Das Abgleichen von Kontakten erfolgt, wenn ein Benutzer einen Kontakt aus seiner Kontaktliste zur Kanzleiliste beiträgt. In vielen Situationen, wie zum Beispiel mit dem Assistenten für neue Kontakte, hat der Benutzer die Möglichkeit, bereits in InterAction vorhandene Kontakte zu überprüfen und Übereinstimmungen zu identifizieren. In den folgenden Fällen haben Benutzer jedoch keine Gelegenheit, Kontakte zu überprüfen und Übereinstimmungen festzustellen:
- Nachdem die Kontakte eines Benutzers erstmals aus seinem PIM-Ordner in InterAction geladen wurden und der Benutzer dabei ist zu entscheiden, welche Kontakte zur Kanzlei hinzugefügt werden sollen
- Wenn ein Benutzer fortlaufend Kontakte über sein PDA oder PIM hinzufügt und keinen Zugriff auf die InterAction Desktop Integration Tools hat
Wenn eine dieser Situationen eintritt, versucht InterAction, den Kontakt des Benutzers mit einem bereits in der Kanzleiliste vorhandenen Kontakt abzugleichen.
Sie können InterAction so konfigurieren, dass beim Hinzufügen neuer Kontakte kein Abgleich versucht wird. Dies wird jedoch nicht empfohlen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Regelsets für neue Kontakte.
In der Regel versucht InterAction, anhand von Abgleichslogik einen passenden Kontakt in der Kanzleiliste zu finden. Wird kein passender Kontakt in der Kanzleiliste gefunden, wird der Kontakt zur Kanzleiliste hinzugefügt und die vom Benutzer beigesteuerten Informationen werden dem neuen Kontakt in der Kanzleiliste hinzugefügt. Der Kontakt des Benutzers wird dann mit dem Kanzleikontakt verbunden. Wird ein passender Kontakt gefunden, verbindet InterAction den Kontakt des Benutzers mit dem Kanzleikontakt. Alle vom Benutzer beigesteuerten Informationen werden mit den Informationen des Kanzleikontakts verglichen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie werden Kontaktinformationen beim Beitragen von Kontakten abgeglichen?
Für Personenkontakte und Firmenkontakte wird jeweils eine andere Abgleichslogik verwendet. Details finden Sie in den folgenden Abschnitten:
Abgleich von Personenkontakten
Beim Vergleich von zwei Personenkontakten werden die folgenden drei Werte verglichen:
- Name – Details siehe Personenname.
- E-Mail-Adresse – Details siehe Abgleich elektronischer Adressen.
- Firmenname – Details siehe Firmenname
Basierend auf der Analyse des Abgleichs für jeden dieser Werte werden die Kontakte wie folgt eingestuft:
- Übereinstimmung
- Sehr wahrscheinlich
- Wahrscheinlich
- Keine Übereinstimmung
Diese Bewertung wird verwendet, um zu bestimmen, ob die Kontakte verbunden werden. Details siehe Kontakte verbinden, wenn eine Übereinstimmung gefunden wurde.
Personenname
Beim Vergleich des Personennamens werden folgende Felder verwendet:
- Vorname
- Rufname
- Zweitname
- Nachname
- Suffix
Der Name wird in den folgenden zwei Gruppen analysiert:
- Nachname (Gruppe 1) – Dieser erhält das höchste Gewicht beim Vergleich des Personennamens. Das Nachname-Feld der beiden Kontakte muss exakt übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, gilt der Name als nicht übereinstimmend.
- Vorname, Zweitname und Rufname (Gruppe 2) – Diese werden gemeinsam analysiert, um zu bestimmen, wie gut der Name des Benutzerkontakts mit dem bereits in der Kanzleiliste vorhandenen Kontakt übereinstimmt. Diese Gruppe wird weiter unterteilt in:
- Primärname – umfasst in der Regel nur das Vorname-Feld und den Rufnamen
-
Sekundärname – umfasst in der Regel nur den Zweitnamen, falls vorhanden
Die Übereinstimmung des Primärnamens wird höher gewichtet als die des Sekundärnamens.
Die Gewichtungen der Übereinstimmungen beider Gruppen werden kombiniert, um einen Gesamtabgleichswert für den Kontaktnamen zu bestimmen. Dieser Wert wird verwendet, um den Kontakt in eine der folgenden Kategorien einzuordnen:
- Übereinstimmung
- Sehr wahrscheinliche Übereinstimmung
- Wahrscheinliche Übereinstimmung
- Keine Übereinstimmung
Beim Namensabgleich werden außerdem folgende Besonderheiten berücksichtigt, die häufig in Namensdaten vorkommen:
- Gängige Spitznamen (z. B. Robert, Bob oder Rob)
- Schreibvarianten (z. B. Terry, Terri oder Teri)
- Exklusive Paare – Die Analyse exklusiver Paare betrachtet Folgendes:
- Suffix bei jedem Kontakt
- Zweitinitialen/-namen
So wird sichergestellt, dass Familienmitglieder mit gleichem Namen nicht automatisch verbunden werden (z. B. John Perry Sr. und John Perry Jr. sind keine Übereinstimmung).
Abgleich elektronischer Adressen
Für diesen Vergleich werden nur Adressen vom Typ „E-Mail“ verwendet. Da Outlook und PDAs geschäftliche und private E-Mail-Adressen nicht korrekt unterscheiden, betrachtet InterAction beim Vergleich eines Benutzerkontakts mit einem Kanzleikontakt geschäftliche, private und sonstige E-Mail-Adressen nicht unterschiedlich. InterAction vergleicht die E-Mail-Adressen und ordnet die Kontakte einer der folgenden Kategorien zu:
- Exakt – Die gesamte Adresse stimmt exakt überein.
