Wenn Sie die Funktion „Erweiterter Import“ verwenden, um Kontakte in InterAction zu importieren, können Sie auswählen, dass InterAction versucht, Kontakte aus der Importdatei mit bereits in der InterAction-Datenbank vorhandenen Kontakten abzugleichen. Ihre Abgleichoptionen werden im Dialogfeld „Details der erweiterten Importanweisung bearbeiten“ festgelegt, das beim Erstellen oder Bearbeiten von erweiterten Importanweisungen aufgerufen werden kann. Um das Dialogfeld zu öffnen, wählen Sie die Schaltfläche Details bearbeiten im Dialogfeld „Neue/Erweiterte Importanweisungen bearbeiten“. Weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten von erweiterten Importanweisungen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von erweiterten Import-Mapping-Anweisungen.
Weitere Informationen zur Auswahl einer Kontaktabgleichsmethode finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Kontakte anhand von InterAction-Kontakt-IDs abgleichen
- Kontakte anhand der eindeutigen Kontaktkennung (UCI) abgleichen
- Kontakte anhand der elektronischen Adresse abgleichen
- Kontakte anhand des Kontaktnamens abgleichen
- Kein Abgleich mit Kontakten in InterAction
- Was passiert, wenn kein passender Kontakt gefunden wird?
- Was passiert, wenn der Kontakt, den ich aktualisieren möchte, zusammengeführt wurde?
Kontakte anhand von InterAction-Kontakt-IDs abgleichen
Diese Option sollte nur gewählt werden, wenn die zu importierende Datei ursprünglich aus InterAction stammt. Zum Beispiel könnten Sie Kontaktinformationen aus InterAction mit der Funktion Adress-Export exportiert und anschließend mit Data Quality Services bereinigt haben. Wenn Sie die Kontaktinformationen wieder in InterAction importieren, können Sie die Kontakte beim erweiterten Import einfach anhand der Kontakt-ID abgleichen.
[A] Beim Abgleich von Kontakten anhand von InterAction-Kontakt-IDs müssen Sie die ID-Felder in der Daten-Datei angeben. Wenn Sie Kontaktinformationen aus InterAction exportieren, können Sie diese IDs ebenfalls exportieren. Wenn die zu importierenden Informationen nicht aus InterAction stammen, wählen Sie diese Option nicht.
Wenn Sie nach InterAction-Kontakt-IDs abgleichen, müssen sowohl das Kontakt-ID- als auch das Kontakt-Quell-ID-Feld in der Importdatei enthalten sein. Diese Felder werden dann im Dialogfeld „Details der erweiterten Importanweisung bearbeiten“ als Importfelder für die InterAction-Kontakt-ID und die Kontakt-Quell-ID angegeben.
Beim Abgleich von Kontakten anhand von InterAction-Kontakt-IDs oder UCI-Werten werden Kontakte nicht automatisch in den Ordner verknüpft, in den Sie im Dialogfeld „Erweiterter Import“ Kontakte hinzufügen möchten.
Kontakte anhand der eindeutigen Kontaktkennung (UCI) abgleichen
Diese Option wird häufig gewählt, wenn Kontaktinformationen zu Kontakten hinzugefügt werden, die ursprünglich aus einer anderen Datenquelle in InterAction geladen wurden. Zum Beispiel könnten Sie Kontakte aus Ihrem Buchhaltungssystem während des ersten Datenimports in InterAction importiert haben. Später entdecken Sie ein Feld im Buchhaltungssystem, das Sie den Kontakten in InterAction hinzufügen möchten. Mit dem UCI-Wert können Sie die Kontakte aus dem externen System mit den bereits in InterAction vorhandenen Kontakten abgleichen.
[A] Beim Abgleich von Kontakten anhand der UCI müssen Sie das UCI-Feld in der Daten-Datei angeben. Dieser Wert wird in der Regel mit ID-Informationen aus einem anderen System als InterAction erstellt.
Wenn Sie nach UCI abgleichen, muss das UCI-Feld in Ihrer Importdatei enthalten sein. Dieses Feld wird dann im Dialogfeld „Details der erweiterten Importanweisung bearbeiten“ als UCI-Importfeld angegeben.
Weitere Informationen zur Definition eindeutiger Kontaktkennungen finden Sie unter Erstellen eindeutiger Kontaktkennungen (UCI).
