Mientras que los nuevos conjuntos de reglas de contacto se utilizan para definir qué usuarios están siendo gestionados y a qué proceso se aplican las reglas, las nuevas colecciones de reglas de contacto definen exactamente qué sucede con el contacto cuando se agrega a la lista de la firma. Las colecciones de reglas especifican todo lo siguiente:
- Si InterAction verifica la existencia de contactos coincidentes en la colección de la firma
- Opciones de configuración relacionadas con la coincidencia de contactos, incluyendo cómo manejar posibles duplicados e información de contacto conflictiva
- Cómo se agregan los nuevos contactos a la lista de la firma, incluyendo la carpeta de origen del contacto
- Si los contactos de empresa se crean automáticamente cuando no se encuentra una empresa que coincida con la empresa listada en un contacto personal
- Cómo se notifica a los responsables de datos sobre nueva información de contacto, por ejemplo, puedes configurar la colección de reglas para crear tickets de Gestión de Cambios de Datos cuando se encuentran posibles contactos duplicados
Para más información, consulta las siguientes secciones:
- Colecciones de reglas proporcionadas
- Uso de la coincidencia de contactos en las nuevas reglas de contacto
- Creación de empresas asociadas
Colecciones de reglas proporcionadas
Debido a que las colecciones de reglas ofrecen muchas configuraciones que pueden impactar significativamente tu información de contacto, InterAction proporciona varias colecciones de reglas listas para usar. Puedes configurar estas colecciones de reglas para satisfacer las necesidades de tu organización, sin embargo, no puedes crear nuevas colecciones de reglas.
Nuevas colecciones de reglas de contacto
| Colección | Descripción |
|---|---|
| Mantenimiento continuo de datos - Predeterminado | Esta colección de reglas debe usarse para tu conjunto de reglas predeterminado de Sincronización de Contactos de Usuario a Firma. Está diseñada para controlar la incorporación continua de contactos a InterAction, cuando los contactos se agregan a la lista de contactos de un usuario en sus contactos de Outlook o PDA, y luego se contribuyen a la lista de la firma más adelante. |
| Mantenimiento continuo de datos - Nuevo usuario |
Esta nueva colección de reglas de contacto incluye las configuraciones necesarias para contribuir adecuadamente los contactos de un usuario a la firma cuando se implementa InterAction por primera vez a un nuevo usuario. Cuando se agregan nuevos usuarios a InterAction, normalmente deberías monitorear los primeros 30 días de uso del usuario para asegurarte de que está ingresando buena información de contacto. Esta colección de reglas está configurada para gestionar los nuevos contactos que los usuarios contribuyen a la lista de la firma proporcionando la mayor notificación para los responsables de datos. Este conjunto de reglas normalmente gestiona los contactos que se contribuyen a la lista de la firma después de la carga inicial de la información de contacto del usuario, así como cualquier contacto que un usuario agregue a su lista de contactos en Outlook o un PDA. |
| Servicios de calidad de datos | Esta colección de reglas se utiliza durante el proceso inicial de carga y depuración de datos si utilizas los servicios de calidad de datos de LexisNexis InterAction o los servicios de depuración de datos de un socio de LexisNexis InterAction. |
| Asistente de nuevo contacto en Web Client - Predeterminado | Esta colección de reglas debe usarse para tu conjunto de reglas predeterminado del asistente de nuevo contacto en Web Client. Está diseñada para controlar la incorporación continua de contactos a InterAction a través del asistente de nuevo contacto. |
| Asistente de nuevo contacto en Web Client - Nuevo usuario | Cuando se agregan nuevos usuarios a InterAction, normalmente deberías monitorear los primeros 30 días de uso del usuario para asegurarte de que está ingresando buena información de contacto. Esta colección de reglas está configurada para gestionar los nuevos contactos que los usuarios ingresan en el asistente de nuevo contacto de Web Client proporcionando la mayor notificación para los responsables de datos. |
| IAIQ Contact Mining - Predeterminado | Esta colección de reglas debe usarse para tu conjunto de reglas predeterminado de IQ 2.x Contact Mining. Está diseñada para controlar la incorporación continua de contactos a InterAction mediante la minería de contactos y la captura de firmas de InterAction IQ 2.x. |
| IAIQ Contact Mining - Nuevo usuario | Esta colección de reglas incluye las configuraciones necesarias para contribuir adecuadamente los contactos de un nuevo usuario agregados a InterAction mediante la minería de contactos de InterAction IQ 2.x. Cuando se agregan nuevos usuarios a InterAction, normalmente deberías monitorear los primeros 30 días de uso del usuario para asegurarte de que está ingresando buena información de contacto. Esta colección de reglas está configurada para gestionar los nuevos contactos agregados por la minería de contactos y la captura de firmas de InterAction IQ 2.x proporcionando la mayor notificación para los responsables de datos. |
Para detalles sobre las configuraciones proporcionadas con cada colección de reglas, consulta la guía Carga de datos en InterAction.
