InterAction speichert eine Kanzleiliste von Kontakten. Dies ist eine „zentrale Sammlung“ von Kontakten, die der gesamten Organisation zur Verfügung steht. Kontakte in der Kanzleiliste werden als Kanzleikontakte bezeichnet.
Die Entscheidung, wie die Kontakte Ihrer Organisation strukturiert werden sollen, ist ein wichtiger Schritt bei der Implementierung von InterAction. Eine effektive Organisation der Kontakte in der Kanzleiliste verschafft Fachkräften und anderen Nutzern in Ihrer Organisation leistungsstarke Werkzeuge, um die Daten optimal zu nutzen.
Sie können die Begriffe für „Kanzlei“ und „Kanzleiliste“ anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Weitere Einstellungen.
- Eine gut organisierte Sammlung erleichtert es beispielsweise Fachkräften, folgende Fragen zu beantworten:
- Wie ist die Beziehung unserer Organisation zu einem Kontakt?
- Wer sind unsere Mandanten?
- Wer sind unsere wichtigsten Mandanten?
- Welche meiner Kontakte oder Mandanten möchte ich gezielt ansprechen?
- Wen muss ich heute oder diese Woche kontaktieren?
- Wer sind unsere vielversprechendsten potenziellen Neukunden?
Auch die Marketingabteilung profitiert davon, da sie Fragen wie die folgenden beantworten kann:
- Welche Kontakte möchten die Fachkräfte mit Mailings anschreiben?
- An wen versenden wir Mailings?
Die Kanzleiliste enthält jede Kontaktperson nur einmal. Diese Datenbank kann dann auf drei zentrale Arten „gegliedert“ werden:
- Wie ist die Beziehung zwischen Ihrer Organisation und dem Kontakt? Zum Beispiel: Ist der Kontakt ein Mandant, ein Mitarbeiter, ein potenzieller Kunde usw.? Beachten Sie, dass ein Kontakt mehrere verschiedene Beziehungen zu Ihrer Organisation haben kann.
- Welche Marketing-Mailings senden wir an die Kontakte? Zu welchen Veranstaltungen wurden sie eingeladen?
- Welche täglichen Aufgaben muss ein einzelner Nutzer mit diesem Kontakt erledigen?
Um dies zu ermöglichen, organisiert InterAction Kontakte mit Ordnern. Ordner gehören zu Ordnerklassen, die den wichtigsten Nutzungsarten der Kontakte in Ihrer Organisation entsprechen:
Beachten Sie, dass der Begriff Ordner hauptsächlich im Windows Client verwendet wird; der Web Client zeigt stattdessen „Listen“ an.
- Kontaktarten kennzeichnen die Beziehung zwischen Ihrer Organisation und dem Kontakt, den Zweck des Kontakts in der Kanzleiliste oder den Status des Kontakts.
- Marketinglisten werden für Mailings und Veranstaltungen verwendet.
- Arbeitslisten sind temporäre Sammlungen von Kontakten, die mit einer bestimmten Aufgabe verbunden sind, z. B. eine Liste von Personen, die jemand in einer bestimmten Abteilung innerhalb einer Woche anrufen muss, eine Liste von Bewerber:innen oder eine Abteilungsveranstaltung. Endnutzer können im Web Client Arbeitslisten für diese Zwecke und zur Verwaltung persönlicher Projekte erstellen.
Die folgende Abbildung zeigt diese Gesamtorganisation.
Das Diagramm zeigt einige zusätzliche Marketinglisten und Arbeitslisten, die nicht standardmäßig enthalten sind. InterAction stellt nur eine begrenzte Anzahl von Marketinglisten und keine Arbeitslisten standardmäßig zur Verfügung.
Eine vierte Ordnerklasse, Administrative Ordner, wird im Hintergrund zur Speicherung von Informationen verwendet. Diese Ordner werden im Web Client nie als „Listen“ angezeigt wie die anderen Ordner.
Die Ordnerklassen sind wichtig, da sie das Verhalten und die Eigenschaften der einzelnen Ordner bestimmen. Obwohl alle Ordner gemeinsame Merkmale aufweisen, gibt es erhebliche Unterschiede zwischen den Klassen. Beispielsweise können Nutzer des Web Clients neue Arbeitslisten erstellen, aber keine neuen Kontaktarten anlegen.
Ordnerklassen werden weiter durch Ordnertypen unterteilt. Jede Klasse verfügt über eine Reihe gültiger Ordnertypen, um die Ordner innerhalb der Klasse zu organisieren. Kontaktarten sind beispielsweise standardmäßig in fünf Gruppen unterteilt:
- Mandanten und potenzielle Mandanten
- Organisationen
- Weitere Kontaktarten
- Personal
- Status
Ordner bieten Sicherheit für die darin gespeicherten Informationen. Sie können Zugriffsrechte für Ordner festlegen, um zu steuern, welche Nutzer auf die Kontakte im Ordner zugreifen und mit ihnen arbeiten dürfen. Die Zugriffsrechte sind sehr detailliert und ermöglichen es Ihnen, eine Vielzahl von Hinzufügungen, Löschungen und Bearbeitungen zu steuern. Weitere Informationen zur Ordnersicherheit finden Sie unter Konfiguration der Ordnersicherheit.
Nicht alle Sicherheitsfunktionen werden durch Ordner bereitgestellt – das Data Change Management steuert ebenfalls, welche Änderungen Nutzer im Web Client vornehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriffsrechte und Data Change Management.
Ordner können auf verschiedene Weise voneinander abhängig sein. Zum Beispiel ist der Ordner „Mandantenpersonal“ dafür vorgesehen, alle Personen in InterAction zu enthalten, die bei einem Ihrer Mandanten arbeiten. InterAction enthält automatisierte Prozesse, die alle Unternehmen im Ordner „Mandanten“ durchsuchen und deren zugehörige Personen automatisch mit dem Ordner „Mandantenpersonal“ verknüpfen. Diese Abhängigkeitsregeln für Ordner werden in Definition von Abhängigkeiten zwischen Ordnern behandelt.
Weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten von Ordnern finden Sie unter Allgemeine Ordnerverwaltung.