Mit InterAction können Sie die folgenden Aktionen durchführen, um Daten beim Import in InterAction zu bearbeiten:
- Mehrere Importfelder zu einem einzigen InterAction-Feld zusammenführen. Zum Beispiel können Sie ein Vorwahlfeld und ein Telefonnummernfeld zu einem einzigen InterAction-Telefonnummernfeld kombinieren.
- Text vor oder nach dem importierten Wert hinzufügen.
- Ein Importfeld in mehrere Felder aufteilen. Zum Beispiel können Sie ein Namensfeld, das sowohl Vor- als auch Nachnamen enthält, aufteilen. Sie erstellen eine Feldzuordnung, die den ersten Teil des Feldes in das InterAction-Feld „Vorname“ und den zweiten Teil in das Feld „Nachname“ einträgt.
- Die Groß- und Kleinschreibung eines Importfeldes ändern (zum Beispiel alles in Großbuchstaben, Kleinbuchstaben oder im sogenannten „Eigennamen-Format“).
- Das InterAction-Feld auf einen bestimmten Wert setzen, wenn das Importfeld leer ist.
Anweisungen zur Feldzuordnung bearbeiten, um Daten zu bearbeiten
- Wählen Sie Ordner > Importieren, um das Dialogfeld „Kontakte importieren“ zu öffnen.
Geben Sie den Dateinamen (vollständiger Pfad) für eine Importdatei ein. Sie müssen eine Importdatei angeben, um die Zuordnungsanweisungen zu erstellen oder zu bearbeiten.
Wählen Sie bei Bedarf die Schaltfläche Suchen (
), um nach der Datei zu suchen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Zeile der Datei sind Feldüberschriften, falls zutreffend.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Große Anzahl von Datensätzen, falls zutreffend.
Wenn Sie Große Anzahl von Datensätzen auswählen, wird die Bereinigung von Verknüpfungen am Ende des Imports nicht automatisch ausgeführt. Sie können die Bereinigung von Verknüpfungen später manuell starten, indem Sie den Ordner öffnen und Extras > Bereinigung von Verknüpfungen > Ordner wählen.
- Geben Sie den Importordner an.
- Wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten, um das Dialogfeld „Importanweisungen bearbeiten“ anzuzeigen.
Wählen Sie Feldoptionen, um das Dialogfeld „Feldoptionen bearbeiten“ anzuzeigen.
- Wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind, wählen Sie OK im Dialogfeld „Feldoptionen bearbeiten“, um die Anweisungen zu speichern.
- Wählen Sie OK, um mit den neuen Zuordnungsanweisungen in den aktuellen Ordner zu importieren, oder wählen Sie Abbrechen, um das Dialogfeld „Kontakte importieren“ zu schließen, ohne den Import durchzuführen.
Tipps zum Bearbeiten von Importdaten
Die folgenden Tipps beschreiben, wie Sie das Dialogfeld „Feldoptionen bearbeiten“ verwenden, um erweiterte Zuordnungsanweisungen zu erstellen:
Verwenden Sie die Dropdown-Liste Groß-/Kleinschreibung des Importfelds im Dialogfeld „Feldoptionen bearbeiten“, um die Groß- und Kleinschreibung des Importfelds zu ändern. Groß wandelt alle Buchstaben des Importwerts in Großbuchstaben um (edWARD wird als EDWARD importiert). Klein wandelt alle Buchstaben in Kleinbuchstaben um (edWARD wird als edward importiert). Eigennamen schreibt den ersten Buchstaben jedes Wortes groß (edWARD wird als Edward importiert).
Beachten Sie, dass die Einstellung Eigennamen Leerzeichen und Satzzeichen verwendet, um die Wörter in einem importierten Wert zu unterscheiden. Zum Beispiel wird der Text p.o. box in P.O. Box umgewandelt, weil das p der erste Buchstabe ist, das o von einem Satzzeichen und das b von einem Leerzeichen vorangestellt ist und daher als erster Buchstabe eines Wortes gilt. Dies kann zu unerwarteten Ergebnissen führen, wenn Sie Text importieren, der komplett in Großbuchstaben, aber ohne Satzzeichen geschrieben ist, wie zum Beispiel der Suffix IV (der Vierte). Da InterAction IV als ein einziges Wort interpretiert, wird dieser Text in Iv umgewandelt. Um dieses Problem zu umgehen, wählen Sie für Felder mit vielen komplett in Großbuchstaben geschriebenen Werten die Option Groß.