Uso de la coincidencia de contactos en las nuevas reglas de contacto
Al agregar nuevos contactos a InterAction mediante la Sincronización de Contactos de Usuario a Firma, puedes configurar el proceso de sincronización para que verifique si existen contactos en la lista de la firma que coincidan con el contacto que se está agregando. En la mayoría de los casos, deberías usar la coincidencia de contactos, sin embargo, podrías optar por no intentar coincidir contactos durante la carga y depuración inicial de datos si estás trabajando con un tercero para depurar tus datos de contacto.
Puedes configurar las nuevas colecciones de reglas de contacto especificadas para la Sincronización de Contactos de Usuario a Firma para que coincidan el nuevo contacto con los contactos ya existentes en la lista de la firma utilizando diferentes conjuntos de criterios. En la mayoría de los casos, deberías configurar InterAction para que coincida los contactos según el nombre del contacto. Cuando se selecciona esta opción, InterAction intenta coincidir los contactos utilizando la lógica de coincidencia descrita en ¿Cómo se emparejan los contactos de usuario con los contactos de la firma?
Cuando realices la carga y depuración inicial de datos, podrías querer usar una lógica de coincidencia diferente, incluyendo la coincidencia por identificador único de contacto. Normalmente, esta coincidencia solo se utiliza en ciertas situaciones donde tu organización ha utilizado la función de exportación de contactos de usuario para establecer valores UCI para los contactos.
Si decides intentar coincidir contactos cuando se agregan a InterAction, también debes especificar nuevas reglas de coincidencia de contacto, incluyendo lo siguiente:
- Dónde se marca el nuevo contacto como sospechoso y cómo se manejan los conflictos de datos
- Si no se encuentra un contacto coincidente, cómo se agrega el contacto a InterAction
- Si se encuentran posibles contactos coincidentes o si se encuentra más de un contacto coincidente, qué ocurre
Las opciones disponibles te permiten configurar el nivel de gestión que deseas tener sobre la información de contacto. Por ejemplo, puedes seleccionar opciones que no notifiquen proactivamente a los responsables de datos sobre nuevos contactos para tus conjuntos de reglas predeterminados y seleccionar opciones de configuración que envíen tickets a los responsables de datos para los conjuntos de reglas definidos para nuevos usuarios.
