Jede Ordnerabhängigkeitsregel hat zwei „Seiten“ – die Quelle und das Ziel:
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Die Quelle ist der Ordner, Kontakttyp oder die gespeicherte Suche, die der Folder Dependency Analyzer überprüft, um festzustellen, ob eine Regel auf einen Kontakt zutrifft.
Beachten Sie, dass Sie in einer Ordnerabhängigkeitsregel keine erweiterten Suchen verwenden können.
- Das Ziel ist der Ordner, Kontakttyp oder Ordner-Typ, der von der Quelle abhängig ist. Der Folder Dependency Analyzer fügt Kontakte zum Zielobjekt hinzu oder entfernt sie daraus.
Man kann sich das so vorstellen: Die Quelle bestimmt, ob ein Kontakt zum Ziel hinzugefügt oder daraus entfernt wird. Ein Beispiel für eine der standardmäßig in InterAction enthaltenen Regeln lautet:
Kontakte, die den Kontakttyp Unser Personal haben, aber nicht im Ordner Personalinformationen sind, werden dem Ordner Personalinformationen hinzugefügt.
In diesem Fall ist der Kontakttyp Unser Personal die Quelle und der Ordner Personalinformationen das Ziel. Die Regel fügt Kontakte auf Basis einer Bedingung, die durch den Kontakttyp Unser Personal bestimmt wird, dem Ordner Personalinformationen hinzu.
Eine Regel, um einen Kontakt aus dem Ordner Personalinformationen zu entfernen, würde so aussehen:
Kontakte, die sich im Ordner Personalinformationen befinden, aber nicht den Kontakttyp Unser Personal haben, werden aus dem Ordner Personalinformationen entfernt.
Dieses Beispiel dient nur zur Veranschaulichung der Beziehung zwischen Quelle und Ziel. Erstellen Sie keine Regel zum Entfernen von Kontakten aus dem Ordner Personalinformationen, da Sie dadurch Daten verlieren können. Weitere Informationen finden Sie unter „Sicheres Löschen von Ordnern“ in Festlegen, was die Regel bewirken soll.
Beachten Sie, dass die Quelle weiterhin die gesamte Abhängigkeit definiert. Im ersten Beispiel muss ein Kontakt mit diesem Typ auch im Zielordner enthalten sein. Im zweiten Beispiel darf ein Kontakt ohne diesen Typ nicht im Zielordner sein. In beiden Fällen werden Kontakte basierend auf der Zugehörigkeit zur Quelle (in beiden Beispielen der Kontakttyp Unser Personal) zum Zielordner hinzugefügt oder daraus entfernt.
Mehrere Regeln für denselben Kontakttyp oder Ordner definieren
Ein einzelner Kontakttyp oder Ordner kann mehrere Regeln zugewiesen bekommen, sowohl als Quelle als auch als Ziel.
Zum Beispiel wird der Kontakttyp Kunde in sechs verschiedenen Regeln verwendet. Er ist die Quelle für fünf Regeln, die Kontakte zu folgenden Ordnern hinzufügen:
- Kundeninformationen
- Kundenfinanzinformationen
- Unternehmens-/Personeninformationen
- Kundenpersonal
In all diesen Beispielen werden Kontakte mit dem Kontakttyp Kunde auch zu den oben genannten Ordnern hinzugefügt.
Der Kontakttyp Kunde ist auch das Ziel für eine Regel:
Kontakte, die den Kontakttyp Top-Kunde haben, aber nicht den Kontakttyp Kunde, werden dem Kontakttyp Kunde hinzugefügt.
Wenn Sie Regeln mit denselben Typen definieren, achten Sie darauf, keine Konflikte oder zirkulären Regeln zu erstellen.
Eine gespeicherte Suche als Quelle für eine Regel verwenden
Sie können eine gespeicherte Suche als Quelle für eine Regel auswählen. In diesem Fall gilt die Regel für Kontakte, die die für die Suche definierten Kriterien erfüllen. So können Sie Abhängigkeiten auf Basis beliebiger Suchkriterien erstellen. Zum Beispiel könnten Sie eine Suche erstellen, die Kunden mit einem Umsatz über einem bestimmten Betrag findet, und diese dann automatisch dem Kontakttyp „Top-Kunden“ hinzufügen.
Sie müssen die Suche im Windows Client erstellen und speichern. Jede gespeicherte Suche hat Sicherheitseinstellungen, die festlegen, welche Benutzer die Suche öffnen dürfen. Wenn Sie eine Ordnerabhängigkeitsregel definieren, die eine gespeicherte Suche als Kriterium verwendet, müssen Sie als ein Benutzer mit Zugriffsrechten auf die Suche bei InterAction Administrator angemeldet sein.
Beispielsweise kann die Suche „Inaktives Personal“ von jedem in der Gruppe „Personaladministratoren der Kanzlei“ geöffnet werden. Um eine Ordnerabhängigkeitsregel mit dieser Suche zu erstellen, müssen Sie sich entweder als Systemadministrator oder als Benutzer innerhalb der Gruppe Personaladministratoren der Kanzlei bei InterAction Administrator anmelden.
Sicherheit für eine gespeicherte Suche im Windows Client
Sie können eine gespeicherte Suche nur für direkte Abhängigkeiten verwenden, nicht für Abhängigkeiten bei Unternehmenszuordnungen.
Einen Ordner-Typ als Ziel für eine Regel verwenden
Sie können einen Ordner-Typ als Ziel für eine Regel auswählen. In diesem Fall werden Kontakte für alle Ordner, denen dieser Typ zugewiesen ist, hinzugefügt oder entfernt.
Zum Beispiel könnten Sie eine Regel wie die folgende erstellen:
Kontakte, die sowohl den Kontakttyp „Verstorben“ haben als auch in Ordnern vom Typ Marketingliste (mit Sponsoring) sind, werden aus den Marketingliste (mit Sponsoring)-Ordnern entfernt.
Dies ist im Grunde eine Abkürzung, um Kontakte aus mehreren Ordnern gleichzeitig zu entfernen. Anstatt für jeden einzelnen Ordner eine eigene Regel zu erstellen, können Sie eine „Sammelregel“ für alle Ordner eines Ordner-Typs anlegen.
Im obigen Beispiel benötigen Sie dennoch mehr als eine Regel, um alle Marketinglisten abzudecken, da InterAction standardmäßig zwei Marketinglisten-Ordner-Typen enthält:
- Marketingliste (mit Sponsoring)
- Marketingliste (ohne Sponsoring)