Les types de documents sont utilisés pour identifier le but ou le contenu du document. Ils sont utiles lors de l'affichage d'une liste de documents et lors de la recherche et du filtrage des documents. Par exemple, vous pourriez avoir un type de document appelé "Proposition". Les utilisateurs peuvent utiliser ce type comme critère pour trouver tous les documents de proposition pour un contact particulier.
Votre organisation peut configurer un ensemble de types de documents adaptés à votre environnement. Les utilisateurs peuvent sélectionner dans cette liste lors de l'attachement de documents ou de la modification des propriétés des documents.
Notez qu'un type (Pièce jointe) est fourni par défaut. Ce type est utilisé par défaut lors de l'inclusion automatique de pièces jointes d'e-mails dans les activités créées à partir de messages e-mail.
Voir les sujets suivants :
- Identifier vos types de documents
- Paramètres des types de documents
- Créer un type de document
- Modifier un type de document
- Déterminer où les types de documents sont affichés
- Supprimer des types de documents
- Définir un type de document par défaut pour les nouveaux documents
Identifier vos types de documents
Lors de l'élaboration d'une liste de types de documents à utiliser, évitez de définir un grand nombre de types extrêmement détaillés. Cela rend plus difficile pour les utilisateurs de choisir le bon type lors de l'ajout de documents au système et les décourage d'utiliser le système.
Par exemple, utilisez un seul type "Contrat" pour tous les contrats. Ne tentez pas de créer un type pour chaque type de contrat utilisé dans votre organisation.
Étant donné que les types de documents sont principalement utilisés pour rechercher des documents et filtrer la liste des documents pour un élément InterAction, réfléchissez à la manière dont les utilisateurs rechercheront des informations lors de l'identification de vos types.
Essayez de garder les types de documents fonctionnels - ils doivent décrire le but ou le contenu du document plutôt que la manière dont le document a été créé. Par exemple, "Contrat" et "Accord de non-divulgation" sont des types de documents plus utiles que "Document Word".
Paramètres des types de documents
Vous utilisez l'Administrateur InterAction pour créer et modifier des types de documents. Lorsque vous créez un type de document, vous devez spécifier des informations pour les champs suivants.
Champs de type de document
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Le nom du type de document. Celui-ci s'affiche dans le Web Client, le Windows Client et l'Intégration de bureau lorsque les utilisateurs créent, modifient et consultent des documents. |
|
Statut Pour plus de détails sur ces paramètres, voir Déterminer où les types de documents sont affichés. | |
| Afficher ce type aux utilisateurs (actif) |
Indique que ce type de document est disponible pour les utilisateurs finaux. Lorsqu'il est sélectionné, vous pouvez spécifier comment le type peut être utilisé :
|
| Masquer ce type aux utilisateurs (inactif) |
Indique que le type de document ne sera pas disponible pour les utilisateurs finaux. Cela est utile pour supprimer un type sans le supprimer complètement du système. Tous les documents utilisant actuellement le type ne sont pas modifiés. Notez que vous pouvez supprimer complètement un type de document si aucun document ne l'utilise actuellement. Voir Supprimer des types de documents. |
Boîte de dialogue Nouveau/Modifier le type de document
Créer un type de document
- Dans la fenêtre principale de l'Administrateur InterAction, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de documents dans la liste des entités.
- Choisissez le bouton Types de documents pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les types de documents.
-
Choisissez le bouton Nouveau pour ouvrir la boîte de dialogue Nouveau type de document.
Note : Pour une liste complète des champs de type de document, voir Paramètres des types de documents.
- Saisissez le Nom.
-
Sous Statut, indiquez si le type de document doit être disponible pour les utilisateurs finaux ou non.
Pour Faire ceci Rendre le type disponible Sélectionnez Afficher ce type aux utilisateurs (actif), puis cochez les cases pour les zones où le type doit être disponible.
Pour plus de détails, voir Déterminer où les types de documents sont affichés.
Masquer le type aux utilisateurs finaux. Cela est normalement fait uniquement pour les types obsolètes que vous ne souhaitez pas supprimer, mais qui ne devraient plus être utilisés. Sélectionnez Masquer ce type aux utilisateurs (inactif).
Pour plus de détails, voir Supprimer des types de documents.
- Choisissez le bouton OK.
-
Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types de documents, puis Fermer à nouveau.
Le nouveau type de document est disponible dans le Web Client et le Windows Client immédiatement. Les endroits où il est disponible dépendent des paramètres que vous avez sélectionnés sous Statut. Pour plus de détails, voir Déterminer où les types de documents sont affichés.
Modifier un type de document
- Dans la fenêtre principale de l'administrateur InterAction, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de Documents dans la liste des entités.
- Choisissez le bouton Types de Documents pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les Types de Documents.
- Sélectionnez le Type de Document à modifier et choisissez le bouton Modifier.
