichen Erfahrungsstufen
Schulen Sie erfahrene Benutzer, die möglicherweise mehrere Visitenkarten als neue Kontakte für andere Fachkräfte eingeben, zuerst den Firmenkontakt des Kontakts und anschließend den Personenkontakt zu erfassen. So werden die richtigen Zuordnungen direkt erstellt.
Weniger erfahrene Benutzer sollten nur den Personenkontakt eingeben. Dann sollte eine neue Kontaktregel jedes Mal ein Ticket für eine nicht zugeordnete Firma generieren, wenn eine Person mit einer nicht zugeordneten Firma angelegt wird. So kann der Datenverwalter prüfen, ob es für diese Person bereits eine Firma in der Datenbank gibt.
Eine Regelkollektion bearbeiten
- Melden Sie sich beim InterAction Administrator an.
- Doppelklicken Sie in der Entitätenliste des Hauptfensters auf Data Change Management-Konfiguration.
- Wählen Sie Neue Kontaktregel-Sets.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Data Change Management Neue Kontaktregel-Sets“ Regelkollektionen.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Data Change Management Neue Kontaktregelkollektionen“ die Regelkollektion aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
- Um die Regeln für neue Kontaktübereinstimmungen zu ändern, wählen Sie in diesem Abschnitt Bearbeiten.
-
Um die Regeln für Firmenzuordnungen zu ändern, wählen Sie in diesem Abschnitt Bearbeiten.
Weitere Informationen zu den Konfigurationsoptionen finden Sie unter Verwalten von neuen Kontaktregelkollektionen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.