Ein einzelnes Feld in mehrere Felder aufteilen
Um ein einzelnes Importfeld in mehrere InterAction-Felder aufzuteilen, fügen Sie separate Zuordnungen hinzu, um das Importfeld jeweils einem InterAction-Feld zuzuordnen. Bearbeiten Sie jede Zuordnung und wählen Sie die passenden Einstellungen für Zu verwendender Teil des Importfelds, um festzulegen, welcher Teil des Importfelds welchem InterAction-Feld zugeordnet wird.
Ein einzelnes Feld in mehrere Felder aufteilen
Angenommen, Ihre Importdatei enthält ein Adressfeld, das alle drei Adresszeilen enthält, getrennt durch Zeilenumbrüche, wie im folgenden Beispiel:
...,Adresse,...
...,"1315 West 22nd Street<LF>Interface Towers<LF>Suite 250",...
Gehen Sie wie folgt vor, um diese Informationen in drei InterAction-Adressfelder zu importieren.
- Wählen Sie im Dialogfeld „Neue/Bearbeiten Importanweisungen“ die Option Importfelder zuordnen, um das Dialogfeld „Importfelder zuordnen“ anzuzeigen.
Ordnen Sie das Adressfeld den InterAction-Feldern Zeile 1, Zeile 2 und Zeile 3 für die gewünschte Feldgruppe zu (zum Beispiel drei separate Zuordnungen) und wählen Sie OK. Ihre zugeordneten Felder sollten wie folgt aussehen:
Wählen Sie für jede Feldzuordnung die Zuordnung aus und klicken Sie auf Feldoptionen, um das Dialogfeld „Feldoptionen bearbeiten“ zu öffnen. Bearbeiten Sie die Zuordnungen wie folgt:
Für Zeile 1 der Geschäftsadresse stellen Sie die Felder Von und Bis wie folgt ein:
Für Zeile 2 der Geschäftsadresse stellen Sie die Felder Von und Bis wie folgt ein:
Für Zeile 3 der Geschäftsadresse stellen Sie die Felder Von und Bis wie folgt ein:
Nachdem Sie alle drei Felder formatiert haben, sollten die zugeordneten Felder wie folgt aussehen:
Mehrere Felder zu einem einzigen Feld zusammenführen
Um mehrere Felder aus einer Importdatei zu einem einzigen InterAction-Feld zusammenzuführen (zu verketten), ordnen Sie jedes Importfeld demselben InterAction-Feld zu. Bearbeiten Sie jede Zuordnung und legen Sie die Einstellung Reihenfolge bei Zuordnung zum selben InterAction-Feld so fest, dass die Importfelder in der richtigen Reihenfolge zusammengefügt werden.
Mehrere Felder zu einem einzigen Feld zusammenführen
Angenommen, Ihre Importdatei enthält eine Telefonnummer, die in zwei Felder aufgeteilt ist (Vorwahl und Nummer), wie im folgenden Beispiel:
...,Vorwahl,Nummer,...
...,312,555-9876,...
Gehen Sie wie folgt vor, um die beiden Felder zusammenzuführen und in ein einziges InterAction-Feld zu importieren:
- Wählen Sie im Dialogfeld „Neue/Bearbeiten Importanweisungen“ die Option Importfelder zuordnen, um das Dialogfeld „Importfelder zuordnen“ anzuzeigen.
Ordnen Sie sowohl das Feld Vorwahl als auch das Feld Nummer dem InterAction-Feld Nummer für die gewünschte Feldgruppe zu und wählen Sie OK. Ihre zugeordneten Felder sollten wie folgt aussehen:
- Wählen Sie die erste Zuordnung aus (Nummer des Geschäftstelefons, zugeordnet zur Nummer) und klicken Sie auf Feldoptionen, um das Dialogfeld „Feldoptionen bearbeiten“ anzuzeigen.
Setzen Sie die Reihenfolge bei Zuordnung zum selben InterAction-Feld auf 2, wie gezeigt:
- Wählen Sie OK und InterAction legt die Zuordnung so fest, dass sowohl die Vorwahl als auch die Nummer demselben Feld zugeordnet werden, wobei die Vorwahl zuerst kommt. (Sie müssen die Reihenfolgenummer für die Vorwahl nicht ändern, da sie standardmäßig auf 1 gesetzt ist.)