Dans une organisation de services professionnels, deux des atouts les plus importants sont les suivants :
- Les clients et contacts de l'organisation
- Les documents produits pour soutenir ces clients
Les références de documents dans InterAction vous permettent de connecter ces documents (contrats, propositions, lettres d'engagement, etc.) aux clients, contacts, questions, opportunités et engagements dans InterAction. Les professionnels et le personnel peuvent facilement suivre une vue complète de toutes les informations pertinentes liées au service de leurs clients.
Bien que les fonctionnalités de documents d'InterAction soient utiles, elles ne fournissent pas toutes les fonctionnalités d'un système de gestion de documents (DMS). De plus, il n'y a pas d'intégration entre les documents dans InterAction et un DMS. Si votre organisation utilise actuellement un DMS, vous ne devez pas mettre en œuvre les fonctionnalités de références de documents dans InterAction.
Voir les sujets suivants :
- Où les utilisateurs peuvent-ils attacher des documents dans InterAction ?
- Où InterAction stocke-t-il les documents ?
- Avant de déployer des documents
- Étapes pour implémenter des documents dans InterAction
- À propos de la configuration des paramètres de documents
Où les utilisateurs peuvent-ils attacher des documents dans InterAction ?
Une fois que vous avez activé la fonctionnalité de documents, les utilisateurs peuvent attacher des documents aux éléments suivants d'InterAction :
Notez que les fichiers de deux Go ou plus ne peuvent pas être ajoutés à InterAction.
- Activités. L'exemple le plus courant est une pièce jointe à un e-mail.
- Contacts. Les documents peuvent être attachés directement à un contact. Par exemple, un utilisateur pourrait ajouter une copie du rapport annuel d'une entreprise directement au contact de l'entreprise. Un CV ou une biographie plus longue pourrait être utile à ajouter à un contact personnel.
- Questions, Opportunités, ou Engagements. Si votre organisation a souscrit à l'un de ces modules, les utilisateurs peuvent inclure des documents directement sur ces éléments. Cela est utile pour rendre les divers documents associés à ce travail disponibles pour d'autres dans InterAction. Par exemple, les utilisateurs pourraient ajouter des RFP, des propositions ou des contacts à une question, une opportunité ou un engagement.
Les références de documents sont disponibles dans le Web Client, le Windows Client et les composants d'intégration de bureau d'InterAction. Depuis n'importe lequel de ces endroits, les utilisateurs peuvent voir et attacher des documents.
Visualisation et attachement de documents dans le Web Client
[A] Les documents déjà attachés à l'activité s'affichent ici.
[B] Choisissez Attacher pour ajouter un document supplémentaire
[C] Utilisez le bouton Parcourir pour trouver le document à attacher. Remplissez les autres informations sur le document.
[A] Les documents déjà attachés à l'activité s'affichent ici.
[B] Choisissez Attacher pour ajouter un document supplémentaire.
[C] Utilisez le bouton Parcourir pour trouver le document à attacher. Remplissez les autres informations sur le document.
Pour en savoir plus sur la façon dont les utilisateurs finaux travaillent avec les documents dans InterAction, voir Comment les utilisateurs finaux travaillent avec les documents.
Où InterAction stocke-t-il les documents ?
Lorsqu'un utilisateur ajoute un document à InterAction, InterAction place une copie du document dans un emplacement spécial appelé référentiel de documents, puis stocke une référence (lien) vers le document dans la base de données. À ce stade, le document dans InterAction et la version originale sur le disque dur de l'utilisateur ne sont plus connectés. Toute modification que l'utilisateur apporte à la version originale n'est pas reflétée dans la version InterAction, et vice versa.
Le référentiel de documents définit un emplacement physique sur un serveur de fichiers où les documents sont stockés. InterAction utilise un composant appelé Serveur de Référentiel de Documents pour gérer cet emplacement. Le serveur est une application Web qui accède à l'emplacement du serveur de fichiers selon les besoins pour ajouter et récupérer les documents. Vous pouvez configurer plusieurs serveurs de référentiel de documents dans votre environnement.
Les demandes de documents sont acheminées depuis les différentes applications clientes (Web Client, Windows Client, Intégration de Bureau) directement via le Serveur de Référentiel de Documents. Notez que les applications clientes communiquent directement avec le Serveur de Référentiel de Documents ; ces communications ne passent pas par le Serveur d'Applications.
Cette configuration offre plusieurs avantages :
- Tous les utilisateurs d'InterAction ayant les droits d'accès appropriés peuvent ouvrir et visualiser les documents attachés via InterAction. L'accès aux documents ne dépend pas d'un mappage de lecteur particulier.
- Les utilisateurs finaux n'ont pas besoin d'accéder à l'emplacement physique où les fichiers sont stockés. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé que les utilisateurs n'aient aucun accès à cet emplacement. Cela garantit que le modèle de sécurité d'InterAction contrôle tout accès utilisateur final aux documents.
-
Vous pouvez désigner plusieurs référentiels de documents. Cela vous permet de créer des référentiels physiquement proches des principaux groupes d'utilisateurs, ce qui améliore les performances du système.
Par exemple, vous pourriez avoir un référentiel à Chicago et un autre à Londres. Lorsqu'un utilisateur à Londres ajoute un nouveau document, le fichier est copié dans le référentiel local plutôt que d'être envoyé à travers le WAN à Chicago.