Beim Abgleich von Kontakten anhand von UCI-Werten werden Kontakte nicht automatisch in den Ordner verknüpft, in den Sie im Dialogfeld „Erweiterter Import“ Kontakte hinzufügen möchten.
Kontakte anhand der elektronischen Adresse abgleichen
Diese Option kann verwendet werden, wenn Ihre Datenquelle und InterAction eindeutige E-Mail-Adressen enthalten. Diese Option wird typischerweise verwendet, um alternative Versionen in einer Umgebung mit mehreren Sprachversionen von Kontakten zu erstellen und zu aktualisieren, kann aber auch in anderen Szenarien eingesetzt werden.
Wenn Sie anhand der elektronischen Adresse abgleichen, muss ein entsprechendes Feld in Ihrer Importdatei enthalten sein. Das Feld wird im Dialogfeld „Details der erweiterten Importanweisung bearbeiten“ als Feld für die elektronische Adresse angegeben.
Kontakte anhand des Kontaktnamens abgleichen
Die Methode des Kontaktname-Abgleichs wird in der Regel gewählt, wenn die zu importierenden Kontaktinformationen aus einer Quelle stammen, die bisher noch nicht zur Befüllung von InterAction verwendet wurde, oder aus einer externen Quelle stammen. Zum Beispiel könnten Sie sich für den Abgleich nach Kontaktnamen entscheiden, wenn die Marketingabteilung Ihrer Organisation eine Kontaktliste von einem Drittanbieter erworben hat.
Kontakte können nicht ausschließlich anhand des Namens abgeglichen werden. InterAction benötigt zusätzliche Informationen (wie den Firmennamen oder eine E-Mail-Adresse), um Übereinstimmungen zu finden. Wenn Sie beispielsweise eine Kontaktliste nur mit Namen importieren, werden keine Übereinstimmungen gefunden, selbst wenn ein Kontakt auf dieser Liste exakt denselben Vor- und Nachnamen wie ein Kontakt in InterAction hat.
Beim Abgleich nach Kontaktnamen verwendet InterAction dieselbe Abgleichlogik wie in Abgleich von Personenkontakten beschrieben, um festzustellen, ob der zu importierende Kontakt bereits in der Kanzleiliste vorhanden ist.
Wenn Sie die Option wählen, Kontakte anhand des Kontaktnamens abzugleichen, können Sie entscheiden, ob Sie auch die Namensinformationen aktualisieren möchten, falls diese in der Importdatei abweichen. Wenn Sie die Option wählen, Namenswerte nur zum Abgleich zu verwenden, werden die folgenden InterAction-Felder nicht mit Informationen aus der Daten-Datei aktualisiert:
- Titel, Vorname, Zweitname, Nachname, Rufname und Namenszusatz
- Firmenname
- Firma (auch bekannt als)
Beispiel: Angenommen, die Importdatei enthält Thomas J. Williams, während in InterAction Thomas Williams vorhanden ist. Wenn Sie die Option wählen, nur die Namensfelder zum Abgleich zu verwenden, wird das J. nicht zu Thomas Williams in InterAction hinzugefügt.
Hinweis: Der Abgleich nach Kontaktnamen ist die unzuverlässigste Methode zur Aktualisierung von Kontakten in InterAction. Daher sollten Sie das Data Change Management so konfigurieren, dass alle während des Imports vorgenommenen Änderungen streng überwacht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerkonto für die Durchführung des erweiterten Imports angeben.
Wenn Sie nach Kontaktnamen abgleichen, sollten Sie möglichst viele Namensfelder in der Importdatei angeben, um sicherzustellen, dass InterAction eine exakte Übereinstimmung findet. Nachdem Sie den Abgleich nach Kontaktnamen ausgewählt haben, müssen Sie die Namensfelder in Ihren Importanweisungen zuordnen.
[A] Beim Abgleich von Kontakten anhand des Kontaktnamens ordnen Sie alle in der Daten-Datei enthaltenen Namensfelder zu. Je mehr Informationen Sie bereitstellen, desto besser kann InterAction Kontaktübereinstimmungen genau identifizieren.
Kein Abgleich mit Kontakten in InterAction
Die Option, nicht nach passenden Kontakten zu suchen, wird in der Regel beim erstmaligen Laden von Kontaktinformationen in InterAction verwendet. Wenn diese Option ausgewählt ist, werden alle Kontakte aus der Importdatei als neue InterAction-Kontakte hinzugefügt, anstatt bestehende Kontakte zu aktualisieren. Wenn Sie Kontakte importieren, ohne nach Übereinstimmungen zu suchen, versucht InterAction auch nicht, ein passendes Unternehmen in der Datenbank für das in der Datei angegebene Unternehmen einer Person zu finden.
