Une partie intégrante de la croissance et du maintien de votre entreprise est de garder des lignes de communication ouvertes avec vos clients et prospects. Vos professionnels doivent passer du temps à créer et à entretenir des relations qui génèrent de nouvelles opportunités afin de générer des revenus, de conserver leur poste et de progresser dans votre organisation.
Avec autant de connexions et de travail, il est souvent difficile de rester au top de ces relations. Néanmoins, vos professionnels doivent contacter les gens de manière régulière et opportune.
Il ne suffit pas de parler à quelqu'un sans être préparé. Vos professionnels doivent savoir :
- Quand a eu lieu la dernière communication ?
- De quoi portait la conversation ?
- Quoi de neuf dans l'entreprise de ce contact ?
- Quoi de neuf pour ce contact ?
Les Rappels InterAction sont un excellent moyen pour les professionnels de tirer rapidement et facilement de la valeur d'InterAction. Avec un peu de configuration, vos professionnels peuvent commencer à recevoir des rappels réguliers incluant des informations pertinentes de votre organisation et éventuellement de sources externes. Les professionnels peuvent utiliser ces informations pour rester en contact avec leurs clients et prospects.
Les rappels aident les professionnels car ils :
- Incitent les professionnels à rester en contact avec les personnes clés et à trouver des domaines pour développer votre entreprise
- Programment des messages réguliers qui rappellent aux utilisateurs quand communiquer à nouveau avec ces contacts
- Fournissent des détails clés pour montrer aux clients/prospects combien ils sont valorisés
- Offrent un accès facile à des informations plus détaillées pour aider à renforcer les relations
- Permettent d'enregistrer des informations à utiliser dans de futures communications via les activités InterAction
Voir les sujets suivants :
- Qu'est-ce que la fonctionnalité de rappels ?
- Ce que les rappels ne sont pas conçus pour faire
- Comment fonctionnent les rappels
- Où les utilisateurs peuvent créer des rappels dans InterAction
- Comment InterAction collecte et délivre les rappels
- Avant de déployer les rappels
- Étapes pour implémenter les rappels dans InterAction
Qu'est-ce que la fonctionnalité de rappels ?
La fonctionnalité de rappels permet :
- Aux utilisateurs de configurer des messages électroniques pour eux-mêmes afin de se souvenir de communiquer avec des contacts clés
- Aux gestionnaires d'équipe client de configurer des messages électroniques pour les membres de l'équipe client afin de s'assurer que les clients importants sont contactés par les bonnes personnes sans être submergés d'appels
La fonctionnalité de rappels se compose à la fois d'un rappel et d'un message de rappel.
Un gestionnaire d'équipe client gère des équipes client ou des groupes de professionnels dédiés à la construction de relations et à l'obtention de plus d'affaires de clients spécifiques. Ces individus peuvent attribuer et gérer des rappels pour les membres de l'équipe client. Pour plus d'informations, voir « Accès du gestionnaire d'équipe client aux rappels » dans Sécurité des rappels.
Rappels
Un rappel est l'endroit où les utilisateurs configurent le message de rappel qu'ils souhaitent recevoir. Les utilisateurs peuvent configurer des rappels à partir d'un PIM, du Web Client ou du Windows Client.
Un rappel est une configuration de :
- Utilisateur - le professionnel demandant à être rappelé de contacter une personne
- Contact - la personne ou l'entreprise au sujet de laquelle l'utilisateur souhaite être rappelé
- Fréquence - le taux de récurrence avec lequel un utilisateur souhaite être rappelé (quotidien ou hebdomadaire) ou si cela doit être ponctuel
- Date - le jour où le prochain message est envoyé à l'utilisateur
- Description - des notes qui s'affichent sur le rappel et expliquent pourquoi l'utilisateur prend contact avec le contact
Les rappels suivent ces règles :
-
Chaque rappel ne peut avoir qu'un seul contact.
Les utilisateurs ne peuvent pas mettre plusieurs contacts sur le même rappel.
-
Les rappels sont limités à un utilisateur.
Plusieurs utilisateurs ne peuvent pas partager le même rappel. Cependant, différents utilisateurs peuvent avoir leurs propres rappels individuels pour les mêmes contacts.
- Seuls les utilisateurs, leurs mandataires ou un gestionnaire d'équipe client peuvent voir un rappel.
Il n'y a pas de limite au nombre de rappels qu'un utilisateur peut avoir en général ou pour un contact particulier.