- Modifiez les champs selon vos besoins. Pour plus d'informations sur les champs, voir Paramètres du Type de Document.
- Choisissez le bouton OK.
-
Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer le Type de Document.
Les modifications sont disponibles dans le Web Client et le Windows Client immédiatement. Les endroits où le type de document modifié est disponible dépendent des paramètres que vous avez sélectionnés sous Statut. Pour plus de détails, voir Déterminer Où les Types de Documents Sont Affichés.
Déterminer Où les Types de Documents Sont Affichés
Lorsque vous créez un nouveau type de document, vous pouvez indiquer si les utilisateurs finaux peuvent utiliser le type ou non. Vous pouvez également spécifier les zones spécifiques du système dans lesquelles ils peuvent utiliser le type.
Le principal objectif de ces paramètres est de faciliter la sélection des types corrects par les utilisateurs finaux lorsqu'ils travaillent dans le Web Client ou le Windows Client.
Types de Documents Disponibles pour les Utilisateurs Finaux
Pour les types de documents qui doivent être disponibles pour les utilisateurs finaux, vous pouvez choisir parmi deux options qui contrôlent où le type est disponible. Le tableau suivant résume les options et décrit les zones où les utilisateurs verront les types.
Rendre un Type de Document Disponible pour les Utilisateurs Finaux
| Option | Web Client | Windows Client |
|---|---|---|
| Afficher dans la liste des types disponibles lors de la création ou de la modification | Le type est disponible dans la boîte de dialogue Joindre un Document. Les utilisateurs peuvent sélectionner le type lors de l'attachement de documents et de la modification des propriétés des documents. | Le type est disponible dans la boîte de dialogue Joindre un Document. Les utilisateurs peuvent sélectionner le type lors de l'attachement de documents et de la modification des propriétés des documents. |
| Afficher dans la liste des types disponibles lors de la recherche/filtrage | Le type est disponible sur la page de Recherche de Documents. Les utilisateurs peuvent utiliser le type comme critère lors de la recherche de documents. Le type est également inclus dans la liste lors du filtrage par type sur les pages Vue d'ensemble de l'Entreprise/Personne et Activités. | Le type est disponible lors du filtrage de la liste des documents pour un contact par type dans la vue Détails du Contact. |
La boîte de dialogue ajouter/modifier un document dans le Web Client et le Windows Client est similaire.
Rendre un Type de Document Disponible pour la Recherche et le Filtrage - Web Client
[A] Utilisation de la Recherche de Documents dans le Web Client. Les types de documents disponibles lors de la recherche/filtrage peuvent être utilisés comme critères de recherche.
[B] Filtrage des documents pour un client particulier. Encore une fois, vous pouvez utiliser les types de documents comme critères de filtrage.
Rendre un Type de Document Disponible pour le Filtrage - Windows Client
Filtrage de la vue Documents pour un contact dans le Windows Client.
[A] Les types de documents disponibles lors de la recherche/filtrage sont inclus dans la boîte de dialogue Filtrer les Documents.
Types Cachés
En plus de contrôler où un type de document est affiché, vous pouvez également cacher complètement un type. Dans ce cas, les utilisateurs finaux ne voient pas le type lors de l'attachement de documents, de la modification des propriétés des documents, du filtrage ou de la recherche.
Vous cachez généralement les types de documents lorsque vous souhaitez supprimer le type du système, mais qu'il existe des documents existants qui utilisent le type et qui ne doivent pas être supprimés ou modifiés.
Dans ce cas, vous pouvez cacher le type pour empêcher son utilisation à l'avenir. Les documents existants qui utilisent le type ne sont pas modifiés. Pour plus de détails, voir Suppression des Types de Documents.
Notez que cacher un type ne modifie ni ne cache aucun document qui utilise le type. Par conséquent, même si les utilisateurs ne peuvent pas utiliser un type caché, ils peuvent toujours voir les documents qui ont été attachés en l'utilisant lorsqu'ils consultent la liste des documents.
Modifier l'Affichage d'un Type de Document pour les Utilisateurs Finaux
- Modifiez le type comme décrit dans Modifier un Type de Document.
-
Sous Statut, assurez-vous que l'option Afficher ce type aux utilisateurs (actif) est sélectionnée, puis cochez les cases selon vos besoins.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
- Afficher dans la liste des types disponibles lors de la création ou de la modification
-
Afficher dans la liste des types disponibles lors de la recherche/filtrage
Pour plus de détails sur ce que signifient ces options, voir Types de Documents Disponibles pour les Utilisateurs Finaux.
Vous devez sélectionner au moins une case à cocher ! Si aucune des options ne s'applique, changez le Statut en Cacher ce type aux utilisateurs (inactif).
- Choisissez le bouton OK pour enregistrer vos modifications.
-
Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer le Type de Document.