- Wahrscheinlich – Der gesamte Text vor dem @-Zeichen in der E-Mail-Adresse stimmt überein. (z. B. emroberts@ci.com oder emroberts@CrawfordIverson.com wären wahrscheinliche Übereinstimmungen.)
- Keine Übereinstimmung – Die E-Mail-Adressen können zwar die gleiche Domain haben, aber der Anfangsteil der Adresse stimmt nicht überein.
Ist die E-Mail-Adresse bei einem oder beiden Kontakten nicht vorhanden, wird diese Kategorie nicht verglichen.
Firmenname
Der Firmenname eines Personenkontakts in der Kontaktliste eines Benutzers wird mit dem Firmennamen eines Personenkontakts in der Kanzleiliste verglichen. Auch der alternative Firmenname (AKA) des zugehörigen Unternehmens der Person wird für den Vergleich herangezogen.
Beim Abgleich der Firmennamen wird Folgendes für den Vergleich durchgeführt:
- Alle Satzzeichen, Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen werden ignoriert
- Störwörter (wie „Company“ oder „LLC“) werden ignoriert
- Der „Stamm“ des Namens wird verglichen. Zum Beispiel würde „TeleNorth“ wahrscheinlich mit „TeleNorth Financial Services“ übereinstimmen.
Kontakte verbinden, wenn eine Übereinstimmung gefunden wurde
Abhängig von der Bewertung des Abgleichs kann InterAction Folgendes tun:
- Die Kontakte automatisch verbinden.
- Einen neuen Kontakt zur Kanzleiliste hinzufügen und ein Ticket an das Data Change Management senden, das auf mögliche doppelte Kontakte hinweist.
Die folgende Tabelle zeigt, wie InterAction den Kontakt nach Abschluss des Abgleichs verarbeitet:
Verbinden von Kontakten, die übereinstimmen
| Bewertung des Abgleichs | Von InterAction durchgeführte Aktion |
|---|---|
| Übereinstimmung |
Wird nur ein passender Kontakt in der Kanzleiliste gefunden, wird der Benutzerkontakt automatisch mit diesem Kanzleikontakt verbunden. Werden mehrere Kontakte als exakte Übereinstimmung betrachtet, verbindet InterAction den Benutzerkontakt nicht automatisch mit dem Kanzleikontakt. Stattdessen wird ein neuer Kontakt im Ordner „Mögliche Duplikate“ angelegt und der Kontakt des Benutzers mit diesem neuen Kontakt verbunden. InterAction sendet dann ein Ticket an das Data Change Management, das auf potenziell doppelte Kontakte in der Kanzleiliste hinweist, sofern Sie InterAction so konfiguriert haben, dass Datenverwalter benachrichtigt werden, wenn durch die Synchronisierung ein potenzielles Duplikat zur Kanzleiliste hinzugefügt wird. |
| Sehr wahrscheinlich |
Werden ein oder mehrere Kontakte als sehr wahrscheinliche Übereinstimmung betrachtet, verbindet InterAction den Benutzerkontakt nicht automatisch mit dem Kanzleikontakt. Stattdessen wird ein neuer Kontakt im Ordner „Mögliche Duplikate“ angelegt und der Kontakt des Benutzers mit diesem neuen Kontakt verbunden. InterAction erstellt dann ein Ticket für einen möglichen doppelten Kontakt über das Data Change Management, sofern Sie InterAction so konfiguriert haben, dass Datenverwalter benachrichtigt werden, wenn durch die Synchronisierung ein potenzielles Duplikat zur Kanzleiliste hinzugefügt wird. |
| Wahrscheinlich |
Werden ein oder mehrere Kontakte als wahrscheinliche Übereinstimmung betrachtet, verbindet InterAction den Benutzerkontakt nicht automatisch mit dem Kanzleikontakt. Stattdessen wird ein neuer Kontakt im Ordner „Mögliche Duplikate“ angelegt und der Kontakt des Benutzers mit diesem neuen Kontakt verbunden. InterAction erstellt dann ein Ticket für einen möglichen doppelten Kontakt über das Data Change Management, sofern Sie InterAction so konfiguriert haben, dass Datenverwalter benachrichtigt werden, wenn durch die Synchronisierung ein potenzielles Duplikat zur Kanzleiliste hinzugefügt wird. |
| Keine Übereinstimmung | Ein neuer Kontakt wird zur Kanzleiliste hinzugefügt und der Kontakt des Benutzers wird mit dem neuen Kontakt verbunden. |
Abgleich von Firmenkontakten
Beim Vergleich eines Benutzerkontakts mit einem Kanzleikontakt werden zwei Hauptwerte verwendet:
- Firmenname/AKA-Name
- Webseite
Beim Abgleich der Firmennamen wird Folgendes für den Vergleich durchgeführt:
- Alle Satzzeichen, Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen werden ignoriert
- Störwörter (wie „Company“ und „LLC“) werden ignoriert
- Der „Stamm“ des Namens wird verglichen. Zum Beispiel würde „TeleNorth“ wahrscheinlich mit „TeleNorth Financial Services“ übereinstimmen.
Beim Abgleich der Webseitenadressen wird die gesamte Webadresse zwischen den beiden Kontakten verglichen, jedoch werden Satzzeichen, Groß-/Kleinschreibung und das http://-Präfix ignoriert. Die Adressen werden entweder als exakte Übereinstimmung oder als keine Übereinstimmung eingestuft.