Application Collaboration ist ein Tool, um InterAction mit Informationen zu befüllen. Sie verwenden Application Collaboration in erster Linie für die laufende Integration mit einem anderen System. Zum Beispiel können Sie InterAction mit Daten aus Buchhaltungssystemen, Personalverwaltungssystemen, Marketingprofilen von Drittanbietern, Datenbanken für Vorstandsmitglieder oder jedem anderen System befüllen, aus dem Sie Daten extrahieren können. Anschließend können Sie Application Collaboration nutzen, um diese Daten kontinuierlich aktuell zu halten und InterAction regelmäßig mit Änderungen aus dem anderen System, in dem die Daten gepflegt werden, zu aktualisieren.
Application Collaboration erstellt und aktualisiert Unternehmenskontakte (sowohl Personen als auch Firmen). Kontakte, die aus Benutzerkontakt-Sammlungen stammen, werden nicht aktualisiert.
Application Collaboration ist auch ein wichtiges Werkzeug beim erstmaligen Laden von Daten.
- Konfigurieren Sie Application Collaboration für die Daten, die Sie aus dem anderen System importieren möchten.
- Sammeln Sie die Daten aus dem anderen System oder den anderen Systemen in spezielle Staging-Tabellen in der InterAction-Datenbank.
- Transformieren Sie die Daten mit Application Collaboration. Dadurch werden die Daten aus den Staging-Tabellen in InterAction übernommen und alle InterAction-Geschäftsregeln angewendet.
Informationen zur Konfiguration von Application Collaboration
Application Collaboration bietet verschiedene Optionen, um zu konfigurieren, wie Daten in Ihre InterAction-Datenbank importiert werden. Zum Beispiel können Sie Folgendes tun:
- Erstellen Sie Firmen oder Personen in einem festgelegten InterAction-Quellordner. Alle Nameninformationen in InterAction können mit Daten aus dem anderen System befüllt werden. Weitere Informationen zu Nameninformationen finden Sie unter Was sind Nameninformationen in InterAction?
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Vorhandene Kontakte in InterAction automatisch mit Daten aus dem anderen System abgleichen. So können Benutzer weiterhin Firmenpotenziale in InterAction erfassen und diese werden automatisch mit dem anderen System verknüpft, sobald sie zu Kunden werden.
Das Mapping wird in der Regel nur für die laufende Integration mit einem externen System wie Ihrem Buchhaltungs- oder Personalverwaltungssystem verwendet.
- Verknüpfen Sie die Kontakte automatisch mit einem zweiten Include-Ordner. So können Sie die externen Daten an die Ordnerstruktur von InterAction anpassen – die Firmen- oder Personennamen werden in einem der öffentlichen Ordner gespeichert, die Kontakte aber zusätzlich in einen eingeschränkten Ordner für vertrauliche Daten verlinkt.
- Aktualisieren Sie Kontakte mit wichtigen Profildaten. Sie können sowohl Kontakte aus externen Datenquellen als auch bestehende InterAction-Kontakte aktualisieren. Zu den Daten, die Sie befüllen können, gehören unter anderem:
- Zusätzliche Felder (sowohl reguläre Felder als auch solche, die die Variable Field Additional Field Extension nutzen)
- Klassifizierungen
- Adressen
- Telefonnummern
- Elektronische Adressen
- Aktivitäten
- Beziehungen
- Ordner, zu denen der Kontakt gehört. Dabei können Sie auch die Liste der Benutzer aktualisieren, die einen Kontakt auf einer Marketingliste sponsern.
- Notizen
- Aktualisieren Sie bestehende InterAction-Benutzergruppen mit InterAction-Benutzern. Das ist nützlich, wenn Sie Benutzergruppen in einer anderen Anwendung pflegen.
Um jede dieser Datenarten zu konfigurieren, erstellen Sie ein Datenset. Das Datenset definiert, welche Art von Daten Sie importieren und welche Optionen Application Collaboration benötigt, zum Beispiel, wie die zu aktualisierenden InterAction-Kontakte gefunden werden. Wenn Sie beispielsweise ein Datenset für zusätzliche Felder einrichten, können Sie es so konfigurieren, dass es ein zusätzliches Feld wie die Kundennummer verwendet, um Kontakte zu finden und mit anderen Werten für zusätzliche Felder zu aktualisieren.
