Die erste Erfahrung, die ein Benutzer mit InterAction macht, ist der Prozess, seine Kontakte zur Kanzleiliste beizutragen. Wenn die Kontakte eines Benutzers erstmals durch Import oder Synchronisierung mit einem PIM in InterAction übernommen werden, kann InterAction nicht erkennen, welche Kontakte der Benutzer privat behalten und welche er mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verknüpfen möchte.
Um den Prozess des Beitragens von Kontakten zu starten, schult ein Mitglied Ihrer Organisation (in der Regel ein Datenverwalter oder Trainer) den Benutzer und dessen Stellvertreter in InterAction, seiner Kontaktliste und was es bedeutet, Kontakte zur Kanzleiliste beizutragen. Es können einige Kurzanleitungen erstellt werden, um die Benutzer bei diesem Prozess zu unterstützen.
Nachdem die Benutzer den Prozess des Beitragens von Kontakten verstanden haben, wird ihnen eine E-Mail mit einem Link zur Seite „Kontakte beitragen“ gesendet. Auf dieser Seite können die Benutzer festlegen, welche Kontakte sie zur Kanzleiliste beitragen möchten. Alternativ können die Benutzer einen Bericht ausdrucken, anhand dessen sie entscheiden können, welche Kontakte beigetragen werden sollen. Der Stellvertreter des Benutzers kann dann die Kontakte des Benutzers im Web Client für den Professional beisteuern.
Smart Connect verwenden, um Benutzern beim Beitragen von Kontakten zu helfen
Mit der Smart Connect-Funktion können Sie dem Benutzer helfen, seine Kontaktliste beizutragen, indem Sie empfehlen, welche Kontakte zur Kanzleiliste hinzugefügt werden sollten, oder indem Sie die Kontakte des Benutzers automatisch mit Kontakten in der Kanzleiliste verbinden, ohne dass der Benutzer die Kontakte überprüfen muss. Smart Connect verwendet eine Reihe von Regeln, die Sie basierend auf den Kontaktarten in Ihrer Kanzleiliste definieren. Zum Beispiel können Sie Folgendes tun:
- Kontakte empfehlen, die Benutzer zur Kanzleiliste hinzufügen sollten. Sie können zum Beispiel empfehlen, dass Benutzer alle Kontakte beitragen, die bereits in der Kanzleiliste vorhanden sind.
- Einen Kontakt eines Benutzers automatisch mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verbinden. Wichtige Kontakte wie das Personal von Top-Kunden oder das Personal Ihrer Organisation können zum Beispiel automatisch mit Kontakten in der Kanzleiliste verbunden werden.
Viele Benutzer haben das Personal Ihrer Organisation in ihren Kontaktlisten. Mit Smart Connect können diese Kontakte automatisch verbunden und synchronisiert werden – eine großartige Möglichkeit, dies effizient zu erledigen.
Standardmäßig enthält InterAction eine Reihe von Smart Connect-Regeln, die den Anforderungen einer typischen InterAction-Implementierung entsprechen. Sie können diese Regeln jedoch anpassen oder eigene Regeln für Ihre Organisation konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Smart Connect-Regeln.
Welche Tools sollten zum Beitragen von Kontakten verwendet werden?
InterAction bietet verschiedene Funktionen, die Sie beim Prozess des Beitragens von Kontakten zur Kanzleiliste unterstützen.
InterAction Web Client
Die Seite „Kontakte beitragen“ und die zugehörigen Berichte sind Teil der Web Client-Anwendung. Die Seite „Kontakte beitragen“ ist eine eigenständige Seite, die Benutzer über einen Link in einer E-Mail oder von der Startseite des Web Client öffnen können.
E-Mail-Nachricht
Beispieltexte für die E-Mail, mit der Benutzer benachrichtigt werden, dass sie mit dem Beitragen ihrer Kontakte beginnen können, sind im InterAction Education Toolkit verfügbar. Das Education Toolkit kann im Support Center auf der Website InterAction Support Home heruntergeladen werden.
Bericht aller neuen Kontakte zur Überprüfung
Jeder Benutzer kann einen Bericht mit Kontakten ausdrucken, um zu überprüfen und zu entscheiden, welche zur Kanzleiliste beigetragen werden sollen. Mit diesem Bericht kann der Benutzer die Kontakte unterwegs überprüfen und den Bericht anschließend seinem Stellvertreter übergeben, damit dieser den Prozess des Beitragens der Kontakte zur Kanzleiliste im Namen des Professionals durchführt.
InterAction Administrator
Mit der InterAction Administrator-Software können Sie die Smart Connect-Regeln konfigurieren, die zur Empfehlung von Kontakten verwendet werden, die zur Kanzleiliste beigetragen werden sollen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Benutzerkontaktlisten.