Les sections suivantes fournissent un aperçu général du fonctionnement des documents pour les utilisateurs finaux.
Voir les sections suivantes :
- Exigences pour la machine de l'utilisateur
- Joindre des documents aux éléments d'InterAction
- Visualiser et enregistrer des documents
- Modifier et remplacer des documents
Exigences pour la machine de l'utilisateur
Joindre et visualiser des documents nécessite un composant spécial sur le poste de travail de l'utilisateur pour certaines tâches :
- Joindre un document à un élément d'InterAction.
- Ouvrir ou enregistrer le document.
Le composant n'est pas nécessaire pour visualiser les propriétés du document ou la liste des documents sur un élément d'InterAction.
Ce composant pour les documents est disponible dans le cadre du composant d'intégration de bureau d'InterAction. L'intégration de bureau est nécessaire pour d'autres fonctions (comme les fusions et publipostages) et est généralement installée sur toutes les machines des utilisateurs finaux.
Si le composant nécessaire pour les documents n'est pas déjà installé, l'utilisateur est invité à l'installer la première fois qu'il tente d'effectuer une action nécessitant le composant, comme joindre ou visualiser un document. Cependant, comme les paramètres de sécurité de la machine peuvent bloquer le téléchargement de logiciels via votre navigateur, il est fortement recommandé d'installer les composants d'intégration de bureau sur toutes les machines des utilisateurs finaux dans le cadre de votre déploiement.
Installation des composants d'intégration de bureau
[A] Le composant d'intégration de bureau. Ce composant de niveau supérieur est le seul nécessaire pour travailler avec des documents, envoyer des e-mails et effectuer des fusions et publipostages depuis le Web Client.
Téléchargement automatique des composants nécessaires pour travailler avec des documents
[A] L'invite initiale avertissant l'utilisateur que les composants ne sont pas installés.
[B] Boîte de dialogue d'avertissement de sécurité. Choisissez Installer pour installer les composants nécessaires, puis choisissez OK à la première invite.
Notez que les paramètres de sécurité Internet de la machine peuvent bloquer la boîte de dialogue d'installation. Dans ce cas, modifiez les paramètres de sécurité ou installez directement les composants d'intégration de bureau (recommandé).
Joindre des documents aux éléments d'InterAction
Les utilisateurs peuvent utiliser le Web Client ou le Windows Client pour joindre des documents. Pour une liste des éléments auxquels des documents peuvent être joints, voir « Où dans InterAction les utilisateurs peuvent-ils joindre des documents ? » dans Aperçu des documents InterAction.
Lors de la jointure d'un document, l'utilisateur peut parcourir le document sur sa machine ou sur le réseau.
Une fois le document ajouté à InterAction, il n'y a aucune connexion entre la version sur la machine ou le réseau de l'utilisateur et la version stockée dans InterAction.
Visualiser et enregistrer des documents
Tous les documents pour un contact particulier sont affichés sur la page d'aperçu du contact (Web Client), vue Documents (Windows Client), ou onglet Documents (Intégration de bureau). La liste des documents inclut tous les documents pertinents pour le contact, y compris ceux qui sont joints à des activités incluant le contact.
Par exemple, vous pourriez ajouter une nouvelle activité aux contacts Jane Tarnoff, Telenorth Financial Services, et Edward Roberts et inclure le document Telenorth Contract v.2.doc dans l'activité. Ce document est inclus dans la vue Documents, avec les documents attachés directement au contact.
Notez que la grille dans le Web Client ne distingue pas entre les documents attachés à une activité et ceux attachés directement au contact. Les utilisateurs peuvent sélectionner un document et choisir Voir > Activité associée pour ceux qui sont sur une activité.
Visualisation de la liste des documents pour un contact dans le Web Client
[A] Ces documents sont attachés à des activités incluant ce contact.
[B] Ce document est attaché directement au contact.
InterAction utilise un navigateur web standard pour ouvrir des documents. L'utilisateur peut choisir d'ouvrir le document directement ou d'enregistrer une copie sur la machine.
Boîte de dialogue standard du navigateur pour télécharger un fichier
Modifier et remplacer des documents
InterAction ne fournit pas de fonctionnalités typiques de système de gestion de documents telles que le suivi des versions, l'enregistrement/déverrouillage ou l'audit. Une seule version d'un document donné est stockée dans le référentiel.
Cependant, les utilisateurs peuvent enregistrer des copies de documents sur leurs machines pour apporter les modifications nécessaires, puis ajouter les documents modifiés à InterAction. Il existe deux manières différentes d'ajouter un document modifié à InterAction.
- Ajouter le document comme un tout nouveau document. Cela laisse le document original toujours disponible.
- Modifier les propriétés du document et choisir de remplacer la version existante par une nouvelle version.
Ajouter le document révisé comme un nouveau document
C'est la méthode la plus simple. Les utilisateurs joignant des documents à des activités utilisent généralement cette méthode, car les révisions de documents sont souvent liées à une action qui doit être capturée dans une activité.
Par exemple, Ed Roberts envoie un message e-mail à son client Jane Tarnoff et inclut une copie brouillon du contrat client. Il crée une activité pour cette action et inclut le contrat dans l'activité.
Plus tard, il doit mettre à jour le contrat avec quelques modifications mineures. Il ouvre le contact pour Jane dans InterAction et enregistre une copie du contrat original sur son poste de travail. Après avoir modifié le contrat, il envoie à Jane un nouveau message e-mail avec la version révisée.
Étant donné que ce second message e-mail doit également être capturé dans InterAction, c'est le moyen le plus rapide et le plus simple d'ajouter le document révisé à InterAction. D'autres utilisateurs qui souhaitent connaître l'historique de votre organisation avec Jane peuvent voir à la fois les communications et les différentes versions du contrat.
Lors de l'utilisation de cette méthode, les utilisateurs doivent inclure des informations de « version » dans les titres des documents. Par exemple :
- Telenorth Contract v.1
- Telenorth Contract v.2
Remplacer un document existant par une nouvelle version
Cette méthode nécessite plus d'étapes, mais est utile si vous souhaitez vous assurer que le document dans InterAction reflète la version la plus récente. Cette méthode est plus souvent utilisée pour les documents attachés directement aux contacts ou directement aux questions, opportunités ou engagements.
Remplacer un document existant est similaire à joindre un nouveau document à un élément d'InterAction ; vous parcourez le fichier à ajouter.
Pour remplacer un document existant, vous faites ce qui suit :
- Dans n'importe quelle liste de documents, sélectionnez le document et choisissez Modifier > Propriétés du document.
- Choisissez le bouton Parcourir.
- Sélectionnez la nouvelle version du document et choisissez Ouvrir.
- Modifiez les autres informations dans les propriétés du document si nécessaire. Par exemple, vous pouvez utiliser le champ Description pour fournir des informations sur la nouvelle version et expliquer pourquoi elle a été modifiée.
- Choisissez OK. La version révisée du document est copiée dans InterAction et l'ancienne version est supprimée.
Pour l'exemple, supposons que vous avez déjà enregistré une copie du Dossier Marketing de Telenorth et que vous l'avez mis à jour avec des modifications. Vous devez maintenant le rattacher au contact Telenorth.
[A] Sélectionnez le document dans la liste.
[B] Choisissez Modifier > Propriétés du document. La boîte de dialogue des propriétés du document affiche les informations existantes sur le document.
[C] Choisissez Parcourir et sélectionnez la version révisée du document à ajouter.
Cela remplace effectivement le document existant. Une fois la version révisée ajoutée à InterAction, l'ancienne version est supprimée. InterAction ne conserve pas les anciennes versions des documents.