Vous pouvez configurer des messages de rappel en utilisant InterAction Administrator afin que les utilisateurs aient une ligne d'objet et un corps de message prévisibles avec les informations dont ils ont besoin pour communiquer efficacement avec leurs contacts.
| Champ | Description |
|---|---|
|
Ligne d'objet Pour plus de détails sur ces paramètres, voir Configuration de l'objet du message. | |
| Format | Indique si ce modèle s'applique à des rappels ponctuels ou récurrents. |
| Ligne d'objet | Affiche le texte statique et les informations de jeton qui apparaissent dans la ligne d'objet de chaque rappel. Concevez les lignes d'objet en tenant compte du format du rappel, car un jeton comme Fréquence de rappel ne s'applique pas aux rappels ponctuels. |
|
Corps du message Pour plus de détails sur ces paramètres, voir Modifier le contenu du message. | |
| Type | C'est le type du corps du message, soit HTML, soit texte. |
| Format | Indique si ce modèle s'applique à des rappels ponctuels ou récurrents. |
Paramètres des messages de rappel
Jetons disponibles
Les jetons sont des variables que vous pouvez utiliser dans la ligne d'objet et le corps du message de rappel pour insérer des données d'InterAction dans le message de rappel. Les jetons disponibles incluent :
| Jeton | Exemple de Données |
|---|---|
| Jetons Disponibles dans la Ligne d'Objet et le Corps du Message de Rappel | |
| Nom de l'Assistant | Judy Thomas |
| Nom Alternatif de l'Entreprise | TGA |
| Nom du Contact | M. Edward M. Roberts |
| Département | Finance |
| Surnom | Ed |
| Titre du Poste | Vice-président |
| Nom de l'Entreprise de la Personne | TransGlobal Airlines |
| Email Principal | edwardmroberts@transglobalairlines.com |
| Mobile Principal | +1 (212) 555-2345 |
| Téléphone Principal | +1 (212) 555-1234 |
| Site Web Principal | www.telenorth.com |
| Description du Rappel |
Mise à jour trimestrielle (récurrente) OU Suivi de l'acquisition de Global Transit Airlines (ponctuel) |
| Fréquence du Rappel |
Tous les 3 mois (récurrent) OU Une seule fois (ponctuel) |
| Date de la Dernière Activité de l'Utilisateur | <1 mois avant la date actuelle> |
| Résumé de la Dernière Activité de l'Utilisateur | Réunion au 900 North Building |
| Jetons Disponibles Uniquement dans le Corps du Message de Rappel | |
| Lien pour Ajouter une Activité | Ajouter une Activité |
| Lien vers les Détails du Contact | M. Edward Roberts |
| Lien pour Modifier le Rappel | Modifier le Rappel |
| Lien vers la Liste des Rappels | Voir tous mes rappels |
| Lien pour Envoyer le Rapport | Envoyer le Rapport à Moi |
| Lien pour Voir le Rapport | Voir le Rapport |
| Détails de la Dernière Activité de l'Utilisateur | Rencontré Ed et son équipe au bureau corporate du 900 North. Il est satisfait de notre service mais avait des questions sur leurs factures récentes. J'ai dit que je suivrais avec Tina pour m'assurer que ses questions soient traitées. |
Configurer l'Objet du Message
Vous pouvez décider des informations clés à inclure dans la ligne d'objet pour les messages de rappel récurrents et ponctuels. Le contenu des messages de rappel est composé d'une combinaison de texte statique et de variables de jeton.
Assurez-vous que la ligne d'objet du message de rappel fournit les informations que vous souhaitez que les utilisateurs voient en premier concernant le rappel.
Boîte de Dialogue de Modification de l'Objet du Message
Modifier la Ligne d'Objet du Message de Rappel
- Dans la fenêtre principale d'InterAction Administrator, double-cliquez sur Rappels.
- Choisissez le bouton Paramètres du message pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres du message de rappel.
- Choisissez le bouton Modifier sous la ligne d'objet pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier l'objet du message.
- Saisissez le texte que vous souhaitez inclure dans chaque message dans la case Ligne d'objet.
-
Positionnez le curseur à l'endroit où vous souhaitez inclure une variable de jeton, puis choisissez Insérer un jeton.
Si le curseur n'est pas dans la case lorsque vous insérez un jeton, le jeton est placé à la fin de la ligne d'objet.