Nuevas reglas de coincidencia de contacto
| Regla | Opciones |
|---|---|
| Conflicto de datos |
Esta regla solo aplica si el contacto que se está agregando se marca como sospechoso. Para más información sobre contactos sospechosos, consulta Cómo se maneja la información de contacto durante una carga inicial de contactos de usuario. Para los contactos que no son sospechosos, la información del usuario sobrescribe la información de la organización o se agrega al contacto de la firma. En casi todas las implementaciones, todas las nuevas colecciones de reglas de contacto deben configurarse para enviar un ticket de ‘Conflicto de datos’ a la bandeja de entrada de Gestión de Cambios de Datos. Las otras opciones, usuario sobrescribe firma y firma sobrescribe usuario, solo deben usarse en situaciones donde hayas realizado un esfuerzo de depuración de datos en una de las dos fuentes de datos y puedas garantizar que todos los contactos en esa fuente de datos tienen mejor y más precisa información de contacto. Por ejemplo, si los contactos de un usuario se depuran en Outlook antes de sincronizarlos con InterAction, puedes optar por usar la opción Actualizar el contacto en la lista de la firma con la información del contacto en la lista de contactos del usuario. |
| Sin coincidencia de contacto |
Cuando un contacto no puede coincidir con un contacto en InterAction, las reglas definidas para sin coincidencia de contacto determinan cómo se agrega el contacto al sistema. Normalmente, eliges la opción Vincular el contacto a la carpeta de Revisión de Nuevo Contacto además de la opción Agregar el contacto a la carpeta de la Lista de la Firma. Si estás configurando una colección de reglas para un nuevo usuario, puedes optar por ubicar los contactos del usuario en la carpeta de Revisión de Nuevo Contacto. Es obligatorio que todos los usuarios tengan acceso de lectura a la carpeta de Revisión de Nuevo Contacto. Esta es la configuración predeterminada. Además, tu nueva colección de reglas de contacto para nuevos usuarios también debe especificar enviar un ticket de ‘Nuevo contacto’ a la bandeja de entrada de Gestión de Cambios de Datos. |
| Posible coincidencia de contacto |
Las opciones de posible coincidencia de contacto solo aplican si se encuentra más de un contacto exactamente igual o si uno o más contactos son posibles, pero no coincidencias exactas. Normalmente, deberías elegir la opción Enviar un ticket de ‘Posible duplicado’ a la bandeja de entrada de Gestión de Cambios de Datos además de la opción Agregar el contacto a la carpeta de la Lista de la Firma. Para algunas situaciones de nuevos usuarios, puedes optar por Vincular el contacto a la carpeta de Revisión de Nuevo Contacto. |
Creación de empresas asociadas
Cuando se agrega un contacto personal a la lista de la firma, InterAction intenta automáticamente hacer coincidir el valor de empresa en el contacto personal con un contacto de empresa en InterAction. Por ejemplo, si un usuario agrega el contacto Jane Warner en Stanford Industries y Stanford Industries no se encuentra en InterAction, InterAction puede crear automáticamente un nuevo contacto de empresa. Esta función está disponible para los contactos agregados mediante la Sincronización de Contactos de Usuario a Firma o el asistente de nuevo contacto. No se pueden crear empresas asociadas para los contactos agregados por la minería de contactos o la captura de firmas de InterAction IQ 2.x.
La creación automática de contactos de empresa solo está disponible al crear nuevos contactos. No está disponible al editar contactos existentes.
Si eliges crear un contacto de empresa, el contacto de empresa se agrega a la lista de la firma o a la carpeta de Revisión de Nuevo Contacto, dependiendo de la carpeta que hayas elegido para agregar nuevos contactos en la colección de reglas. Cuando se crea el contacto de empresa, InterAction agrega la siguiente información a la empresa y comparte esos campos de vuelta al contacto personal:
- Nombre de la empresa
- Dirección comercial
Las reglas utilizadas para crear un nuevo contacto de empresa varían dependiendo de si estás utilizando la coincidencia de contactos. Para las colecciones de reglas que especifican usar coincidencia de contactos, se pueden definir reglas para lo que ocurre si se encuentra una posible empresa coincidente en la lista de la firma frente a lo que ocurre si no se encuentra ningún contacto coincidente en la lista de la firma.