Wenn Sie sich entscheiden, keine Kontakte abzugleichen, müssen Sie die erforderlichen Felder zuordnen, um einen neuen Kontakt in InterAction zu erstellen. Alle neuen Personenkontakte müssen mindestens einen Nachnamen und alle Unternehmenskontakte mindestens einen Firmennamen haben. Die Kanzlei kann zusätzliche Anforderungen für neue Kontakte haben.
Was passiert, wenn kein passender Kontakt gefunden wird?
Beim Festlegen der Kontaktabgleichsmethode für einen erweiterten Import können Sie angeben, welche Aktion ausgeführt werden soll, wenn ein Kontakt aus der Importdatei nicht mit einem Kontakt in InterAction abgeglichen werden kann. Sie können eine der folgenden Aktionen festlegen:
- Den Kontakt nicht importieren. Die Kontaktinformationen werden in die Statusdatei geschrieben.
- Den Kontakt hinzufügen.
In der Regel findet InterAction beim Aktualisieren von Kontakten in der Datenbank immer einen passenden Kontakt, wenn die Methoden „InterAction-Kontakt-IDs“ oder „Eindeutige Kontaktkennung“ verwendet werden. Wenn keine passenden Kontakte gefunden werden, könnte ein Problem mit Ihrer Importdatei vorliegen oder der Kontakt wurde aus InterAction gelöscht. Daher ist die Option zum Erstellen von Kontakten in diesem Fall nicht verfügbar.
Die Statusdatei für den erweiterten Import enthält Details zu Fehlern, die beim Versuch, Kontakte abzugleichen, aufgetreten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Statusdatei.
Wenn Sie Kontakte anhand des Namens abgleichen, sollten Sie in der Regel die Option wählen, den Kontakt zur Datenbank hinzuzufügen. Das liegt daran, dass die zu importierenden Kontakte meist aus einem anderen System stammen und Sie nicht wissen, ob der Kontakt bereits in der Datenbank vorhanden ist.
Wenn Sie festlegen, dass ein neuer Kontakt hinzugefügt werden soll, falls kein passender Kontakt gefunden wird, werden alle während des erweiterten Imports erstellten neuen Kontakte im Importordner für neue Kontakte abgelegt, den Sie im Dialogfeld „Erweiterter Import“ ausgewählt haben. Weitere Informationen finden Sie unter Auswahl der Ordner, in die Kontakte importiert werden.
Neue Kontakte, die während des erweiterten Imports erstellt werden, unterliegen zusätzlichen Funktionen. Dazu gehört die Möglichkeit, Unternehmenskontakte zu erstellen, wenn das für eine Person angegebene Unternehmen nicht gefunden werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltung der Optionen für Unternehmenszuordnungen.
Wenn während des Imports neue Kontakte erstellt werden, können Data Change Management-Tickets versendet werden, um den Datenverwalter über die automatische Erstellung von Unternehmen für Personenkontakte und mögliche doppelte Kontakte zu informieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltung der Optionen für Unternehmenszuordnungen.
Was passiert, wenn der Kontakt, den ich aktualisieren möchte, zusammengeführt wurde?
Wenn Kontakte in InterAction zusammengeführt werden, speichert InterAction so viele Informationen wie möglich über die zusammengeführten Kontakte. Alle UCI-Werte werden im resultierenden Kontakt im zusätzlichen UCI-Feld gespeichert. Außerdem führt InterAction eine Historie der Kontakt-IDs der zusammengeführten Kontakte beim resultierenden Kontakt. Wenn Sie den erweiterten Import verwenden, um Kontakte zu aktualisieren und dabei nach der InterAction-Kontakt-ID abgleichen, prüft InterAction alle aktuell in InterAction vorhandenen Kontakte, um einen passenden Kontakt zu finden. Falls keiner gefunden wird, prüft InterAction, ob der Kontakt mit einem anderen Kontakt zusammengeführt wurde. Wenn InterAction erkennt, dass der zu aktualisierende Kontakt mit einem anderen Kontakt zusammengeführt wurde, wird der zusammengeführte Kontakt aktualisiert.