Messages de rappel
Un message est le message électronique réel envoyé à l'utilisateur. Les utilisateurs peuvent choisir comment et quand agir sur le message. Le message inclut :
- Des informations pour soutenir une réunion ou un appel
- Des informations de contact pour mener la communication
- Un lien ou une URL pour ajouter une activité
- Un résumé de la dernière activité de l'utilisateur concernant ce contact
- Un lien ou une URL pour voir un rapport ou l'envoyer
- Un élément de menu pour modifier le prochain rappel
Le formatage et le contenu du message sont définis par des modèles de site conçus par votre organisation. Pour plus d'informations, voir Configuration des paramètres de message de rappel.
Ce que les rappels ne sont pas conçus pour faire
Les rappels sont destinés à aider les utilisateurs à construire et renforcer leurs relations. Ils ne sont pas conçus pour :
- Des tâches avancées
- Un calendrier avancé
-
Des actions de gestion des affaires
Si votre organisation a besoin de cette fonctionnalité, contactez votre représentant commercial LexisNexis InterAction à propos des Opportunités InterAction.
- Un flux de travail avancé
Où les utilisateurs peuvent créer des rappels dans InterAction
Les utilisateurs peuvent créer des rappels là où ils se sentent le plus à l'aise pour travailler dans InterAction, y compris :
- La page d'Accueil InterAction sur le Web Client (sous le titre Ajouter un nouveau)
- Une page de présentation d'une personne dans le Web Client (Actions > Ajouter un rappel)
- La plupart des listes de contacts dans le Web Client (Actions > Ajouter un rappel)
- Détails du contact dans le Windows Client
- Dialogue Mes rappels dans le Windows Client
- Boîte de dialogue Rappels pour d'autres utilisateurs dans le Windows Client
- Détails du contact dans un PIM
- Le dialogue Rappels dans un PIM
- InterAction pour Microsoft® Outlook® (IMO)
Comment fonctionnent les rappels
Une fois la fonctionnalité de rappels configurée (voir Configuration des rappels pour plus d'informations), les rappels fonctionnent comme suit :
- L'utilisateur (ou son mandataire ou le gestionnaire de l'équipe client) configure un rappel depuis un PIM, le Web Client ou le Windows Client, incluant :
- La fréquence des rappels
- Le premier jour de réception du rappel
- Quelques notes sur la raison de la création de ce rappel
- La base de données InterAction enregistre le rappel nouvellement créé.
- Le processus de Récolte des Rappels (planifié depuis le Gestionnaire de Processus) vérifie la base de données pour déterminer les rappels à envoyer et les met en file d'attente pour la livraison.
- Le processus de Livraison des Rappels (planifié depuis le Gestionnaire de Processus) construit le message en :
- Rassemblant le contenu du message basé sur les informations de la base de données
- Identifiant les préférences de l'utilisateur pour les rappels - texte vs. HTML, récurrent vs. unique, hebdomadaire vs. quotidien
- Formatant le message de rappel
- Le processus de Livraison des Rappels (planifié depuis le Gestionnaire de Processus) envoie le message à l'utilisateur en utilisant :
- L'adresse de destination - l'adresse email professionnelle dans le dossier de contact associé de l'utilisateur
- L'adresse d'envoi/de réponse - l'adresse définie dans l'Administrateur InterAction
- Le message arrive dans la boîte de réception de l'utilisateur avec d'autres messages email et il est :
- Disponible depuis l'appareil PDA de l'utilisateur s'il est configuré pour recevoir les emails professionnels
- Livré avec une priorité normale et clairement identifié comme un message d'InterAction
- L'utilisateur ouvre le message de rappel et le traite de l'une des manières suivantes :
- Appelle le contact immédiatement sans recherche supplémentaire
- Envoie un email au contact immédiatement sans recueillir plus d'informations
- Ouvre InterAction pour voir plus d'informations sur le contact
- Demande un rapport contenant plus d'informations sur le contact
- Choisit de ne pas communiquer avec le contact pour le moment, modifie éventuellement la date de la prochaine livraison, et supprime le message
- Ajoute le rappel à une liste de "Choses à faire" en marquant le message, en le glissant dans le calendrier pour créer un rendez-vous, ou en le glissant dans la liste des tâches pour créer une tâche, par exemple
- Supprime le rappel pour le contact afin d'éviter de recevoir de futurs messages de rappel
-
Si l'utilisateur choisit de communiquer avec le contact, il ou elle doit créer une activité directement depuis le message de rappel concernant cette communication qui inclut les détails de la conversation ou de la chaîne d'emails.
Ces détails d'activité peuvent être inclus dans le prochain message de rappel pour le contact.