Les modifications sont disponibles dans le Web Client et le Windows Client immédiatement.
Suppression des Types de Documents
Il existe deux façons de supprimer des types de documents d'InterAction :
- Supprimer complètement le type. Vous ne pouvez le faire que s'il n'y a aucun document utilisant ce type.
-
Masquer le type pour les utilisateurs finaux. Dans ce cas, les utilisateurs ne peuvent plus utiliser le type dans leurs recherches ou pour joindre de nouveaux documents, mais les documents existants utilisant le type ne sont pas modifiés.
Masquer un type plutôt que de le supprimer est plus sûr car vous pouvez toujours restaurer le type si vous changez d'avis.
- Par exemple, si vous changez le statut du type de document Proposition en Inactif, tous les documents existants qui étaient assignés au type Proposition resteront assignés à ce type. Cependant, le type Proposition ne sera plus disponible pour les nouveaux documents.
- Vous pouvez également sélectionner d'autres options que rendre le type complètement disponible ou complètement masqué. Pour plus de détails, voir Déterminer où les types de documents sont affichés.
Notez que vous ne pouvez pas désactiver ou supprimer un type de document utilisé comme type par défaut pour les nouveaux documents. Changez d'abord le type par défaut pour un autre type. Pour plus de détails, voir Définir un type de document comme par défaut pour les nouveaux documents.
De plus, vous ne pouvez pas supprimer le type de document Pièce jointe fourni par défaut. Ce type est toujours utilisé comme par défaut lors de l'inclusion automatique de pièces jointes d'e-mails dans les activités créées à partir de messages e-mail. Vous pouvez désactiver le type ou le rendre indisponible lors de l'ajout/modification si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs sélectionnent ce type lors de l'attachement manuel de documents.
Supprimer un type de document
- Dans la fenêtre principale de l'administrateur InterAction, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de documents dans la liste des entités.
- Choisissez le bouton Types de documents pour ouvrir la boîte de dialogue Gérer les types d'activités et de rendez-vous.
-
Sélectionnez le Type de document à supprimer et choisissez le bouton Supprimer.
Si le type est actuellement utilisé comme type de document par défaut pour les nouveaux documents, un message d'erreur s'affiche. Vous devez changer le type par défaut avant de supprimer ou de désactiver le type. Pour plus de détails, voir Définir un type de document comme par défaut pour les nouveaux documents.
-
Dans la boîte de dialogue de confirmation de suppression, sélectionnez la méthode que vous souhaitez utiliser pour supprimer le type de document.
Pour Faites ceci Masquer le type pour les utilisateurs finaux, mais conserver l'information dans la base de données Sélectionnez l'option Masquer ce type dans la liste des types.... Supprimer complètement le type.
Notez que vous ne pouvez supprimer le type que si aucun document ne l'utilise actuellement.
Sélectionnez l'option Supprimer ce type du système de façon permanente. - Choisissez OK. Si vous supprimez complètement un type, mais que le type est actuellement utilisé par des documents dans InterAction, un message d'erreur s'affiche.
- Choisissez le bouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Gérer les types de documents.
Définir un type de document comme par défaut pour les nouveaux documents
Lorsque les utilisateurs joignent manuellement des documents à des activités, contacts, questions, opportunités ou engagements dans InterAction, ils peuvent sélectionner le type pour le document à partir d'une liste déroulante. Vous pouvez spécifier un type par défaut. Lorsqu'un utilisateur joint un nouveau document, l'option Type est automatiquement définie sur le type par défaut.
Si vous souhaitez obliger les utilisateurs à sélectionner le type à chaque fois, vous pouvez sélectionner Aucun par défaut - L'utilisateur doit spécifier.
Notez que le type par défaut n'est pas utilisé pour les pièces jointes d'e-mails incluses dans les activités créées à partir de messages e-mail. Ces documents utilisent toujours le type Pièce jointe fourni par défaut. Bien que vous ne puissiez pas changer ce type par défaut pour un type complètement différent, vous pouvez renommer le type Pièce jointe par défaut si vous le souhaitez. Par exemple, vous pourriez changer le nom en "Pièce jointe e-mail".
- Dans la fenêtre principale de l'administrateur InterAction, double-cliquez sur Activités, Rendez-vous et Références de documents dans la liste des entités.
- Choisissez le bouton Paramètres des documents.
- Sous Type de document par défaut lors de l'ajout d'une référence de document, sélectionnez le type que vous souhaitez utiliser comme par défaut.
- Tous les types de documents disponibles lors de la création ou de la modification de documents sont affichés dans la liste déroulante.
- Si vous ne souhaitez pas fournir de type par défaut, sélectionnez Aucun par défaut - L'utilisateur doit spécifier. Dans ce cas, les utilisateurs devront toujours sélectionner un type de document lors de l'attachement d'un nouveau document.
- Choisissez OK pour enregistrer votre modification.