InterAction-Kontakttypen und -Ordner können in verschiedener Weise voneinander abhängig sein. Zum Beispiel sollte der Kontakttyp Client Personnel allen Personen in InterAction zugewiesen werden, die bei einem Unternehmen arbeiten, das mit dem Kontakttyp Client klassifiziert ist.
Ebenso sind mehrere Kontakttypen auf die Informationsordner für gemeinsame Ordner zur Speicherung von Profilinformationen angewiesen. Dadurch entsteht eine Abhängigkeit. Zum Beispiel müssen alle Personen mit den Kontakttypen Our Personnel, Alumni oder Our Consultants dem Ordner Personnel Information hinzugefügt werden, um Personaldaten zu verfolgen.
Siehe Informationsordner.
Die folgende Abbildung zeigt einige dieser Abhängigkeiten für die Standard-InterAction-Ordner. Beachten Sie, dass diese Struktur komplex ist. Außerdem werden in diesem Diagramm nicht alle Abhängigkeiten dargestellt.
Ordnerabhängigkeiten
Diese Abhängigkeiten wären manuell nur sehr schwer und zeitaufwendig zu verwalten. Kontakte anhand dieser Geschäftsregeln in Ordner zu verschieben oder zu entfernen, würde viel Zeit in Anspruch nehmen und wäre fehleranfällig. Um diese Probleme zu vermeiden, stellt InterAction ein Tool namens Folder Dependency Analyzer zur Verfügung.
Dieses Tool verwendet eine Reihe von Ordnerabhängigkeitsregeln, um Kontakte automatisch anhand der von Ihnen definierten Geschäftsregeln in Ordner zu verschieben oder daraus zu entfernen. Sie richten den Folder Dependency Analyzer so ein, dass er regelmäßig über den Process Manager ausgeführt wird. Jedes Mal, wenn das Tool läuft, analysiert es die Firmenkontakte und fügt Kontakte zu den Ordnern hinzu oder entfernt sie daraus, je nach Bedarf. Ordnerabhängigkeiten können zwischen Ordnern, Kontakttypen und gespeicherten Suchen bestehen.
InterAction wird mit einem Standardsatz von Ordnerabhängigkeitsregeln geliefert, die die Standard-Ordnerstruktur unterstützen. Weitere Informationen zu diesen Regeln finden Sie unter Standardmäßige Ordnerabhängigkeitsregeln.
Diese Regeln sollten keine Anpassung erfordern. Wenn Sie neue Kontakttypen und Informationsordner hinzufügen, müssen Sie neue Regeln definieren, um die Ordnerabhängigkeiten zu verwalten.
Warum Ordnerabhängigkeiten existieren
Die InterAction-Ordnerstruktur wurde aus mehreren Gründen mit Abhängigkeiten zwischen Ordnern entworfen:
- Einige Kontakttypen verwenden gemeinsame Profilinformationen. Zum Beispiel ist es sinnvoll, im Wesentlichen die gleichen Informationen für Mitarbeitende, Alumni und Berater zu pflegen. Daher teilen sich diese drei verschiedenen Kontakttypen denselben Informationsordner (Personnel Information) zur Speicherung der Profilinformationen.
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Einige Ordner müssen sensible Profilinformationen schützen. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht nicht, dass alle Benutzer in Ihrer Organisation Zugriff auf die Finanzinformationen von Mandanten haben. Allerdings möchten Sie den Zugriff auf den Ordner Clients nicht einschränken, da die Existenz von Mandanten normalerweise nicht als sensibel gilt.
Daher verwendet der Kontakttyp Client einen separaten Informationsordner für Finanzdaten (Client Financial Information). Dieser Ordner kann mit strengeren Sicherheitsvorkehrungen versehen werden als der Ordner Clients.
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Für bestimmte Kontakttypen ist es sinnvoll, Personen anhand der Unternehmen zu klassifizieren, für die sie arbeiten. Zum Beispiel sind die meisten Mandanten Unternehmen. Die Personen, die bei einem Mandanten arbeiten, sind nicht selbst „Mandanten“, aber es ist sehr hilfreich zu wissen, dass eine Person für ein Mandantenunternehmen arbeitet. Es ist auch nützlich, Mandanteninformationen von der Person aus einsehen zu können.
Daher besteht eine Abhängigkeit zwischen dem Kontakttyp Client und dem Kontakttyp Client Personnel. Jede Person, die mit einem als Client klassifizierten Unternehmen verbunden ist, erhält den Typ Client Personnel.
Erste Schritte mit Ordnerabhängigkeiten
Es gibt zwei wichtige Schritte, um Ordnerabhängigkeiten einzurichten:
- Richten Sie die Ordnerabhängigkeitsregeln ein. Diese sollten auf den Geschäftsprozessen rund um die Ordner, Kontakttypen und gespeicherten Suchen basieren.
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Konfigurieren Sie den InterAction Process Manager so, dass der Folder Dependency Analyzer regelmäßig ausgeführt wird.
Weitere Informationen zum Einrichten der Ordnerabhängigkeitsregeln und zur Funktionsweise der Regeln finden Sie in den folgenden Abschnitten:
Wenn Sie die Standardordner und Kontakttypen verwenden, die mit InterAction geliefert werden, müssen Sie in der Regel keine neuen Abhängigkeitsregeln erstellen. Es kann jedoch sinnvoll sein, diese Abschnitte zu lesen, um zu verstehen, wie die Regeln funktionieren.
Weitere Informationen zur Konfiguration des Process Managers finden Sie unter Ordner-Abhängigkeitsanalysator planen und ausführen.
Empfehlungen für Ordnerabhängigkeiten
Das korrekte Einrichten von Ordnerabhängigkeiten kann mehrere Schritte umfassen. Am besten beginnen Sie mit nur wenigen Regeln und fügen dann nach und nach neue hinzu.
Mögliche Regeln identifizieren
- Bevor Sie Regeln erstellen, entwickeln Sie Ihren übergeordneten Geschäftsprozess für Kontakttypen, Ordner und gespeicherte Suchen.
- Identifizieren Sie Kontakttypen, die sich gegenseitig ausschließen. Diese eignen sich gut für Ordnerabhängigkeiten.
- Identifizieren Sie alle Kontakttypen, die sich gegenseitig mit anderen Marketinglisten ausschließen. Zum Beispiel:
- Eine Person mit dem Kontakttyp Deceased sollte auf keiner Marketingliste stehen. Sie können eine Regel erstellen, die diese Kontakte aus allen Marketinglisten-Ordnern entfernt.
- Ein Kontakt in der Liste *Send No Marketing Communications sollte auf keiner Marketingliste stehen. Sie können eine Regel erstellen, die diese Kontakte ebenfalls aus Marketinglisten entfernt.
Regeln testen
- Testen Sie jede einzelne Regel in einer Testumgebung, um sicherzustellen, dass sie korrekt hinzugefügt oder entfernt wird.
- Testen Sie Regeln in Gruppen, um sicherzustellen, dass die Reihenfolge der Ausführung korrekt ist.