Es gibt drei Faktoren, die bestimmen, was eine Ordnerabhängigkeitsregel bewirkt:
- Die Beziehung zwischen Quelle und Ziel. Diese legen Sie fest, indem Sie den Abhängigkeitstyp auswählen.
- Die zu verarbeitenden Kontakte. Diese legen Sie fest, indem Sie die Option Kontakte, die sind für die Regel auswählen. Damit wird im Wesentlichen eine zu prüfende Bedingung festgelegt, zum Beispiel, ob ein Kontakt in einem bestimmten Ordner ist oder nicht.
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Die auszuführende Aktion. Für eine Regel stehen zwei Aktionen zur Verfügung:
- Einen Kontakt zu einem Ordner (oder allen Ordnern eines bestimmten Typs) hinzufügen oder einen Kontakttyp zuweisen.
- Einen Kontakt aus einem Ordner (oder allen Ordnern eines bestimmten Typs) entfernen oder einen Kontakttyp entfernen.
Sie wählen die Aktion, die die Regel ausführen soll, nicht direkt aus. InterAction bestimmt die Regelaktion basierend auf dem Abhängigkeitstyp und der zu prüfenden Bedingung.
Beim Hinzufügen und Entfernen von Kontakttypen kann der Folder Dependency Analyzer entweder die für das Data Change Management definierten Übermittlungsregeln befolgen oder diese überschreiben. Weitere Informationen finden Sie unter Ordnerabhängigkeitsregeln und Änderungsmanagement.
Auswahl des Abhängigkeitstyps
Es gibt zwei Haupttypen von Ordnerabhängigkeiten, die Sie definieren können:
- Eine Direkte Abhängigkeit fügt Kontakte zum Zielordner oder Kontakttyp hinzu oder entfernt sie daraus, je nachdem, ob der Kontakt im Quellordner, Kontakttyp oder Suchergebnis ist. Zum Beispiel muss ein Kontakt mit dem Kontakttyp „Unsere Mitarbeiter“ auch im Ordner „Mitarbeiterinformationen“ sein. Das ist eine direkte Beziehung.
- Eine Unternehmenszuordnung fügt Personen zum Zielordner oder Kontakttyp hinzu oder entfernt sie daraus, basierend darauf, ob die zugehörigen Unternehmen der Kontakte im Quellordner oder Kontakttyp sind. Diese Art von Abhängigkeit wird verwendet, um Personen basierend auf ihren Unternehmen zu klassifizieren.
Zum Beispiel ist die folgende Regel eine direkte Abhängigkeit:
Kontakte, die den Kontakttyp Unsere Mitarbeiter haben, aber nicht im Ordner Mitarbeiterinformationen sind, werden dem Ordner Mitarbeiterinformationen hinzugefügt.
So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens Profildaten im Ordner Mitarbeiterinformationen speichern können.
Im Gegensatz dazu ist die folgende Regel eine Unternehmenszuordnungsabhängigkeit:
Kontakte, die nicht den Kontakttyp Kundenmitarbeiter haben, aber mit Kontakten verbunden sind, die den Kontakttyp Kunde haben, werden dem Kontakttyp Kundenmitarbeiter hinzugefügt.
So wird sichergestellt, dass alle Personen, die für die Kunden Ihres Unternehmens arbeiten, als Kundenmitarbeiter klassifiziert werden.
Festlegen der zu verarbeitenden Kontakte und der auszuführenden Aktion
Um zu bestimmen, welche Kontakte zu einem Zielordner oder Kontakttyp hinzugefügt oder daraus entfernt werden müssen, muss InterAction wissen, welche Bedingung geprüft werden soll. Eine Regel kann zum Beispiel prüfen, ob ein Kontakt einen bestimmten Kontakttyp hat oder in einen bestimmten Ordner verlinkt ist. Die zu prüfende Bedingung legt fest, welche Kontakte verarbeitet werden.
Die zu prüfende Bedingung bestimmt dann die Aktion, die für die Kontakte ausgeführt wird, die die Bedingung erfüllen. Beachten Sie zum Beispiel die folgende Regel:
Kontakte, die den Kontakttyp Unsere Mitarbeiter haben, aber nicht im Ordner Mitarbeiterinformationen sind, werden dem Ordner Mitarbeiterinformationen hinzugefügt.
Diese Regel lässt sich wie folgt aufschlüsseln:
Die zu prüfende Bedingung ist: „Kontakte, die den Kontakttyp Unsere Mitarbeiter haben, aber nicht im Ordner Mitarbeiterinformationen sind“
Die auszuführende Aktion ist: „werden dem Ordner Mitarbeiterinformationen hinzugefügt.“
Die folgende Tabelle listet die möglichen zu prüfenden Bedingungen und die daraus resultierenden Aktionen auf. Zur Vereinfachung bezieht sich die Tabelle nur auf Quell- und Zielordner. Diese Regeln funktionieren genauso für Kontakttypen und Suchergebnisse. Beachten Sie auch, dass in den Beispielen der dritten Spalte immer „Ordner A“ als Quelle und „Ordner B“ als Ziel verwendet wird.
