Una parte fundamental para hacer crecer y mantener tu negocio es mantener abiertas las líneas de comunicación con tus clientes y prospectos. Tus profesionales necesitan dedicar tiempo a crear y fortalecer relaciones que generen nuevas oportunidades para así generar ingresos, conservar sus puestos y avanzar dentro de tu organización.
Con tantas conexiones y tanto trabajo, a menudo es difícil estar al tanto de todas estas relaciones. Sin embargo, tus profesionales necesitan contactar a las personas de manera oportuna y regular.
No basta con hablar con alguien sin estar preparado. Tus profesionales necesitan saber:
- ¿Cuándo fue la última comunicación?
- ¿De qué se trató la conversación?
- ¿Qué hay de nuevo en el negocio de este contacto?
- ¿Qué novedades hay para este contacto?
Los recordatorios de InterAction son una excelente manera para que los profesionales obtengan valor de forma rápida y sencilla de InterAction. Con solo una pequeña configuración, tus profesionales pueden empezar a recibir recordatorios periódicos que incluyen información relevante de tu organización y, posiblemente, de fuentes externas líderes. Los profesionales pueden usar esa información para mantenerse en contacto con sus clientes y prospectos.
Los recordatorios ayudan a los profesionales porque:
- Les recuerdan mantenerse en contacto con personas clave y encontrar áreas para expandir el negocio
- Permiten programar mensajes periódicos que recuerdan a los usuarios cuándo volver a comunicarse con estos contactos
- Proporcionan detalles clave para mostrar a los clientes/prospectos lo importantes que son
- Ofrecen acceso fácil a información más detallada para fortalecer las relaciones
- Permiten registrar información para usar en futuras comunicaciones a través de actividades de InterAction
Consulta los siguientes temas:
- ¿Qué es la función de Recordatorios?
- Qué no están diseñados para hacer los Recordatorios
- Cómo funcionan los Recordatorios
- Dónde pueden los usuarios crear Recordatorios en InterAction
- Cómo InterAction recopila y envía los Recordatorios
- Antes de implementar los Recordatorios
- Pasos para implementar Recordatorios en InterAction
¿Qué es la función de Recordatorios?
La función de Recordatorios permite que:
- Los usuarios configuren mensajes de correo electrónico para sí mismos y así recordar comunicarse con contactos clave
- Los Gerentes de Equipos de Clientes configuren mensajes de correo electrónico para los miembros del equipo de clientes, asegurando que los clientes importantes sean contactados por las personas adecuadas sin recibir demasiadas llamadas
La función de Recordatorios consta tanto de un recordatorio como de un mensaje de recordatorio.
Un Gerente de Equipo de Clientes administra equipos de clientes o grupos de profesionales dedicados a construir relaciones y obtener más negocio de clientes específicos. Estas personas pueden asignar y gestionar recordatorios para los miembros del equipo de clientes. Para más información, consulta “Acceso del Gerente de Equipo de Clientes a los Recordatorios” en Seguridad para los Recordatorios.
Recordatorios
Un recordatorio es donde los usuarios configuran el mensaje de recordatorio que desean recibir. Los usuarios pueden configurar recordatorios desde un PIM, el Web Client o el Windows Client.
Un recordatorio es una configuración de:
- Usuario: el profesional que solicita que se le recuerde contactar a una persona
- Contacto: la persona o empresa sobre la que el usuario quiere recibir el recordatorio
- Frecuencia: la periodicidad con la que el usuario quiere recibir el recordatorio (diaria o semanal) o si debe ser solo una vez
- Fecha: el día en que se enviará el próximo mensaje al usuario
- Descripción: notas que aparecen en el recordatorio y explican por qué el usuario se pone en contacto con el contacto
Los recordatorios siguen estas reglas:
-
Cada recordatorio solo puede tener un contacto.
Los usuarios no pueden poner varios contactos en el mismo recordatorio.
-
Los recordatorios están limitados a un solo usuario.
Varios usuarios no pueden compartir el mismo recordatorio. Sin embargo, diferentes usuarios pueden tener sus propios recordatorios individuales para los mismos contactos.
- Solo los usuarios, sus apoderados o un Gerente de Equipo de Clientes pueden ver un recordatorio.
No hay límites en la cantidad de recordatorios que un usuario puede tener en general o para un contacto en particular.