| Regla | Descripción |
|---|---|
| Coincidencia de Contactos | |
| Regla Sin Coincidencia de Contacto |
Define si se crea un contacto de empresa cuando no se encuentra un contacto de empresa coincidente para un contacto de persona que se está creando. Para las colecciones de reglas creadas para la Sincronización de Contactos de Usuario a Empresa, normalmente deberías configurar InterAction para que no cree un contacto de empresa y envíe un ticket de ‘Empresa no asociada’ a la bandeja de entrada de Gestión de Cambios de Datos. Esto se recomienda porque, en muchos casos, no se encuentra una empresa coincidente porque el usuario no ha ingresado el nombre correcto de la empresa. Cuando un responsable de datos revise el ticket, podrá buscar una empresa y asociar la persona o crear una nueva empresa. Al realizar la carga inicial de datos, puedes optar por crear una nueva empresa en estas situaciones si tienes previsto realizar una limpieza importante en la que se fusionen contactos duplicados. |
| Regla de Posible Coincidencia de Contacto |
Define si se crea un contacto de empresa cuando se encuentran uno o más contactos en la lista de la empresa que son posibles, pero no coincidencias exactas. En la mayoría de los casos, deberías configurar InterAction para que no cree un contacto de empresa y envíe un ticket de ‘Empresa no asociada’ a la bandeja de entrada de Gestión de Cambios de Datos. Esto se recomienda porque, en la mayoría de los casos, el responsable de datos puede identificar correctamente qué contacto de empresa es el adecuado para asociar. |
| Colección de Reglas Sin Coincidencia de Contacto o Asistente de Nuevo Contacto en Web Client | |
| Regla de Asociación de Empresa |
La opción define si se crea un contacto de empresa utilizando la información de un contacto de persona. Al definir colecciones de reglas para la Sincronización de Contactos de Usuario a Empresa que no usan coincidencia de contactos, debes especificar que se cree un nuevo contacto de empresa y se vincule a la carpeta de Revisión de Nuevos Contactos. Es necesario que todos los usuarios tengan acceso de lectura a la carpeta de Revisión de Nuevos Contactos. Esta es la configuración predeterminada. Al definir colecciones de reglas para el Asistente de Nuevo Contacto en Web Client, debes elegir crear un contacto de empresa. También debes especificar que se vincule el contacto a la carpeta de Revisión de Nuevos Contactos. |
Tus reglas para nuevos contactos deben reflejar la experiencia de tus usuarios
Todos los usuarios con experiencia
Si todos tus usuarios de Web Client están bien capacitados, puedes tener mayor seguridad de que han identificado posibles coincidencias para los contactos asociados si existen. Por lo tanto, puedes optar por automatizar la creación de un contacto de empresa cuando no se encuentre una coincidencia.
Configura una nueva regla de contacto para crear automáticamente un contacto de empresa y generar tickets de notificación de nuevo contacto en Gestión de Cambios de Datos. Así, el responsable de datos puede asegurarse de que los registros se creen correctamente y en las situaciones adecuadas. Si el responsable de datos detecta que se están creando empresas asociadas de forma incorrecta, elige el siguiente escenario.
Usuarios con distintos niveles de experiencia
Capacita a los usuarios experimentados, que pueden estar ingresando varias tarjetas de presentación como nuevos contactos en nombre de profesionales, para que ingresen primero el contacto de empresa del contacto, seguido del contacto de persona. Así se crean las asociaciones correctas de inmediato.
Los usuarios con menos experiencia deben ingresar solo el contacto de persona. Luego, una nueva regla de contacto debe generar un ticket de empresa no asociada cada vez que se cree una persona con una empresa no asociada. De esta manera, el responsable de datos puede verificar que no exista ya una empresa en la base de datos para esa persona.
Editar una colección de reglas
- Inicia sesión en InterAction Administrator.
- En la lista de entidades de la ventana principal, haz doble clic en Configuración de Gestión de Cambios de Datos.
- Elige Conjuntos de Reglas de Nuevo Contacto.
- En el cuadro de diálogo de Conjuntos de Reglas de Nuevo Contacto de Gestión de Cambios de Datos, selecciona Colecciones de Reglas.
- En el cuadro de diálogo de Colecciones de Reglas de Nuevo Contacto de Gestión de Cambios de Datos, selecciona la colección de reglas que deseas editar y haz clic en Editar.
-
Modifica la configuración.
- Para cambiar las Reglas de Coincidencia de Nuevo Contacto, haz clic en Editar en esa sección.
- Para cambiar las Reglas de Coincidencia de Asociación de Empresa, haz clic en Editar en esa sección.
Para más información sobre las opciones de configuración, consulta Administrar colecciones de reglas de nuevos contactos.
- Cuando termines, haz clic en OK.