- Les composants Windows Client, Web Client et Intégration de Bureau d'InterAction peuvent tous communiquer directement avec le Serveur de Référentiel de Documents. Par conséquent, si votre Serveur d'Applications est situé à Chicago, mais que vous avez des référentiels à la fois à Chicago et à Londres, les utilisateurs de Londres n'ont pas besoin d'envoyer leurs documents via le Serveur d'Applications pour les ajouter au référentiel de Londres.
Avant de déployer des documents
Par défaut, les références de documents dans InterAction sont désactivées. Cela vous permet de déployer ou de mettre à jour InterAction avant de configurer et de tester complètement les références de documents.
Avant de commencer à configurer les documents, votre environnement InterAction doit être entièrement opérationnel. Pour un nouveau déploiement, vous pouvez déployer aux utilisateurs finaux sans la fonctionnalité, puis l'activer. Alternativement, vous pouvez configurer la fonctionnalité de documents et l'inclure dans le déploiement initial. Dans les deux méthodes, assurez-vous que le reste de votre environnement est prêt avant de commencer.
Notez également que vous devez entrer votre Numéro de Compte InterAction dans l'Administrateur InterAction avant de pouvoir configurer la fonctionnalité de documents.
Étapes pour implémenter des documents dans InterAction
Une fois que vous avez décidé de déployer les références de documents dans InterAction, plusieurs étapes sont nécessaires. Toutes les fonctionnalités liées aux documents sont initialement désactivées dans InterAction ; vous devez activer la fonctionnalité avant de pouvoir l'utiliser.
Vous pouvez configurer entièrement la fonctionnalité avant de la rendre disponible aux utilisateurs finaux. Cela est recommandé pour s'assurer que tout est correctement configuré avant que les utilisateurs ne commencent à joindre des documents dans InterAction.
Le tableau suivant fournit les étapes principales pour implémenter des documents dans InterAction. Consultez les sections ultérieures de ce chapitre pour plus de détails sur chaque étape.
Étapes Principales pour Déployer des Documents dans InterAction
| Étape | Commentaire | |
|---|---|---|
| Configurer les paramètres et options des documents | ||
| 1. | Configurer une liste de types de documents. Chaque document ajouté à InterAction a un type pour identifier l'objectif ou le contenu du document. Vous pouvez définir une liste de types appropriés pour votre environnement. | Voir Configuration des types de documents. |
| 2. | Configurer une liste de types de fichiers exclus. Ce sont des fichiers que les utilisateurs ne sont pas autorisés à ajouter à InterAction. Cela est important pour empêcher les utilisateurs d'attacher par erreur des fichiers indésirables provenant de messages électroniques ou des fichiers exécutables. | Voir Empêcher les utilisateurs d'attacher des types de fichiers. |
| 3. | Sélectionner les paramètres par défaut qui seront utilisés lorsque les utilisateurs ajoutent de nouveaux documents à InterAction. | Voir Paramètres généraux des documents. |
| Configurer les emplacements qui stockeront les documents (dépôts) | ||
| 4. | Décider où vous souhaitez stocker les documents que les utilisateurs ajoutent à InterAction. Décider du nombre d'emplacements (dépôts) dont vous avez besoin. | |
| 5. | Assurez-vous que la machine que vous prévoyez d'utiliser pour le serveur de dépôt de documents répond aux exigences du système d'exploitation et des logiciels. | |
| 6. | Configurer votre serveur de fichiers. Cela inclut la configuration d'un répertoire pour stocker les fichiers, la configuration de la sécurité sur ce répertoire, et la mise en place de votre stratégie de sauvegarde et d'antivirus. | |
| 7. |
Installer le serveur de dépôt de documents. Chaque dépôt de documents doit être géré par un serveur de dépôt de documents. Dans un environnement typique, vous installez une instance du serveur pour chaque dépôt. |
|
| 8. | Configurer les paramètres IIS pour le serveur de dépôt de documents. |
|
| 9. | Utiliser l'administrateur InterAction pour configurer un dépôt de documents. Cela lie le serveur de dépôt de documents à l'emplacement du serveur de fichiers que vous avez défini. |
|
| 10. | Si vous déployez plusieurs dépôts de documents, répétez les étapes 6 à 9 pour chaque dépôt de documents supplémentaire dont vous avez besoin. | |
| Tester votre configuration et déployer aux utilisateurs finaux | ||
| 11. | Activer la fonctionnalité de documents uniquement pour l'utilisateur administrateur système. |
|
| 12. | Connectez-vous à InterAction en tant qu'utilisateur administrateur système et vérifiez votre configuration pour vous assurer que tout est correctement configuré. | |
| 13. | Activer la fonctionnalité pour le reste de votre organisation. | |
| Maintenance continue | ||
| 14. | Assurez-vous que tous les fichiers stockés dans chaque dépôt sont sauvegardés régulièrement. | |
| 15. | Effectuez d'autres maintenances si nécessaire. | |
À propos de la configuration des paramètres de document
La plupart des configurations liées aux documents se font dans InterAction Administrator. La plupart des paramètres pertinents sont disponibles dans la boîte de dialogue Activités, Rendez-vous et Références de documents.
Notez également que vous devez effectuer les actions suivantes avant de pouvoir configurer les paramètres de document :
- Configurer et démarrer le serveur d'applications InterAction.
-
Configurer InterAction Administrator pour communiquer avec le serveur d'applications. Pour vérifier si cela est configuré, choisissez Configuration dans la liste principale des entités dans InterAction Administrator, puis choisissez l'onglet Général.
Vous pouvez confirmer l'accès au serveur d'applications en cliquant sur le bouton Tester les paramètres.