Mensajes de Recordatorio
Un mensaje es el correo electrónico real que se envía al usuario. Los usuarios pueden decidir cómo y cuándo actuar sobre el mensaje. El mensaje incluye:
- Información para apoyar una reunión o llamada
- Información de contacto para realizar la comunicación
- Un enlace o URL para agregar una actividad
- Un resumen de la última actividad del usuario respecto a este contacto
- Un enlace o URL para ver un informe o enviarlo
- Un elemento de menú para editar el próximo recordatorio
El formato y contenido del mensaje está definido por las plantillas del sitio diseñadas por tu organización. Para más información, consulta Configuración de los ajustes de mensajes de Recordatorio.
Qué no están diseñados para hacer los Recordatorios
Los recordatorios están pensados para ayudar a los usuarios a construir y fortalecer sus relaciones. No están diseñados para:
- Gestión avanzada de tareas
- Gestión avanzada de calendarios
-
Acciones de gestión de oportunidades
Si tu organización necesita esta funcionalidad, contacta a tu representante de ventas de LexisNexis InterAction sobre InterAction Opportunities.
- Flujos de trabajo avanzados
Dónde pueden los usuarios crear Recordatorios en InterAction
Los usuarios pueden crear recordatorios desde donde se sientan más cómodos trabajando en InterAction, incluyendo:
- La página de inicio de InterAction en el Web Client (en la sección Agregar un nuevo encabezado)
- Una página de resumen de persona en el Web Client (Acciones > Agregar recordatorio)
- La mayoría de las listas de contactos en el Web Client (Acciones > Agregar recordatorio)
- Detalles de contacto en el Windows Client
- Diálogo Mis recordatorios en el Windows Client
- Cuadro de diálogo Recordatorios para otros usuarios en el Windows Client
- Detalles de contacto en un PIM
- El diálogo de Recordatorios en un PIM
- InterAction para Microsoft® Outlook® (IMO)
Cómo funcionan los Recordatorios
Una vez que la función de Recordatorios está configurada (consulta Configuración de Recordatorios para más información), los recordatorios funcionan de la siguiente manera:
- El usuario (o su apoderado o Gerente de Equipo de Clientes) configura un recordatorio desde un PIM, el Web Client o el Windows Client, incluyendo:
- Con qué frecuencia desea recibir el recordatorio
- El primer día para recibir un recordatorio
- Algunas notas sobre por qué se creó este recordatorio
- La base de datos de InterAction almacena el recordatorio recién creado.
- El proceso de Recolección de Recordatorios (programado desde el Process Manager) revisa la base de datos para determinar los recordatorios que están pendientes y los pone en una cola para su envío.
- El proceso de Entrega de Recordatorios (programado desde el Process Manager) construye el mensaje:
- Recopilando el contenido del mensaje según la información en la base de datos
- Identificando las preferencias del usuario para los recordatorios: texto vs. HTML, recurrente vs. único, semanal vs. diario
- Formateando el mensaje de recordatorio
- El proceso de Entrega de Recordatorios (programado desde el Process Manager) envía el mensaje al usuario usando:
- Dirección de destino: la dirección de correo electrónico empresarial en el registro de contacto asociado al usuario
- Dirección de envío/respuesta: la dirección definida en InterAction Administrator
- El mensaje llega a la bandeja de entrada del usuario junto con otros correos electrónicos y está:
- Disponible desde el dispositivo PDA del usuario si está configurado para recibir el correo corporativo allí
- Entregado con prioridad normal y claramente identificado como un mensaje de InterAction
- El usuario abre el mensaje de recordatorio y lo gestiona de alguna de estas formas:
- Llama al contacto de inmediato sin más investigación
- Envía un correo electrónico al contacto de inmediato sin recopilar más información
- Abre InterAction para ver más información sobre el contacto
- Solicita un informe con más información sobre el contacto
- Decide no comunicarse con el contacto en ese momento, posiblemente cambia la fecha de la próxima entrega y elimina el mensaje
- Agrega el recordatorio a una lista de tareas marcando el mensaje, arrastrándolo al calendario para crear una cita o arrastrándolo a la lista de tareas para crear una tarea, por ejemplo
- Elimina el recordatorio para el contacto para dejar de recibir futuros mensajes de recordatorio
-
Si el usuario decide comunicarse con el contacto, debe crear una actividad directamente desde el mensaje de recordatorio sobre esa comunicación, incluyendo detalles de la conversación o del hilo de correo electrónico.
Estos detalles de la actividad pueden incluirse en el próximo mensaje de recordatorio para el contacto.
