La base de datos centralizada de InterAction permite que todos contribuyan con información. Este enfoque es óptimo para mantener la información actualizada y de alta calidad. Sin embargo, la información de contacto de los usuarios puede no ser siempre la más actualizada o de mejor calidad. Por ejemplo, cuando se implementa InterAction por primera vez para los usuarios, se cargan sus colecciones de contactos en InterAction. Muchos de los contactos agregados pueden no haberse actualizado en mucho tiempo, por lo que probablemente la información esté desactualizada. Cuando estos contactos se agregan a la lista de la empresa, es importante controlar cómo se agregan y cómo se actualiza la información de contacto que ya está en la lista de la empresa.
Se pueden definir nuevas reglas de contacto para determinar qué sucede cuando un usuario agrega un nuevo contacto a InterAction. Normalmente, las reglas necesarias para una organización se dividen en tres categorías:
- Cuando se agrega la colección de contactos de un nuevo usuario a su lista de contactos y posteriormente se contribuye a la lista de la empresa
- Durante el uso continuo del sistema, a medida que los usuarios agregan nuevos contactos a sus listas y los contactos son extraídos por InterAction IQ 2.x
- Cuando, en períodos específicos, la organización decide realizar un esfuerzo concertado de limpieza de datos en toda la colección de contactos de la lista de la empresa
Al determinar tus necesidades para las nuevas reglas de contacto y definirlas para tu entorno, ten en cuenta estas necesidades.
¿Qué Definen las Nuevas Reglas de Contacto?
Las nuevas reglas de contacto definen exactamente qué sucede cuando un usuario agrega un nuevo contacto a InterAction. Esto incluye todas las siguientes configuraciones:
-
Dónde se origina el nuevo contacto. En la mayoría de los casos, se desea agregar el contacto directamente a la lista de la empresa. Sin embargo, si te preocupa la calidad de la información de contacto que se está agregando, puedes optar por agregar los contactos a una carpeta de Revisión de Nuevos Contactos, donde se pueden revisar antes de agregarlos a la lista de la empresa. Cuando el contacto se origina en la carpeta de Revisión de Nuevos Contactos, no está disponible para todos los usuarios, pero sí para el usuario que lo agregó y todos los responsables de datos.
Es obligatorio que todos los usuarios tengan acceso de lectura a la carpeta de Revisión de Nuevos Contactos. Esta es la configuración predeterminada.
- Cómo se emparejan los contactos. En la mayoría de los casos, deberías intentar emparejar los nuevos contactos con los existentes usando la información del nombre del contacto. Sin embargo, puedes configurar InterAction para usar otros métodos de emparejamiento o ninguno. Otros métodos de emparejamiento solo deben usarse para cargas de datos e iniciativas de limpieza.
- Cómo se maneja la información de contacto sospechosa. Si un nuevo contacto coincide con uno existente y algunos de los valores no coinciden, las nuevas reglas de contacto definen cómo se actualiza la información.
- Cómo se notifica a los responsables de datos sobre nuevos contactos. Usando las nuevas reglas de contacto, puedes configurar InterAction para notificar proactivamente a los responsables de datos sobre cualquier problema de calidad de datos que pueda surgir por los nuevos contactos agregados a InterAction.
- Cómo se gestionan los contactos personales que no tienen una empresa asociada.
¿A Quién se Aplican las Nuevas Reglas de Contacto?
Las nuevas reglas de contacto se pueden dividir en dos categorías:
- Predeterminadas
- Específicas para el usuario
Las reglas predeterminadas se usan de forma continua para gestionar los contactos agregados por casi todos los usuarios. En algunas situaciones, como cuando un nuevo usuario se une a la organización, se desea que los responsables de datos dediquen más tiempo a gestionar los contactos que agrega ese usuario y el efecto que la información de ese usuario tiene en la lista de la empresa. Para estos casos, se definiría un conjunto de reglas que solo se aplique a ese usuario.
Componentes de las Nuevas Reglas de Contacto
Conjuntos de Reglas de Nuevo Contacto
Los conjuntos de reglas de nuevo contacto se usan para determinar todo lo siguiente:
- Cuándo se usan las reglas definidas
- Qué usuario es gestionado por las reglas definidas
- A qué usuario o grupo se asignan los tickets de Gestión de Cambios de Datos creados
- Qué colección de reglas se usa para gestionar lo que sucede con los contactos del usuario
- La duración durante la cual las reglas se aplican a los nuevos contactos de un usuario
Para más información sobre los conjuntos de reglas, consulta Administrar conjuntos de reglas de nuevo contacto.
Colecciones de Reglas de Nuevo Contacto
Las colecciones de reglas de nuevo contacto definen qué sucede con un contacto cuando un usuario lo contribuye a la lista de la empresa. Las colecciones de reglas de nuevo contacto definen todo lo siguiente:
- Si InterAction intenta emparejar el contacto con uno que ya está en la lista de la empresa
- Cómo debe gestionar InterAction las situaciones en las que hay información de contacto conflictiva
- Cómo debe gestionar InterAction las situaciones en las que se identifican posibles contactos duplicados
- Si el contacto debe originarse o vincularse en la carpeta de Revisión de Nuevos Contactos
- Si InterAction debe crear contactos de empresa para contactos personales que no están asociados a una empresa en la base de datos de InterAction
Para más información sobre las colecciones de reglas, consulta Administrar colecciones de reglas de nuevo contacto.
Gestión de Cambios de Datos
Cuando se definen colecciones de reglas de nuevo contacto, puedes especificar que InterAction cree tickets de Gestión de Cambios de Datos si ocurre alguna de las siguientes situaciones:
- Se agrega un nuevo contacto a la lista de la empresa
- Se encuentran uno o más posibles contactos duplicados en la lista de la empresa al intentar emparejar contactos
- Un contacto de usuario se ha conectado a un contacto de la empresa, pero los contactos tienen información conflictiva
Para más detalles sobre cómo configurar estas opciones, consulta Administrar colecciones de reglas de nuevo contacto.
Para más detalles sobre cómo gestionar los tickets de Gestión de Cambios de Datos creados por las Nuevas Reglas de Contacto, consulta Procesos de calidad de datos y nuevas reglas de contacto.
Sincronización de Contactos de Usuario a Empresa
Las nuevas reglas de contacto procesan los contactos agregados a la lista de la empresa a través de la Sincronización de Contactos de Usuario a Empresa. Estos contactos normalmente incluyen los agregados en Microsoft® Outlook® y sincronizados con su lista de contactos. La Sincronización de Contactos de Usuario a Empresa también gestiona el proceso de agregar contactos a la lista de la empresa después de que un usuario haya revisado la lista de contactos que desea contribuir a la lista de la empresa.
Web Client/Objetos de InterAction/Servidor de Aplicaciones
Las nuevas reglas de contacto procesan los contactos agregados a la lista de la empresa a través del asistente de nuevo contacto disponible en el Web Client o desde las herramientas de integración de escritorio de InterAction.
InterAction IQ 2.x
Si tu organización tiene licencia para InterAction IQ 2.x, las nuevas reglas de contacto procesan los contactos agregados a la lista de la empresa a través de la extracción de contactos de InterAction IQ 2.x.