Les jetons sont identifiés par “$” et entourés de parenthèses, par exemple, $(Nom du contact). Voir Jetons disponibles dans les messages de rappel pour des exemples de ces jetons.
- Continuez à insérer des jetons et à inclure du texte jusqu'à ce que vous soyez satisfait de la ligne d'objet du message de rappel.
Modifier le contenu du message
Vous utilisez InterAction Administrator pour concevoir la mise en page et les champs disponibles dans le corps des messages de rappel récurrents et ponctuels, en HTML et en texte. Le contenu des messages de rappel est composé d'une combinaison de texte statique et de variables de jeton.
Boîte de dialogue Modifier le contenu du message
Configurez le corps du message de rappel pour fournir aux utilisateurs toutes les informations dont ils ont besoin et qui ne sont pas incluses dans la ligne d'objet du message.
- Informations de contact pour faire suite au rappel
- Détails concernant leur dernière activité avec ce contact
-
Liens ou URL (pour les messages HTML ou texte, respectivement) pour effectuer d'autres tâches
Par exemple :
- Rechercher le contact
- Rassembler des informations concernant l'entreprise associée au contact depuis le site Web de l'entreprise
- Obtenir des détails sur ce rappel particulier
- Voir tous leurs rappels
- Modifier un rappel
- Ajouter une activité
- Envoyer un rapport en pièce jointe
- Voir un rapport
Le format du message de rappel dépend de si le message est en HTML ou en texte et de la façon dont vous le configurez pour les rappels ponctuels et récurrents. Vous pouvez obtenir un aperçu du message de rappel en choisissant le bouton Aperçu dans la boîte de dialogue Modifier le contenu du message.
Modification du corps du message de rappel
- Dans la fenêtre principale d'InterAction Administrator, double-cliquez sur Rappels.
- Choisissez le bouton Paramètres du message pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres du message de rappel.
- Choisissez le bouton Modifier sous la ligne d'objet pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier le contenu du message.
- Saisissez le texte que vous souhaitez inclure dans chaque message dans la case Spécifiez le contenu....
-
Positionnez le curseur à l'endroit où vous souhaitez inclure une variable de jeton dans le message, puis choisissez Insérer un jeton.
Si le curseur n'est pas dans la case lorsque vous insérez un jeton, le jeton est placé à la fin du message.
Les jetons sont identifiés par “$” et entourés de parenthèses, par exemple, $(Nom du contact). Voir Jetons disponibles dans les messages de rappel pour des exemples de ces jetons.
- Continuez à insérer des jetons et du texte et à modifier la mise en page jusqu'à ce que vous soyez satisfait du corps du message de rappel.
Aperçu du message
- Dans la fenêtre principale d'InterAction Administrator, double-cliquez sur Rappels.
- Choisissez le bouton Paramètres du message pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres du message de rappel.
- Choisissez le bouton Modifier sous la ligne d'objet pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier le contenu du message.
- Choisissez le bouton Aperçu pour voir le contenu du corps du message tel qu'il est actuellement défini, en HTML ou en texte, en utilisant des données d'exemple.
Comment les données seront-elles formatées dans le message de rappel ?
Les données de jeton dans la boîte de dialogue Aperçu du message ne proviennent pas de votre base de données. Elles proviennent de données d'exemple fournies par InterAction. Voir les Données d'exemple dans Jetons disponibles dans les messages de rappel. Vous ne pouvez pas utiliser l'aperçu pour voir comment différents contacts apparaissent dans les messages de rappel, par exemple, si les dates utilisent les paramètres régionaux ou comment les caractères étrangers apparaissent, car l'aperçu nécessiterait un accès à votre base de données.
Vous pouvez prévisualiser comment le texte statique apparaîtra dans un message de rappel, y compris les dates et les caractères étrangers, pour le texte et le HTML. Dans les messages HTML, vous pouvez également modifier les styles de police, les couleurs et les tailles du texte statique, puis prévisualiser les modifications.
Comment tester les liens dans le message ?
Les liens affichés dans la boîte de dialogue Aperçu du message ne sont pas connectés à votre base de données, vous ne pouvez donc pas tester ces liens lors de l'aperçu d'un message. Si vous souhaitez vous assurer que les liens fonctionnent comme prévu, vous devez configurer un rappel réel et tester les liens dans le message de rappel qu'il génère.