Für Web Client-Nutzer verwenden administrative Ordner Zugriffsrechte und Data Change Management, um zu steuern, was Nutzer für den jeweiligen Ordner lesen, hinzufügen, bearbeiten und löschen dürfen.
Zugriffsrechte steuern Folgendes:
- Welche Nutzer Informationen im Ordner sehen dürfen.
- Welche Nutzer ordnerspezifische Informationen bearbeiten dürfen (wie z. B. zusätzliche Felder).
-
Welche Nutzer Kontakte zum Ordner hinzufügen oder daraus entfernen dürfen.
Beachten Sie jedoch, dass Web Client-Nutzer normalerweise keine Kontakte direkt zu administrativen Ordnern hinzufügen; stattdessen werden durch andere Aktionen (wie das Zuweisen eines Kontakttyps) im Hintergrund Kontakte automatisch durch InterAction zum administrativen Ordner hinzugefügt. Daher gelten die Rechte zum Hinzufügen und Entfernen in der Regel nicht im Web Client.
Data Change Management bietet eine alternative Möglichkeit, das Hinzufügen und Entfernen von Einträgen für den Ordner zu verwalten. Es kann außerdem Regeln auslösen, die Änderungen an einen Data Steward weiterleiten, wenn Nutzer Kontaktfelder wie Namen und Adressen ändern.
Dies wird normalerweise nicht für administrative Ordner verwendet. Kontakte werden diesen Ordnern in der Regel automatisch gemäß den Abhängigkeitsregeln für Ordner hinzugefügt, sodass Data Stewards die Einträge normalerweise nicht überprüfen müssen.
Für Windows Client-Nutzer bestimmen die Zugriffsrechte für Ordner den gesamten Zugriff auf den Ordner. Data Change Management wird im Windows Client nicht verwendet. Weitere Informationen zu Zugriffsrechten im Windows Client finden Sie unter Zugriffsrechte für Ordner.
Siehe die folgenden Abschnitte:
Da administrative Ordner im Web Client nicht angezeigt werden, warum ist Sicherheit trotzdem wichtig?
Es stimmt, dass administrative Ordner im Web Client nicht als Listen angezeigt werden, wie es bei Kontakttypen, Marketinglisten und Arbeitslisten der Fall ist. Informationen aus den administrativen Ordnern werden jedoch sehr wohl im Web Client angezeigt:
- Die öffentlichen Ordner speichern die Kontakte in der Kanzleiliste. Endnutzer müssen Zugriffsrechte auf diese Ordner haben, damit das System korrekt funktioniert.
-
Die Informationsordner speichern Daten, die in den Web Client-Profilen verwendet werden. Die Zugriffsrechte auf diese Ordner bestimmen, welche Nutzer diese Informationen sehen und bearbeiten können.
Beispielsweise werden Felder aus dem Ordner „Client Financial Information“ im Mandantenprofil verwendet. Nutzer ohne Zugriff auf diesen Ordner sehen diese Informationen nicht.
Die Standard-Web Client-Profile nutzen Daten aus Informationsordnern umfassend, daher ist es wichtig, die Sicherheitseinstellungen entsprechend zu setzen.
Zugriffsrechte für administrative Ordner
Zugriffsrechte steuern die Informationen, die im Ordner gesourct werden. Das bedeutet, dass die Zugriffsrechte für den Ordner beides steuern:
- Welche Nutzer globale Informationen für Kontakte bearbeiten können, die im Ordner gesourct werden. Der Zugriff auf globale Informationen hängt vom Ordner ab, der die Kontakte sourced.
- Welche Nutzer ordnerspezifische Informationen für alle Kontakte im Ordner bearbeiten können. Der Zugriff auf ordnerspezifische Informationen hängt immer vom jeweiligen Ordner ab, auf den sich die Information bezieht.
Welche Zugriffsrechte gelten für administrative Ordner im Web Client?
Wenn Sie sich entscheiden, nur Zugriffsrechte für einen administrativen Ordner zu verwenden, können Sie Web Client-Nutzern folgende Rechte gewähren:
| Aktion | Benötigtes Recht |
|---|---|
| Ordnerspezifische Informationen (wie Notizen oder zusätzliche Felder) für Kontakte im Ordner anzeigen (wird meist in Profilen angezeigt). | Leserechte |
|
Aktivitäten zum Ordner anzeigen Beachten Sie, dass das Erstellen von Aktivitäten zu einem administrativen Ordner nicht empfohlen wird und nur im Windows Client möglich ist. Web Client-Nutzer können diese Aktivitäten jedoch anzeigen und bearbeiten. |
Leserechte Beachten Sie, dass die Vergabe dieses Rechts nicht zwangsläufig für alle Aktivitäten zum Ordner gilt. Der Nutzer, der die Aktivität erstellt, kann festlegen, wer sie sehen darf. Weitere Informationen finden Sie unter Sicherheit für Aktivitäten. |
| Kanzleikontakte zum Ordner hinzufügen (wird meist automatisch im Rahmen einer anderen Aktion durchgeführt). | Link INTO-Rechte |
| Werte in ordnerspezifischen zusätzlichen Feldern bearbeiten | Rechte zum Bearbeiten zusätzlicher Felder und Link INTO-Rechte (siehe Welche Zugriffsrechte benötigen Web Client-Nutzer, um Felder in Profilen zu bearbeiten?) |
| Ordnerspezifische Notizen bearbeiten | Rechte zum Bearbeiten von Notizen |
| Ordnerspezifische Aktivitäten bearbeiten (Aktivitäten zum administrativen Ordner) |
Rechte zum Bearbeiten von Aktivitäten Beachten Sie, dass es nicht empfohlen wird, Web Client-Nutzern dieses Recht zu gewähren. |
Welche Zugriffsrechte gelten nicht für administrative Ordner im Web Client?