- El usuario puede modificar la frecuencia del recordatorio o configurar otro recordatorio para el contacto en función de esta comunicación, por ejemplo, para hacer seguimiento después de la boda de la hija del contacto.
Cómo InterAction recopila y envía los Recordatorios
El procesamiento de recordatorios se compone de dos partes:
- Encontrar los recordatorios que están pendientes en la base de datos (Recolección)
- Crear y enviar los mensajes de recordatorio (Entrega)
Recolección de Recordatorios
El proceso de recolección incluye soporte para:
- Determinar que se deben enviar recordatorios
- Seguir las preferencias de entrega del usuario: diaria o semanal
- Gestionar los recordatorios de sábado y domingo el viernes (ya que los mensajes no se entregan los fines de semana)
- Manejar los problemas de zona horaria: los mensajes se entregan según la hora local del usuario, no la de la organización
- Recuperación ante desastres: se recopilan todos los recordatorios, incluidos los recuperados de ejecuciones perdidas, por ejemplo:
- Ocurrió un error y los recordatorios de un usuario no se recolectaron el lunes como estaba programado
- Alguien apagó la estación de trabajo del Process Manager y los recordatorios estuvieron desactivados durante 3 días, incluyendo días en los que algunos usuarios recibieron sus recordatorios semanales
- No perder entregas de recordatorios: los usuarios reciben los mensajes antes de la fecha límite, incluso si cambian sus preferencias de entrega
Entrega de mensajes de recordatorio
Después de que finaliza el proceso de Recolector de Recordatorios, el proceso de Entrega de Recordatorios se encarga de generar y enviar los mensajes de recordatorio.
Los mensajes de recordatorio son correos electrónicos que se crean usando plantillas definidas por el usuario o la organización, incluyendo:
- Formato: HTML o texto
- Dirección de correo electrónico empresarial global: tomada del registro de contacto asociado al usuario
- Si el usuario no tiene un registro de contacto asociado, InterAction registra un error en el log y no procesa los recordatorios de ese usuario
- Si el usuario no tiene una dirección de correo electrónico empresarial global, InterAction registra un error en el log y no procesa los recordatorios de ese usuario
- Si la dirección de correo electrónico del usuario no es válida, se devuelve un mensaje de rebote a la dirección de correo electrónico de envío/respuesta utilizada para el conjunto de procesos del usuario
- Direcciones de correo electrónico de Enviado desde/Responder a: se recomienda encarecidamente usar direcciones conectadas a bandejas de entrada monitoreadas para poder gestionar rebotes y preguntas de los usuarios
- Tokens/Datos recuperados: el contenido del asunto y cuerpo del correo electrónico es especificado por el Administrador de InterAction usando tokens
- Al recuperar todos los datos, si el contacto es tanto usuario como contacto de la firma, se usan los datos del usuario (incluso si la versión de usuario está en blanco y la versión de la firma tiene datos para ese campo)
- Si el contacto no es un contacto de usuario, InterAction utiliza la información de la organización
-
Los campos que no aplican, por ejemplo, el campo de Puesto de trabajo para un contacto de empresa, no se muestran
Para más información sobre tokens, consulta “Available Tokens” en Configuring Reminder Message Settings.
Antes de implementar los recordatorios
Hay algunos aspectos a considerar antes de implementar los recordatorios:
- Balanceo de carga: está diseñado para ser geográfico o por zona horaria, de modo que cada zona se recolecte al menos una vez al día durante horas no laborables. Los mensajes deben entregarse por la mañana en la zona horaria del usuario, por lo que debes programar la recolección temprano en la mañana.
- Cuándo se entregan los mensajes: las 2 a. m. suele ser una buena hora para recolectar recordatorios en cada zona horaria. Después de recolectar los recordatorios, se entregan posteriormente.
- No hay recordatorios predeterminados: depende de los usuarios crear sus propios recordatorios porque:
- Es más probable que realicen la comunicación si ellos mismos configuran el recordatorio.
- Así, los recordatorios se basan en el conocimiento directo de sus clientes.
- Configura solo a los generadores de honorarios en el lanzamiento inicial: aquellos que apreciarán la función de recordatorios y hablarán positivamente de ella.
- Puede ser mejor que el equipo de Desarrollo de Clientes trabaje con los usuarios para decidir a quién deben llamar:
- Esto hace que sea un esfuerzo coordinado para contactar a los clientes y prospectos clave.
- Limita la cantidad de personas que contactan a los contactos más importantes.