Die Konfiguration eines Datensets erstellt eine spezielle Staging-Tabelle in der InterAction-Datenbank. Diese wird beim Harvesting der Daten verwendet – Sie sammeln die Daten in diesen Tabellen.
Weitere Informationen zur Konfiguration von Application Collaboration finden Sie in den folgenden Abschnitten:
Informationen zum Harvesting der Daten
Harvesting der Daten bezeichnet den Prozess, bei dem Daten aus einem externen System extrahiert und in Staging-Tabellen in der InterAction-Datenbank übernommen werden.
Wenn Sie Application Collaboration für eine einmalige Konvertierung verwenden, ist das Harvesting ein einmaliges Ereignis. Bei der laufenden Integration mit Application Collaboration entwerfen Sie eine wiederholbare Harvesting-Routine, um die Staging-Tabellen regelmäßig zu aktualisieren.
Wenn Sie zum Beispiel mit einem Buchhaltungssystem integrieren, können Sie Application Collaboration so einrichten, dass es ein- oder zweimal pro Woche aktualisiert wird. Bei jedem Durchlauf werden neue Kunden aus dem Buchhaltungssystem hinzugefügt und geänderte Felder wie Rechnungsadressen oder der aktuelle Umsatz im laufenden Jahr mit den neuesten Daten aus dem anderen System aktualisiert.
Das Harvesting wird ausführlich in Grundlagen des Data Harvesting behandelt.
Informationen zur Transformation der Daten
Wenn Application Collaboration die Daten transformiert, werden die Daten aus den Staging-Tabellen übernommen und die Kontakte entsprechend den Geschäftsregeln von InterAction aktualisiert. Wenn Sie zum Beispiel ein Datenset für zusätzliche Felder transformieren, sucht Application Collaboration jeden zu aktualisierenden Kontakt und aktualisiert das angegebene zusätzliche Feld mit den gesammelten Daten.
Die Transformation der Daten wird ausführlich in Konfiguration der Transformationsoptionen behandelt.
Verwendung der Daten in InterAction
Nachdem Sie mit Application Collaboration die Daten transformiert haben, können Endbenutzer diese wie alle anderen Daten in der InterAction-Datenbank nutzen. Die Benutzer können auf die Informationen sowohl über den InterAction Web Client als auch über den InterAction Windows Client zugreifen.
Bei laufender Integration können Sie Application Collaboration so konfigurieren, dass Benutzer keine Änderungen an den Daten in InterAction vornehmen können. In diesem Fall gehören die Daten im Wesentlichen dem externen System (zum Beispiel dem Buchhaltungssystem). So wird sichergestellt, dass die Daten in InterAction immer den Daten im Quellsystem entsprechen. Im Web Client können Sie mit Data Change Management-Regeln Änderungsanfragen an die Datenverantwortlichen in Ihrer Organisation senden.
Unabhängig davon, ob Benutzer die eigentlichen Informationen aus dem externen System bearbeiten können, können in InterAction neue Daten hinzugefügt werden. Benutzer mit entsprechenden Zugriffsrechten auf die Kontakte aus dem externen System können zum Beispiel Folgendes tun:
- Weitere Telefonnummern und Adressen zu Kontakten hinzufügen, die dem anderen System gehören
- Zusätzliche Beziehungen zwischen Kontakten des anderen Systems und eigenen InterAction-Kontakten erstellen
- Zusätzliche Felder bearbeiten, die nicht dem anderen System gehören
- Klassifizierungen anwenden, Aktivitäten erstellen und bearbeiten sowie Notizen erfassen
- Den Kontakt in andere Ordner wie Marketinglisten und Projekte aufnehmen
- Die Daten wie alle anderen InterAction-Daten drucken, anzeigen und durchsuchen
Beachten Sie außerdem, dass Application Collaboration nur Unternehmenskontakte hinzufügt und aktualisiert. Benutzer können eigene Benutzerkontakte erstellen und diese mit den durch Application Collaboration importierten Unternehmenskontakten verknüpfen, genauso wie sie einen Kontakt mit jedem Unternehmenskontakt verbinden können.