Um auf die Funktion „Erweiterter Import“ zugreifen zu können, benötigen Sie Data Quality-Berechtigungen. Beim Festlegen der erweiterten Importoptionen können Sie auswählen, für welches Benutzerkonto die Kontakte importiert werden sollen. Sie können eine der folgenden Optionen wählen:
- Aktueller Benutzer
- Bestimmter Benutzer
Das von Ihnen gewählte Benutzerkonto, in dessen Namen Sie Kontakte importieren, bestimmt die Zugriffsrechte und die beim Import in InterAction angewendeten Data Change Management-Regeln, wenn Kontakte aktualisiert werden.
Obwohl Sie Kontakte mit dem aktuellen Benutzerkonto importieren können, wird empfohlen, ein aktives Benutzerkonto einzurichten, das ausschließlich für den Import von Kontaktinformationen verwendet wird. Wenn Sie ein bestimmtes Benutzerkonto für den Import verwenden, haben Sie die volle Kontrolle darüber, welche Zugriffsrechte und Data Change Management-Regeln auf den Import angewendet werden. Außerdem wird bei allen folgenden Funktionen angezeigt, dass Änderungen an Kontakten von dem angegebenen Benutzerkonto vorgenommen wurden:
- Prüfprotokoll
- Benachrichtigungen
- Informationen zur letzten Bearbeitung – angezeigt im Windows Client und auf der Seite „Meine Kontaktaktualisierungen überprüfen“ im Web Client
So ist auf einen Blick ersichtlich, dass die Änderung im Rahmen eines erweiterten Imports vorgenommen wurde. Zum Beispiel:
Ihre Marketingabteilung hat eine Liste von Kontakten gekauft, die am XYZ-Seminar teilgenommen haben, und möchte diese Liste in InterAction importieren. Sie vermuten, dass einige dieser Kontakte bereits in InterAction vorhanden sind, und befürchten außerdem, dass einige der Kontaktinformationen in der Liste veraltet sein könnten. Daher möchten Sie alle Aktualisierungen von bereits in InterAction vorhandenen Kontakten gezielt verwalten.
Richten Sie dazu ein Benutzerkonto mit dem Namen XYZ Seminar ein, für das strenge Data Change Management-Regeln gelten, sodass für jede Änderung an Kontaktinformationen ein Ticket erstellt wird.
[A] Geben Sie das Benutzerkonto an, das zur Bestimmung der Data Change Management-Regeln und Zugriffsrechte beim erweiterten Import verwendet werden soll. Der Name dieses Benutzerkontos erscheint im Prüfprotokoll und in der Benachrichtigungsliste für alle Änderungen an den Kontaktinformationen. Wählen Sie daher einen aussagekräftigen Namen für das Benutzerkonto.
Ein Benutzerkonto für den erweiterten Import erstellen
- Erstellen Sie das Benutzerkonto. Der Kontoname sollte dem Namen der Datenquelle entsprechen, aus der Sie die Informationen importieren. Anleitungen zum Erstellen von Benutzerkonten finden Sie unter Überblick über Benutzerkonten.
-
Definieren Sie im InterAction Administrator einen Satz von Data Change Management-Regeln für das Benutzerkonto.
Je nach Qualität der Kontaktinformationen in der Importdatei können Sie eine streng verwaltete Regelkollektion zuweisen, wenn die Daten von schlechter Qualität sind. Wenn die Daten als zuverlässig gelten, können Sie eine nicht verwaltete Regelkollektion wählen.
- Wenn Sie Kontakte in Ordner verknüpfen, zusätzliche Feldwerte setzen oder ordnerspezifische Adressen und Telefonnummern anlegen, müssen Sie dem Benutzerkonto gegebenenfalls die entsprechenden Zugriffsrechte zuweisen, damit diese Aufgaben ausgeführt werden können.
- Geben Sie bei der Definition der erweiterten Importanweisungen dieses Benutzerkonto im Dialogfeld „Details der erweiterten Importanweisung bearbeiten“ als das Benutzerkonto an, in dessen Namen die Daten importiert werden sollen.
Wie kann ich nachvollziehen, wann ein erweiterter Import einen Kontakt aktualisiert hat?
Wenn Sie Felder in Ihren Importanweisungen zuordnen, enthält InterAction ein Feld <Benutzerdefinierter Wert> in der Liste der Importfelder. Beim Zuordnen der Importfelder können Sie <Benutzerdefinierter Wert> dem zusätzlichen Feld „Datenüberprüfung“ in InterAction zuordnen. Wenn Sie dieses Feld zuordnen, können Sie einen Wert eingeben, der in das zusätzliche Feld übernommen wird. Sie sollten Informationen angeben, aus welcher Quelle die Daten stammen und das aktuelle Datum eintragen. Zum Beispiel könnten Sie 4. Dez. 2003 – XYZ Seminar angeben. Später können Sie eine Suche durchführen, um alle Kontakte in InterAction zu finden, bei denen dieser Wert eingetragen ist, und so alle im Import aktualisierten Kontakte ermitteln.