Die folgenden Zugriffsrechte für administrative Ordner haben im Web Client keine Wirkung, da sie Änderungen steuern, die im Web Client nicht möglich sind:
- Kontakte hinzufügen (dies steuert das Sourcen von Kontakten im Ordner; Nutzer können dies nicht über den Web Client tun)
- Kontakte löschen
- Link FROM diesem Ordner
- Ordnerverwaltung
Die folgenden Zugriffsrechte zum Hinzufügen/Bearbeiten/Löschen von Kontaktdetails gelten ebenfalls nicht, da sie das Bearbeiten ordnerspezifischer Informationen steuern, die in administrativen Ordnern im Web Client nicht verfügbar sind:
- Name
- Adressen
- Telefonnummern
- Elektronische Adressen
- Verwandte Kontakte
- Aktivitäten (beachten Sie, dass Web Client-Nutzer zwar keine Aktivitäten zu administrativen Ordnern hinzufügen können, sie aber ordnerspezifische Aktivitäten bearbeiten könnten, wenn sie das Recht zum Bearbeiten von Aktivitäten haben. Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie dieses Recht für diese Ordner im Allgemeinen nicht vergeben.)
- Klassifizierungen
Welche Zugriffsrechte benötigen Web Client-Nutzer, um Felder in Profilen zu bearbeiten?
Das Zugriffsrecht zusätzliche Felder bearbeiten gibt Nutzern die Möglichkeit, alle ordnerspezifischen zusätzlichen Felder eines Ordners zu bearbeiten. Wenn Sie beispielsweise Ed Roberts dieses Recht für den Ordner „Personnel Information“ geben, kann er die zusätzlichen Felder im Personalprofil eines Kontakts in diesem Ordner bearbeiten.
Dieses Recht allein reicht jedoch nicht immer aus. Die meisten Standardprofile werden für einen Kontakt angezeigt, wenn dieser einen bestimmten Kontakttyp hat. Die im Profil angezeigten Felder stammen aus einem separaten Informationsordner. Das bedeutet, dass es möglich ist, dass ein Kontakt eine Profilseite mit ordnerspezifischen Feldern aus einem Ordner anzeigt, in dem der Kontakt noch nicht enthalten ist.
In diesem Fall kann ein Nutzer mit nur dem Recht zum Bearbeiten zusätzlicher Felder die Felder nicht bearbeiten. Ein Nutzer mit zusätzliche Felder bearbeiten und Link INTO-Rechten kann die Felder bearbeiten. Das Eingeben und Speichern eines Wertes verknüpft den Kontakt automatisch mit dem Ordner.
Angenommen, Ed Roberts bemerkt, dass der Kontakt Jane Tarnoff nicht als Alumni aufgeführt ist, obwohl sie vor einigen Jahren in seiner Organisation gearbeitet hat. Er weist den Kontakttyp „Alumni“ zu und wechselt dann zum Alumni-Profil. Dieses Profil zeigt Felder aus dem Ordner „Personnel Information“ an. Ed möchte das Feld „Austrittsdatum Kanzlei“ bearbeiten.
Da Jane noch nicht im Ordner „Personnel Information“ ist, kann Ed die Felder nur bearbeiten, wenn er Link INTO-Rechte für diesen Ordner hat. Sobald er die Daten eingibt, wird der Kontakt automatisch zu „Personnel Information“ hinzugefügt. Ab diesem Zeitpunkt kann jeder Nutzer mit dem Recht zum Bearbeiten zusätzlicher Felder die Felder bearbeiten.
Hat Ed keine Link INTO-Rechte, muss er warten, bis Jane dem Ordner „Personnel Information“ hinzugefügt wird. Dies geschieht automatisch, wenn der Prozess zur Analyse von Ordnerabhängigkeiten läuft, sodass dies normalerweise nur vorübergehend ist.
Um Verwirrung bei den Nutzern zu vermeiden, sollten Sie Web Client-Nutzern die Rechte zusätzliche Felder bearbeiten und Link INTO immer gemeinsam zuweisen.
Data Change Management für administrative Ordner
Da Nutzer Kontakte zu administrativen Ordnern nur indirekt hinzufügen können, wird Data Change Management normalerweise nicht für diese Ordner verwendet.
Beim Konfigurieren von Data Change Management können Sie auch andere Regeln festlegen, um Namen, Telefonnummern und Adressinformationen zu verwalten. Sie können zum Beispiel eine Regel einrichten, die festlegt, dass Änderungen an Telefonnummern für Kontakte im Ordner von einem Data Steward überprüft werden. Solche Regeln werden in der Regel für Kontakttypen und nicht für administrative Ordner verwendet.
Eine Ausnahme wäre, wenn Sie einen speziellen Ordner anlegen möchten, in dem sehr wichtige Kontakte gespeichert werden, für die besonders strenge Bearbeitungsregeln gelten. In diesem Fall könnten Sie die Regeln auf einen administrativen Ordner anwenden, die Kontakte in den Ordner aufnehmen und Data Change Management nutzen, um alle Änderungen an den Kontakten zu verwalten. In diesem Szenario könnten Sie beispielsweise den Kontakt Ihres eigenen Unternehmens in diesen Ordner legen, um zu verhindern, dass Nutzer ihn versehentlich ändern.
Beim Einsatz von Data Change Management gelten die Zugriffsrechte für Notizen und zusätzliche Felder weiterhin. Weitere Informationen darüber, wie Zugriffsrechte und Data Change Management zusammenwirken, finden Sie unter Wann werden Zugriffsrechte durch die Datenänderungsverwaltung überschrieben?