Arbeitslisten sind Ordner, die Endbenutzer im Web Client erstellen und verwalten können. Sie werden in der Regel als temporäre Sammlungen von Kontakten verwendet, die mit einer bestimmten Aufgabe verbunden sind. Arbeitslisten sind normalerweise nur für eine begrenzte Anzahl von Benutzern zugänglich – sie sind fast nie für alle Benutzer verfügbar.
Beispiele für Arbeitslisten sind unter anderem:
- Eine Call-Down-Liste von Personen, die ein bestimmter Benutzer oder eine Arbeitsgruppe in Ihrer Organisation in einer bestimmten Woche kontaktieren muss.
- Eine Liste von Bewerbern, die eine bestimmte Abteilung für eine Stelle interviewt.
- Ein persönliches Projekt für eine Fachkraft, das mehr Funktionen erfordert, als die eigene Kontaktliste und Kategorien bieten.
- Listen für andere Abteilungsprojekte, wie zum Beispiel eine Liste von Mitarbeitenden, die an der Planung von Büroveranstaltungen beteiligt sind.
- Listen für bestimmte Veranstaltungen, die nicht unbedingt Marketingveranstaltungen sein müssen – zum Beispiel Veranstaltungen, die von einer bestimmten Abteilung und nicht von der Marketingabteilung organisiert werden.
Die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale von Arbeitslisten sind folgende:
- Sie sind in der Regel temporär – die meisten Arbeitslisten werden nur für kurze Zeit benötigt. Wenn die Liste dauerhaft im System bleiben soll (wie zum Beispiel die Liste für eine jährliche Veranstaltung), sollte sie wahrscheinlich eine Marketingliste oder ein Kontakt-Typ sein.
- Sie sind auf eine einzelne Person oder eine kleine Gruppe von Benutzern beschränkt. Wenn die Liste organisationsweit verfügbar sein und eine wichtige Möglichkeit zur Kategorisierung von Kontakten darstellen soll, sollte sie wahrscheinlich ein Kontakt-Typ sein.
- Sie erscheinen immer im Web Client für jeden Benutzer mit mindestens Leserechten für die Liste. Sie können sie nicht aus dem Web Client ausblenden. Wenn Sie einen Ordner benötigen, der nur im Windows Client verfügbar sein soll (zum Beispiel um interne Informationen zu speichern), sollten Sie stattdessen einen administrativen Ordner erstellen.
- Sie können kein Data Change Management verwenden. Stattdessen werden Zugriffsrechte genutzt, um zu bestimmen, wer Kontakte zur Liste hinzufügen und ändern darf. Beachten Sie, dass die Zugriffsrechte für Arbeitslisten anders funktionieren als bei anderen Ordnerklassen. Weitere Informationen finden Sie unter Web Client-Sicherheit für Arbeitslisten.
- Sie sind die einzige Ordnerklasse, die Benutzer im Web Client erstellen können. Kontakt-Typen und Marketinglisten können nur mit dem Windows Client erstellt werden.
Benutzer können die Seite „Arbeitslisten“ nutzen, um eine Liste der Arbeitslisten anzuzeigen, für die sie Leserechte haben. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Arbeitslisten im Web Client.
Sie können den Begriff, der für Arbeitslisten in InterAction verwendet wird, anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Begriffe für Kontakt-Typen, Arbeitslisten und Marketinglisten ändern.
Sie können den Windows Client verwenden, um eine Arbeitsliste für Endbenutzer zu den häufig verwendeten Arbeitslisten hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Ordner zu den häufig verwendeten Listen der Benutzer hinzufügen.
Benutzer im Web Client und im Windows Client können listenbezogene Informationen wie Telefonnummern, Adressen und Aktivitäten zu einer Arbeitsliste hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Listenbezogene Informationen in Arbeitslisten“ weiter unten.
Eine Arbeitsliste kann Kontakte enthalten, die nur von Benutzern mit Zugriff auf die Liste eingesehen werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Nur-Arbeitslisten-Kontakte (Sourcing von Kontakten in Arbeitslisten).
Die folgenden Abschnitte beschreiben die Verwaltung von Arbeitslisten im Windows Client und im Web Client:
- Verwalten von Arbeitslisten im Windows Client
- Verwalten von Arbeitslisten im Web Client
- Web Client-Sicherheit für Arbeitslisten
Listenbezogene Informationen in Arbeitslisten
Benutzer im Web Client und im Windows Client können ordnerspezifische Informationen für Arbeitslisten erstellen und bearbeiten. Da Arbeitslisten im Web Client als Listen und nicht als Ordner dargestellt werden, werden diese Informationen als listenbezogene Informationen bezeichnet.
Folgende Arten von Informationen können listenbezogen sein:
- Zusätzliche Felder
- Telefonnummern
- Adressen / elektronische Adressen (einschließlich der Festlegung einer Postadresse)
- Notizen
- Aktivitäten (Bei Aktivitäten wird listenbezogen als bezüglich einer Arbeitsliste bezeichnet. Weitere Informationen finden Sie unter Über ordnerspezifische und globale Aktivitäten.)
Für die meisten dieser Elemente gilt: Wenn die Information listenbezogen ist, können sie nur von Benutzern mit Leserechten für die Arbeitsliste eingesehen werden. Wenn Sie zum Beispiel listenbezogene Notizen zur Liste Eds Anrufliste hinzufügen, können nur Benutzer mit Leserechten für Eds Anrufliste diese Notizen lesen.
Die einzige Ausnahme von dieser Regel sind Aktivitäten. Beim Erstellen einer Aktivität bezüglich einer Arbeitsliste kann der Benutzer festlegen, wer die Aktivität sehen darf. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff auf Aktivitäten anzeigen.
Nur-Arbeitslisten-Kontakte (Sourcing von Kontakten in Arbeitslisten)
Benutzer können Kontakte in Arbeitslisten sourcen. Das bedeutet, dass die Kontakte nur innerhalb der Arbeitsliste verfügbar sind – sie sind nicht Teil der vollständigen Kanzleiliste der Kontakte. Das ist in folgenden Situationen nützlich:
- Sie haben Kontakte, die Sie für einen kurzen Zeitraum nachverfolgen müssen, die aber nicht in die Kanzleiliste aufgenommen werden sollen.
- Sie haben Kontakte, die innerhalb der Gruppe, die die Liste verwendet, geteilt werden sollen, aber aus Sicherheitsgründen nicht für alle in der Organisation verfügbar sein dürfen.
Arbeitslisten-Kontakte werden im Web Client mit einem anderen Symbol neben dem Namen angezeigt, wie auf der Übersichtsseite einer Person dargestellt. Für Kontakte, die nur in Arbeitslisten vorhanden sind, gelten einige Einschränkungen:
- Sie können sie im Web Client nicht zu anderen Listen in InterAction hinzufügen. Zum Beispiel können Sie einen Nur-Arbeitslisten-Kontakt nicht zu einer Marketingliste hinzufügen.
- Sie können sie nicht zu Ihrer eigenen Benutzerliste (Meine Kontakte) hinzufügen.
- Sie können den Web Client nicht verwenden, um sie in die Kanzleiliste zu übernehmen. Beachten Sie jedoch, dass ein Windows Client-Benutzer einen Nur-Arbeitslisten-Kontakt in die Kanzleiliste übernehmen kann. Web Client-Benutzer können Änderungsanfragen an einen Datenverwalter senden, um diese Änderung vorzunehmen.
Nur-Arbeitslisten-Kontakt im Web Client