InterAction kann Daten aus jeder Datei im Comma Separated Value-Format (CSV) importieren. So können Sie Daten aus jeder anderen Anwendung importieren, die Daten als CSV-Datei exportieren kann.
Um Kontakte in InterAction zu importieren, müssen Sie eine Zuordnung der Felder angeben. Diese Zuordnung legt fest, in welches InterAction-Feld jede Spalte der Importdatei importiert werden soll.
Falls das Programm, aus dem Sie importieren möchten, keine Daten als CSV-Datei exportieren kann, können Sie die Daten eventuell in einem anderen Format exportieren und dann ein Programm wie Microsoft® Excel® verwenden, um die Datei ins CSV-Format zu konvertieren.
Mit InterAction können Sie Kontakte in einen Ordner für Personen und einen Ordner für Unternehmen importieren. Um Kontakte zu importieren, benötigen Sie das Zugriffsrecht „Kontakt hinzufügen“ für die jeweiligen Ordner.
Die Funktionen „Erweiterter Import“ und „Application Collaboration“ bieten umfangreichere Importmöglichkeiten, einschließlich der Möglichkeit, bestehende InterAction-Kontakte beim Import zu aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktualisieren von InterAction-Kontakten über den erweiterten Import oder Funktionsweise von Application Collaboration.
Die folgenden Schritte sind für einen Import erforderlich:
- Bereiten Sie die CSV-Datei vor. In der Regel müssen Sie dazu die Daten aus der anderen Anwendung exportieren und das Format an die Anforderungen von InterAction anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Importdatei-Spezifikationen und Anforderungen.
- Ordnen Sie die Felder der CSV-Datei den InterAction-Feldern zu, indem Sie eine Feldzuordnung erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Import-Zuordnungen.
- Erstellen und bereiten Sie den Ordner vor, in den die Daten importiert werden sollen. Je nach Daten kann es erforderlich sein, zusätzliche Felder und Klassifizierungen anzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter Import durchführen.
- Führen Sie einen Nur-Validierungsimport durch, um die Importdatei und die Zuordnung zu testen. Dabei werden alle Importprozesse durchgeführt, außer dass die Kontakte nicht in den Ordner eingefügt werden. Fehler, die beim eigentlichen Import auftreten würden, werden in die Import-Statusdatei geschrieben. So können Sie Ihre Importdatei prüfen, ohne einen vollständigen Import durchzuführen. Weitere Informationen finden Sie unter Import durchführen.
- Führen Sie den eigentlichen Import in den gewünschten Ordner wie unter Import durchführen beschrieben durch. Anschließend gehen Sie wie folgt vor:
- Prüfen Sie die Import-Statusdatei auf Probleme oder abgelehnte Kontakte. Weitere Informationen finden Sie unter Statusdatei.
- Nachdem Sie die Kontakte importiert haben, können Sie mit dem InterAction Windows Client die Kontakte weiter bearbeiten und die Kontaktdaten bereinigen.
- Verschieben Sie die Kontakte in die Ordner Firm Contacts - People oder Firm Contacts - Companies.
- Führen Sie eine Zuordnungsbereinigung durch, um sicherzustellen, dass Personen und Unternehmen als separate Kontakte verknüpft sind.
Importdatei-Spezifikationen und Anforderungen
Die Importdatei muss eine ASCII-CSV-Datei (Comma Separated Value) sein. Die Datei muss folgende Regeln und Hinweise beachten:
- Felder müssen durch Kommas getrennt sein.
- Ein Feld, das ein Komma enthält, muss in doppelte Anführungszeichen gesetzt werden.
- Die Datei kann eine Kopfzeile (Spaltentitel) enthalten. Dies ist nicht zwingend erforderlich, erleichtert aber die Zuordnung der Felder erheblich. InterAction importiert die Kopfzeile nicht.
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Jeder Datensatz (bzw. Kontakt) muss die gleiche Anzahl an Feldern haben. Die Anzahl der gültigen Felder wird durch die erste Zeile bestimmt. Beim Import wird der Vorgang fortgesetzt, wenn InterAction auf eine zu lange oder zu kurze Zeile stößt, aber die fehlerhafte Zeile wird abgelehnt und in die Import-Statusdatei geschrieben.
Fügen Sie in der letzten Spalte jeder Zeile Ihrer Importdatei ein X ein, um zu verhindern, dass die Zeile beim Import abgelehnt wird.
- Die Datei kann Wagenrücklaufzeichen (Carriage Return) innerhalb von Feldern enthalten. Beispielsweise kann eine zu importierende Adresse mehrere Zeilen in einem Feld enthalten, wobei am Ende jeder Zeile ein Wagenrücklauf steht. Ein Wagenrücklauf mit Zeilenumbruch (CRLF) kennzeichnet jedoch das Zeilenende in einer CSV-Datei.
- Jede Zeile, die nur aus einem Wagenrücklauf mit Zeilenumbruch (CRLF) besteht, wird als Leerzeile behandelt und nicht verarbeitet.
- Jede Zeile, die an erster Stelle ein Semikolon enthält, wird als Kommentar behandelt und nicht importiert.
- Die importierten Daten werden mit den im System festgelegten Mindestanforderungen [in Data Minder] für neue Kontakte abgeglichen. Kontakte, bei denen Pflichtfelder fehlen, werden nicht erfolgreich ins System übernommen.