| Zu prüfende Bedingung | Aktion | Ziel der Regel |
|---|---|---|
| Optionen für eine direkte Abhängigkeit | ||
| Kontakte, die in der Quelle, aber nicht im Ziel sind. | Die Kontakte werden dem Ziel hinzugefügt. | Ein Kontakt in Ordner A soll auch in Ordner B sein. |
| Kontakte, die im Ziel, aber nicht in der Quelle sind. | Die Kontakte werden aus dem Ziel entfernt. | Ein Kontakt, der nicht in Ordner A ist, soll nicht in Ordner B sein. |
| Kontakte, die sowohl in der Quelle als auch im Ziel sind. | Die Kontakte werden aus dem Zielordner entfernt. | Die Ordner schließen sich gegenseitig aus – ein Kontakt in Ordner A soll nicht auch in Ordner B sein. |
| Optionen für eine Unternehmenszuordnungsabhängigkeit | ||
| Kontakte, die nicht im Ziel sind, aber mit Unternehmen verbunden sind, die in der Quelle sind. | Die Kontakte werden dem Ziel hinzugefügt. | Eine Person, die mit einem Unternehmen in Ordner A verbunden ist, soll in Ordner B sein. |
| Kontakte, die im Ziel sind, aber nicht mit Kontakten verbunden sind, die in der Quelle sind. | Die Kontakte werden aus dem Ziel entfernt. | Eine Person, die nicht mit einem Unternehmen in Ordner A verbunden ist, soll nicht in Ordner B sein. |
Sie wählen die zu prüfende Bedingung aus, indem Sie eine Option aus der Liste Kontakte, die sind auswählen. In dieser Liste sind nur gültige Optionen für den jeweiligen Abhängigkeitstyp enthalten.
Auswahl der Option „Kontakte, die sind“
[A] Für eine direkte Abhängigkeit stehen diese Optionen zur Verfügung. InterAction prüft, welche Kontakte die primäre Entität (den Kontakttyp Alumni) haben, um zu bestimmen, welche Kontakte ins Ziel (den Ordner Mitarbeiterinformationen) verlinkt werden sollen.
[B] Für eine Unternehmenszuordnungsabhängigkeit stehen diese Optionen zur Verfügung. InterAction prüft die zugehörigen Unternehmen, um zu bestimmen, welche Personen ins Ziel (den Kontakttyp Kundenmitarbeiter) verlinkt werden sollen.
Sicheres Löschen von Ordnern üben
Eine Ordnerabhängigkeitsregel kann so konfiguriert werden, dass Kontakte aus Ordnern gelöscht werden. Das ist besonders bei Unternehmenszuordnungsabhängigkeiten nützlich. InterAction enthält zum Beispiel die folgenden zwei Regeln:
- Personen, die mit Unternehmen verbunden sind, die den Kontakttyp Kunde haben, werden dem Kontakttyp Kundenmitarbeiter hinzugefügt.
- Personen, die den Kontakttyp Kundenmitarbeiter haben, aber nicht mit Unternehmen verbunden sind, die den Kontakttyp Kunde haben, werden aus dem Kontakttyp Kundenmitarbeiter entfernt.
Die zweite Regel stellt sicher, dass der Kontakttyp Kundenmitarbeiter nur auf Kontakte angewendet wird, die tatsächlich für Ihre Kunden arbeiten. In diesem Fall ist das Entfernen von Kontakten aus dem Kontakttyp Kundenmitarbeiter (was tatsächlich die Kontakte aus dem Ordner Kundenmitarbeiter entfernt) recht unkompliziert.
Es ist jedoch möglich, Regeln zu erstellen, die versehentlich Daten löschen, die Sie nicht verlieren möchten. Angenommen, Sie haben diese drei Regeln:
- Kontakte mit dem Kontakttyp Unsere Mitarbeiter sollen dem Ordner Mitarbeiterinformationen hinzugefügt werden.
- Kontakte, die nicht den Kontakttyp Unsere Mitarbeiter haben, sollen aus dem Ordner Mitarbeiterinformationen entfernt werden.
- Kontakte mit dem Kontakttyp Alumni sollen dem Ordner Mitarbeiterinformationen hinzugefügt werden.
Auf den ersten Blick scheint das sinnvoll zu sein. Es würde sicherstellen, dass sich im Ordner Mitarbeiterinformationen nur aktuelle Mitarbeitende oder Alumni befinden. Allerdings wird damit der eigentliche Zweck gemeinsamer Informationsordner für Profildaten zunichte gemacht! Wenn ein Mitarbeitender Ihr Unternehmen verlässt und zum Alumni wird, passiert Folgendes:
- Sie entfernen den Kontakttyp Unsere Mitarbeiter von der Person.
- Sie fügen der Person den Kontakttyp Alumni hinzu.
- Der Folder Dependency Analyzer wendet die erste Regel an, entfernt den Kontakt aus dem Ordner Mitarbeiterinformationen und löscht damit alle ordnerspezifischen Informationen, die in diesem Ordner gespeichert sind (Stufe, gesprochene Sprachen usw.).
- Der Folder Dependency Analyzer wendet dann die zweite Regel an und fügt den Kontakt wieder in Mitarbeiterinformationen ein. Aber es ist zu spät – die eigentlich für Unsere Mitarbeiter und Alumni gedachten gemeinsamen Informationen sind verloren gegangen.
Um dieses Problem zu vermeiden, seien Sie besonders vorsichtig beim Einsatz der Entfernen-Aktion, insbesondere wenn Quelle oder Ziel an einer anderen Ordnerabhängigkeitsregel beteiligt sind. In den meisten Fällen sollten Sie Kontakte niemals aus den Informationsordnern entfernen – verwenden Sie Regeln nur, um Kontakttypen zu entfernen (wie im Beispiel Kunde/Kundenmitarbeiter oben).