- L'utilisateur peut modifier la fréquence du rappel ou configurer un autre rappel pour le contact basé sur cette communication, par exemple, pour faire un suivi après le mariage de la fille du contact.
Comment InterAction Récolte et Livre les Rappels
Le traitement des rappels se compose de deux parties :
- Identifier les rappels dus dans la base de données (Récolte)
- Créer et envoyer les messages de rappel (Livraison)
Récolte des Rappels
Le processus de récolte inclut le support pour :
- Déterminer que les rappels doivent être livrés
- Suivre les préférences de livraison de l'utilisateur : quotidien ou hebdomadaire
- Gérer les rappels du samedi et du dimanche le vendredi (puisque les messages ne sont pas livrés les jours de week-end)
- Gérer les problèmes de fuseau horaire - les messages sont livrés en fonction de l'heure de l'utilisateur, pas de l'organisation
- Récupération après sinistre - tous les rappels sont collectés, y compris les rappels récupérés des exécutions manquées, par exemple :
- Une erreur s'est produite et les rappels d'un utilisateur n'ont pas été récoltés le lundi comme prévu
- Quelqu'un a éteint le poste de travail du Gestionnaire de Processus et les rappels ont été désactivés pendant 3 jours - y compris les jours où certains utilisateurs ont reçu leurs rappels hebdomadaires
- Ne pas manquer les livraisons de rappels - les utilisateurs reçoivent les messages avant qu'ils ne soient dus même lorsqu'ils changent leurs préférences de livraison
Livraison des Messages de Rappel
Après que le processus de Récolte des Rappels soit terminé, le processus de Livraison des Rappels s'assure que les messages de rappel sont générés et envoyés.
Les messages de rappel sont des messages email créés à l'aide de modèles définis par l'utilisateur ou l'organisation, incluant :
- Format - soit HTML soit texte
- Adresse email professionnelle globale - à partir du dossier de contact associé de l'utilisateur
- Si l'utilisateur n'a pas de dossier de contact associé, InterAction enregistre une erreur dans le journal et ne traite pas les rappels de l'utilisateur
- Si l'utilisateur n'a pas d'adresse email professionnelle globale, InterAction enregistre une erreur dans le journal et ne traite pas les rappels de l'utilisateur
- Si l'adresse email de l'utilisateur est invalide, un message de retour est envoyé à l'adresse d'envoi/de réponse utilisée pour le jeu de processus de l'utilisateur
- Adresses d'envoi/de réponse - il est fortement recommandé d'utiliser des adresses connectées à des boîtes de réception surveillées pour pouvoir traiter les retours et les questions des utilisateurs
- Jetons/Données récupérées - le contenu de l'objet et du corps du message email est spécifié par l'Administrateur InterAction à l'aide de jetons
- Lors de la récupération de toutes les données, si le contact est à la fois un utilisateur et un contact de l'entreprise, les données de l'utilisateur sont utilisées (même si la version utilisateur est vide et que la version entreprise a des données pour ce champ)
- Si le contact n'est pas un contact utilisateur, InterAction utilise les informations de l'organisation
-
Les champs qui ne s'appliquent pas, par exemple, le champ Titre du poste pour un contact d'entreprise, ne sont pas sortis
Pour plus d'informations sur les jetons, voir “Jetons Disponibles” dans Configuration des Paramètres des Messages de Rappel.
Avant de Déployer les Rappels
Il y a certaines choses à considérer avant de déployer les rappels :
- Équilibrage de charge - cela est conçu pour être géographique ou par fuseau horaire afin que chaque zone soit récoltée au moins une fois par jour pendant les heures creuses. Les messages doivent être livrés le matin dans le fuseau horaire de l'utilisateur, donc vous devez configurer votre récolte tôt le matin.
- Quand les messages sont livrés - 2h du matin est généralement un bon moment pour récolter les rappels dans chaque fuseau horaire. Après que les rappels soient récoltés, ils sont ensuite livrés.
- Il n'y a pas de rappels par défaut - c'est aux utilisateurs de créer des rappels parce que :
- Ils sont plus susceptibles de faire la communication s'ils configurent le rappel.
- Les rappels sont alors basés sur une connaissance directe de leurs clients.
- Configurez uniquement les générateurs de revenus lors du déploiement initial - ceux qui apprécieront la fonctionnalité de rappels et en auront une opinion positive.
- Il pourrait être préférable que l'équipe de développement client travaille avec les utilisateurs concernant qui ils devraient appeler :
- Cela en fait un effort coordonné pour contacter les clients et prospects clés.
- Il limite le nombre d'individus atteignant les contacts les plus importants.